Brightview Senior Living (ブライトビュー シニア リビング) は 47 のコミュニティをリアルタイムのデータでまとめています

1999 年創業の Brightview Senior Living は、全米に約 50 の高齢者向け生活コミュニティを築き、運営しています。「弊社の設備とプログラムは、居住者が活動的かつ健康的に生活できるよう促すものです」とビジネス オペレーション部門のコーポレート ディレクターである Tesh Patel 氏は言います。「私たちは、優れた会社は過ごしやすい空間であるという考えに基づいており、5,500 人の従業員に対してツールや機会を提供することで、キャリアの開発と成長を促すよう努めています」。

拡張可能でユーザーフレンドリーな解決策を求めて

Brightview は規模が大きくなるにつれて、分散しているコミュニティや従業員のネットワークの足並みを揃えるのが難しくなりました。「社内チームおよび外部顧客の両方とさまざまなデータを共有していますが、従来のスプレッドシートではアクセスを完全かつ簡単に制御できませんでした。各コミュニティには、それぞれ別のプロセスが数多くありました。しかし、そうしたデータすべてを効率的に統合する方法はありませんでした。そのため、ビジネスの継続性を確保するために、より拡張性の高いアーキテクチャが必要でした」と Patel 氏は付け加えます。

Brightview は解決策を探し始めました。 

「私たちが探していたのは、維持管理が簡単かつより多くのユーザーに迅速に対応でき、全体像を把握してロードマップを効果的に計画できるプラットフォームでした」と Brightview の IT PMO マネージャーである Phyllis Collins 氏は説明します。 

そのために、Brightview はその道のりをサポートしてくれる信頼できるパートナーを探しました。

Smartsheet を使いこなす

Brightview は数年前から Smartsheet を使用しており、Smartsheet の既存運用プロセスの一部を活用していました。その後、同社は Invoka Consulting と協力し、Smartsheet プレミアム アプリを最大限に活用して、効率性と拡張性を高めました。Brightview は、居住者と従業員のワクチン接種を把握するための COVID-19 ワクチン追跡ツールとして Smartsheet を使用することにしました。「各コミュニティのデータを追跡するには、大量のデータ ソースを一貫した形式で収集するメカニズムがすぐに必要でした」と Collins 氏は振り返ります。

Control Center はコミュニティごとに類似したビューを生成してデータを 1 つのレポートに集約するため、解決策となったのは明らかでした。「これによって、データを細かく分割し、特定のシートに役割ベースの許可を与えることができました。エグゼクティブ ダッシュボードでデータを簡単に取得したり、組織全体を一目で把握したりすることができました」と Collins 氏は言います。

Data Shuttle の実装により、数日を要するほど時間のかかるデータ移行プロセスが劇的に最適化されたことで、数時間で完了できるようになりました。Brightview は、Pivot アプリも使用して Power BI ダッシュボードにレポートを共有し、インサイトへ簡単にアクセスできるようにしました。 

「実装全体の質の高さに驚きました。また、時間が短縮し、可視性と結果の向上も確認できました」と Collins 氏は付け加えます。

改善を後押しする可視性

次のプロジェクトは、品質保証 (QA) と様々な州および社内規制のコンプライアンスを監視するための解決策でした。「これらの規制は時間経過とともに変化するため、規制の変化に合わせて調査を迅速かつ一貫して更新する必要があります」と Patel 氏は説明します。「レストランのスタッフから衛生部門やウェルネス部門まで、全員の評価を行い、合理的な方法で結果を共有する必要があります。それにより、各自がタイムリーに改善していくことができます。通常のスプレッドシートでこれを行うのは、時間がかかりすぎるうえに不正確でした」。

そこで、Brightview は、WorkApps を活用してチームにさまざまなレベルのアクセス権を与え、QA 担当者が異なるカテゴリのコンプライアンス スコアを編集できるようにし、チームの他のメンバーがデータとインサイトを確認できるようにしました。 

「リアルタイムで明確なフィードバックが得られるため、スタッフは改善が必要な領域をすばやく特定し、行動に移すことができます」と Patel 氏は付け加えます。 

Brightview は Smartsheet Control Center を使用して、すべてのコミュニティにおける規制の変更を簡単に更新しました。また、DataMesh を活用して技術的な制限を解決したり Pivot アプリで新しいメトリックを提案したりすることで有意義な比較を行い、新しい傾向を見つけることができました。

すべての人の毎日に輝きをもたらす

次に、Brightview は Smartsheet を活用して、いわゆる「輝く瞬間」についてコンテンツを作成して共有しました。これは、コンサートや孫の訪問など、居住者の生活におけるさまざまなイベントを描写したコンテンツです。「このように、ニュースレターや SNS を投稿することで、ご家族や大切な人と簡単につながることができます」と Collins 氏は言います。

最終的に、Brightview は資本予算計画に Smartsheet を使用することを決定しました。「47 のコミュニティすべてで、今後数年の間に何らかのメンテナンスや改修が必要になります」と Patel 氏は説明しました。「一人の人間が、このような情報すべてを現実的に収集し、優先順位を付けて、株主や経営幹部にすべて報告するにはどうすればよいでしょうか」。

現在、Brightview では、単純なスプレッドシートの代わりに、Smartsheet フォームを使って予算のニーズに関するデータを収集し、Dynamic View でエントリを集計しています。「このようにして、コミュニティがこれから 5 年先まで何を必要としているかを明確に把握できます」と Patel 氏は付け加えます。

無限の可能性を求めて

実装の成功を振り返り、Collins 氏は Brightview のパートナーである Invoka Consulting が強固な基盤を築いたと評価しています。「Invoka は、時間をかけて私たちのビジネスを理解し、構成を提案してくれました」と Collins 氏は言います。「ベスト プラクティスの推奨事項を提供し、強力なパートナーであり続けてくれました。彼らのシステムに関する知識は群を抜いています」。

Patel 氏はこれに同意し、「Invoka は非常に徹底的なプロセスの作成をしっかりサポートしてくれました。フォーム、ダッシュボード、レポートを通じて、より透明性の高い資本プロセスを確立できました。おかげで今年の予算計画は前年と比べて大幅に容易になっています。私たちは大きな変革を達成することができたのです」。

現在、Brightview では、リクエストされたプロジェクトを Smartsheet 内で管理することで、組織全体の透明性を高めることを検討しています。「コミュニティが、プロジェクトの実施時期を予測して自動計算することも考えています」と Collins 氏は言います。