Purple Eagle LLC、Smartsheet を使用してスパの管理の簡素化や自動化を図り、野心的にビジネスを拡大

Purple Eagle LLC は Hand and Stone Massage and Facial Spas (ハンド アンド ストーン マッサージ アンド フェイシャル スパ) のフランチャイズ店であり、セラピー マッサージ、フェイシャル、脱毛などの最高品質のスパ サービスを提供する成長中の企業です。Purple Eagle LLC は、Hand and Stone Massage and Facial Spa のフランチャイズを18店舗経営しており、今後 5 年で店舗数を 50 以上に増やす計画です。 

Purple Eagle LLC は 2020 年以降、Smartsheet を利用して、サービス プロバイダーのスケジュール管理、部屋の清掃状況の管理、マッサージ セラピストのライセンスの更新、顧客の苦情の処理を行っています。

「Smartsheet のおかげで、5 つの州にある 18 のスパを簡単に管理できるようになりました。」と、Purple Eagle LLC の CEO 兼創設者である Jeff Flannery 氏は言います。「Smartsheet がなければ、わずか数年で 2 つのスパから 18 のスパを経営するまでに成長することはできなかったでしょう。」

2020 年以前、Purple Eagle LLC では、マッサージ セラピストのスケジュール、サービス プロバイダーの利用状況、顧客の管理などを含め、各スパのビジネス状況を可視化できていませんでした。同社はこれらの管理に、電子メールと従来のスケジューリング プラットフォームを組み合わせて使用していましたが、非効率的でした。「自分たちの持っているテクノロジーでは解決できないビジネス上の課題がたくさんありました。」と Flannery 氏は言います。「たとえば、サービス プロバイダーが部屋を掃除するとき、プロバイダーは顧客から現金のチップを受け取る前に、フロント デスクに行き、担当スタッフが部屋を確認するのを待つことになっています。このプロセスには時間がかかりすぎることが多く、そのためスタッフも顧客も不満を抱えていました。」

さらに、マッサージ セラピストやその他のサービス プロバイダーには、自分たちのパフォーマンスを追跡するための信頼性の高い手段がありませんでした。「彼らには、パフォーマンスを確認する良い手段がありませんでした。また、企業のリーダーシップ チームにもその手段がありませんでした。」と Flannery 氏は言います。また、Purple Eagle LLC には、売上とコンバージョン率をより正確にモニタリングする方法も必要でした。 

Smartsheet を使用して日常的なタスクの管理を簡素化

Smartsheet を評価した後、Flannery 氏と彼のチームは会社全体でそのソフトウェアを採用することにしました。「私たちは成長中の小さな会社なので、もっと大きな組織をサポートできるプラットフォームを見つけたいという目標を常に持っていました。」と同氏は言います。「Smartsheet こそがそのプラットフォームだったのです。」

各スパの従業員は入社するとその日のうちに Smartsheet を使用し、ツール内にあるすべての人事新人研修フォームに入力します。従業員は Smartsheet を使用してサービス プロバイダーのスケジュールを管理するほか、顧客のために部屋を割り当てることができます。マッサージ セラピストは勤務シフトの終了時に Smartsheet フォームに記入して、部屋をチェックアウトします。営業担当者は、Smartsheet ダッシュボードで、各部屋の状態を示す最新の写真が添付されたセラピストのレポートを読むことができます。

Purple Eagle LLC は、Smartsheet を使用して、サービス プロバイダーのパフォーマンス、リソースの利用率、各拠点のスパの売上とコンバージョン率を測定しています。Purple Eagle LLC は、Smartsheet の Data Shuttle を使用して、Smartsheet から社内のレポート ツールにデータをアップロードし、組織のリーダーが売上とパフォーマンスの指標を確認できるようにしています。またマネージャーは、Smartsheet Dynamic View を使用して、スパまたは個々の従業員のパフォーマンス データをチェックすることができます。

さらに、Purple Eagle LLC では、Smartsheet のワークフロー自動化機能を使用して、免許や保険の有効期限が近づいている場合にマッサージ セラピストに自動的に通知できるようにしています。同社は、ワークフロー自動化機能を使用して Smartsheet を社内の Slack チャンネルと統合し、会社のギフト カード コンテストの受賞者に自動的に通知を送信しています。

見えないものを可視化

Purple Eagle LLC のサービス プロバイダーは、Smartsheet を使用して、日々のスケジュール、予約、部屋の清掃状況に関する最新の情報を指先 1 つで得ています。その結果、各スパでは、出欠やチェック違反の数などのリアルタイムのパフォーマンス指標を通じて説明責任が向上しました。Smartsheet ダッシュボードを通し、また社内のスケジューリング プラットフォームとの統合により、Purple Eagle LLC のリーダーシップ チームは同一の指標にアクセスできるようになり、各スパをより簡単に管理できるようになりました。「18 のスパを経営していると、さまざまなことを管理しなければなりません。Smartsheet を使用することで、各場所で何が起こっているか、見えない部分を可視化することができました。」と Flannery 氏は述べます。「たとえ 2,000 キロ離れた場所にいたとしても、顧客の苦情、従業員のリクエスト、各人のスケジュールをすべてダッシュボードで確認できます。また、以前は困難であったリソースの使用状況も測定できます。」

可視性が向上したことで、シニア マネージャーは、たとえば顧客からの苦情の解決に時間がかかりすぎていることが分かった際に、行動を起こすことができます。

「スパで売上が好調な場合でも、カスタマー サービスに関しては、かくれた問題点がないか確認できるようになりました。」と Flannery 氏は言います。「Smartsheet のおかげで、私たちはより積極的に行動できるようになっています。」

ビジネスの成長を促進する、より迅速で簡単な方法

Smartsheet によって管理プロセスが自動化されるため、Purple Eagle LLC では、以前は手作業でおこなっていたタスクが簡素化・合理化されました。「スパ マネージャーの仕事は非常に複雑です。従業員からの 30 件ものリクエストに対応したり、彼らのスケジュールを把握しながらだとスパの運営が混沌に陥ることもあります。」と Flannery 氏は言います。「Smartsheet であらゆることが簡素化され、各マネージャーは日々のタスクや、対応が必要な顧客情報にすばやく簡単にアクセスできるようになりました。」

Smartsheet による自動化の結果、Purple Eagle LLC は、より迅速かつ容易に成長することができました。「Smartsheet で管理プロセスを自動化することで、ビジネスを拡大することができました。」と Flannery 氏は言います。

「Smartsheet を導入して以来、収益は 100 万米国ドルから 2,000 万米国ドルに増え、スパの数は 2 つから 18 に増えました。私たちは今後 5 年で 50 のスパを経営し、Purple Eagle LLC を 1 億ドルのビジネスに育てようとしていますが、Smartsheet がなければこれは達成できないでしょう。」

Purple Eagle LLC は、米国全土に拡大し続けるため、Smartsheet を引き続き使用する予定です「今後も Smartsheet でプロセスを自動化し、一元化していきます。」と、Flannery 氏は述べます。「Smartsheet のおかげで仕事がしやすくなり、どんなビジネス上の課題であっても解決できると確信しています。」

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