効果的なプロジェクト管理のための無料プロジェクト レポート テンプレート トップ 17

プロジェクト レポートを書くときは、事実に忠実に従い、主張をデータで裏付けましょう。テンプレートを使用してレポートに構造を持たせ、オーディエンスに合わせてレポートをカスタマイズすることを検討してください。以下に、レポート作成に関する主なヒントをまとめました。

• オーディエンスを知る: レポートで伝える情報の種類と深さは、オーディエンスの性質によって異なります。たとえば、マネージャーやクライアントは、関係者や他の担当者よりも、プロジェクトに関係する概念や用語をよく理解しているかもしれません。したがって、効果的なプロジェクト報告では、適切な口調と表現を使用し、プロジェクトの概要と詳細を共有するタイミングを把握する必要があります。 また、年度末レポートとプロジェクト ステータス レポートでは、オーディエンスが関心を持つ内容が異なることもあります。
• レポートに構造を持たせる: オーディエンスと、伝えるプロジェクトの要素を特定したら、情報が意味を成し、読者にとって役立つようにレポートのセグメントを整理します。たとえば、プロジェクトの識別情報と背景情報はレポートの冒頭近くに配置し、要約の詳細は末尾近くに配置するようにします。
• 事実のみを提供: プロジェクトの失敗や成功に関係なく、レポートは客観的で個人的な偏見のないものでなければなりません。意見が必要な場合は、明確にラベルを付けて、レポートの別のセグメントに配置する必要があります。さらに、レポートで提示するグラフ、指標、その他のパフォーマンス データは、読者にとって信頼性が高く有意義なものとなるよう、正確かつ最新のものである必要があります。 
• テンプレートを使用する: カスタマイズ可能なテンプレートを使用してレポートの作成を開始することで、レポートの作成にかかる時間を節約できます。テンプレートはプロセスを標準化するのに役立ち、ニーズに合わせて簡単に調整できます。上記の無料テンプレートをレポート作成のニーズに合わせて使用し、さらにその他のプロジェクト管理テンプレートについては、こちらの記事をご覧ください。
• オンライン レポート ツールを使用する: プロジェクトの開発をビジネス目標と一致させることはプロジェクト管理の基礎であり、プロジェクトの成功または失敗は使用するツールに大きく左右される可能性があります。さまざまな方法 (カンバン ボード、ガント ビュー、ダッシュボードなど) でのデータ表示、複数のプロジェクトのリアルタイム ステータスの表示、さまざまな権限レベルの提供、定期的なレポートの設定などが可能なオンライン ツールを使用しましょう (このようなツールでは、これらの定期的なレポートを指定された関係者に設定された頻度で自動的に電子メールで送信できるため、プロジェクト マネージャーは他の重要なプロジェクト要素に集中することができます)。これらのオンライン ツールは、プロジェクト プロセスおよびステータスの可視性を高めます。