Ballad Health (バラッド ヘルス) の EPMO、Smartsheet の最新 PPM を使用して 20 の病院をまとめる

Ballad Health は、テネシー州北東部、バージニア州南西部、ノース カロライナ州北西部、そしてケンタッキー州南東部で 100 万人近い人々の健康改善に献身する、統合型の地域社会健康改善組織です。同組織は、20 の病院システム、急性期後ケアと行動医療サービス、そして複数専門科のグループ診療を運営しています。

Ballad Health は施設が 29 の農村郡に分散していますが、従業員に統一されたコミュニケーション機能を提供するよう努力しています。「私たちは、アメリカの農村部とアパラチア高地における医療提供のリーダー、そして革新者でありたいと考えています」と、Ballad Health のプロジェクト管理およびオペレーショナル エクセレンス担当バイス プレジデントの Isaac Mitchell 氏は言います。「医療チームはさまざまな場所にいるため、それは難しいことです。私たちは連携するための新しくより良い方法を常に探しています」。

Ballad Health は、Smartsheet の最新 PPM を使用し、さまざまなチームをまとめ、プロジェクトを一元的に管理し、ダッシュボードを使って重要なデータを経営陣に提示できるようにしました。 

「Smartsheet のおかげで、私たちは使命を果たすために団結したチームとして働くことができます。その使命とは、可能な限り最高の治療を提供することでサービスを提供する人々に敬意を表することです」と Mitchell 氏は言います。

Smartsheet の最新 PPM を組織全体で採用するまで、Ballad Health のエンタープライズ プログラム管理オフィス (EPMO) では、電子メール、プロジェクト管理ツール、スプレッドシートを組み合わせてアクション アイテム、チームの稼働率、プロジェクトのキャパシティ、ROI を追跡していました。「全員が情報を見つけられる共通の場所がありませんでした」と Mitchell 氏は言います。「会議の議事録とプロジェクト計画を別の場所に保存していましたし、データを PDF に変換して手作業で送付しなければならないこともよくありました。私は運営委員会の会議用スライド プレゼンテーションのデータを準備するために、週の 25% を費やすこともありました」。

統一されたツールがなければ、Ballad Health の EPMO は情報のボトルネックになりかねませんでした。「私のチームは、プロジェクトのステータスを知る必要があったりレポートが必要になったときの、唯一の情報源でした」と Mitchell 氏は言います。「その結果、私たちは電子メールでテキスト文書や更新を送信していました。私たちが求めていたのはよりダイナミックなプロジェクト管理方法であり、プロジェクトを送信した瞬間に古くなるステータス文書を使用することではありません。最終的には、手作業を自動化することでさらにキャパシティを確保し、もっと大きな仕事に集中して顧客により良いサービスを提供したいと考えていました」。

Smartsheet の最新 PPM によるプロジェクト管理とレポート作成の合理化

Ballad Health はいくつかのソフトウェア ソリューションを検討した後、Smartsheet の最新 PPM をプロジェクト管理ツールとして選択しました。「費用対効果の高い方法で組織全体で共有できるものを求めていたので、Smartsheet はその条件にぴったりでした」と Mitchell 氏は言います。「Smartsheet は柔軟性もあります。事前に定義されたソリューションではなく、特定のニーズに合わせて使用できるものが必要だったところ、Smartsheet はまさにそれを提供してくれました」。

Ballad Health の EPMO では、Smartsheet の最新 PPM を使用して、常に 150 を超えるプロジェクトを管理しています。Smartsheet の導入が増えるにつれて、オペレーショナル エクセレンス、財務、マーケティングなどの他のチームも、このツールを使用してプロジェクトを追跡するようになりました。「Smartsheet の最新 PPM は非常に直感的で使いやすいため、組織内での導入が急速に増え続けています」と Mitchell 氏は言います。

Ballad Health は Smartsheet で自動化されたワークフローを使用することで、プロジェクト マネージャーや組織全体のその他の関係者に、プロジェクトの期限とリマインダーを自動的に送信できるようになりました。また、Smartsheet の最新 PPM を使用して、各プロジェクトの概要を含むレポートやダッシュボードを作成しています。組織のエグゼクティブ チームも、ダッシュボードにアクセスして、プロジェクトの最新のステータスをすばやく確認できます。「ワークフローを自動化することで、シート、レポート、ダッシュボードを一元管理できるようになりました」と Mitchell 氏は言います。さらに同組織では、プロジェクト マネージャーが必要な特定のデータにアクセスできる Smartsheet Dynamic View や、複数の外部ソースから Smartsheet に財務データをアップロードする Data Shuttle などのプレミアム機能を活用しています。  

