Aruba (アルバ)、Smartsheet を使用して予算目標の達成、イベントの認知性の向上、チーム間の共同作業の強化を実現

Hewlett Packard Enterprise (HPE) (ヒューレット・パッカード エンタープライズ) の会社である Aruba (アルバ) は、日々の仕事でのコミュニケーションや私生活でのコミュニケーションにモバイル デバイスを使用している数百万人のユーザーにモビリティディファインド ネットワークを提供しています。次世代のワイヤレス ネットワーク ソリューションの主要なプロバイダーとして、Aruba (アルバ) は世界最大規模の企業にキャンパス、支店、データ センター、リモート ワーク環境における安全なエッジ サービス プラットフォームを提供しています。

Aruba (アルバ) のグローバル マーケティング部門は、Smartsheet を使用して会議とイベントのカレンダーを一元管理したり、プロジェクトを管理したり、マーケティング キャンペーン用の予算データを追跡したりしています。「Smartsheet を使用すると、それぞれに独自のカレンダーと予算がある 12 のチームのイベントと予算のあらゆる情報をシームレスな方法で標準化できます。」と Aruba (アルバ) のグローバル マーケティング オペレーション マネージャーである Jody Robertson 氏は話します。「Smartsheet では、可視性を高めることができるため、以前よりも予算目標により近い金額を達成できるようになりました。」

Robertson 氏は、Aruba (アルバ) のマーケティング部門の予算オペレーション マネージャーとして、チームの支出の合計を広告、マーケティング、ソーシャル メディアに割り当てられた年間予算の 1% 以内に収める必要があります。「これは、当社の主な目標の 1 つです。」と同氏は言います。「また、ビジネス目標と一致した方法でマーケティング予算を使う必要があります。」ところが、Smartsheet を使用する前は、Aruba (アルバ) のマーケティング チームでは SharePoint と Excel スプレッドシートを組み合わせて使用していたため、最新の予算額を追跡することが困難でした。「データを保存しているツールや場所がばらばらで、最新の数値を確認しにくかったため、各チームはその情報を追跡することが困難でした。」と Robertson 氏は言います。「また、エグゼクティブ リーダーシップ チームに対して、データの可視性を高める必要もありました。」

Aruba (アルバ) には、12 のすべてのマーケティング チームがカレンダー情報を共有する優れた方法も必要でした。「以前は、カレンダーでイベントを承認して公開する担当者が 2 人いて、それがボトルネックになっていました。」と Robertson 氏は話します。「すべてのイベント所有者が、イベント情報が公開されるのを待たなくてもイベントを直接変更および更新できるようにしたいと考えました。」 

マーケティング チームと経営陣に対する予算の可視性を向上 

Robertson 氏は前職で Smartsheet を使用していたので、プロジェクト管理と世界規模のイベントのカレンダーに SharePoint ではなく Smartsheet を使用することを Aruba (アルバ) に提案しました。

「以前から Smartsheet の利点を目にしていたので、全員が同じデータにアクセスしたり、レポートを簡単にまとめたりできる優れた手段であることを知っていました。」と同氏は言います。「ばらばらのツールからデータを取り出そうとするのではなく、すべてを 1 か所で管理できるようになります。」

Aruba (アルバ) のグローバル マーケティング チームは、グローバル チームも地域のチームも、Smartsheet を使用して予算を追跡および管理しています。各チームは独自の Smartsheet ワークスペースを使用して、レポートと予算のシートを 1 か所に保存しています。「各チームには予算シートがあり、各自で予算を直接管理しながら、私は全体の予算を管理し、組織全体の支出を追跡できます。」と Robertson 氏は話します。12 のチームのそれぞれが Smartsheet ダッシュボードにアクセスして、キャンペーン関連の支出、特定のベンダーに関する支出など、すべての予算データの最新の概要を確認できます。 

Aruba (アルバ) はマーケティングの支出と費用対効果 (ROI) をさらに詳しく可視化できるようになりました。「Smartsheet では、予算の最新のステータスを確認できるため、1% 近くまで目標を追跡し、予算目標の超過を防ぐことができます。」と Robertson 氏は言います。「以前よりも予算目標により近い金額を達成できます。」

