lumenomics は Smartsheet を使用して照明設置プロジェクトを管理することで可視性を向上させ、コミュニケーションを合理化し、20 万米国ドルのコスト削減を実現しました。

lumenomics は、ワシントン州シアトルを拠点とする自然採光を取り入れた照明会社です。人間中心のデザインを重視し、商業施設の照明システムの設計、設置、保守を専門としています。同社はスマート テクノロジーを使って、建物の所有者がエネルギーをより簡単に効率よく管理できるようにし、自然光を最大限に活用できるようにサポートしています

lumenomics の経営方針として、多様性を重視しています。同社の経営者は女性かつ LGBT であり、従業員のうちマイノリティが占める割合は 41%、女性が占める割合は 46% です。「私個人の目標として、一般的に建設業界であまり目にすることのない人々を雇用することを掲げています。」と、lumenomics の創設者兼 CEO 兼社長である Marti Hoffer 氏は述べます。「弊社では、女性、有色人種、LGBTQ コミュニティに属する人々が、リーダーシップ チームや管理職の多くを担っています。」

lumenomics は、日々 Smartsheet ソフトウェアを活用して設計プロジェクトや設置プロジェクトを管理し、コミュニケーションと共同作業をシームレスに行っています。「私たちは、Smartsheet をとても気に入っています。私たちが寝ている間も Smartsheet が働いてくれているからです。」と Hoffer 氏は言います。「Smartsheet は、すべてのプロジェクトが最新の状態であるよう、常に縁の下でプロジェクトを支えています。」lumenomics はプロジェクト管理や社内および顧客とのやり取りに、長い間電子メールとスプレッドシートを使用していました。このため、プロジェクトに関する情報を効果的に整理し、リーダーシップ チーム向けのレポートを作成することが困難でした。「私たちは、プロジェクトのステータスを十分に把握できていませんでした。」と Hoffer 氏は言います。「お客様の現場にいる従業員は、照明設備の写真が添付された何十通ものテキスト メッセージを受け取っており、レポートを素早く作成するのに困難を抱えていました。そのため、タイムリーに最新状況をお伝えすることができず、お客様が不満を感じることがありました。」

この問題を解決するために、lumenomics はより適切な方法でプロジェクトを管理できれば、と考えました。「敏捷でダイナミックなツールが必要でした。」と Hoffer 氏は語ります。

Smartsheet ですべての照明設備を最初から最後まで追跡

Hoffer 氏は 2019 年、lumenomics の問題を解決に導くソリューション、Smartsheet を見出しました。「このツールが良いと判断し、Smartsheet でビジネスを再構築するために毎日何時間も作業しました。」と同氏は説明します。他の部門でもすぐに Smartsheet が導入され、プロジェクト マネージャーや会計、財務、マーケティングの各チームは、このソフトウェアを使用してプロジェクトを最初から最後まで追跡しています。

lumenomics で最も Smartsheet を活用しているのは、プロジェクト マネージャーたちです。彼らは現場で Smartsheet モバイル アプリを利用して調査データや照明器具の写真を更新し、本社のマネージャーに報告しています。各 Smartsheet には、プロジェクト完了をチェックするための列が設けられており、プロジェクト マネージャーが品質管理プロセスを完了すると、ここに完了のマークが記入されます。これは、主要なプロジェクト情報と最終的な照明設置を示すサムネイル写真とともに、リーダーに提出される完了レポートに反映されます。

「経営陣は、Smartsheet を使用することで、各プロジェクトのステータスをすばやく確認できます。また、プロジェクトの詳細情報を一目で確認することもできます。」と Hoffer 氏は言います。 

Smartsheet でプロジェクトに完了のマークがつくと、会計チームは lumenomics のエンタープライズ リソース プランニング ソリューションである Smartsheet と Acumatica を統合したシステムを使用して、各ジョブの完了率を計算します。さらに、lumenomics で製造に携わる従業員は、Smartsheet ダッシュボードを使って、組み立て現場でロール カーテンがどの製作段階にあるかを確認できます。「私たちは現場で Smartsheet を使って最新のスケジュールを表示します。そしてすべてのチームがツール内でそれを確認できます。」と Hoffer 氏は言います。

プロジェクトの可視性の向上とコミュニケーションの強化

lumenomics は、Smartsheet を使用することで、すべてのプロジェクトを追跡するためのシンプルで使いやすいソリューションを手にしています。「建物内のすべての照明設備の場所を示すマップがあり、それらに番号が付けられているとします。Smartsheet は、誰もがそれらを見ることができるよう、すべての照明設備をグリッド ビュー形式で表示します。」と Hoffer 氏は語ります。「その後、現場のプロジェクト マネージャーは、各番号に作業が完了したことを示す写真を添付するだけです。また、各照明設備についてコメントを記入し、完了したかどうかマーク付けすることもできます。本当に簡単でシンプルです。」

可視性の向上は、チーム間のコミュニケーションの向上にもつながります。たとえば、プロジェクト マネージャーは Smartsheet に設置ディレクター宛てのコメントを残し、どのプロジェクトが完了しているか彼らが確認できるようにすることが可能です。「以前は、現場とオフィス間のコミュニケーションはすべてテキスト メッセージでした。」と Hoffer 氏は続けます。

「30 件プロジェクトを同時進行で管理し、1 つのプロジェクトごとに 100 枚の写真をスマートフォンに保存しているような状態でしたから、管理が大変でした。現在は、たとえば、経理部門が Smartsheet で最新のステータスを確認し、プロジェクトが予算を超過した理由などをすぐに判断することができます。Smartsheet を使うと、予算の観点からもプロジェクトをよりよく理解することができます。」

クライアントに対し、最新情報をより速くより簡単に提供

lumenomics は、可視性を向上させるとともに、より正確なプロジェクト データを利用することで、クライアントに設置の進捗状況をより速く、簡単に伝えることができるようになりました。「私たちは医療関連のクライアントに、窓をカバーするための製品を納入しているのですが、Smartsheet を見て、どの注文が生地切断段階にあり、どれだけの追加生産が必要かを彼らに伝えることができます。」と Hoffer 氏は言います。「また、製品の出荷予定時期を正確に伝えることもできます。以前は、その情報をすぐにお客様に提供することができませんでした。今は可能です。」

20 万米国ドル以上のコストを削減

lumenomics は、Smartsheet を使用してプロジェクトと予算を管理することで、運営コストの削減にも成功しています。

「かつて 5 つのタイムゾーンにまたがる、30 の様々なプロジェクトと関係者が関与する大規模な設備設置プロジェクトを手掛けたことがありました。」と Hoffer 氏は説明します。「以前は 4 ～ 5 人のプロジェクト マネージャーが必要でしたが、Smartsheet によってすべてが合理化され、全員がプロセス全体を把握できるため、プロジェクト マネージャーの人数を 75% 削減できています。人員を 75% 削減するということは、その仕事で 20 万米国ドル以上を節約できることを意味します。これは収益の増加につながっています。」

今後、lumenomics では、継続的にビジネスを拡大していけるよう、Smartsheet の使用を拡大していく予定です。「事業が成長し Smartsheet とのパートナーシップを継続する中で、プレミアム ツールや機能をもっと利用していきたいと考えています。」と Hoffer 氏は言います。「私たちの目標は常に、プロジェクト管理の効率と費用対効果を高めることです。Smartsheet はその実現に役立っています。」

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