プロジェクト ステータス レポートの最終ガイド

By Kate Eby | 2017年5月18日 (更新 2024年5月1日)

この記事では、オーディエンスに応じて、プロジェクト ステータス レポートの成功に役立つ要素について説明します。また、ビジネス リーダーから、最も効果的なプロジェクト ステータス レポートの理由についても話を聞きます。さらに、独自のレポートを作成するためにカスタマイズできるテンプレートの例も紹介します。

プロジェクト ステータス レポートとは?

プロジェクト ステータス レポートとは、プロジェクトの全体的な進捗とプロジェクト計画をまとめた文書です。 

プロジェクト ステータス レポートの目標は、すべての関係者に進捗を知らせ、問題が発生する前に軽減し、プロジェクトが指定された期間内に確実に着陸できるようにすることです。

プロジェクト ステータス レポートは、全員がプロジェクトの進捗状況を把握するため、組織全体のコミュニケーションを改善するのに役立ちます。また、全員が最新の状態を保つよう参照できる単一の正式なレポートで、コミュニケーション プロセスを簡素化するのにも役立ちます。 

さらに、プロジェクト ステータス レポートは、チーム メンバー間の緊密なコミュニケーションを維持し、すべての目標と目標を確実に達成することで、プロジェクトに対する組織のサポートを改善します。

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プロジェクト ステータス レポートの目的

プロジェクト ステータス レポートを使用する多くのメリットの 1 つは、組織がプロジェクトの最初の特定のプロジェクト マイルストーンと進捗対策に必ず合意する点です。プロジェクト マネージャーは、これらの重要な基準を収集し、それを見る必要があるすべての人に役立つプロジェクト ステータス レポートを作成します。

また、プロジェクト ステータス レポートでは、次の作業が容易になります。

  • 関係者からのバイインを作成し、有効にする
  • マイルストーンに向けた進捗の透明性を提供する
  • 問題やリスクを特定し、コースの修正を迅速に行えるように支援する
  • 個人、チーム、リソースが行う作業の進捗を正確に特定することで、人員を交代させ、タイムリーにスタッフを招き入れられるようにします。たとえば、UX デザイナーは Web デザイン プロジェクトの初期段階から、サイト アーキテクチャとワイヤフレームをマッピングすることから始めます。コピーライターやデザイナーの仕事は次のようになります。
  • プロジェクトの健全性の大まかなゲージを提供する
  • 不愉快な驚きを防ぎます (チーム メンバー、クライアント、関係者に)
  • プロジェクト メンバーとリーダーの責任を維持する方法を提供する
  • 紙の証跡を提供する
  • スコープ クリープを防ぐ
  • 目的とするオーディエンスに適切な情報を提示する

Chris Daniel は、大企業や米国政府のプロジェクトを監督し、プロジェクト マネージャーが PMP 認定のために勉強するためのトレーニング プログラムを運営しています。彼は、プロジェクト ステータス レポートは過去数十年であまり変更されていないと言います。ステータス レポートの基本的な要素は比較的変わらないという事実があります。

 

“The basics are critical to include in any project status report. It’s especially important to show how budget and scope are tracking, as well as any risks and roadblocks that may have come up.” - Chris Daniel, CEO of Regroup Consulting and project management trainer. He continues, “Starting with a template is fine, but of course the first thing a project manager is going to do is modify it to reflect the relevant details of that specific project.” 

 

プロジェクト ステータス コード

プロジェクト ステータス コードは、プロジェクトがプロジェクト全体の進行のどこにあるのかを特定する合理化されたコードやフレーズです。 

プロジェクト ステータス コードは、チーム メンバーや関係者が、プロジェクトがアクティブか休止か、プロジェクト計画の段階を迅速に特定するのに役立ちます。

プロジェクト ステータス レポートの種類: オーディエンスを把握する

プロジェクト管理の専門家は、直属のチーム メンバーや関係者に週次ステータス レポート (WSR)、高レベルのマネージャーや関係者向けの月次または隔月のステータス レポート、CEO、ディレクター、その他のハイライトとトップ勝利を確認したい場合は定期的で超ハイレベルなステータス レポートを推奨します。

