隠れた強さを基盤として仕事をよりスムーズに進める Simpson Strong-Tie (シンプソン ストロングタイ)

Simpson Strong-Tie (シンプソン ストロングタイ) 構造コネクタの強度と弾力性の恩恵を受けているほとんどの人は、それを認識していません。見えるところにないからです。塗装、シートロック、断熱材の裏にある、精密に設計された金属と木材の留め具や骨組の構成材によって建物が結合され、地震やハリケーンなどの自然災害に対する強度と弾力性を高めています。

同様に、Simpson Strong-Tie (シンプソン ストロングタイ) のマーケティング部門デジタル スタジオのシニア プロジェクト マネージャーである Deirdre Spencer 氏は、Smartsheet プロジェクトの要素を非表示にする機能を基盤として使用して、会社のワークフローの効率を高め、プロジェクトの管理と実行を簡素化しています。

「エンジニアは仕事を完了するために膨大な量の技術情報を必要とします。」と Spencer 氏は言います。「当社のランディング ページでは、主要なエンジニアリング ポイントをわかりやすくまとめています。そのため楽しく取り組めます。マーケティングでは、自分のスキルを使って世界に実際に変化を与えるものを売り込んでいると常に認識しているわけではありません。しかし、当社の製品は文字通り命を救っています。」

作業の重複をなくす

Spencer 氏のチームは Web サイト および顧客との電子メールでの連絡を担当していますが、顧客の範囲は建築家、エンジニア、建築業者から日曜大工で改装する人にまで及びます。同社の Web ベースのリソースには、技術文書、建設用ソフトウェアとプラグイン、図面、ビデオ、ワークショップやトレーニング プログラムへのリンクが含まれます。チームでは、製品のランディング ページを設計し、ターゲットを絞った一連の電子メール ニュースレターを作成し、ウェビナーを開催して、Simpson Strong-Tie (シンプソン ストロングタイ) のエンジニアの専門知識を共有しています。

Spencer 氏が 5 年前に Simpson Strong-Tie (シンプソン ストロングタイ) に入社したとき、すでにいくつかのチームが Smartsheet を使用していました。しかし多くのユーザーは、使い慣れたオフィス ソフトウェア ツールと組み合わせると作業が重複すると感じていました。同僚たちは Smartsheet でマーケティング プランを作成しましたが、グラフィック デザインやアプリ開発などのサービスを依頼するために、新しいシートに情報を入力したり、別途他のチームにメールを送信したりする必要がありました。

Spencer 氏は、計画を所有しているという感覚を本当に得るには、チームメイトが共有サービスを要求するためのより良い方法が必要であると気付きました。解決策は自動化です。Spencer 氏は、マーケティング計画テンプレートに特別な非表示列を作成し、ワークフローを自動化するとともにユーザーへの表示をできるだけすっきりさせて、「チームの準備完了」と指定されたチェックボックスを追加しました。今では、プロジェクトをクリエイティブ デザイン サービスに送信する準備が整ったら、プロジェクト マネージャーが「チームの準備完了」ボックスをオンにします。これにより、列が即座に入力され、適切なプロジェクト データ行がすべてデザイン チームに送信されます。データを重複して入力する必要はありません。

「彼らの計画は、計画後にプロジェクトを開始する方法になり、サービス チームへの引き渡し後にプロジェクトのステータスを確認する方法にもなります。」と Spencer 氏は言います。「また、製品マーケティング マネージャーとの月次報告でステータスを追跡するための審議事項にもなります。計画は真のコミュニケーション ツールとなり、生きたドキュメントになりました。私たちは Smartsheet ソリューションでサポートする人の範囲を大きく拡大し、自動化、通知、シート間リンクを使用して人々の生活を簡素化しようとしています。」

可視性を高めて価値を示す

Simpson Strong-Tie (シンプソン ストロングタイ) では Smartsheet を使用して、ダッシュボードを介した経営幹部レポート、プロジェクトの作成と管理、および自動通知とアラートによる説明責任の遂行を行っています。マーケティング以外のいくつかのチームが Jira を使用しているため、Spencer 氏は Jira コネクタを実装して、これらのチームがマーケティングおよび部門をまたがるサービス要求を数回のクリックだけで送信可能にすることを計画しています。

また、Smartsheet を使用して Spencer 氏とそのチームは、会社の SharePoint ベースのイントラネット上に共有マーケティング サービス用の単一のポータルも作成できました。中央のページには Smartsheet ダッシュボードがあり、フォーム、テンプレート、主要レポートへのリンクが表示されます。ポータルはプロジェクト セットアップとサービス リクエストの一貫性を保つのに役立ち、チームのプロジェクト全体のポートフォリオをより簡単に実行できるようにします。

Smartsheet の機能を使用して重複作業を削減することにより、Spencer 氏のチームは時間と労力を節約することができました。結果として同僚がより多くのプロジェクトを実行できるようになったため、Smartsheet のプロジェクト トラッキングによるデータでは、デジタル マーケティングの作業量がわずか数年で 50% 以上増加したことを示し、新規採用の根拠を裏付けています。

「ほとんどの人は、異なるツールを使用しているという理由で情報を 3 回入力したくはありません。」と Spencer 氏は言います。「サービス リクエストを 1 回のクリックで開始できるのは非常に効果的です。単純なことですが、フォームの入力回数が劇的に減少しました。それは人々の心をつかみ、生活を楽にする素晴らしい方法であり、驚くほど強力です。」

将来に向けた最適化

Spencer 氏は、Jira コネクタや Calendar アプリなどのツールを追加することで、会社での Smartsheet の使用を強化することを計画しています。経営幹部レポートに使用されるダッシュボードは数年前の設計であるため、データの表示やインパクトの改善に利用できる最新のグラフィックスやグラフを使用してダッシュボードを刷新しようと考えています。

とりわけ、条件付きロジックを Smartsheet フォームに組み込む機会に期待しています。目標は、統合されたサービス データ収集フォームを作成することにより、入力された特定のデータに基づいてリクエストを設計、ソフトウェア開発、またはその他の適切なチームに自動的にルーティングすることです。これは、Smartsheet の機能がバックグラウンドで目立たないように作動し、人々がより多くのことを達成できるようにするもう 1 つの方法であり、会社の隠れた構造コネクタが建物をより強くし、より弾力性のあるものにするのと同様です。

「これはこの数年間、製品マーケティング マネージャーが声高に宣伝してきたことです。」と Spencer 氏は言います。「3 つのプロジェクト トラッカーに対して 3 つのフォームを用意し、さらにウェブサイト上の写真や画像編集などその他のさまざまなことのためのフォームを追加するのではなく、1 つのフォームを用意するだけなのでとても好評です。それを 1 つのデータ収集フォームに抽出し、そのフォームからデータ収集シートを作成し、プロジェクトの種類に基づいて適切なプロジェクト トラッカーに行を送信することができれば、私たちはヒーローになれます。」