AdventHealth、Smartsheet で地域の医療提供者のデータを一元化し、プロジェクト管理にかかる時間を短縮

AdventHealth は信仰に基づく医療機関として、身体、心、精神を総合的にケアすることをミッションとしています。53 の病院に加え、外来診療所および急性期後治療施設のネットワークを通じて、毎年 710 万人の患者に治療を提供しています。

AdventHealth の施設は 9 つの州に分散しているため、プロジェクト管理部門への依存度が高くなっています。この部門では、建設プロジェクトからプロセスの改善、医師のオンボーディングに至るまで、あらゆる作業を Smartsheet で追跡しています。「Smartsheet を使用することで、部門としての効率が向上しています。すべてのプロジェクトを、開始から終了までシームレスに追跡できるのです」。AdventHealth のプロジェクト管理部門でアシスタント バイス プレジデントを務める Maria Boyd 氏は述べています。

Smartsheet の導入以前、AdventHealth フロリダ州西部チームにはプロジェクトを追跡する方法がなく、組織内でプロジェクト管理の必要性が高まるにつれてこの点が問題視されるようになりました。 

「適切なツールがなく、スタッフはメールやスプレッドシートを多用していたので、プロジェクトや医療提供者に関する情報を明確に把握するのが難しいのが現状でした」と、AdventHealth でプロジェクト マネージャーを務める Natalia Lara 氏は言います。 

その結果、作業の重複、手作業によるフォローアップ、プロジェクトの進捗の追跡に多くの時間を費やさざるを得ませんでした。「弊社のチームは、さまざまな関係者がかかわる何百もの異なるタスクを管理しており、何度もメールをやり取りする必要があるため、適切な担当者やプロジェクトに関する最新情報を見つけ出す作業に明け暮れる毎日でした。担当者から回答が得られたときには、すでに期限についてのフォローアップ メールによるリマインダーが届くといった状態でした。弊社では、部門内でリーン オペレーションを実現するという戦略的目標があります。これを達成するには、効率アップが欠かせないことは明らかでした」。

Smartsheet によるプロジェクトとプロセスの合理化 

AdventHealth のプロジェクト管理チームが Smartsheet を採用したのは、機能とそのシンプルさが理由でした。「Smartsheet はとても使い勝手がいいと思います。プログラミングの知識がないスタッフが大半なのですが、このツールなら最小限のコーディングでカスタムのプロジェクト管理ソリューションを簡単に構築できます」と Lara 氏は述べています。

AdventHealth では毎日 Smartsheet を使用して、医療提供者のオンボーディングとオフボーディング、医師の採用、建設業務、部門の取り組みを一元的に追跡管理しています。プロジェクト マネージャーは、新しいプロジェクト情報の入力、プロジェクトのステータス更新、進捗状況の追跡にも Smartsheet を活用します。Smartsheet の自動化されたワークフローによって、期限のリマインダーやその他のマイルストーンの通知がフロリダ州西部全域の関係者に送信されます。 

「AdventHealth のシステム全体には多数の関係者がいますが、何百もの通知が Smartsheet に組み込まれているので、各関係者にプロジェクトのリマインダーや最新情報がタイムリーに届けられます」と Boyd 氏は言います。 

Smartsheet で新しいプロジェクトを開始する際は、ソリューションを構築して自動メッセージを特定の関係者に送信します。ワークフローで次に必要になるステップを通知できるので、業務がスムーズに進みます。

また、プロジェクト チームや関係者、経営陣向けのレポートやダッシュボードの構築にもSmartsheetが活用されています。各ダッシュボードにはプロジェクトの概要が表示され、メトリックやステータスの最新情報を確認できます。各部門はカスタム ダッシュボードで開始日などの重要なオンボーディング情報を確認できます。また経営陣は、プロジェクトの各段階に関するデータや医療提供者データの概要を把握できます。またAdventHealth の経営陣は、ビジネス開発チームや戦略チームが Smartsheet にアップロードした医療提供者の業務文書もダッシュボードで追跡しています。

さらに AdventHealth では、外部団体から共有された買収データの収集・保存にも Smartsheet を使用しています。「買収には外部団体との連携が欠かせませんが、Smartsheet で独自のリンクを共有するだけで、財務文書を簡単にアップロードできるのです」と Boyd 氏は言います。