Microsoft Word、Microsoft Excel、Microsoft プロジェクトなど、あらゆる形式を使用できます。次に、プロジェクト ステータス レポートの各タイプと関連するオーディエンスを詳しく見ていきましょう。

週間プロジェクト ステータス レポート

一般的に、プロジェクト マネージャーは、定期的な納品が予定されている前であっても、このレポートを常に維持しているため、マネージャーが見たいと思う場合は、プロジェクト マネージャーが 1 時間以内にレポートを提供できます。

このレポートの通常のオーディエンスには、プロジェクト チームのメンバー、プロジェクト マネージャーのマネージャー、リソース マネージャー、そしておそらく主要な関係者が含まれます。 

毎週のプロジェクト ステータス レポートには、可能な限り適切な詳細を含め、他のオーディエンスに提供されるレポートよりも詳細を含める必要があります。毎週のプロジェクト ステータス レポートの目標は、プロジェクトに最も関与する人々に、プロジェクトの進捗状況を徹底的に把握することです。レポートは予算を追跡し、マイルストーンを示し、リスクを列挙します。

月次プロジェクト ステータス レポート

毎月または隔月のプロジェクト ステータス レポートを使用すると、より高いレベルのマネージャーがプロジェクト マネージャーが実行しているプロジェクトに関心を持ち、コントロールしていると感じやすくなります。このオーディエンスは、週次レポートと同じレベルの詳細 (たとえば、誰が何をしているのか、どのくらいの時間がかかるかを) 必要としません。 

このオーディエンスは、プロジェクトの進捗状況を最高の俯瞰したいと考えています。より高いレベルのマネージャーは、予算、支出、成果物の品質、リスクや障害の性質を追跡することに興味があります。プロジェクト マネージャーが重大なリスク、挫折、障害を抱えている場合、毎月のレポートがその問題をマネージャーに伝えるのを待つべきではありません。これらの月次報告書には、おそらく素晴らしい勝利、効率、仲間の関係者からの賛辞を除いて、これらの経営陣にとって非常に驚くべきことはありません。これらの高レベルのエグゼクティブは、情報を得ていると感じる必要があるため、マネージャーがプロジェクトについて尋ねれば、トップレベルの話し合いポイントが用意されます。また、最新の状態にすることで、意思決定者は必要に応じて行動を起こすことができます。

CEO レベルのプロジェクト ステータス レポート


すべてのプロジェクトや会社がこの種のプロジェクト ステータス レポートを必要とするわけではありませんが、多くのプロジェクト管理の専門家は、CEO レベルのレポートが会社の経営陣のトップからの買収と可視性の鍵となる可能性があると考えています。

Chris Daniel は、この特定の種類のステータス レポートを成功に導く重要な要素について言及しています。「このオーディエンスは複数のプロジェクトを担当しているため、本当にトップレベルのハイライトのみを見たいと考えています」と Daniel 氏は指摘します。「あなたが望むインパクトのために、あなたはシズルを持っている必要があります。つまり、データを視覚的に呼び出す視覚的に魅力的なデック (PowerPoint または Prezi で) を構築する必要があります。また、アクション アイテムに対する説明責任も含める必要があります。誰が前進しているのか、誰が何をしているのかを説明します。

「過去の週次レポートや月次レポートのデータを解釈することも、このオーディエンスにとって非常に重要です。CEO はプロジェクト マネージャーにガイダンスと提案を求めています」と Daniel 氏は続けます。「このレポートには、最大 6 つまたは 7 つのスライドが必要です。他に何でも付録に入ることができます。また、プロジェクト マネージャーがすでに質問を予想し、簡潔な回答を提供したことを示すためには、5 問程度のよくある質問のスライドを含めることも重要です」。

月次チームとリソースのステータス レポート

会社とチームが複数の進行中のプロジェクトと重複するプロジェクトを処理している場合は、別のチームとリソース ステータス レポートを作成することも便利です。このレポートの対象者には、リソース マネージャー、チーム ディレクター、その他のさまざまな種類のリソースを管理するメンバーが含まれます。 

