NOAA: Smartsheet Gov を利用して、取得、契約、予算の追跡を自動化することで、1 か月あたり 3 週間を節約

連邦科学規制機関である米国海洋大気庁 (NOAA) は、暴風雨の予測から、気候の監視、漁業の管理に至るまで、さまざまな業務を行っています。NOAA では、米国商務省の機関の 1 つとして、National Environmental Satellite, Data and Information Service (国立環境衛星データ情報局)、National Marine Fisheries Service (国立海洋漁業局)、National Ocean Service (国立海洋局)、National Weather Service (国立気象局)、Office of Marine & Aviation Operations (海洋航空運用局)、Office of Oceanic and Atmospheric Research (海洋大気研究局) という 6 つの部局を管理しています。  

NOAA の Office of the Chief Administrative Officer (最高管理責任者室) (OCAO) は、NOAA とその部局を支える重要な役割を果たしており、資産取得、資産管理、予算予測などの主要なサービスを提供しています。OCAO では、Smartsheet Gov を活用して、プロジェクトの追跡、施設取得と業務契約の管理、部門間の共同作業を行っています。

「Smartsheet のダッシュボードとワークフローを活用して、プロセスとプロジェクトをすべて合理化すると同時に、プロジェクトを効率化しています」。NOAA の OCAO でデータおよびテクノロジー プログラム リードを務める Patrick Holt 氏はそう語ります。

Holt 氏のチームでは以前、複数の異なるソフトウェア ツールを使い、プロジェクト、予算、契約を管理していました。「カレンダー、電子メール、チャットなどのツールで、すべての業務を追跡しようとしましたが、十分な成果を得られませんでした」。同氏は、そのように話し、こう続けます。「たとえば、予算や取得を確認する際、特定のプロセスでどのような業務が行われているかを追跡できないことがしばしばでした。部門がサイロ化され、プロセスも異なっていたため、プロジェクトを別のチームに引き継ぐのも困難でした。誰がどのプロジェクトを担当していたかを確認できなかったからです。プロジェクト管理全体がきわめて非効率でした」

M2 Strategy と連携し Smartsheet Gov で重要なタスクを管理

Holt 氏が Smartsheet Gov の利点を認識したのは、同僚がそれについて話してくれたときでした。「Smartsheet なら、今使っているプロジェクト管理ソリューションでは不可能なさまざまな作業を行えそうでした。完全に Web ベースであり、共同作業の機会が増えるようにも思えました」と同氏は語ります。 

Smartsheet Gov を導入した後すぐに、OCAO は、長年の技術パートナーである M2 Strategy (M2 ストラテジ) (M2) と提携しました。M2 は、連邦政府の顧客向けモダナイゼーションを主に手がける技術および管理コンサルティング会社です。同社は、OCAO の取得チームと連携して、Smartsheet Gov のフォームとダッシュボードを使用し、OCAO で行われている、部局での取得および契約の管理を合理化しました。OCAO では、Smartsheet Gov ですべての取得と関連契約を追跡し、予算チームがそのプロセス全体を更新しています。また、取得プロジェクトと契約の情報はすべて、OCAO の契約システムに統合されています。

OCAO では、Smartsheet Control Center を使って、受け入れから承認までの予算編成プロセスを管理しており、同室の安全および環境コンプライアンス チームも Control Center で 400 か所以上の現場の安全監査を管理しています。Holt 氏はこう語ります。「安全監査のプロセスは手作業の繰り返しですが、Smartsheet Gov なら、同じテンプレートで複数の監査を何度も実施できます」

OCAO では、車両管理タスクに Smartsheet Gov のワークフロー自動化を利用しています。たとえば、NOAA の全部局で使用されるかなりの数の車両を管理する場合などです。さらに、Smartsheet の Data Shuttle を使い、50 を超えるソースからの取得データと契約データを 2 週間ごとに Smartsheet Gov にアップロードしています。M2 は、こうしたデータを利用して、OCAO の幹部向けにレポート用ダッシュボードの構築を支援し、ダッシュボードから取得プロジェクト、契約、予算のリアルタイムな状況をすぐに確認できるようにしました。

プロジェクト、契約、予算の状況をリアルタイムに表示

Holt 氏のチームでは、Smartsheet Gov を使って、取得、契約、予算の状況をすべてリアルタイムで可視化しています。同氏はこう言います。「Smartsheet Gov を見るだけで、何が提案、承認、拒否されているかを確認できます。予算についても、NOAA の全部局で生じたあらゆる支出をすぐに把握することが可能です。Smartsheet Gov により、これまでにない可視性と透明性を得られています」

同様に、幹部も、現在と将来の全取得プロジェクトについて、最新の契約情報と予算情報を表示できます。

「OCAO の幹部には、最新情報を知りたくても、プロジェクト マネージャーに尋ねる時間が常にあるとは限りません。Smartsheet Gov を使うと、すぐにチェックインして、プロジェクトの現在の状況を確認できます」と Holt 氏は語ります。

そのように可視化できることで、OCAO では、効果的に計画を立て、将来に備えることができています。幹部が、重要な契約を確認し、対処の必要がありそうな問題をプロアクティブに特定できるからです。「大量に、しかも個別に存在する取得関連のフォームを調べる必要はなく、カテゴリごとに上位 25 件の契約を表示して、俯瞰的な確認を行えるのです」。Holt 氏はそう話しています。

プロセスを合理化して 1 か月あたり 3 週間を節約

OCAO では、Smartsheet Gov を利用して、取得、契約管理、車両管理のプロセスを合理化したことで、時間的な余裕が生まれました。それまでは、個別に存在するソースから手動で情報を収集し分析していたからです。「データ収集に時間をかける必要はもうありません。Smartsheet Gov なら、全データが一元管理され、誰もがそれを表示できます」と Holt 氏は語ります。たとえば、同室では、履行されていない義務を追跡する (特定のプロジェクトの残予算を示す) プロセスを合理化しました。同氏は、こう話しています。「このプロセスの実行には、以前は最長 12 日かかっていました。担当者が、何人ものスタッフに連絡し、支出先を確認する必要があったからです。こうしたデータは、今では Smartsheet Gov に自動的に表示されます。これによって、作業時間を毎月 3 週間も削減できています」。OCAO の車両管理チームと現場安全監査チームでも、プロジェクトと契約のデータをリアルタイムに表示し分析できています。何週間もかけて情報収集することはなくなりました。

手動によるプロセスをなくし、時間を節約したことで、OCAO では、データ分析に注力できるようになり、効率も全体的に向上しました。

「チームによっては、この数年間で従業員数が減少しています。しかし、Smartsheet Gov があるので、補充の必要はありません」と Holt 氏は語ります。「Smartsheet Gov によって、サイロ化が解消し、組織全体の効率が大幅に向上しています」