ジョージ ワシントン大学看護学部が Smartsheet を使用してコース開発を効率化

ジョージ ワシントン大学看護学部 (バージニア州アッシュバーン) は全米トップクラスの看護学校の 1 つであり、トップレベルの教員がリードする革新的な教育プログラムを最新の医療技術でサポートしています。2010 年に設立された看護学部では、学士、修士、博士、認定プログラムを提供し、質が高く思いやりのある医療を看護学生が体得できるように支援しています。同校には 60 人超の教員と約 800 人の学生がいます。

その舞台裏では、オンライン学習および教育技術部門のプロジェクト マネージャー チームが、コース開発の戦略的プランニングや、教員、スタッフ、学生をサポートするためのリソースの提供など、学校全体のプロジェクトの管理のため忙しく働いています。そのすべての中心となっているのが Smartsheet です。 

ジョージ ワシントン大学看護学部学部長補佐を務め、オンライン学習および教育技術を担当する Miro Liwosz 氏は、「実質的に本校を運営しているのは Smartsheet なのです」と言います。「Smartsheet の提供するフレームワークは堅牢です。教育設計オフィスはプロジェクトを管理し、スタッフと教員はコースの準備を確実に行うことができます」。

数年前、Liwosz 氏と彼のチームはさまざまなスプレッドシート ソフトウェアやデジタル プロジェクト管理ツールを使用していましたが、どれも部門の拡大するニーズに合ったものではありませんでした。「プロジェクト管理は一元化も調整もされず、すべてが混乱しがちな状態でした。最新情報を得るためには、何度も電子メールをやり取りしなければなりませんでした」と、Liwosz 氏は言います。例えば、コースのスケジュール設定、新任教員およびスタッフのオンボーディング、シラバスのレビューはすべて別々のプロセスになっており、更新や追跡にかなりの手作業が必要でした。また、オンライン学習および教育技術部門では、関係者に対してコース準備状況の指標を確実に報告する方法がありませんでした。

同校で新しい戦略計画が策定されたことで、より優れたツールを見つけることが特に重要になりました。「本校の今後の戦略的優先事項に合わせて、作業をマッピングするためのより良い方法が必要でした」と Liwosz 氏は言います。

Smartsheet でコース開発、スケジュール、評価指標を一元管理 

いくつかのプロジェクト管理システムを検討した結果、Liwosz 氏が選んだのは Smartsheet でした。「無料のお試し版をセットアップして、すぐにツールと接続しました」と Liwosz 氏は言います。「各プロジェクトの履歴情報を簡単に作成して、最初から最後まで追跡できるようになりました。また、これまでにない共同作業の機能も利用できました。学校全体に 1 つの場所から接続できるのです」。

看護学部では、Smartsheet を使用して毎年 160 を超えるコースを一元管理しています。各コースは、Smartsheet のプロジェクト管理の概要ビューと詳細ビューの両方で表示され、内部スタッフや教員が、コースのスケジュール、担当教員、チェックリスト、テキストの注文などのリアルタイムの情報にアクセスできるようになっています。各コースには内部の教育デザイナーが割り当てられ、各コースの開発と、コースのマイルストーンおよびフィードバックの追跡を支援します。

同校では、Smartsheet のワークフロー自動化を使用して、スタッフおよび教員との連携、スタッフと教員に宛てたコースのマイルストーンや締め切り通知の自動送信、教育者とプログラム部長向けコース承認システムを含む学校シラバスのレビュー プロセスの自動化を行っています。Smartsheet は、コース終了時の主要な評価手法の管理にも使われています。メンバーの各教員が Smartsheet でコースの評価を提出すると、情報が自動的にプログラム部長に送信され、学校のプログラムの成果に照らして評価されます。さらに、Smartsheet はシラバスのレビューの効率化にも役立ちます。また、教科書を指定して図書館に連絡し、書籍の注文を行うこともできます。

同校では Data Shuttle を使用して、コースの調整データが内部の Banner エンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムから Smartsheet に自動的にアップロードされるようにしています。Banner と Smartsheet を接続することで、コースと単位をマッピングし、現在の登録メトリックを表示して、毎日 Banner から届くリアルタイムのデータでコースのスケジュールを作成できます。  

