Operation Smile (オペレーション スマイル)、Smartsheet を活用し、世界中の 6,000 人を超えるボランティアを動員して安全な手術とトレーニングを提供

1982 年以来、Operation Smile は口唇口蓋裂手術を実施し、包括的医療を提供することにより世界中の何十万人もの患者にケアを提供してきました。ボランティア主導の世界最大の外科非営利組織である Operation Smile は、67 か国の 6,000 人を超える医療ボランティアの協力を得て世界中で安全な手術とトレーニング プログラムを提供しており、リソースの少ない環境における安全な手術の重要性を提唱しています。「可能な限り多くの人を助けたいと考えています。私たちの目標は、医療従事者にトレーニング、教育、消耗品、機器を提供することにより、手術プログラムを通じて医療の質を向上させることです」と、Operation Smile の IT 担当アソシエイト バイス プレジデントである Sean Riordan 氏は言います。

Riordan 氏は数年前に今の役職に就任したときに、同組織をデジタル トランスフォーメーションという新時代へ導く役目を任されました。Operation Smile は主に紙、スプレッドシート、電子メールを使用して現場の人員配置スケジュールや予算を追跡していたため、この目標の達成は困難でした。また、プロジェクト管理には Monday.com (マンデー ドット コム) クラウド プラットフォームを使用していましたが、従業員がプロジェクトを深く掘り下げることができませんでした。「テンプレートが統一されておらず、最新のデータが揃っていませんでした」と同氏は説明します。「また、グローバルな計画と予算に関するデータの量が非常に多く、それによる制約もありました。1 つのプロジェクトで 4 万行のデータを調べてそれを小カテゴリに分類しなければならないなど、膨大な量の手作業が必要でした」。

ばらばらなツールを使って手作業で進めていたために、Operation Smile は現場のプログラムに対する可視性が得られていませんでした。「プログラムとボランティア数は頻繁に更新されますが、データが変化した場合のプログラムへの影響を把握する良い手段がありませんでした」と、Riordan 氏は話します。「スクリーンショットを撮ってリーダーシップ チーム向けのレポートをまとめようとしましたが、まったく効率的ではありませんでした」。

同組織は、データの一元化を支援するソフトウェアを導入して一貫性と可視性を高めることで、この問題を解決しようとしました。ただ、新しいソフトウェアは迅速かつ容易に導入できるものである必要がありました。「IT チームは日々、さまざまな国のスタッフやボランティアをサポートしています。新しい技術スタックの導入で日常業務を中断することはできません」と Riordan 氏は説明します。「この導入は最も簡単な方法で実施する必要があり、この点も重要でした。新しい知識の習得に関して世界各地のスタッフが必ずしも同じ技術的能力を持っているとは限らないためです」。

Smartsheet 専門サービスがプロジェクトとプログラム管理ツールの迅速な作成を支援

Operation Smile で最初に Smartsheet が導入されたのはマーケティング チームで、社内ブランディングとマーケティング プロジェクトの管理を支援することが目的でした。最近になって、同組織は、Monday.com (マンデー ドット コム) ではなく、Smartsheet をメインのプロジェクト管理ツールとすることを決定しました。この新しいツールの設計と構築を支援するために、Operation Smile は Smartsheet 専門サービス チームと連携しました。 

「Smartsheet は非常に使いやすいのですが、さらに複雑な機能の使い方を理解する必要がありました」と Riordan 氏は語ります。「Smartsheet 専門サービスは、ソリューションの迅速な構築、準備、運用を支援してくれるという点で、かけがえのない存在でした。1 か月かかると思われたプロジェクトが、Smartsheet 専門サービスによってほんの数日に短縮されました。Smartsheet 専門サービスは私たちのビジネスケースを明確に理解していましたし、連絡しやすく、対応が柔軟で、契約期間全体を通して利用できました」。

また、Operation Smile は、ソリューションの導入期間中に Smartsheet 専門サービスから広範囲のトレーニング サポートも受けました。「Smartsheet 専門サービス チームは、ソリューションの構築だけでなく、エンド ユーザーのオンボーディングとチームのトレーニングも実施しました」と Riordan 氏は話します。「その結果、ソリューションをすぐに使用できるとユーザーに感じてもらうことができました」。

Smartsheet 専門サービスは、計画とレビューのためのプログラミング作業のリスト作成を支援しました。さまざまな国の従業員やボランティアが Smartsheet のマスター シートにアクセスし、手術プログラムや、栄養や言語療法などの手術以外のプログラムに関する最新データを入力できます。「各プログラムに必要なボランティアの人数だけでなく、予測される支援者の人数も更新しています」と、Riordan 氏は説明します。「このデータは毎日、自動的に更新されます」。

