オールバニー州立大学は、Smartsheet を使用して学生を成功に導き、教員が教育に充てられる時間を増やしています

オールバニー州立大学は、ジョージア州オールバニーに位置しており、豊かで多様な歴史を持っています。1903 年にオールバニー バイブル アンド マニュアル トレーニング インスティテュートとして設立されたこの学校は、1932 年にジョージア州立大学システムの一部となり、1943 年にオールバニー州立大学に名称が変更されました。オールバニー州立大学は、1996 年にジョージア州最大の歴史的な黒人大学となり、全米でも歴史的な黒人大学としてトップ 15 に入る大学になりました。現在 6,000 人以上の学生が所属し、大学院、学士、準学士、修了証取得などの幅広いプログラムを提供しています。

オールバニー州立は、学業へのアクセスと成功、組織の持続可能性と責任あるリソース管理、パートナーシップと経済的競争力、リーダーの育成と従業員エンゲージメント、という 4 つの戦略目標と目的を通じて、学生と教員が卓越した学業や活動を追求できるよう支援しています。同大学では、数年前からこれらの目標をサポートするために Smartsheet を使用してきました。「Smartsheet は、少なくとも大学の 2 つの戦略目標を達成するのに役立っています」とオールバニー州立大学のシニア インストラクショナル デザイナー、Dr. Dorea Hardy は言います。

「Smartsheet を使用して学生の出席を管理し、単位を落とすリスクがある学生を特定し、教員がコースの質を向上できるよう支援することで、最初の目標である『学業へのアクセスと成功』を実現できます。また、Smartsheet を使用して管理目標をサポートすることで、既存のツールとリソースをより効率的で信頼できるものにしています。」

Smartsheet の導入前は、前職のディレクターはスプレッドシートを使用して学校の学生情報システムと学習管理システムからデータを引き出していました。「2 つのシステムからデータを手作業で統合し、レポートを迅速に作成することに手を焼いていました。」Hardy 氏は言います。「学部長や主任は、教育に集中しなければならないので、データに基づいてレポートを作成する時間がありません。」

大学の学部長や主任は、Hardy 氏と遠隔学習チームに、学生と教員のデータを示すレポートをさらに作成するよう依頼することが多くなっていました。「多くのレポートが求められていましたが、私は既に中間ディレクターとしての職務が多くて時間が足りず、困難でした。」と Hardy 氏は言います。「簡単にレポートを作成できるものを必要としていました。」

Smartsheet を使用して、リスクのある学生を特定し、コース開発を管理し、成績表チェックを自動化

大学の前最高情報責任者がプロジェクト管理に Smartsheet を使用し始めた時、Hardy 氏にも試すよう提案しました。「カスタム フォームのコーディングではなく、Smartsheet はすべてが簡素化されていました。」彼女は言います。Hardy 氏はその後、2 つの機能を発見しました。データベースと Smartsheet 間でデータをアップロードできる Data Shuttle と、特定のユーザーとデータを共有して表示と編集ができる Dynamic View です。「これらの機能を見て、Smartsheet がとても気に入りました。」Hardy 氏は言います。

Hardy 氏とその部門は、Data Shuttle と Dynamic View を使用して、学生情報と学習管理システムからデータを自動的に収集し、最新の出席状況と成績を教員と主任たちのダッシュボードに表示しています。複数の大学の教員やスタッフ、そして大学の学務部門はこのデータを使用して、単位を落とすリスクがある学生を迅速に確認しています。 

オールバニー州立大学は Smartsheet を使用してコースの開発とレビューを管理し、Hardy 氏のチームからのリクエストに応じて教員がコースのコンテンツを自動的に提出できるようにしています。教員、学部長、主任、遠隔学習アドバイザーは、Smartsheet フォームでコースをレビューできます。遠隔学習アドバイザーは、Smartsheet を使用して月次レポートにアクセスし、特定のコースに関する統計と傾向を確認できます。

