GeoTechnologiesがSmartsheetの導入で全社業務の透明性を実現　対応可能なプロジェクト数が2倍に

デジタル地図のリーディングカンパニーとして、長年にわたり日本の高精度な位置情報インフラを支え​​続けてきたGeoTechnologies。同社は今、ビジネスモデルの大きな転換期を迎えています。同社のデジタル部門を統括する専務執行役員 CDO・CISO​​の榎本司氏は「元々はサービス提供型の会社でしたが、現在は地図関連の受託案件など、要件定義から入るシステムインテグレーション型のプロジェクトが増加したため、専門のPMOが必要になりました」と語ります。この構造的変化は、同社にとって単なる事業拡大以上の意味を持っていました。特に大規模案件に関わる協業においては、納品物のクオリティのみならず、プロジェクトの遂行過程における極めて高い透明性と説明責任が不可欠となります。

かつての同社では、プロジェクト管理手法の統一が喫緊の課題となっていました。これに対しデジタル システムディベロップメント PMOの大澤浩氏は、「規模の大きなサプライチェーンに属するプロジェクトなど、どうしてもPMBOK(Project Management Body of Knowledge)ベースのウォーターフォールで進めなければならないものがあり、それを社内文化として育てていくためにSmartsheetを活用できないか、という観点でした」と導入の狙いを振り返ります。革新的なマッピング技術という独自の資産を、エンタープライズレベルの信頼性へと昇華させるための「戦略的基盤」——それこそが、同社がSmartsheetに求めた真の役割でした。

情報の断片化を打破する「信頼できる唯一の情報源」の構築

急速な組織拡大の裏側で、同社は「情報の断片化」という成長痛に直面していました。当時の状況について、IT部門で Smartsheetの導入を担当した​​渥美智康氏は、「会社として、スタンダードとなるプロジェクト管理ツールが存在していませんでした。それぞれの部署や担当者レベルで好みのツールを使っており、一部では『タスク管理が危ういのではないか』という声も聞こえてくる状況でした」と明かします。特に、現場のリアルタイムな動向を経営層の意思決定へと接続するプロセスは、上位層へ報告を上げていく作業が手作業の積み重ねになっており、機能不全に陥りつつありました。

こうした状況下、同社では専門組織としてのPMOによる管理標準化が進められました。PMOは20種類以上のPMBOK準拠テンプレートを展開し、管理手法を定型化することで、組織全体の管理品質を底上げしました。

同時に、IT部門では、Smartsheet を活用した自動連動ダッシュボードを独自に設計。これにより、現場の更新内容が即座に可視化され、担当役員への報告に直結する「信頼できる唯一の情報源」がIT部門内に確立されました。

生産性の倍増と、全社的デジタル・インフラへの昇華

Smartsheetの導入がもたらした成果は、単なる数値の改善を超え、組織文化そのものの変容を促しました。大澤氏は、「ダッシュボードがないと情報共有や報告のために1回15分ほどのミーティングが複数必要になりますが、ダッシュボードで数値とグラフを確認すれば3〜5分で済みます」と語り、進捗確認会議が本質的な議論へと凝縮されたことを強調します。さらに管理の自動化はPMのキャパシティを劇的に拡張し、「PMの作業時間は大幅に削減され、これまで1つのプロジェクトで手一杯だったPMが、2つのプロジェクトを兼務できるようになりました」とその成果を説明しています。この透明性は社外にも波及し、厳格なガバナンスを求めるグローバルなTier 1企業との信頼関係をより強固なものにしています。

現在、この成功モデルはデジタル部門の枠を超え、広報や財務といったバックオフィス部門を含む全社へと波及しつつあります。榎本氏は「例えば、PR部門がプレスリリースを出す場合、本来ならスケジュールを引き、関連部門とコラボレーションしながら進めていきます。現在はメールベースで行っているため、そういった業務の進捗管理もSmartsheetで可視化して共有できれば」と今後の展望を述べます。全社員が同一のプラットフォーム上で共創する「共通の土台」を構築することが、同社の次なる目標です。今後は生成AIとの連携も見据えながら、全社的な業務効率化を支える基盤として、Smartsheetの活用領域はさらに広がっていくことが期待されます。