SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ)、Smartsheet を使用してスケジュールおよびレポート作成を自動化し、介護士のトレーニングを改善

ワシントン州全体で 5 万人近い介護士が、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) が提供するトレーニングや福利厚生を利用しています。同組織は、高齢者や障害者の介護士として働く人たちに、スキルに応じたトレーニング、ジョブ マッチング、総合的な保険医療、安心できる退職給付を提供しています。また、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は、介護支援の使命を果たすため、雇用主や業界のベンダーとも提携しています。

同組織のロジスティクス/スケジュール作成チームは、Smartsheet ソフトウェアを使用して、トレーニング提供プロジェクトの管理、クラス セッションでの学習イベントの追跡、仮想および対面式の介護士クラスの出欠確認を行っています。「自動化によって私たちの生活を楽にしてくれるSmartsheet を活用すれば、介護士の生活も楽にできるのです。」と、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) の出席プログラム コーディネーター Sarah Purdy 氏は言います。

同組織の目標の 1 つは、介護士が、簡単にどこからでもトレーニングや関連資料にアクセスできるようにすることです。「私たちは、他の人の世話をしている人たちの生活の質を向上させるために努力しています。」と、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) のシニア ロジスティクス/スケジュール作成プログラム主任 Krystle McMaster 氏は述べています。これを実現するには、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は、認証や継続教育などのトレーニングを実施する介護士とそのパートナーに、クラスの最新のスケジュールと登録者数を提供する必要があります。

しかし、組織にとって、正確なデータを維持することは難しいことでした。「私たちのチームでは、6 人がそれぞれシステムを使って動いていました。」と、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) のロジスティック スケジュール作成チームのマネージャー Kim Suther 氏は言います。「さらに、インストラクターからの出席報告にも、それぞれ異なるシステムが使われており、すべてを調整するのは、簡単ではありませんでした。」

結果として、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は、スケジュールと出席状況を手作業で更新するプロセスを含む数々の回避策を生み出す必要がありました。「15 分程度だったタスクが、プログラムの増加に伴い数時間かかるようになりました。」と、McMaster 氏は言います。たとえば、クラスのスケジュールを更新するには、数十か所ある各教室でインストラクターごとに手作業でカレンダーを作成し、印刷する必要がありました。「バインダーにカレンダーを入れて持ち歩いていたので、非効率的でした。」と、McMaster 氏は説明します。

SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) の従業員の中には、既に Smartsheet を使用していて、トレーニング チームにこのソリューションで課題を克服するよう勧めている人もいました。「Smartsheet の機能のいくつかを理解すると、Smartsheet のことで頭がいっぱいになりました。」と、McMaster 氏と述べています。同組織は、まず Smartsheet で、それぞれの行にクラス セッションを反映させたクラスのリストを表示しました。次に、学習チームが、更新された登録データが保存されている新しいシートにクラス データをリンクしました。さらに、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は、インストラクターやベンダーがアクセスする Smartsheet ワークスペースを作成しました。各ワークスペースには、更新された教室情報や出席確認レポートが反映されたダッシュボードが表示されます。

SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は Smartsheet を使用して、休講やインストラクターの変更など、必要なアクションまたはクラスのスケジュール変更に関するリマインダーをインストラクターに自動送信しています。また、Smartsheet Calendar アプリを使って、クラスのスケジュールや内部プロジェクト情報をリアルタイムで閲覧しています。さらに、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) のプロジェクト管理部門とコミュニケーション部門は、プロジェクトの計画と追跡に Smartsheet を利用しています。

可視性の強化と効率性の向上

SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は、Smartsheet を使用して教室やスケジュール情報の管理を効率化することで、介護士やインストラクターのトレーニングのさらなる可視化を実現しています。「以前は、データがさまざまな場所に分散していて、それらの関連性が不明確でした。」と、McMaster 氏は述べています。「いろいろ調べて、動作の仕組みを把握する必要がありました。Smartsheet では、すべてのデータが 1 か所に表示され、関連性が高まり、確認しやすくなっています。」SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は、Smartsheet Calendar アプリを使って、デジタル カレンダー情報を更新しました。これにより、インストラクターとスケジュール作成部門の間で共有された可視性が向上します。

組織の効率性が向上したのです。Smartsheet の自動化機能によって、これまで手作業で行っていた作業が減りました。「Smartsheet の自動化機能によって、できるだけ労力をかけずに、できるだけ多くのことを行えるようになりました。」と、McMaster 氏は述べています。「Smartsheet を使用することで、時間をより生産的に使うことができます。それは、さらなる作業ではなくインパクトを生み出し、介護士がより良い仕事を行えるようサポートする、という私たちの組織の活動に沿ったものです。」

介護士向けトレーニングの強化

SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は、効率性と生産性を高めることで、介護士、インストラクター、広範なパートナー ネットワークに、必要なトレーニングや学習リソースを確実に提供します。「Smartsheet のおかげで組織内の効率が上がり、パートナーにより良い情報を提供できるようになりました。」と、Purdy 氏は述べています。たとえば、同組織は Smartsheet から出席データをデータ ストアに送信し、その情報を、学生のトレーニング要件と照合します。「これによってトレーニング記録がより正確になるため、介護士は資格を取得するためのトレーニングがあとどのくらい残っているかを正確に把握できます。」と、Suther 氏は言います。「私たちがサービスを提供しているのは、社会的弱者を助けている介護士です。私たちの目標の 1 つは、そのような彼らが仕事をするためのトレーニングをきめ細かくサポートすることです。」

オンライン トレーニングへの柔軟な対応

また、パンデミック中、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は、Smartsheet のおかげで、バーチャル学習とトレーニングへと軸足を柔軟に移すことができました。「シャットダウンを余儀なくされ、オンライン トレーニングを開始する必要が生じました。これは本当に複雑な作業でした。」と、SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) のラーニング オペレーション ディレクター Katherine Smith 氏は語ります。「クラスを再開するだけでなく、オンライン学習のためのカリキュラムを、これまでとは違う方法で開発することにも、かなりの時間を費やさなければなりませんでした。Smartsheet によって、あらゆるものが整理されました。先行きの予測が不可能な時期に私たちが活動を続けられたのは、Smartsheet のおかげです。」

SEIU 775 Benefits Group (SEIU 775 ベネフィッツ グループ) は現在、学習、トレーニング、および出席プログラム チームで、Smartsheet の利用を拡大しています。「私たちは、教室のプロセス、学習者の会計処理から出欠確認まで、あらゆるものを含むスケジュール作成システムを構築し続けています。」と、Suther 氏は言います。「Smartsheet が、私たちにとって非常に柔軟なツールであることは証明されています。私たちは、それをチームにとってさらに良いものにするための新たな手段模索し続けています。」

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