プロジェクト ポートフォリオ管理を適切に導入する方法

詳細な計画の作成から、目に見えるオープンなコミュニケーションの促進まで、多くの戦略を使用してポートフォリオ管理を成功につなげることができます。以下に、専門家のアドバイスをご紹介します。

• 詳細な計画を作成する: ビジネス目標を反映したフレームワークを使用して、詳細な導入計画をまとめましょう。計画が上手くいくまで待つことも大事ですが、必要に応じて変更することも恐れてはいけません。
• 可視性とオープンなコミュニケーションを促進する: 初期の段階から計画の性質に関して関係者全員を教育し、導入中は進捗を可視化します。 
• 導入チームを作る: 複数の部門の複数のレベルで複数の賛同者を選択し、全員が 1 人のエグゼクティブ リーダーに報告するようにします。頻繁にチェックインし、順調に進んでいるかどうかを確認してください。
• 利用可能なソフトウェアを使用する: アプローチを補完するプロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェア ツールを選択してください。「データが伝えてくれるストーリーは数多くあり、プロジェクト ポートフォリオ管理ツールのインフラストラクチャは、最終的にそのインフラストラクチャから得るデータを反映します。調査を行い、チームとプロセスをツールに合わせるのではなく、チームとプロセスに合ったツールを選択してください。」と Carroll 氏は言います。
• 既存の企業文化を活用する: 自社の既存のプロセスと文化を再確認し、その構造の中で機能する計画を作成します。「プロジェクト ポートフォリオ管理プログラムを導入する際には、組織や文化の文脈を理解することが重要です。多くの新しいプログラムは、文脈に合わないプラクティスを確立することが原因で失敗します。成功するプログラムは、既存の文化に基づいて明確なビジネス目標を確立します。そして、これらのプログラムは、組織を新しい方向に動かし始めるプロセスとプラクティスを確立するのです。」と、ザッカー (Zucker) 氏は見解を述べています。
• 常にシンプルに: プロジェクト ポートフォリオ管理は、容易に手に追えなくなる複雑なプロセスです。「ユースケースに対応する最も簡単で最も柔軟な方法を探してください。そして、シンプルさを維持してください。ツールとプロセスはすぐに複雑になる可能性があるため、時間の経過とともに敏捷性を確保するために、シンプルであればあるほど良いということを覚えておいてください。」と Carroll 氏は提案しています。
• 分類する: 既存のすべてのプロジェクト データを整理し、将来データを保存し、プロジェクトを参照するための命名および分類構造を作成します。
• 可能な限り自動化する: プロダクト マネージャーやチーム リーダーへのプロジェクト ポートフォリオ管理レポートを自動化するほどデータの品質が高くなり、データの質が高いほどそのデータから得られるインサイトの信頼性が高くなります。 
• 必要に応じて調整する: 上手くいくまで待つことも大事ですが、変更するタイミングも知っておいてください。「ツールとプロセスの展開が計画どおりに進むことは稀です。そのため、早期かつ頻繁にタッチポイントを確立するようにしてください。そうすればフィードバックを得られるため、柔軟に対応できるうちに方針を転換できます。」と、Carroll 氏は指摘します。
• チームをサポートする: チームは最も価値のあるリソースの 1 つであり、経験と価値は時間が経つにつれてますます増えていきます。「私たちの基本原則の 1 つは、『プロジェクトではなく、チームに出資する』です。つまり、プロジェクト実行チームに出資し、その後どのチームがどの作業またはプロジェクトを実行するかを決定します。この方法では、プロジェクト チームの結成と解散に伴う混乱を軽減できます。軽量なプロジェクト ポートフォリオ管理プロセスを使用すると、プロジェクトに対して迅速に優先順位を付けることができます。チームが 1 つのプロジェクトを完了したら、次のプロジェクト (つまり、優先順位付けされたスタックの一番上にあるプロジェクト) を割り当てます。」とザッカー (Zucker) 氏は説明します。