世界の 4 つの地域でデータを標準化 

Aruba (アルバ) の 12 のマーケティング チームは複数の地域にあり、Smartsheet を使用して同じデータ セットを表示します。この一元管理と標準化により、すべてのチームはプロジェクトと予算を更新するときにエラーを少なくすることができます。

「以前は入力ミスなどの間違いがあり、データ エラーがよく発生していました。」と Robertson 氏は話します。「Smartsheet によって信頼できる唯一の情報源を確保できるため、エラーが少なくなります。また『時は金なり』ということわざがあるように、これによってデータの更新と修正にかかる時間を節約できるため、お金も節約できます。」

また、Aruba (アルバ) は Smartsheet Control Center を使用して、プロジェクトと予算の更新を 1 か所ですばやく行い、その情報をさまざまなワークスペースに配信しています。「優れた拡張性により、ワークスペースが成長しても対応でき、当社の俊敏なビジネスにも対応できるため、Control Center は当社にとって欠かせないツールとなっています。」と Robertson 氏は言います。「今では手動で更新するのではなく、1 か所で全体を更新できるため、プロセスを簡単にして時間とコストを節約できます。」

グローバルなカレンダー ビューでイベントの認知性を向上

Aruba (アルバ) は、Smartsheet Calendar アプリを使用して、数百件に及ぶ世界規模のセールスとマーケティングのイベントと活動をすべてのマーケティング チームに詳細に表示できます。マーケティング担当者は SharePoin 内に埋め込まれた Calendar アプリのリンクを使用して最新のカレンダー データを可視化し、指定のチーム メンバーによってアクションが実行されるまで待つことなく、自分でカレンダーを更新できます。

「どのイベント所有者も Calendar アプリでイベントを追加または変更できます。」と Robertson 氏は言います。「データが公開されるまで待つことはなくなりました。さらに、アプリに用意されているカスタマイズされたフィルター レイヤーを使用してカレンダー データを簡単に分類できます。」

Aruba (アルバ) のエグゼクティブ リーダーシップ チームは Calendar アプリのダッシュボードを使用して、活動とイベントをリアルタイムでより適切に把握できます。「当社のリーダーシップ チームは地域のイベントまたは世界規模のイベントを詳細に把握したいと考えているため、1 か所ですべてを確認できる必要があります。」と Robertson 氏は話します。「Smartsheet を使い始めて、それができるようになりました。」

統合により共同作業を強化 

Aruba (アルバ) は、Smartsheet を Slack、Microsoft Teams などのコミュニケーション アプリケーションと統合することで、さまざまなグループ間の共同作業を強化しています。「さまざまなレポート、ダッシュボード、スマート シートを Teams に公開し、Teams 内で直接仕事をすることができます。」と Robertson 氏は言います。「こうすることで、プロジェクトの共同作業がさらに良くなりました。」

また、この統合により Aruba (アルバ) と HPE のマーケティング チーム間の共同作業も強化されました。たとえば、Aruba (アルバ) と HPE のチームはこれまで独自のカレンダーを使用してマーケティング イベントを追跡していました。

「他の各イベントをあまり可視化できていなかったのですが、全体で Smartsheet を採用し、それぞれが自分でレポートを作成するようになったので、可視性が向上し、不足を補うことができています。」と Robertson 氏は話します。「Calendar アプリにより、作業効率を高めることができます。」

Robertson 氏は Smartsheet を使用して HPE のマーケティング チームとさらに共同作業をするようになると確信しています。また、今後はこのツールを使用して新しいユース ケースを追加し、Smartsheet の高度な機能を活用する予定です。「Smartsheet ではプロセスを効率化し、必要なリアルタイムの可視性を実現できると同時に、リーダー向けのダッシュボードを簡単に作成できます。」と同氏は言います。「当社は Smartsheet を使った仕事のやり方をとても気に入っています。」

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