より効率的なプロジェクト管理と 20 の病院間のコミュニケーションの改善

Ballad Health では、Smartsheet の最新 PPM を使用することで、手作業によるデータ入力や複数のスプレッドシート、電子メールに頼ることなく、プロジェクトの開始から終了までを自動的に追跡できるようになりました。「以前は、プロジェクト ステータスの最新情報を経営陣に提供する際、数日かけてレポートを準備していました。今では、ダッシュボードのボタンをクリックするだけですべてのプロジェクト データを提供でき、プロジェクト マネージャーが更新を入力するたびに、データが自動的に更新されます」。Ballad Health の EPMO では、運営委員会やリーダーシップ会議用のスライド プレゼンテーションを作成する必要がないため、週に 60 時間以上 (年間 3,000 時間以上) の管理時間を節約できています。「人手不足は現実に起きていますし、他の多くの医療組織と同様、私たちのリソースも制約されています」と Mitchell 氏は言います。「Smartsheet の最新 PPM で効率と生産性を改善することで、チームの全員がプロジェクトで能力を最大限に発揮できるようになりました。すべて手作業で計算する代わりに、Smartsheet の最新 PPM にすべてを任せていればいいのです」。

Smartsheet の最新 PPM で統合されたシート、レポート、ダッシュボードを通じてプロジェクト データを一元化することで、内部コミュニケーションも増加しました。 

「Smartsheet の最新 PPM のおかげで、バージニア州南西部の農村病院からテネシー州北東部の本部オフィスに至るまで、より良いコミュニケーションを取れるようになりました」と Mitchell 氏は言います。「今年の個人的な目標のひとつは、システムの共同作業を促進し、20 の病院全体でベスト プラクティスを共有することです。Smartsheet の最新 PPM があれば、コミュニケーションと共同作業を効率的に改善し、その目標を達成できます」。

市民により良い医療を提供 

手動プロセスを自動化し、レポートの作成と会議の準備にかかる時間を節約することで、EPMO はより多くのプロジェクトを引き受け、戦略的な取り組みに集中できるようになりました。「Smartsheet の最新 PPM のおかげで、私たちは品質と安全性のダッシュボードのような、より大きなプロジェクトについて考える時間を確保できます。こうしたダッシュボードはコミュニティにより良いサービスを提供し、可能な限り最高の医療を提供するのに役立ちます」と Mitchell 氏は言います。

同組織のプロジェクト マネージャーはまた、健康問題のために失われる生命を減らす方法を見つけるために、ポピュレーション ヘルス データの分析により多くの時間を費やすようになりました。 

「Smartsheet の最新 PPM を使用することで、以前ならスプレッドシートや静的レポートに隠れていたデータを見つけることができます。今では、健康成果に関するメトリックや、サービスを提供する地域全体で医療成果を改善する方法など、私たちが追跡すべき特定のデータを発見できます」と Mitchell 氏は言います。

透明性でプロジェクトの進行を加速

Ballad Health は、Smartsheet の最新 PPM を通じてプロジェクトとデータの可視性を高めることで、組織全体の透明性を向上させました。たとえば、戦略的イニシアチブに関する最新情報を含む新しいシステム全体のダッシュボードとカレンダーは、すべての PMO グループ、最前線の臨床チーム、企業リーダーなど、Ballad Health の誰もがアクセスできます。また別のダッシュボードでは、オペレーショナル エクセレンスと、プロセス改善による投資収益率 (ROI) を確認できます。「財務チームと緊密に連携して、ダッシュボードでプロジェクトの ROI を計算し、それらのメトリックを検証しています」と Mitchell 氏は言います。「これにより透明性が生まれるので、誰もが私たちの成功を確認できます」。前会計年度のレポートによると、Ballad Health は 3,000 万ドル以上の ROI を達成し、チーム メンバーあたりの収益は投資の 16 倍に達しました。

さらに、Ballad Health は、統合された医師診療パートナーがプロジェクトの最新の進捗状況を確認できるダッシュボードを構築しました。「これにより、特定のプロジェクトが成功しているか失敗しているかを、パートナーがリアルタイムのデータで確認できるようになりました」と Mitchell 氏は言います。「最終的には、これによってプロジェクトの進行が迅速化し、現在は ROI メトリックが大幅に向上しています。さらに、プロジェクト マネージャーは担当するプロジェクトを 30% 以上増やすことができました」。また、Smartsheet の最新 PPM を使用してリソースの使用状況を透明化することで、プロジェクト マネージャーはプロジェクト計画を立てやすくなりました。「この情報を使えば、プロジェクトのチーム メンバーを増員すべきかどうかがわかり、そこから組織の優先順位についてより良い議論を始めることができます」と Mitchell 氏は言います。

Ballad Health は現在、Smartsheet の最新 PPM の採用をイノベーション、マーケティング、コミュニケーション、ポピュレーション ヘルス、戦略的プランニング、行動医療などの領域に拡大しようとしています。Mitchell 氏は次のように述べます。「私たちはこれからも Smartsheet の最新 PPM を使用してダッシュボードとレポートを開発し、パフォーマンスをより良く追跡し、本当に重要なこと、つまり地域社会の健康ニーズに応えることに注力していきます」。

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。