医療提供者、採用、施設データを一元管理できる情報源

AdventHealth は、Smartsheet を使用して、すべてのプロジェクト データを一元化し、常時何百ものプロジェクトを合理的に追跡しています。プロジェクトの関係者に何度もメールを送信したり、複数のスプレッドシートを検索して最新情報を探したりすることなく、すべてを 1 つの場所で確認できるようになりました。「Smartsheet は、医師のオンボーディングと採用のプロセスを合理化および一元化し、部門間のコミュニケーションを改善するのに役立ちました。」とBoyd 氏は言います。 

「弊社のチームは少人数なので、医療提供者、医師の採用、新しい施設に関するすべてのデータを一元管理できる情報源として Smartsheet を活用しています。おかげさまでフロリダ州西部全域のプロジェクト管理オフィスとしての運営が可能になりました」。

以前の AdventHealth では、医療提供団体の買収や離脱、施設の移動など、オンボーディングの移行タイプごとに個別の作業計画を管理する必要がありました。「移行ごとに異なるタスクがあり、最大で 300 もの項目をすべて追跡する必要がありました」と Lara 氏は言います。「これらのデータをすべて Smartsheet に移動することで、この情報をすべてまとめて使用できるテンプレートの作成が可能になりました。あらゆる作業がより効率的になり、アクセスもしやすくなりました」。

可視性の向上でより正確なオンボーディング プロセスを実現

Smartsheet の自動通知、自動レポート、ダッシュボードを活用することで、AdventHealth の経営陣はリアルタイムの詳細データにアクセスできるため、オンボーディング プロセスをより詳しく把握できるようになりました。 

「プロジェクトのデータを探す手間が省けます。すべてのデータにワンクリックでアクセスできるので必要な文書がすぐに見つかります」と Boyd 氏は述べています。 

情報へのアクセスが容易になったことで、経営陣は、オンボードまたは離脱する医療提供者の正確な数をリアルタイムで確認できるようになりました。「Smartsheet で医療提供者の正確な登録リストを作成することで、AdventHealth の成長傾向を追跡できるようになりました」と Lara 氏は言います。「離脱する医療提供者の数や、勤務先が変わる医療提供者の数、また新規医療提供者のオンボーディングに要する日数などを確認できます。Smartsheet の導入後、弊社のオンボーディング チームでは医療提供者のデータの可視性と透明性が大きく向上し、採用チームでは、自動化されたワークフローとメトリックのおかげで作業時間を短縮できました。今では、採用やオンボーディングが終わるまで 30 日、90 日、120 日という時間が必要になっている場合、その理由を明確に判断し、作業を早めるための対応が取れるようになりました」。

Smartsheet を使用することで関係者にとっての可視性が向上し、プロジェクトの重要なマイルストーンが確実に達成されているかをいつでも確認できます。「タイムラインを追跡し、プロセスの遅延を綿密に監視できるため、承認プロセスをよりスムーズに進められます。」と Lara 氏は言います。「またダッシュボードのおかげで、各段階を確実に完了しようという責任感も高まります。ダッシュボードで期限超過のフラグが付いたプロジェクトを見たいと思う人はいませんので、おのずと説明責任と透明性が向上するのです。また、この情報はすべて一元化されて各関係者が閲覧できるため、さまざまな市場のアクティブな業務数や、他の市場で採用を計画している専門家の数なども確認できます」。

プロジェクトの所要時間の短縮 

Smartsheet によって効率アップが実現したことで、AdventHealth は新しい取り組みにかかる時間も短縮できるようになりました。「Smartsheet ではプロセスをより迅速に進められるため、時間が経っても進行していないプロジェクトが見つかった場合は、開始から終了までの時間を短縮することに注力できます。」と Boyd 氏は述べています。AdventHealth のプロジェクト管理部門でも、管理タスクを自動化し、手作業でのデータ入力や電子メール送信を回避することで、時間とコスト両方の節約が可能になりました。 

「リマインダーの送信やプロジェクトの追跡など、Smartsheet で自動的に行われる管理作業をすべて行うには、少なくとも 2 人のスタッフを増員しなければなりません」と Boyd 氏は言います。

AdventHealth では、今後 Smartsheet の追加機能の導入を検討しています。「Smartsheet は本当に好評なので、他の部門でも採用され始めています。」と Boyd 氏は述べています。「組織全体で日々のプロセスがこんなに改善し、ここまでの可視性が得られるとは予想していませんでした。業務全体へのアプローチが劇的に変わりました」。

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