EAH Housing (EAH ハウジング) は Smartsheet で拡張性と共同作業を高め、より多くの人に低価格の住宅探しをサポートしています

昨今の不動産価格の高騰により、多くの人にとって住宅の購入や賃貸が非現実的になっています。EAH Housing は、その状況を変えるために取り組んでいます。米国西部で最大規模の非営利住宅開発および管理組織である EAH Housing は、不動産価格が最も高い米国の各地域で、人々が手頃な価格の住宅を見つけられるよう支援しています。同組織は、低所得者層、高齢者、障害者や特別な支援が必要な人のために、カリフォルニア州とハワイ州で 230 を超える物件を管理しています。EAH Housing は、地域、地方、全国の住宅支援のリーダーシップも提供しています。

この数年で手頃な価格の住宅需要が高まる中、EAH Housing は大きな成長を遂げました。「今後 5 年間で、過去 25 年間で開発した物件数よりも多くの物件を開発する予定です。」と、EAH Housing のコミュニケーション ディレクター、Clarice Veloso-Lugo 氏は言います。同組織はこの戦略的目標をサポートするために、Smartsheet ソフトウェアを使用してすべての開発と管理プロジェクトを管理し、不動産開発チームとプロパティ管理チームが協力できるようにします。

「新しい物件を追加したり、プロジェクトを開発したりする際に、業務をサポートできるテクノロジーを用意する必要があります。」と Veloso-Lugo 氏は言います。「だからこそ、Smartsheet は非常に重要なのです。拡大して当社の目標を達成する手助けとなります。」

組織が Smartsheet を使い始める前は、拡張と共同作業は容易ではありませんでした。たとえば、EAH Housing の開発部門は、機能が限られているプロジェクト管理ツールを使用していました。「以前のソフトウェアでは、異なる部門間で重要な文書のコピーを複数所有しており、それらの更新や管理を行う適切な方法がありませんでした。」と EAH Housing のスペシャル プロジェクト ディレクター、Alla Suzdaltsev 氏は言います。「データはすべて別々のスプレッドシートから発生し、何も標準化されていませんでした。可視性がなく、効率的に物事を追跡できませんでした。そのため、プロジェクトの期限を守るのが難しくなり、資金を失ったり、建築許可を受けられなかったりしたこともありました。プロジェクトをスケジュール通りに進行させる優れた方法が必要でした。」

不動産開発チームと物件管理チーム間の共同作業も、課題でした。「開発チームがプロジェクトを終了しても、物件に関する最新データにアクセスできなかったため、物件管理部門には伝わらないこともありました。」と Suzdaltsev 氏は言います。「同じ会社にいるのに、違う会社のように感じることもありました。」

Smartsheet でプロジェクトと予算をシームレスに追跡

EAH Housing は当初、マネージャーが予算を追跡するために Smartsheet を採用しましたが、不動産開発チームがその価値を理解するのに時間はかかりませんでした。「その最初の年に、私たちの部門にとって、優れた柔軟なツールとなることがわかりました。」と Suzdaltsev 氏は言います。部門はすぐに Smartsheet Control Center を使用して、主要なプロジェクトの開始日、マイルストーン、リマインダーを表示するチェックリストを作成しました。部門がチェックリストに記入すると、物件管理チーム、人事、会計、その他の部門に通知が送られ、フィードバックを受けられます。

EAH Housing は、Smartsheet Control Center を使用してサマリー ダッシュボードを生成し、プロジェクト全体のスナップショットと、個人プロジェクトの所有者のタスクを提供します。また、同組織は Smartsheet Control Center テンプレートを使用して、タイムライン、予算、その他のデータが入力されたプロジェクトのチェックリストも作成します。

EAH Housing は、Smartsheet ドキュメント ビルダーを使用して、プロジェクト データを使用したカスタマイズされた文書を作成し、Bridge を使用して、プロジェクト データを最新の物件名と連絡先情報が更新されるドロップダウン リストに取り込んでいます。EAH Housing は Smartsheet Data Shuttle も使用し、レポートを含む物件管理情報システムなど、異なるシステムを統合しています。さらに、EAH Housing は Smartsheet Dynamic View を使用して、特定のプロジェクト マネージャーとプロジェクト データを共有します。