コースを目的と成果にマッピングする 

看護学部では、Smartsheet を使用して、各プロジェクトを学校の目標と取り組みに合わせてマッピングすると同時に、コースの調整とプロジェクトの管理を合理化しています。具体的には、オンライン学習および教育技術部門でシートとレポートを使用して、学習目標を達成しているコースと、目標から逸脱しているコースを特定しています。 

「Smartsheet の認定追跡用の『マッピングとギャップ』システムによって、コースと目的がしっかりと一致しているかどうかを簡単に確認し、カリキュラム再設計の必要性の有無を判断できます」と Liwosz 氏は言います。

同校では、戦略的プランニング プロセスの一部で Smartsheet と人工知能 (AI) を使い始めました。同校で最近開催されたスタッフと教員の戦略プランニング会議で、特定の目標に到達するための質問を作成し、その質問に対する回答を Smartsheet に記録した後、考えられる戦略を OpenAI を使用して作成しました。「会議の終わりまでに、考えうる戦略のリストを Smartsheet に作成し、それを使用して 4 つの主要な目標を持つ戦略計画の策定を開始しました」と Liwosz 氏は言います。チームは、1 つの Smartsheet 戦略的プランニング ダッシュボードで目標に対する進捗を追跡するため、継続的な取り組みをより積極的にサポートできます。

学生、教員、スタッフに対するダッシュボードの可視性が向上

看護学部では、Smartsheet のダッシュボードを使用して、学生、教員、スタッフが重要なリソース、プロジェクト、コースに簡単にアクセスできるようにしています。例えば、Smartsheet のリソース ハブ ダッシュボードは、学生がイベント、コース情報、技術リソースを確認する場所となっています。「リソース ハブとダッシュボードは、学生が日々の暮らしを送り、学問を修めるための重要な機能です」と Liwosz 氏は言います。「Web サイトはあまり変更されないものですが、ダッシュボードなら学生が必要とするリソースを変更が反映された形で提供しやすくなります」。教員向けにも同様のダッシュボードがあります。こちらはコース評価などの教育リソースを提供し、より効果的な教育を実現しています。ワークフローの自動化は、教員の有給休暇 (PTO) 申請の追跡にも役立ちます。教員が Smartsheet に申請を入力すると、自動的に上司に送信され、承認または却下されることになります。また Liwosz 氏は、Smartsheet を使用して、ベンダーとのコース開発のための知的財産に関する契約を簡単に管理しています。

同校では、教員とスタッフのオンボーディングの管理にも Smartsheet を使用しています。ダッシュボードには新規の職員ごとにコンピューター、教育リソース、オフィスなどの要件リストが表示されます。

主要プロセスのデジタル化と自動化による時間の節約

看護学部では、主要なビジネス プロセスにおける手作業を排除しました。「Smartsheet を使用することで、シラバスのレビュー、認定マッピング、契約管理のプロセスから多くの手作業を排除し、管理に要する時間を大幅に削減できました」と Liwosz 氏は言います。「Smartsheet ではシラバスのレビューと承認が自動化されているため、電子メールを送信して複数の部門からサインを集める必要がなくなりました。Smartsheet を使用すればこのプロセスを合理化できるため、週に数時間を削減できます」。

Smartsheet はプロジェクト管理を整理します。また、学校が規模拡大に対応し、主要なワークフローとプロセスを継続的に強化できるようにすることで、学校の順調な運営に必要なインフラストラクチャを提供します。Smartsheet を使用することで、プライバシーとセキュリティを管理し、ポリシーや手順を確実にコンプライアンスに準拠させるためのガバナンスを改善できます。この結果として、看護学部は、質が高く思いやりのある医療を看護師が体得できるような研修というミッションに集中することができます。 

「Smartsheet は、学習、整理、作業の方法を理解するスキルと能力を向上させるのに役立っています」と Liwosz 氏は言います。「Smartsheet は、教員を支援し、学生に対しできる限り最高の教育を提供することに集中できるようにする重要なツールになりました」。
 

ストーリーの詳細については、こちらのケース スタディをご覧ください。