Urban Institute、Smartsheet で効率を高め、職場での相乗効果を促進

Urban Institute は、1968 年に設立されたワシントン DC に拠点を置く非営利、超党派の経済社会政策研究組織です。人々の社会的上昇や公平性の向上に役立つデータとエビデンスを提供しています。Urban Institute は、社会を変革するチェンジメーカーとして意思決定の強化、インクルーシブな経済成長、家族やコミュニティの福利の向上を目指す人々にとって、信頼できる情報源となっています。研究分野には、教育、健康とヘルスケア、人種と公平性、住宅などのトピックが含まれます。

Urban Institute は、研究、開発、テクノロジーから、ポリシー、契約、コミュニケーションまで、さまざまな仕事に約 600 人のフル タイム スタッフを雇用しており、時間のかかる内部プロセスやプロジェクト管理タスクに苦慮してきました。デジタル ワークプレイス部門のアソシエイト ディレクターである Joe Busch 氏は、ワークフローを合理化する方法を模索していました。「スピードを上げるために多くの時間が費やされていました。」と彼は振り返ります。 

「私はワシントン DC で開催された Smartsheet のデモに参加しましたが、レストラン経営者から小規模店舗経営者、プロジェクト マネージャーに至るまで、さまざまな人々が Smartsheet をビジネスに導入しようとしているのを見て、驚きました。」と、Busch 氏は言います。

「私は最初、Smartsheet を Excel のように扱っていました。しかし、その可能性を探るにつれ、Smartsheet が提供する効果的なワークフローと直感的なユーザー エクスペリエンスによってプロセスをどのように変革したらよいかがわかり始めました。」

その後まもなく、Urban Institute では、すべてのスタッフが Smartsheet を利用して、プロジェクト管理、アンケート、コンプライアンスの自動化などを実施するようになりました。

新人研修を一元的に管理し、スタッフの作業時間を 540 時間短縮

Smartsheet を導入後、Urban Institute での最も大きな改善例は、新人研修プロセスの円滑化です。「Smartsheet の導入前は、新人研修が最大の頭痛の種でした。」と、Bush 氏は言います。「一週間の休暇の後、ヘルプデスクのメンバーとして、何百通ものメールでいっぱいになった受信トレイすべてをスクロールして確認する必要がありました。新規採用者関連のメールをすべて把握するためです。このやり方では、失敗の可能性や、情報を見逃す可能性が多々ありました。新規採用者関連のメールは、プロセスのさまざま時点でさまざまな人によって送られてきていました。私たちは、さまざまに存在するチャネルに誰がアクセスできるか、誰が機器を必要としているかを把握できず、必要なことが見落とされることも少なくありませんでした。」

Busch 氏は、Smartsheet を使ってこのプロセスを自動化、一元化、合理化するプラットフォームを構築しました。人事部は新規採用者ごとに必要なすべての情報を単一の Smartsheet フォームに入力します。このため、Busch 氏は、自動化されたワークフローを通して関係者全員に通知を行うことができます。「ボタンをクリックするだけで、採用担当マネージャーは新規採用者に関する通知を受け、だれが機器とソフトウェアを必要としているかを特定するプロセスを開始します。これによって、事前にすべての準備を整えることができます。」と、Busch 氏は説明します。「新規採用者のタイプに応じて (復帰してきた従業員、研究員など)、6 つのテンプレートから選択し、新規採用者に歓迎メールを送信して、技術担当者とスーパーバイザーを紹介します。」

また、新規採用者はこの電子メールでログイン情報とパスワードを受け取ります。「以前は新規ユーザー全員に同じパスワードを送信していました。」と Busch 氏は振り返ります。「Smartsheet を使用すると、ユーザーが作った独自のパスワードを埋め込むことができるため、セキュリティが強化されました。」

