St. Thomas Elgin General Hospital、Smartsheet で効率と生産性を高め、臨床上の意思決定を改善

St. Thomas Elgin General Hospital (STEGH) は、オンタリオ州セント トーマス市とエルジン郡内の 8 つの自治体で患者ケアに専心する 179 床の病院です。STEGH は、内科、外科、産科、小児科、麻酔科、救急、精神科、家庭医療などの複数の分野をカバーし、包括的な医療を 24 時間提供しています。オンラインでの詳細: https://www.stegh.on.ca/

数か月前から、STEGH は Smartsheet を使用して入退院の追跡、臨床データの可視化と分析を行い、モーニング ハドル (その日の仕事の始まりに行う毎日の会議) を合理化してきました。 

「当院は継続的な品質改善に根ざした組織であり、適切な意思決定を行うためにデータに大きく依存しています」と、同院のリーン トランスフォーメーションおよび戦略的イニシアチブ マネージャーである Kat Jacobs 氏は言います。「Smartsheet のおかげでデータをより適切に管理でき、前進しながら革新を行い、変化するニーズに対応することができます」。

Smartsheet を使用する前、STEGH では重要な運営情報を追跡するためのより良い方法を必要としていました。「セントトーマスとエルジン郡は、当院が対応しきれないほどの急速な成長を遂げています。その成長と並行して患者統計も成長していて、私たちはメトリックを測定するためのより良い方法を必要としていました」と、STEGH 患者サービスおよび情報技術サービス担当バイス プレジデント兼最高情報責任者である Monica Olanski 氏は言います。「稼働率の追跡には時代遅れのプロセスを使っていました。臨床リーダーたちが毎日のベッド ハドルの会話の中で、入院、退院、人員配置の問題に関する情報を提供していました。1 人のリーダーが会話を進めながらデータを入力し、別のリーダーがホワイトボードに情報を記録してメトリックを追跡していました。豊富な会話と多くのデータはありましたが、将来の意思決定に役立つような方法でデータを追跡できていませんでした」と Olanski 氏は言います。

稼働率、人員配置、アクセスとフローのメトリックを追跡

Smartsheet を採用する前に、STEGH は主要な関係者と連携し、今後の変更について頻繁にコミュニケーションをとるようにしました。「導入にあたっては、オペレーショナル エクセレンスの達成という戦略的な柱に従いました」と Jacobs 氏は説明します。「人々は変更が一夜にしてなるものではないことを理解し、プロセス全体を通して小さな反復的な変更を快く受け入れてくれました」。

現在、臨床リーダーは Smartsheet を使用して、毎日の稼働率のメトリック、人員配置レベル、アクセスとフローのメトリックなどの重要なデータを、コンピューターや自分のモバイル デバイスで Smartsheet モバイル アプリを使用して入力しています。常に最大 30 人の職員が Smartsheet に臨床データを入力しているため、救急部門の患者数統計と入退院を追跡することができています。

レポート作成の簡素化とモーニング ハドルの生産性向上 

STEGH の臨床マネージャーは毎日スプレッドシートにデータを手作業で入力する必要がなくなり、組織全体の業務効率が向上しました。「CEO 向けのサマリー レポートを作成する場合、今すぐ簡単にデータを引き出すことができます。以前はそれが非常に困難だったため、時間を要していました」と、STEGH の医療および救急担当ディレクターの Tina Oliveira 氏は言います。「あらゆるものがより標準化され、一元化されたため、レポート作成が簡素化され、効率が向上しました」。

人員配置の改善 

STEGH では、Smartsheet を利用して患者の統計数を綿密に管理することで、人員配置レベルをより正確に監視しています。 

「Smartsheet のデータを使えば、スタッフが不足している場所を簡単に確認できるため、適切な人員を適切な部門に配置することができます」と、Olanski 氏は言います。 

Smartsheet は、病院の 2 つの救急部門での患者数の超過管理にも役立っています。「人数超過用のユニットに患者を受け入れた場合、全体の稼働率を超えてしまいます。Smartsheet で正確な人数を把握できることは、計画上非常に重要です」と Jacobs 氏は言います。「患者数が増加するにつれて、人数超過用ベッドを使用する必要がある頻度を確認することは有益です」。

より多くの情報に基づく意思決定

Smartsheet を活用して稼働状況、フロー、人員配置の傾向を追跡することで、臨床リーダーはより多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。「当院はデータを収集して一元化するフェーズ 1 に取り組んでいますが、報告するメトリックを理解し、将来の意思決定に活かすフェーズ 2 に近づいています」と、Olanski 氏は言います。 

「データは伝え、ストーリーは売れるのです。Smartsheet のおかげでデータとストーリーの両方を取得できるようになったので、病院全体についてより良い意思決定を行うことができます」。 

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。