Precision BioSciences は Smartsheet を活用してプロジェクト リソースを最適化、遺伝子編集を前進させる

2006 年に設立された Precision BioSciences (プレシジョン バイオサイエンシズ) は、臨床開発の遺伝子編集企業です。独自の ARCUS プラットフォームを活用し、ニーズの高い疾患に対する生体内遺伝子編集による治療法を開発しています。 

Precision BioSciences は 100 人に満たない従業員で運営されていますが、初期臨床段階から前臨床段階において複雑なプログラムを管理しています。同社のプログラム パイプラインが規制当局に申請しながら成長、発展するにつれて、グループごとに個別の Smartsheet グリッド ビューでタイムラインを追跡することが困難になりました。 部門間でコミュニケーション ギャップがあったため、プログラム マネージャーは個々のグリッド ビューを相互参照し、すべてのタイムラインを管理しなければなりませんでした。「前臨床試験をスケジュールする必要がある場合、非臨床チーム、規制チーム、製造チームのすべてに情報を伝え、連携する必要がありました」と、Precision BioSciences のプログラム/プロセス管理担当アソシエイト ディレクター、Pete Broglie 氏は言います。「プログラム マネージャーとしての私の仕事は、確実にすべてのチームが意見を共有し、現実的なタイムラインを設定することです」。

Smartsheet によるプログラムおよびリソース管理の合理化 

Intelligent Work Management プラットフォームである Smartsheet は、Bloglie 氏が Precision BioSciences に入社したときにすでに使用されており、同氏はすぐにその可能性に気付きました。「Smartsheet のトレーニングは幅広く使えて非常に価値があり、すぐに利用しました」と同氏は言います。「さっそく Smartsheet University の利用を始めて、YouTube チャンネルを活用し、できる限りの情報を吸収しました。そして、プログラム マネージャーとしての自分の能力が飛躍的に向上したのを感じました」。 

Smartsheet は、すぐに同社のプログラム管理のバックボーンとなりました。同社は Smartsheet を使用して、人員や施設などすべてのプログラム (研究、規制、臨床を含む) のさまざまな部分の情報を追跡しています。プラットフォームに柔軟性があるため、Precision BioSciences のプログラム マネージャーは、さまざまな部署やプログラムが相互接続されたタイムラインを構築できました。これにより、Smartsheet の自動化されたワークフローを通じて依存関係をリンクし、更新を自動化することができました。Smartsheet を使うと、特に外部ベンダーと連携するプログラムの場合は、材料の追跡も合理化されます。このソリューションは、自動化されたアラートと条件付き書式設定を使用して、消耗品、有効期限、分析証明書を詳細に追跡します。これはデータ提供が遅延する可能性を回避するためです。 

Smartsheet のダッシュボードとレポートは、会社のコミュニケーションの中心となっています。チーム メンバー全員が最新のプロジェクト データにアクセスできるため、各プロジェクトのマイルストーンと現在の進捗状況を把握することが可能です。 

Precision BioSciences では、プロジェクトをさらに効率よく管理するために Resource Management by Smartsheet を使用しています。これは業務量のバランスを取り、より効果的なリソース割り当てを実現するために有効です。このソリューションの高度なレポート機能は、リソース データをコア アプリにリンクさせ、チーム メンバーが入力した時間に基づいてダッシュボードとグリッド ビューを構築します。

プロジェクト リソースの正確な管理と予測 

Resource Management by Smartsheet により、Precision BioSciences ではリソースをインテリジェントに割り当てられるようになりました。これにより、どの従業員が空いているか、従業員が何に取り組んでいるかを、常により明確に把握することが可能です。そのため業務量のバランスが取れ、生産性が上がり、透明性と信頼性が育まれます。 

「Resource Management by Smartsheet を使用すると、稼働率が 100% を超えている従業員がいる場合、ダッシュボードにアラートが表示されます。そのため、その従業員が疲弊していないか、支援を必要としていないか、別の部署からリソースを柔軟に調達する必要があるかどうか、連絡して確認することができます」と Broglie 氏は言います。「逆に、稼働が 40 時間を下回る人がいる場合は、会話を開始します。その 4 ～ 6 時間でその人を別のプロジェクトに割り当てたり、別のチームを支援するリソースとして柔軟に活用したりできるかもしれません」。

Precision BioSciences は Resource Management by Smartsheet を活用して、業務量と人員配置のニーズを事前に予測し、スキル ギャップに対処することに取り組んでいます。Broglie 氏は次のように説明します。「当社では予測モデルの構築に取り組んでいます。シニア リーダーシップ チームが遺伝子編集プロジェクトを開始する機会を見出し、研究のために特定の数の FTE と製造のために別の数を必要とする場合、それに備えて計画を立てることができます。また、チームが疲弊したり、稼働率が 100% から 160% に増えたりするのを防ぐこともできます。さらに、何らかの支援が必要だと判明した場合には、適切なスキルを持つ人材の採用に集中することができます。あるいは、大きな締め切りが迫っている場合には、リソースを早期に投入できるため、直前に慌てて人探しをする必要もありません」。

ラボ オペレーションの加速 

Smartsheet の自動化されたワークフローは、Precision BioSciences が手動タスクを減らすのに役立っています。「前の会社では、ダッシュボードをまとめるのに約 6 か月かかりました。Smartsheet を使うようになってから、1 週間半しかかかりませんでした」と Broglie 氏は言います。また、同社は材料の有効期限を知らせる自動アラートにより、中断なくラボのオペレーションを行えるようになりました。「Smartsheet の自動化を利用してすべての有効期限を追跡しているため、試薬の有効期限に基づくデータの遅延はありません」と Broglie 氏は言います。

Smartsheet は、さまざまな調査手順に基づく複数の業務ストリームを自動化および統合することで、同社のサンプル追跡プロセスも合理化しました。 

「サンプルが Smartsheet に入ってくると、すぐにワークフローが実行されます。ワークフローが完了し、チーム メンバーが分析を完了すると、自動的に次のワークフロー グループに進みます」と Broglie 氏は言います。「非常にシームレスなプロセスです」。

プログラムの可視性の向上 

Precision BioSciences では Smartsheet のダッシュボードを使用し、プログラムのステータスを即座に可視化できるため、リアルタイムでの意思決定が可能です。たとえば、B 型肝炎プログラム (PBGENE-HBV) の研究新薬 (IND) の申請書の提出中、同社は Smartsheet を使用してモジュール全体のレビューと完了を追跡し、遅延にフラグを立ててチーム間の調整を促進しました。「これで、当社のシニア リーダーシップは、さまざまなモジュールの現状を一目で確認できるようになりました。『完了まであと 30 ～ 40% 』と簡単に分かるようになったのです」。 

Broglie 氏は付け加えます。「Smartsheet のダッシュボードでは、今週予定しているプロジェクトだけでなく、来週や再来週のプロジェクトも確認できます。その情報を利用して、Resource Management by Smartsheet を開き、空き状況に基づいて従業員を割り当てる場所を決定できます。これにより、全体的な目標を達成するためにリソースを活用しやすくなります」。

近い将来、Precision BioSciences では、特にリソースの予測と自動化において Smartsheet の利用を深めていく予定です。また、新しい遺伝子編集プロジェクトをサポートするために、より高度な予測モデルを構築し、成長に合わせてリソースの配分のバランスと持続可能性を確保することにも注力しています。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。