Shoppa’s Material Handling (ショッパズ マテリアル ハンドリング)、プロジェクトおよびポートフォリオ管理に Smartsheet を使用して、プロジェクト管理の効率化、共同作業の強化、可視化を実現

Shoppa’s Material Handling (ショッパズ マテリアル ハンドリング) は 1981 年に創業し、テキサス州とミズーリ州に 9 つの拠点を構えるマテリアル ハンドリング ソリューションと機器のプロバイダーとして成長し続けています。Shoppa’s (ショッパズ) は、世界最大の販売台数を誇るフォークリフト ブランドである Toyota Material Handling (トヨタ マテリアル ハンドリング) の正規販売店です。同社は、商品の保管と移動の効率化を支援するために設計されたさまざまな製品、サービス、統合システムを提供しています。Shoppa’s (ショッパズ) のソリューションには、動力付き産業用トラックから自動化された高度な倉庫システムまであらゆるものがあります。

Shoppa’s (ショッパズ) は、エンドツーエンドのサービスやソリューションをお客様に提供することが増え始めています。「当社はマテリアル ハンドリング システムを提供するだけでなく、システム インテグレーターの役割も果たしています。また、ロボティクス ソリューションやその他の自動化ソリューションも提供しています。」と Shoppa’s Material Handling (ショッパズ マテリアル ハンドリング) のアライド/保管ソリューション担当セールス マネージャーである Greg Young 氏は話します。「このため、ビジネスの異なる分野間で効果的にコミュニケーションを行い、プロセスを継続的に改善することがこれまで以上に重要になっています。」このような要件に対応するために、Shoppa’s (ショッパズ) はプロジェクトおよびポートフォリオ管理 (PPM) 部門向けの Smartsheet ソリューションを使用してプロジェクトの追跡と管理を行っています。

「Smartsheet では、見込み客から、受注、設置、完了までプロジェクトのライフサイクル全体を簡単に管理できます。」と Young 氏は言います。

Smartsheet を導入する前は、Shoppa’s (ショッパズ) は販売前からプロジェクトの実施までの機会を追跡するために統合され標準化されたシステムを構築する必要がありました。組織は電子メール、スプレッドシート、その他の手動ツールを使用していたため、プロジェクト管理が限定的で、ビジネス リーダー向けの可視化も不十分でした。「静的スプレッドシートで受注パケットを使用して受注を送信し、手作業でフィールドを更新していました。このためプロジェクトの可視化とコミュニケーションが難しく、情報が不正確になったり、データを損失したりしていました。」と Shoppa’s Material Handling (ショッパズ マテリアル ハンドリング) のシニア プロジェクト マネージャーである Scott Hubbell 氏は話します。「プロジェクトについてさらに詳しい情報が必要な場合は、誰かに電話して情報を口頭で教えてもらうか、実際に別のオフィスに行って誰かに尋ねる必要がありました。」

Optimum (オプティマム) と協力して Smartsheet PPM を導入 

Shoppa’s (ショッパズ) は、すべての部門のプロジェクト追跡プロセスを効率化するために Smartsheet PPM ソリューションを採用しました。「Smartsheet はとてもパワフルなツールで、直感的に使用できます。」と Hubbell 氏は言います。「使いやすく、複雑なコードを書かなくても仕事を遂行できます。」

Shoppa’s (ショッパズ) は、プラチナ Smartsheet パートナーであるソフトウェア コンサルティング会社の Optimum (オプティマム) に Smartsheet の導入支援を依頼しました。Optimum (オプティマム) は Shoppa’s (ショッパズ) の関係者と一連のワークショップを開催し、6 週間かけてぴったりの Smartsheet ソリューションを開発しました。

「Optimum (オプティマム) の協力がなければ、今の当社はありません。」と Young 氏は言います。「Optimum (オプティマム) は、時間をかけて当社のプロセスやボトルネックになっている箇所を十分に理解してくれました。」

Optimum (オプティマム) は、Shoppa’s (ショッパズ) が Smartsheet Control Center ベースのプロジェクト管理ソリューションを導入できるように支援しました。このソリューションにより、Shoppa’s (ショッパズ) のさまざまなチームが一元管理されたシステムで連携できるようになりました。チームのメンバーが Smartsheet に新しいプロジェクトのリクエストを入力すると、各プロジェクトは相互に連携しているシートによって管理および追跡されます。このソリューションでは、特定の間隔でプロジェクトへのクイック リンクが提供され、複数のプロジェクト ダッシュボードに重要業績評価指標 (KPI) が表示されます。 