同組織は Smartsheet のワークフローの自動化を使用して、以前は手作業だったインシデント レポートのプロセスを自動化し、職場でのインシデントをより迅速にレポートすることで、規制上の罰金を回避できるようにしています。「私たちは、正確で最新のインシデント レポート記録を維持する必要がありますが、Smartsheet なら、そのすべてを一元管理できます。」と Suzdaltsev 氏は言います。「必要なデータを見つけるために、あちこち探す必要がありません。」また、EAH Housing はワークフローの自動化を使用して、重要な期限に関するアラートをプロジェクト マネージャーに送信します。

「プロジェクトの最新の期日に基づいて情報を提供することが不可欠です。」と Suzdaltsev 氏は言います。「自動リマインダーにより、期限に間に合わなくなるのを防ぐことができます。これは、たとえば IRS への報告において非常に重要です。」

さらに、物件管理チームは Smartsheet モバイル アプリを使用して、年次物件検査の際に、物件の写真を Smartsheet にアップロードしています。

完全な透明性と可視性

EAH Housing は、Smartsheet を使用してすべての開発プロジェクトと物件管理プロジェクトの可視性を向上させています。複数のプロジェクト ツールから最新のプロジェクト データを探すのに苦労するのではなく、組織は進行中および計画済みのすべてのプロジェクトのステータスをリアルタイム ビューで把握できます。「Smartsheet によって、以前のツールでは得られなかったプロジェクト管理の完全な可視性と透明性が得られます。」と Suzdaltsev 氏は言います。「今では、プロジェクトの間に誰もがいつでも現状を確認できるため、透明性が失われることはもうありません。たとえば毎週の会議は、プロジェクト マネージャーがダッシュボードを見て、不足情報がないかどうかを確認できるので、シンプルになりました。Smartsheet のおかげで、開発部門には 20 人も必要ありません。新しい物件の建設に向けたインフラストラクチャを支えるために必要な人員は、わずか 2 人です。」

プロジェクトの可視性が向上したことで、EAH Housing は潜在的な障害を予測しながら、プロジェクトを迅速に進めることができます。「スケジュール通りに進行しないような事象が発生すると、Smartsheet が監督者にアラートを送信するため、プロジェクトの問題に対してより積極的に対応でます。」と Suzdaltsev 氏は言います。「管理チームは早い段階でリスク管理、人事、または保険会社と協力を開始し、入居前にすべての情報を確実に更新することができます。」

レポート作成のスピードを数時間から数分に短縮

EAH Housing 開発部門の管理者は、以前は手作業でプロジェクト サマリー レポートを作成しなければなりませんでした。「管理者は毎週 4 ～ 6 時間を費やして、すべてのプロジェクト マネージャーからプロジェクト サマリー データを収集していました。」と Suzdaltsev 氏は言います。「今では、Smartsheet の自動化されたワークフローを使用することで、管理者はボタンをクリックするだけですべての情報をすぐに取得できます。」同様に、物件管理チームの管理者も連絡先情報の更新に毎日最大 3 時間費やしていました。今では、その従業員は 2 分以内に更新や変更を行えます。

同組織は、物件の組合が支払った公共料金の管理に費やす時間も削減しています。

「物件管理ツールにすべての情報を集めるのに何日もかかっており、信頼性もありませんでした。」と Suzdaltsev 氏は言います。「お金を回収したかどうか不明なことがありました。今では、物件から支払いを受け取ると、それを処理してすぐに Smartsheet にアップロードします。そうすることで、物件管理ソフトウェアに情報が自動的に更新されます。」

同組織は、学生住宅物件の請求プロセスも合理化しました。「以前は従業員がそのプロセスを管理していましたが、そのリソースを再割り当てし、年間 6 万ドルを節約しました。」と Suzdaltsev 氏は言います。

EAH Housing は Smartsheet を使用して部門間の共同作業を強化し、マネージャーが開発から物件管理に至るまでプロジェクトの進捗を明確に把握できるようにしました。「Smartsheet は、コミュニケーションのサイロを崩し、異なるチームを団結させるのに役立っています。」と Suzdaltsev 氏は言います。「これによって私たちの拡張能力がさらに高まり、より多くの建物を建設し、より多くの人を支援するという目標を達成できます。」

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