無料の残業申請および承認フォーム

By Kate Eby | 2019年8月15日 (更新 2024年10月15日)

ほとんどの企業では、従業員は残業時間を記録する前に、承認のために残業申請フォームを提出することが求められています。ここでは、無料でダウンロード可能な残業承認テンプレートと、リクエストの送信に関するヒントをいくつか紹介します。

このページには、残業申請承認フォーム補償時間申請フォーム残業申請に含める内容の詳細、および残業申請を提出するためのヒントが含まれています。

残業申請承認フォーム

残業申請フォーム テンプレート

残業を行う前に、この標準的な残業申請フォームを提出して承認を求めます。このテンプレートには、基本的な従業員情報、時給、完了する必要がある残業の詳細、および直属の上司、部門長、および人事部長の署名欄のセクションが含まれています。この申請フォームは、残業時間を記録する前に申請を提出するための手順が含まれているため、事前承認フォームとしても機能しますが、会社のポリシーに合わせて編集することもできます。

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残業許可フォーム

残業許可フォーム テンプレート

これは、従業員が残業時間の承認を取得するために使用できるシンプルなテンプレートです。この承認フォーム (伝票フォームとも呼ばれます) には、基本的な従業員情報、残業時間数、残業時間の詳細と正当性を記載するためのスペースが含まれています。このテンプレートは、急ぎで完了する必要がある残業に適しています。 

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補償時間申請フォーム

補償時間申請フォーム テンプレート

このフォームを使用して、残業または追加の作業時間 (たとえば、出張によって発生したもの) の補償を申請できます。このテンプレートは、人事部および経理部での処理用に設計されており、従業員および上司の情報、FLSA 免除/非免除ステータス、計算された残業時間や移動時間、および承認署名用の欄が含まれています。 

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大学残業申請フォーム

大学残業申請フォーム テンプレート

この残業申請承認フォームは、大学での業務に特化したものです。このテンプレートには、すべての基本的な残業申請情報、および大学固有のジョブ コードと部門および学部長の承認欄が含まれています。このフォームを使用して、個々の従業員または部門全体の残業手当を申請できます。 

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政府/軍残業申請フォーム

政府/軍残業申請フォーム テンプレート

このテンプレートを使用して、政府または軍の残業または休日労働の承認を申請できます。すべての基本的な従業員情報、残業時間または休日の労働時間数、追加勤務時間の正当性に加え、その作業は従業員が自主的に行ったものであるのか、あるいは行政が要求したものであるのかについても記載します。政府および軍の残業申請ポリシーは変更される場合や、部門に固有のものである可能性があるため、このフォームがご自身の業務に適していることを再確認してください。 

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サポート担当者用残業申請フォーム

サポート担当者用残業申請フォーム テンプレート

このテンプレートはサポート担当者向けのものであり、組織での残業手当の計算方法や、補償を確実に受けるためのフォームの提出方法とそのタイミングに関する指示が含まれています。基本的な従業員の詳細、残業の日時、完了した作業の簡単な説明、および上司の承認を記載します。これを会社の標準的なフォームとして使用している場合は、ポリシーを最新の状態に保つために定期的に改訂してください。 

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残業追跡フォーム

残業追跡フォーム テンプレート

このテンプレートを使用すると、残業時間を簡単に追跡できます。このフォームは残業申請フォームとしても使用できますが、残業時間について事前承認が必要であるかどうかについては、雇用主に再確認してください。このテンプレートは、従業員のすべての残業時間と、その分の手当を正確に記録するためにも使用できます。このドキュメントには、フォームの下部に手順が含まれていますが、編集して会社のポリシーを反映させることもできます。 

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残業申請清算フォーム

残業申請清算フォーム テンプレート

これは、すべての残業時間と手当を正式に承認および清算するために使用できる 3 部構成の残業申請フォームです。最初のセクションには、従業員が基本的な情報と自主的に提示する残業時間を記入するための欄があります。2 つ目のセクションには、上司と人事部の承認欄があります。3 つ目のセクションには、従業員が実際の残業時間を記録するための簡単な時間追跡チャートが設けられています。正式に合意するには、フォーム全体を残業請求フォームとして給与部門に提出します。 

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残業登録シート

残業登録シート テンプレート

時には、マネージャーや部門長が平均よりも大きな作業量を予測し、従業員がボランティアで残業しなければならない場合があります。このテンプレートは今後の残業時間の登録シートとして使用できます。マネージャーがプロジェクト、タスク、および予想される時間数を入力しておくことで、従業員が必要な追加作業に登録できます。 