このレポートでは、さまざまなリソースの作業を把握する必要があります。また、リソースがいつロールオフするか、プロジェクトに参加する予定なのかも示す必要があります。たとえば、UX デザイナーがワイヤフレームを作成した後、Web プロジェクトに費やしてきた時間を短縮し、開発者は時間を増やし始め、ワイヤフレーム (およびデザインとコンテンツ) から情報を取り込み、Web 構造とページの構築を開始します。

このレポートでは、リソース マネージャーがスタッフがプロジェクトに多かれ少なかれ時間を割り当てる可能性がある時期を把握できるため、リソースを適切に割り当てることができます。

停止光プロジェクトの健全性ステータス レポート

この種のプロジェクト ステータス レポートは、多くの企業が、無限のデータポイントを週次または月次のレポートに詰め込むだけで、プロジェクト マネージャーに負担をかけていることに気づくほど人気を集めています。さまざまな企業が、よりシンプルなプロジェクト ステータス レポートに移行しています。

この新しいレポートでは、交通信号機の画像を使用してさまざまな要素を色分けすることで、プロジェクトの健全性を視覚的に表します。予算内とターゲット時は緑です。潜在的なリスクが発生した場合は黄色で表示されます。真の障害、支出超過などの場合は赤で表示されます。

 

Chad Sauter is the Director at Conway MacKenzie and has managed projects for many years. Sauter comments that his company used to require extremely detailed project management status reports but now finds  them unnecessary: “We try to stay away from complex reports now. This gives us more time to spend on actually working on the projects,” he says.

Sauter の会社は、ほぼすべてのプロジェクトに対して赤/黄色/緑のステータス レポートを使用しています。「緑や良い形の要素について話す時間を無駄にすることはありません。色分けによって、全員が何が緊急で、緊急でないことをすぐに理解できます」と彼は結論付けます。

Philosophie Software の CEO である Skot Carruth 氏は、「成功するプロジェクトには信頼と緊密な共同作業が必要です。レポート要件を持つプロジェクト マネージャーを過負荷にし始めると、クリエイティブな問題解決者よりも機械に似ています。

「PC が目標と指標を知っていれば、Carruth 氏は「順調に進んでいるかどうかを簡単に伝えることができます。そうでない場合は、罰するのではなく、彼らを助けるためにここにいます。信頼や共同作業などの価値を取り入れることは、どのレポート ツールよりもプロジェクト管理を成功させるために重要です」。

 

“When PMs know their goals and metrics, they can simply tell us if they are on track or not, and when they aren’t, we’re here to help them instead of punish them.” - SKot Carruth, CEO, Philosophie Software

多くの経営陣は、詳細なステータス レポートが必要な場合は、依存関係を把握できることが不可欠であると考えています。「これらは特定に時間を要する場合がありますが、そのレベルのインサイトは問題解決に重要です。近年、予算、コスト、時間/スケジューリングは、ステータス レポートの前面と中心になっています」と、Sauter 氏は言います。

要約すると、毎週のプロジェクト ステータス レポートは、プロジェクトの重要な開発と活動をキャプチャし、通常はプロジェクトに最も近い人、すなわち、チーム メンバー、クライアント関係者、チーム メンバーのマネージャーなどに提供されます。頻度と詳細を減らし、より詳細に提供されるプロジェクトステータスレポートは、プロジェクトの健全性を把握したいが、その詳細までは把握したくない社内の人々を対象とします。CEO やその他の上級幹部は、特にコスト削減、優れたパフォーマンス、その他のポジティブな要素に関するコールアウトでは、ハイライトのみを見たいと考えています。

プロジェクト ステータスを追跡する方法

プロジェクトのステータスを追跡するには、次の簡単な手順に従って、プロジェクトが期限内に完了していることを確認します。

  1. プロジェクト計画またはプロジェクト アウトラインの作成: 正式にプロジェクトを開始する前に、すべての重要な詳細、リソース、時間の制約など、プロジェクトの大まかな概要を最初から最後まで作成します。
  2. 具体的な目標の決定: このプロジェクトで達成したいことを、新しいマーケティング キャンペーン、製品展開など、特定します。
  3. 主要なマイルストーンを文書化する: プロジェクト タイムラインの重要な部分で、具体的な注意を払いたいと思い、期限内に達成する必要があることを決定します。
  4. 明確に定義された締め切りを確立する: プロジェクトが期限内に着陸するために満たさなければならないすべての締め切りをチームが十分に把握できるようにします。
  5. 定期的にプロジェクトを確認する: プロジェクトが始まったら、プロジェクト計画を参照して進捗を定期的にチェックインし続け、進捗と予測されるタイムラインを確認します。

