Bavitech (バビテック) は、すべての販売とプロジェクトに透明性をもたらし、継続性と効率を確保しています

ベトナムを拠点とする Bavitech Corporation (バビテック コーポレーション) は、製鋼業、飲食、水処理、排水処理などの業界に向けて、設計とエンジニアリング サービスを提供しています。「私たちが主に重視しているのは、このような業界に合わせた産業用の自動化ソリューションを提供することです。」と Bavitech の最高経営責任者、Hoang Hai 氏は話します。「たとえば、私たちは処理工場の水道部門やシステムを監視するソフトウェアを提供しています。」

さらなる透明性と俊敏性の追求

非常に多様なポートフォリオを持つため、Bavitech はビジネス運営を管理するための堅牢で汎用性の高いソリューションが必要でした。COVID-19 パンデミックの間、同社は在宅勤務の従業員にも適応する必要があり、柔軟なデジタル製品の必要性がさらに高まりました。

「承認用のソフトウェアはすでに開発していましたが、開発者が私達の要件に適応するのが難しく、新機能を追加することでより多くの費用がかかることが頻発しました。」と Hai 氏は振り返ります。「私たちは、システム内の顧客データを管理するには、顧客関係管理 (CRM) 機能が必要だということにも気付きました。」

Bavitech のチームは Gia Tinh Technology (ギア ティン テクノロジー) に連絡し、Smartsheet を基にソリューション候補を構築しました。「類似のソフトウェアをすでに使用していたので、手順とルールを理解し、私たちの要件を満たすように Smartsheet をすぐにカスタマイズできました。」と Hai 氏は言います。「IT チームは開発に直接関与する必要もなかったので、彼らはクライアント対応の仕事に時間を割くことができました。各部門に必要な構造と手順を確立して、それを Smartsheet に実装するだけでした。」

Bavitech は必要なものを明確に把握できたことで、Smartsheet を使用して営業プロセスの管理を開始しました。「見込み客を販売につなげるとすぐに、チームはソリューションを使用して機会を追跡し、送信した見積もりをフォローアップし、取引が成立した時期を記録します。」と Gia Tinh Technology の CEO である Thinh Huynh 氏は説明します。「この情報はそれぞれの営業担当者に関連付けられているため、毎月または四半期ごとに販売の進捗を追跡できます。」

可視性とビジネスの継続性を改善

売上の追跡に加えて、Smartsheet はクライアント関連情報のワンストップ ショップにもなりました。「営業担当者の詳細だけでなく、各顧客に関連するすべての文書も追跡します。これには、顧客情報、Smartsheet 内で生成された見積もり、契約の詳細、納品情報、マニュアル、顧客の承認、納品証明書などの関連ドキュメントが含まれます。それらはすべて Smartsheet の統合されたワークフローに保存されているため、販売に関連するすべての情報を簡単に見つけることができます。」と Hai 氏は付け加えます。

「私たちのプロジェクトは数か月から 1 年続くことがあります。その間、さまざまなエンジニアがプロジェクトに取り組むので、前任者が何をしていたかを理解する必要があります。」と Hai 氏は説明します。

「そのため、すべてを 1 か所にまとめ、チームメイトがクライアントに影響を与えることなく、前任者が中断した場所から進められるようにすることが、ますます重要になります。その点で Smartsheet は完璧です。」

より効率的なデータ主導チーム

すべての情報が保存されたら、Bavitech はダッシュボード ビューを作成してプロセスを追跡し、チームがデータに基づいた意思決定を行い、ワークフローを改善できるようにします。「私たちは要件に従ってデータを要約し、売上、送信された見積もりの数、成功した販売コンバージョン、四半期と年間の販売実績などを追跡します。」と Hai 氏は言います。  

自動化と柔軟性が高まるにつれて、Bavitech のチームは効率、時間の節約、俊敏性を向上させることができました。「以前は、手作業でレポートを作成するのに約 3 か月かかっていました。Smartsheet を使用すれば、ダッシュボードをその場で生成できます。」と Hai 氏は言います。「私たちのチームは、作業の方法と場所をより細かくコントロールできるようになり、承認の 70% を電話で行っています。計算するのは難しいですが、Smartsheet を使用することで金銭的な節約になっているはずです。」

合理化されたプロセスとクライアントとの関係を一元化したことで、Bavitech はさらなる拡大に備えています。「明確で組織化されたシステムによって準備が整いました。これで自動化機械製造の世界にさらに効率的に貢献できるようになります。」と Hai 氏は締めくくります。