一方、新規採用者に割り当てられた技術エージェントにも、担当する新規採用者に関する通知が送られます。また、オリエンテーションの担当者は、初日の技術オリエンテーションに誰に招待を送ればよいかを把握しています。ワークフローによって、オリエンテーションの後に新規採用者に電子メールが送信されます。この電子メールには、オリエンテーションで議論されたトピックに関する Urban Institute のイントラネットへのリンクが添付されています。

Urban Institute での新人研修に Smartsheet を使用することで、プロセスにおける技術部門の役割を合理化することができました。「時間を大幅に節約できています。」と Busch 氏は強調します。「新人研修フォームに提出された情報がきっかけとなって実に多くのステップが開始されます。新人研修への参加者一人当たり、2 ～ 4 時間を節約できました。大まかに言えば、過去 12 か月で 180 人を新規採用したので、スタッフの作業時間を約 540 時間節約でき、初日に準備が整っていない新規採用者はゼロになりました。すべての情報が手元にあるので、技術エージェントはより適切な機器を準備し、必要なソフトウェアを提供できるようになりました。その結果、エラーが減り、新規採用者の満足度が上がりました。」

継続的改善

Urban Institute では、Smartsheet で作成されたワークフロー フォームを使用して、改善が必要な領域を洗い出しています。「最初の 2 週間の研修が終わってから、Smartsheet から新規採用者全員に対し、短いアンケートが送信されます。初日の体験について尋ね、それについてのフィードバックを求めます。」と、Busch 氏は付け加えます。 

フィードバックが蓄積され、その結果を踏まえて、オリエンテーション セッションが変更されました。以前は、技術エージェントと新規採用者とのマンツーマンのセッションが初日に行われていました。しかし、調査によると、新規採用者はそのセッションを長くて退屈であると感じていました。「そこで、新規採用者全員を対象に、グループ セッションを設けることにしました。これにより、セッションの中でより多くのやり取りが行われるようになり、生産性が向上しました。新規採用者ごとにエージェントを割り当てるのではなく、グループ全体を一人のエージェントが担当し、30 分費やすだけでよいのです。」と、Busch 氏は言います。  

チームの生産性が向上し、充実感が得られる

Busch 氏が Smartsheet を使って作成した新しいワークフローは、とても好評でした。「Dynamic View を使用することで、Urban Institute の各チームは自分に関係する情報に集中できるようになり、人事チーム、ファシリティ チーム、技術チームがシームレスに連携し、仕事をすることができます。」と、Busch 氏は言います。

「人事チームはそれを気に入っています。情報を手作業で入力する代わりに、簡単なドロップダウン選択によって Smartsheet フォームに直接入力できるようにもなりました。ヘルプデスクの技術者やエンジニアも、新規採用者の情報を簡単に見つけてコミュニケーションを取り、認証や設定のプロセスでサポートすることができます。」

新規採用者のセキュリティ アクセス カードの作成やオフィス スペースの割り当てなど、重要なタスクを担当するファシリティ チームも、このプロセスが効果的でモニタリングしやすいと感じています。Busch 氏はこう言います。「すべてのタスクを一元化されたシステム、Smartsheet で管理することができます。」

また、チームでは Smartsheet フォームを使用して、新規採用者への機器の配送にも対応しています。「このフォームには、配送内容を確認し、新規採用者に追跡情報を提供するために必要なすべての情報が含まれています。」と、Busch 氏は説明します。さらに、このシステムは退職する従業員の返送管理にも役立っており、業務がさらに合理化されています。このフォームは大成功を収め、現在ではファシリティ チームは会社全体のすべての UPS と FedEx の荷物にこのフォームを使用しています。

また、Urban Institute では今後、Smartsheet の使用を退社プロセスにも拡大する予定です。すでに 1,300 人以上が Smartsheet を使用していますが、Bosch 氏は今後はレポートやダッシュボードをさらに活用することを目指しています。「私たちと Smartsheet との関係は非常に重要なものになりました。」と、Busch 氏は結論付けます。「Smartsheet のスムーズで簡単なところが気に入っています。」