無料でダウンロードできるプロジェクト ステータス テンプレートを使い始めましょう。

プロジェクト管理のプロジェクト ステータス レポート

プロジェクト ステータス レポートは、プロジェクトのタイムラインを移動する際にプロジェクトを追跡および管理するために、プロジェクト管理で非常に一般的に使用されます。

プロジェクト マネージャーとして、プロジェクト ステータス レポートで次の質問に答えるとよいでしょう。

  1. プロジェクトの目標は何ですか、そして我々は彼らに会うことができるでしょうか?
  2. プロジェクトは期限内および予算内で完了しますか?
  3. どのような成功を強調する必要がありますか?
  4. どのような課題に直面する可能性がありますか?
  5. このプロジェクトからどのような学びを得ましょうか?

プロジェクト ステータス レポートの課題

プロジェクト ステータス レポートの作成は、困難でリスクが高い場合があります。プロジェクト ステータス レポートとステータス レポート テンプレートを作成する際に考慮すべきリスクは次のとおりです。

  • コスト、スケジューリング、見積もりの予測は推測である: プロジェクト マネージャーは、レポートのこれらの構成要素について教育を受けた推測しかできません。リスクは特定できますが、常に定量化されるわけではありません: たとえば、ある企業は、既存のプロジェクトの期間中に別のプロジェクトが開始されることを知っているかもしれませんが、その 2 つ目のプロジェクトの正確なタイミングや幅を誰も知らないかもしれません。小さい場合、人員配置やその他のリソースの面でプロジェクトに与えるリスクは最小限に抑えられます。予想以上に大きい場合は、重大なリスクを引き起こす可能性があります。
  • シンプルに進むのは強いがリスクの高いトレンドである: 重要になる可能性のある詳細を見落とす可能性が高くなります。
  • キー パーソンを置き去りにするかもしれない: 最も意図した状況下でも、バイインや可視性を持つ必要があるすべての人がいない場合もあります。
  • レポートの強さに依存している: レポートには、そのレポートに含まれる情報と、結果として取られたアクションと同じくらい便利です。

プロジェクト ステータス レポートの要素

プロジェクト ステータス レポートを可能な限り便利で関連性の高いレポートにするために、重要なコンポーネントを含める必要があります。より多くの種類の情報を追加することもできますが、これらはプロジェクト マネージャーが知っておくべきミッションクリティカルな要素です。

  • プロジェクトの詳細: プロジェクト名とプロジェクト コード (該当する場合) を一覧表示します。
  • チーム: プロジェクト マネージャーやその他の主要なチーム メンバーをリスト表示する
  • ステータス日付: ケイデンス (週次、隔週、月次など) も含まれます。
  • プロジェクトのスケジュール: この期間のすべてのマイルストーンを達成しましたか?
  • スコープ: この期間中、プロジェクトはスコープ内にとどまっていますか?
  • 予算: プロジェクトは予算内、予算内、予算超過ですか?
  • 品質: これは、すべての期間中のすべてのレポートに適用されるわけではありませんが、問題がある場合は把握する価値があります。
  • 依存関係: 前進する前にチームはどのような要因を待っていますか?
  • 課題と障害: この期間中にどのような障害が発生しましたか? 彼らが何であるか、彼らを改善するために何をしているのか、誰が彼らを所有しているのかを簡単に説明します。

これらのコンポーネントはオーディエンスによって異なる場合がありますが、少なくとも、詳細な週次プロジェクト ステータス レポートにはこれらの要素を含めるべきです。さらに、プロジェクト マネージャーは、尋ねられたら、これらの要因について話すことができるはずです。