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残業計算・分析テンプレート

残業計算・分析テンプレート

これは、通常の勤務時間と残業時間分を合わせた合計支払い額を計算するために使用できるシンプルな Excel テンプレートです。通常の時給と残業手当を入力し、何時間働いたかを入力するだけで、合計が自動的に計算されます。さらに、このテンプレートを使用して、一定期間の時間をログに記録できます。マネージャーとともに、ドキュメントを分析ツールとして使用することで、将来のワークロードを計画できます。

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関連する残業申請テンプレート

このセクションでは、役に立つ職場管理テンプレートをいくつか紹介しています。

従業員用休暇申請フォーム

従業員用休暇申請フォーム テンプレート

産前産後休暇やその他の医療休暇から陪審員の義務まで、長期間の休暇を取る必要がある場合は、それらの休暇とその補償を正式に申請する必要があります。このテンプレートを使用して休暇を申請することができます。従業員情報、休暇の日付と時間、休暇を取る理由を入力し、上司に署名をしてもらいます。フォームには、会社のポリシーに合わせて編集できる休暇コードのキーも含まれています。 

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週次休暇追跡カレンダー

2025 年週次休暇追跡カレンダー

この週次カレンダーを使用して、今後の休日や休暇を計画し、休暇 (有給、病欠、追加の休暇時間など) を追跡することができます。週次カレンダーに記入しておくことで、勤務時間や休暇を取得した時間を正確に記録でき、休暇を申請する必要がある場合の基本的な資料として使用できます。

2025 年週次休暇追跡カレンダー (Excel) をダウンロード

月次休暇追跡カレンダー

2025年 月間休暇追跡カレンダー

このシンプルなカレンダーは横向きのテンプレートとなっており、月別に分けられています。また、各日付の下にはメモ用の十分なスペースが設けられています。計画している休暇、重要な日付、およびその他の個人的な予定を入力し、今後の休暇を計画するための視覚的なツールとしてご活用ください。また、先を見据えることができるため、休暇申請を余裕をもって提出することができます。 

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年次休暇追跡カレンダー

2025 年年次休暇追跡カレンダー

この年次カレンダー テンプレートを使用して、出張、有給休暇、追加の休暇、長期的な個人プロジェクトなどの計画を一目で把握できます。このフォームには、メモ用の空白の列や To-Do リストも含まれており、カレンダーを印刷して、日常的に使用できます。 

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事業経費精算フォーム

経費精算書

この経費テンプレートを使用すると、従業員は業務上の費用の精算を簡単に申請できます。各取引の費用、金額、日付を入力し、このフォームをマネージャーまたは経理部門に提出して、承認と精算を受けます。これはシンプルな Excel スプレッドシートで、ニーズに合わせて簡単に編集できます。

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請求書申請フォーム

基本的な請求書テンプレート

これは基本的な請求書テンプレートで、提供した商品やサービス、および発生した費用を列挙するための列が含まれています。勤務時間と必要な報酬を記録したら、請求書を顧客に提出して処理してもらい、取引、請求、および支払いを追跡するために保管しておきます。より専門的な請求書テンプレートについては、50 以上の無料でダウンロード可能なフォームを含むこちらの記事をご覧ください。

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従業員苦情フォーム

従業員苦情フォーム テンプレート

苦情フォームは、職場で認識された不正または違反を記録するためのものであり、従業員 (苦情申立人) が問題の調査とその後の解決を開始するための方法を提供します。この標準的な従業員苦情フォームには、苦情申立人の連絡先情報、インシデントの日時、関係者、および手元にある問題に関する詳細のセクションが用意されています。テンプレートをカスタマイズして会社固有の手順を反映することも、状況のニーズに合わせてドキュメントを編集することもできます。 

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給与控除承認フォーム

給与控除承認フォーム テンプレート

雇用主に通常の給与から一定額を自動的に差し引いてもらうには、このフォームを使用して申請を行います。給与の一部を源泉徴収する理由はさまざまですが (税金、貯蓄、ローンなど)、このフォームでは控除を割り当てる勘定を指定できます。基本情報を入力し、必要な関係者に署名してもらいましょう。 

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残業申請とは

連邦の規定では、残業を、1 回の標準労働週における 40 時間を超える追加の労働と定義しています。残業申請は、従業員が残業を申請し、それらの超過時間に対する残業手当を受け取るために作成する文書です。通常、従業員は同文書を上司に提出し、その上司が申請を承認または拒否します。 

公正労働基準法 (FLSA) では、残業に対する従業員への適切な補償が雇用主に義務付けられていますが、残業を行う前にその時間に対する承認を得ることが不可欠です。雇用主は残業の申請を拒否する権利を留保しますので、超過した時間に対して手当が支払われないということがないよう、早めに申請を提出するようにしましょう。

従業員が残業する必要がある理由はさまざまです。一般的な理由には、個人的な作業のバックログ、会社が割り当てた追加の作業、特定のプロジェクトまたは特定の部門における人員不足などがあります。