Operation Smile は、Dynamic View や条件付き書式設定などの Smartsheet の機能を使用して、特定のプログラム内のプロジェクトのステータスを追跡しています。同組織では、Smartsheet の自動化されたワークフローを使用して各プロジェクトの問題を監視しています。「プログラムの運用を遅らせて医療の質やボランティアに影響を与える可能性のある問題が発生した場合は、適切な担当者に通知が自動送信され、対応することができます」と、Riordan 氏は話します。

Smartsheet にあるプロジェクトのステータスを追跡するための信号システム (赤、黄、緑のライト) を使うと、日付や必要なボランティア数などのプロジェクトのスケジュールに対する変更を強調表示できるため、変更を素早く把握できます。さらに、同組織はプログラムのステータスと予定されている活動を要約したリーダーシップ チーム向けの報告書の作成においても、Smartsheet のダッシュボードを大いに活用しています。「今では、マイルストーンの達成に向けて順調に進んでいるかどうか、順調に進んでいない場合はどのような計画を立てているかをリーダーたちが確認できるよう支援できるようになりました」と、Riordan 氏は語ります。「これまでは、それはほとんどできていませんでした」。

一貫性のある最新のデータで世界中のボランティアを効率的に動員

Operation Smile は、Smartsheet を使用してほぼリアルタイムのデータを取りまとめて、従業員とリーダーシップ チームに毎日提示しています。 

「プログラムとプロジェクトのデータは数分ごとに更新されているので、ほぼリアルタイムと言えます。これによって、現場で従業員やボランティアが行っている作業について、いつでも最新の情報を得ることができます」と、Riordan 氏は説明します。

正確なデータを使って、Operation Smile は、手術やトレーニングのプログラムにスタッフやボランティアを割り当てる上で最適な計画を立てることができます。「私たちは多くの国で活動しており、健康、環境、さらには政治的な影響を受ける可能性があります」と、Riordan 氏は話します。「こうした問題が原因で、プログラムが実施できない場合や遅延が生じる場合があります。Smartsheet を使用するとこれらの問題を確実に追跡でき、各国のボランティア活動を最適な形で効果的に計画できます」。

手術プログラムに注力する時間の増加

Operation Smile では、Smartsheet を活用し、プロジェクト ステータスのメトリックがダッシュボードに表示されいつでも誰もがアクセスできるようになったため、追跡にかかる時間を短縮できるようになりました。「プログラムのデータにアクセスしやすくなり、プログラムの実行チームとの会議時間が短縮されました」と、Riordan 氏は話します。 

「プログラムの実行チームは、毎週のミーティングで各プログラムを確認してプログラムが順調に進んでいるか判断したり、遅れがある場合の対応方法を決定したりします。このミーティングには 1 時間以上かかっていましたが、今ではレポートがダッシュボードに直接表示されるようになったため、30 分で済むようになりました。ダッシュボードを他のチームにも導入すれば計画プロセスが 30% 加速されると予測しています」。 

多くの時間を確保することにより、Operation Smile のチームは各国の医療プログラムの提供に注力できるようになりました。

IT チームによる DevOps アプローチのサポート

同組織の IT チームは、Smartsheet がローコード ソリューションであるという事実、つまり、IT チームが問題を再現しやすく迅速な解決につながりやすいという特徴をうまく活用しています。これにより、IT チームで新しい DevOps モデルを利用できるようになり、開発と運用の迅速な統合が可能になりました。「以前、IT チームはヘルプ デスクのコンピューターの修理などの標準的な作業を数多く実施していました」と、Riordan 氏は話しています。「今では、DevOps アプローチをサポートできるようになったため、社内からのリクエストに迅速に対応できるようになりました。IT チームとしての可視性が以前よりも向上し、組織中の人々から多くのプロジェクトで支援を求められるようになりました。これにより、最終的にはデジタル トランスフォーメーションを適切にサポートすることができます」。

Operation Smile では、プロジェクトとプログラムの管理を合理化する Control Center などの追加の Smartsheet 機能の導入を計画しています。「次のプロジェクトは、安全衛生トラッカーの開発です。これにより、健康関連の課題がある地域での活動に関してより良い意思決定を下すことができます」と、Riordan 氏は言います。「Smartsheet が私たちを未来に導くツールであると確信しています」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。