また、Shoppa’s (ショッパズ) では Smartsheet Dynamic View を使用して、ユーザーが特定のプロジェクトを更新するときに個別のビューを使用できるようにしています。「どのプロジェクトにも適切なリソースを確実に割り当てたいと考えていますが、Dynamic View では適切な担当者に割り当てるための情報を手に入れることができます。」と Hubbell 氏は話します。

さらに、Smartsheet の自動化されたワークフローを使用して、プロジェクトの特定の責任が割り当てられたことを従業員に通知しています。「以前は、先を見越して誰かに連絡するか、レポートをダウンロードしてプロジェクトが進み続けるようにする必要がありましたが、今は各段階にトリガー ポイントがあり、タスクが完了したときに通知されるようになっています。」と Hubbell 氏は言います。 

エンドツーエンドのプロジェクトの追跡と管理

Shoppa’s (ショッパズ) は Smartsheet PPM を使用して、受注送信プロセスとアクティブなプロジェクト ログを効率化し、プロジェクトのライフサイクルをエンドツーエンドで追跡できるようにしました。セールス、マーケティング、プロジェクト管理などの部門の従業員は、Smartsheet を使用して受注から完了までプロジェクトを追跡および管理します。

「誰かが新しいプロジェクトで送信ボタンをクリックすると、すぐにすべてのデータが自動的にアクティブなプロジェクト ログに保存され、それがすべてのプロジェクトのマスター データベースとなります。」と Hubbell 氏は言います。「Smartsheet を使用することで、現場でより簡単に材料を入手したり、お客様の必要な機器を予定どおりに設置したりすることができます。」

プロジェクト管理ライフサイクルは Smartsheet PPM で自動化されているため、Shoppa’s (ショッパズ) の従業員は、プロジェクトの状況について最新情報を得るために他のチーム メンバーに電子メールを送信したり、電話したりするのに費やしていた時間を節約できます。

「Smartsheet で時間を大幅に節約できます。」と Hubbell 氏は話します。「たとえば、セールス チームはビューをパーソナライズしてフィルターを適用できるため、スプレッドシートの正確かどうかわからない情報すべてに目を通したり、正しい情報を持っている適切な人物を見つけたりする必要がなくなりました。」

チーム間の共同作業が簡単に

Shoppa’s (ショッパズ) は Smartsheet Dynamic View を使用することで、チーム間のコミュニケーションや連携が以前よりもシームレスになりました。従業員は、相互接続されたシートを提供する一元管理されたプロジェクト管理システムを使って連携しています。そのシートには重要な締切や納品日などのプロジェクトの最新状況が記載されています。

「Smartsheet によって共同作業がさらにしやすくなりました。」と Young 氏は言います。「特定のスキルセットが必要なロボティクス システムやシャトル システムなど、専門的な注文を受けた場合は、販売コンサルタントと機器の営業担当者が連携し、プロジェクトに最適なリソースを使用して提案書やお客様の注文書を作成できます。Dynamic View では、各プロジェクトの関連する情報がすばやく表示されます。」

プロジェクトの各段階を詳細に可視化

Smartsheet PPM はプロジェクトの各フェーズからのデータを統合するため、Shoppa’s (ショッパズ) の従業員はプロジェクトの最新のタイムラインを適切に可視化できます。たとえば、新しいプロジェクト リクエストが Smartsheet に入力されると、Control Center によってそのプロジェクトのプロジェクト ダッシュボードへのハイパーリンクが自動的に作成されます。「Smartsheet のダッシュボードでは、プロジェクトの概要がよくわかり、プロジェクト チーム、お客様、プロジェクトの範囲、財務などの情報を確認できます。」と Hubbell 氏は話します。「このような情報をすぐに入手できるため、誰でもプロジェクトの段階を確認することや、資材待ちかどうかや、資材を注文したかどうかなどをすぐに調べることができます。これらのデータはすべて納品日やお客様への設置日に反映されます。最終的に、Control Center とダッシュボードによって可視化を向上させています。また、経営陣はダッシュボードを使用して、プロジェクト全体やポートフォリオ全体のパフォーマンス メトリックをすばやく確認できます。」

Shoppa’s (ショッパズ) は成長を続ける中で、プロセスの継続的な改善に Smartsheet を使用することを計画しています。「当社の目標は 2025 年までに収益を 2 倍にすることです。」と Young 氏は話します。「Smartsheet は、当社がプロセスを最適化することでその成長を支援するのに役立つ最適なツールです。」

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