ディーキン大学の Recycling and Clean Energy Commercialisation Hub (REACH)、Smartsheet を活用してチームをつなぎ、クリーン エネルギーとリサイクル分野における画期的な成果の実現を推進

2021 年、オーストラリア政府は Trailblazer Universities Program (トレイルブレイザー大学プログラム) を通じて、Recycling and Clean Energy Commercialisation Hub (リサイクル・クリーン エネルギー商業化ハブ、REACH) の設立に向け、ディーキン大学に助成金を交付しました。このプログラムは、産業界と大学の共同作業を促進し、イノベーションを迅速かつ大規模に加速させることで、国内の製造能力を構築することを目的としています。イノベーションの拠点として、ディーキン大学の REACH は、リサイクルとクリーン エネルギーの分野でオーストラリア最大の先進的なエコシステムを築いています。

REACH には、産業界、政府、教育機関から 15 を超えるパートナーが参画し、20 を超えるプロジェクトが並行して進行しています。その多くは複数の研究分野にまたがっています。また、オーストラリア政府からの 5,000 万豪ドルの資金を管理しており、総投資額は 3 億 8,000 万豪ドルに達しています。

ツールの分散と共同作業のサイロ化

プログラムの立ち上げにあたり、チームは複数のプロジェクトを 1 つのシステムに集約できるプラットフォームを探し始めました。「大学内の研究者は、それぞれ異なるツールや手法を使用していました。各自が自分に合った方法で進めていたのです」と、REACH Industry Engagement (REACH インダストリー エンゲージメント) ディレクターの Matthew Constable 氏は述べます。プラットフォームを統合することで、部門を横断するチームをつなぐだけでなく、政府へのレポート作成を簡素化し、パートナーがプロジェクト データに安全にアクセスできるようになります。

REACH は 6 か月にわたり Smartsheet チームと共同で、ニーズに合わせた包括的なソリューションを設計しました。その第一歩となったのが、REACH のニーズの明確化、ワークフローの改善、懸念事項への対応を目的としたディスカバリー ワークショップでした。 

「Smartsheet チームは、まさに当組織の延長線上にいるような存在でした。非常に手厚いサポートで、どんな要望にも応えてくれました。 予算面についてアドバイスし、回避策や選択肢を提案しながら、必要な製品の提供に尽力してくれました」と、REACH のシニア ガバナンス マネージャー、Padraig Stapleton 氏は述べます。

統合プラットフォーム

現在、Smartsheet はディーキン大学の REACH の中心的な存在となり、あらゆるアクション、更新、計画がここに集約されています。また、予算編成、プロジェクト計画、レポート作成、リスクと問題の管理、社内コミュニケーションのための社内システムと統合されています。このプラットフォームでは、プロジェクト データが「エネルギー」「水素」「リサイクルと循環経済」などのテーマ別に集約されています。また、ポートフォリオレベルのレポート作成と重要業績評価指標 (KPI) の追跡を一元化し、各プロジェクトに投資収益率 (ROI) の計算機能を組み込んでいます。チームは、Data Shuttle を使用してデータの集約とレポート作成を効率化し、Control Center によってプロジェクト管理用のブループリントを作成しています。

また、Control Center により、ディーキン大学 REACH チームでは、シートへのアクセス レベルに応じたグループも簡単に設定できるようになっています。たとえば、パートナーには、特定のデータやプロジェクトに限定してアクセス権と編集権を付与できます。また、ガント チャートなどの特定のツールも活用できます。「財務データやプロジェクトの詳細について厳格な機密保持が求められるパートナーに安心してもらううえで、アクセス権を安全に管理できる Smartsheet の機能は非常に重要な役割を果たしています」と Stapleton 氏は語ります。一方、運営委員会には、各プロジェクトのリスク、問題、意思決定に関する通知が自動的に送信されます。

完全な透明性

最大のメリットは、幹部からパートナー、研究者に至るまで、関係者全員が 360 度の可視性を得られることです。「包括的なダッシュボードにより、運営委員会と経営チームはプログラムの進捗状況を一目で把握し、信頼できる唯一の情報源を利用できるようになりました」と Stapleton 氏は述べます。「また、必要に応じて詳細まで掘り下げて確認できるため、十分な情報に基づいた意思決定にも役立っています」。

以前は、研究者が予算情報を取得するには、ディーキン大学の財務チームと連携する必要がありました。現在では、予算、タスク、プロジェクト計画に各自でアクセスできます。データの表示方法を簡単に調整できることも、画期的な変化の一つです。 

「シンプルなスプレッドシートでは、データの表示方法を変えるたびに新しいファイルを作成する必要がありました。Smartsheet なら、すべてのデータが 1 か所に集約されており、グラフ、表、円グラフなど、使い慣れた形式や理解しやすい形式で表示することができます」と、REACH のプログラム システム管理者 Jeremy Carlton 氏は説明します。

すべての情報が 1 か所に集約されたことで、REACH では部門を横断するチームとの共同作業が容易になりました。「Smartsheet によってチーム メンバーの連携が強化されました。メッセージや電子メール、電話会議をあれこれ使い分けるのではなく、全員が 1 つの自動化されたシステム上で作業しています」と Stapleton 氏は説明します。また、Smartsheet により、REACH は外部の関係者に取り組みを確実かつ効率的に伝え、信頼を高めることができます。「業界パートナーは、研究プロジェクトに資金を投じていても、成果物がビジネス ニーズを満たしているかを明確に把握できていないと感じることがよくあります。Smartsheet なら、各プロジェクトとその成果を完全に可視化することで、このような問題を解決できます」と Constable 氏は説明します。

可視性の向上により、より効率的に政府向けの正確なレポートを作成できるようになりました。「このプラットフォームを使えば、データ収集からレポート作成までを迅速かつ確実に行えます。政府へのレポート作成や監査の際に、大いに役立っています」と Carlton 氏は語ります。また、このシステムによってパートナーへの支払いがマイルストーンに基づいて自動的に追跡されるとともに、目標が達成されると資金が支払われ、未達の場合には問題としてフラグが設定されます。

REACH は、より環境に優しいサプライ チェーンの構築と、持続可能な循環型経済の推進に向けた理想的なシステムを確立したのです。