ステータス レポートを作成する方法

プロジェクトの目標、予算、マイルストーン、成果物、チーム メンバーを最初から明確にすることが重要です。

そうすれば、プロジェクト マネージャーは、スタッフが毎週詳細なタスクを達成する必要がある場合でも、毎週および毎月のステータス レポートが常にプロジェクト全体のミッションとビジョンにロールアップされ、サポートされていることを保証できます。 

また、テンプレートが最初から明示的なバイインと測定を確立することも重要です。プロジェクトが進むにつれ、小さな調整が期待されますが、監視の主要な基礎は大きく変わるべきではありません。 

同時に、不測の事態が発生し、注意が必要な場合に備えて、必要に応じて期待値を設定およびリセットできます。

最後に、プロジェクト ステータス レポートは共有可能である必要がありますが、プロジェクト マネージャーは最終的な所有権を持ちます。

プロジェクト ステータス レポート テンプレートのメリット

テンプレートを使用してプロジェクト ステータス レポートを作成することで、多くの時間を節約できます。もちろん、すべてのプロジェクト レポートでは、プロジェクトの個々の成分を適切に反映するために調整と編集が必要ですが、テンプレートは出発点として最適です。プロジェクト ステータス レポート テンプレートを使用するメリットはいくつかあります。

  • 無料: 多くのテンプレートが無料でオンラインで利用できます。
  • 印刷可能: 会議、ハドル、印刷可能なコピーを希望する関係者にレポートを配布できます。
  • プロフェッショナルな外観: すでにプロフェッショナルに見えるように設計されたテンプレートを使用すると、プロジェクト マネージャーが活用できます。
  • クリーン デザイン: 前述したように、プロジェクト ステータス レポートは、プロジェクトから複数の場所を削除した場合でも、スキャンしやすく、直感的に解釈できる必要があります。
  • カスタマイズ可能: 最も便利なテンプレートを使用すると、プロジェクト マネージャーはプロジェクトごとに必要に応じてフィールドや項目を追加したり差し引いたりできます。
  • 共同作業の機能: Web ベースのテンプレートを使用すると、すべてのチーム メンバーがステータス レポートにアクセスできるため、状況を確認したり、必要に応じて最新情報を投稿したりできます。
  • すべてのタスクを 1 か所で: テンプレートを使用すると、プロジェクトのすべての部分を 1 か所でホストできます。

プロジェクト ステータス レポート テンプレート

テンプレートを使用してプロジェクト ステータス レポートを作成することは、プロジェクト マネージャーにとって真の時間節約になりますが、PM が事前に計画を立て、プロジェクト全体のニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズすることが重要です。これにより、プロジェクトの最初に作成したステータス レポート テンプレートは、そのプロジェクトの過程を通じて関連性が高く、役に立ちます。

ここでは、開始に役立つプロジェクト ステータス レポート テンプレートをいくつかご紹介します。

 

週間プロジェクト ステータス レポート テンプレート - Excel

週間プロジェクト ステータス レポート テンプレート

週間プロジェクト ステータス レポートのテンプレートをダウンロード

Excel

プロジェクト管理ダッシュボード - Excel

 

プロジェクト管理ダッシュボード テンプレート


プロジェクト管理ダッシュボード テンプレートをダウンロードする

 

 

その他のオプションについては、無料のプロジェクト レポート テンプレート集をご確認ください。

プロジェクト ステータス レポートのベスト プラクティス

最も効果的なプロジェクト ステータス レポートを作成し、全員が最も関連性の高いプロジェクト情報を最新の状態に保つには、以下のヒントを考慮に入れます。

  1. 最初の下書きを書き、それを修正します。
  2. 必要に応じてステータス レポートを編集します。
  3. ステータス レポートと更新内容を全員に認識してもらいます。
  4. プロジェクトのステータスを最適に表示する方法についてフィードバックを求めます。
  5. すべてのプロジェクト ステータス レポートで一貫性を保ちます。
  6. プロジェクトや主要な関係者にとって最も重要な指標を報告します。
  7. 可能な場合は、チャートやグラフィックなどの視覚化を使用します。
  8. 詳細を追加しすぎないようにします。
  9. ステータス レポートを常に全員がアクセスできるようにします。

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