オールバニー州立大学では、学部長や主任が学部コースの採点プロセスを追跡するのにも Smartsheet を役立てています。たとえば、カスタマイズされた Smartsheet レポートを使用して、オンラインの教師がコースにログインしたかどうかを確認し、学生の成績を適時に確認することができます。さらに、Hardy 氏のチームは大学のテスト センターと協力し、Smartsheet でテストの監督を管理しています。学生がオンラインで試験監督用の場所を登録すると、データは自動的に Smartsheet に送信されます。それが Smartsheet のワークフローのトリガーとなり、テストの場所と時間の情報を試験監督者やインストラクターに電子メールで送信します。「スタッフが個々のテスト場所と試験監督者を記録して確認するのに、以前は少なくとも 30 分はかかりました。」と Hardy 氏は言います。「Smartsheet を使えば、わずか数分ですばやく確認できます。」

管理タスクではなく教育に焦点を当てる

Smartsheet を使用することで、オールバニー州立大学の教員はデータの検索やレポートの作成に費やす時間を短縮できるため、教育により集中することができます。「学部長、主任、インストラクターは、すべてのコースを一目で確認できるようになりました。」と Hardy 氏は言います。「コースの開発とレビューに関しては、Smartsheet でタスクをオフロードすれば、簡単に作業ができます。インストラクターは私たちにコンテンツを送信するだけで、あとは Smartsheet が処理してくれます。」教員も最新のデータにアクセスできます。このデータには、コースにログインした教員の数や、クラス課題を期限内に採点した教員の数に関する最新の統計情報が表示されます。「今では、学部長や主任は必要なときにいつでもこのデータを利用できます。それも一週間前のデータではなく、新鮮なデータです。」と Hardy 氏は言います。

Hardy 氏とチームは、学部長と主任向けのレポートも以前より速く作成できるようになりました。

「Smartsheet を導入する前、ディレクターは週に一度しかレポートを作成できませんでした。なぜなら、学生情報と学習管理システムからデータを引き出し、それらを組み合わせて、フィルターする必要があったからです。」と Hardy 氏は言います。

「Smartsheet を使用すると、すべてが自動化されており、基本的にドラッグ アンド ドロップのタスクで済むため、こうしたレポートを毎日実行できます。以前は毎日 4 時間かかっていた作業が、今ではたった 30 分です。」その結果、Hardy 氏はコース開発と教育設計に多くの時間を費やすことができるようになりました。

学生の成功をサポート

オールバニー州立大学の教員は、Smartsheet を使用してリスクのある学生を監視して軌道に戻れるようにし、単位を落とさないよう支援します。「Smartsheet のダッシュボードを見れば、単位を落とすリスクが高い学生を簡単に確認でき、必要なチュートリアル サポートを提供できます。」と Hardy 氏は言います。  

「学期を通じて学生が自分の成績を確認できるようにするべきです。なぜなら、それは彼らの成績を正確に反映していないからです。」と Hardy 氏は言います。「私たちは Smartsheet のデータを使用してレポートを提供し、教員が成績表を最新の状態に更新していることを学部長や主任に知らせることができます。したがって学生はいつでも成績を確認でき、チューターが必要かどうかを判断できます。」

Smartsheet の自動化されたワークフローを利用することで、オールバニー州立大学の学生は、レポートをドラッグ アンド ドロップして大学のオンライン ライティング センターに提出し、レビューを受けられるようになっています。「これにより、学生は課題を提出して採点を受ける前に、迅速なフィードバックを得られます。」と Hardy 氏は言います。 

ハイブリッド型の学習モデルに移行するにつれて、Smartsheet は大学が学問における誠実性を維持するのにも役立っています。「私たちの目標は、オンライン配信向けに承認された、質の高いコースを多く備えることです。」と Hardy 氏は言います。「教員にオンラインで教えろと言うだけではありません。学生に最高の教育体験を提供できるように、教員を支援したいと考えています。Smartsheet は、その目標を達成するのに役立ちます。」

このストーリーの詳細については、事例をご覧ください。