残業申請に含める内容

残業申請フォームに含める具体的な情報は、組織の規則、役職、会社の性質 (公的機関または民間企業など) によって異なる場合があります。ただし、ほとんどの残業申請フォームには、次の一般情報が含まれています。

  • 従業員の基本情報 (氏名、役職、従業員 ID 番号、連絡先情報など)
  • マネージャーの名前と連絡先情報
  • 申請する残業時間数
  • 申請する残業時間の時間と日付
  • 計算済みの残業時間の合計金額
  • 残業申請の正当性 (たとえば、個人的な作業のバックログ、部門での人員不足、特別なプロジェクト、または通常の勤務時間中にこの作業を完了できないその他の理由)
  • 残業および残業申請に関する指示や会社の方針
  • 承認署名 (マネージャーまたはその他の必要な関係者によるもの)

残業申請を提出するためのヒント

残業申請の提出は、通常、簡単なプロセスですが、その際に留意すべき点がいくつかあります。

  • 従業員としての権利を知る: 公正労働基準法の下では、雇用主は、承認された残業 (週 40 時間以上) に対して、従業員の標準時給の少なくとも 1.5 倍の割合で、免除されていない従業員に支払う必要があります。FLSA では、従業員が夜間、週末、または休日に行う作業に対する残業手当の支払いは義務付けられていないことに注意してください。このような状況では、従業員は雇用主と直接交渉しなければなりません。
  • 会社の残業規則とポリシーを知る: 連邦法では、承認された残業に対して従業員に補償することが雇用主に義務付けられていますが、企業によっては、申請の提出期限、週末または休日の労働に対する補償など、承認プロセスを取り巻く特定の規則が設けられている場合があります。余分な作業に対する報酬を得るには、これらのポリシーを知り、遵守してください。雇用主は、自分の申請を拒否し (例えば、それが特定の基準を満たしていない場合や提出が遅れた場合)、会社または法律上の残業規則に違反した従業員を懲戒する権利を有することに留意してください。 
  • 利用可能な法的措置を知る: 組織が (連邦法または会社のポリシーに従って) 適切に補償していないと思われる場合は、行動を起こす前に調査を行ってください。適切な書類無しに、または解決策について話し合う前に申請を提出すると、過剰な手数料と時間、および自分と自分の雇用主との間の関係が損なわれる可能性があります。

さらに、残業申請の提出、上司との調整、残業の承認取得のプロセスが容易になる 5 つの簡単なヒントを以下に紹介しています。

  1. 事前にプロジェクト スケジュールを設定する: 特定のプロジェクトの作業を開始する前に、マネージャー (および該当する場合はチーム) と協力して、実行する作業のタイムラインを作成します。もちろん、スケジュールは変更される可能性がありますが、大まかな計画を立てておくと、直前の残業の必要性を軽減するのに役立ちます。 
  2. 申請を提出する前にマネージャーと会話する: 残業申請の提出についてマネージャーに知らせることが会社の規定で義務付けられていない場合でも、マネージャーが申請に備えることができるよう、そして自分が行う仕事の量と期限について認識を合わせるためにも、直接話し合うことをお勧めします。 
  3. 追加の時間が本当に必要であるのかを確認する: これは明白に聞こえるかもしれませんが、残業申請を提出する前に、その作業が本当に必要なのか、他の誰かがその責任を遂行できるかどうかを確認してください。マネージャーやチーム メンバーと早期に頻繁にコミュニケーションをとることで、バックログから不要なタスクを削減し、会社がすべてのリソースを効率的に活用できるになります。
  4. 実行する作業の詳細を含める: 残業時間中に達成する予定のタスクについて具体的にしましょう。そうすることで、マネージャー (または他の関係者) が必要に応じて作業を承認し、追加の時間内でやることについて全体像を把握することができます。
  5. 残業時間を記録するときに正確性を維持する: 雇用主が自分の申請を承認した場合は、実際の勤務時間を正直に報告しましょう。割り当てられたすべての時間を自動的に使い切るのではなく、できるだけ効率的に仕事を成し遂げることによって、信頼と説明責任を築くことができます。

残業申請を最大限に活用する方法

残業は面倒ですが、追加の報酬以上のものを得る方法があります。実際、残業をキャリアの利益に役立てることができます。残業を通じて自分の会社、部門、またはプロジェクトへの献身を証明し、より責任のある役割や昇進を望む際のアピール材料として活用することもできます。そうは言っても、残業を主に出世するためのツールとして追求すべきではありません。残業をしてアピールするのではなく、自分自身を労り、効率的で一貫した業務を行うようにしましょう (特に、残業が多すぎると燃え尽き症候群につながる可能性があるため)。

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