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プロジェクト管理の種類と目的、ツール選定のポイントについて解説

この記事では、プロジェクト管理の目的とメリット、目的に応じたプロジェクト管理の種類、さらに成功事例と注意点まで、プロジェクト管理を使用する際に必要な知識をすべてまとめています。


プロジェクト管理とは?

プロジェクトマネジメントの推進団体として、世界最大の米プロジェクトマネジメント協会(PMI)によれば、プロジェクト管理とは「プロジェクトを実現するために、知識やスキル、ツールやテクニックを適用すること」とあります。もう少し具体的に言い換えると、「プロジェクトの成功させるために、そのためのリソースを配分・管理すること」と言えるでしょう。

リソースとは、具体的には「時間」「人員」「予算」などを指します。これらのリソースには制約があるため(「人もお金も好きなだけ使っていいし、特に期限も設けません」というプロジェクトはおそらく存在しないでしょう)、有効に活用する必要があります。そこで、リソースを有効活用するための知識の集積として、プロジェクト管理という分野が発展してきました。


「プロジェクト」の定義は?

プロジェクト管理の話を進める前に、そもそも「プロジェクト」とは何のことでしょうか? われわれが日々行っているような「ルーティーンワーク」との違いは、どこにあるのでしょう?

ふたたび米プロジェクトマネジメント協会(PMI)のドキュメントを参照すると、「プロジェクトとは、目的と範囲、リソース、および期間が定めらており、1つの目標を達成するために様々なメンバーが垣根を越えて取り組む一時的な仕事の集まり」と定義されています。ここで注目したいのは、「様々なメンバーが垣根を越えて取り組む」という部分です。

同じ会社に所属して、同じ専門知識を持ったメンバーとルーティンワークを行うのであれば、「常識」や「暗黙の了解」で特に問題なく仕事が進むかもしれません。しかし、専門分野や所属組織、あるいは文化的背景すら異なるメンバーと仕事をする場合、明確な役割分担と、「誰が何をしているのか」といった情報の共有が必要になります。また、人数が増えることで、必然的に事業全体の規模も大きくなるため、期間や予算などのコントロールを的確にコントロールすることが重要になります。

以上のように、「プロジェクト」という言葉には「様々なメンバーが垣根を越えて取り込む一時的な仕事の集まり」という意味があります。このように定義を改めて確認すると、世の中の仕事の複雑化と分業化、グローバリゼーションによって、今後もプロジェクト管理の重要性は増す一方であると言えそうです。


プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の目的は大きく分けて2つあります。1つ目が「プロジェクトを成功させること」。そして2つ目が「プロジェクトに付加価値をつけること」です。

プロジェクトを成功させる

「プロジェクトを成功させる」とひとことで言っても、何をもって「成功」と言えるのかが曖昧では困るため、しっかりと定義することが大切です。プロジェクト管理では、最初期にあたる「計画立案」を通じて、プロジェクトの「成功」の定義も決定します。そして、成功のために必要な各種リソースの配分を行い、プロジェクトの実行中も、最新の進捗状況を確認します。この進捗状況を確認する場面においては、プロジェクト管理は進捗管理とも呼ばれます。

例えば、プロジェクト管理を通じて「当初の予定よりも進捗が遅れているタスクがある」と判明した場合には、「新たな人員をアサインしよう」、「臨時の予算を投入して、新たなツールで作業効率を上げよう」といった判断ができるようになります。


プロジェクトに付加価値をつける

プロジェクトが順調に進んでいる場合でも、「期間」「人員」「予算」のバランスを見直すことで、当初の予定よりも短い期間でプロジェクトを完了させたり、少ない予算でプロジェクトを完了させたりすることが可能になります。さらに、「あと2日だけ工期を延長させて、納期よりも成果物のクオリティ向上を優先させよう」といった判断を行うことで、当初の予定通りにプロジェクトを成功させるだけではなく、状況に応じて付加価値をつけることができます。

このように、当初の計画に従うだけではなく、プロジェクトの進捗状況に合わせて柔軟に計画を変えていくことも、プロジェクト管理の目的となります。


プロジェクト管理を行うメリット

上記がプロジェクト管理を行う際の最も大きな目的ですが、それ以外にも、プロジェクト管理を適切に使用することで、様々なメリットがあります。以下にその具体的な例を上げます。

  • タスク管理で、誰が何をしているのか即座に把握することができる。作業量が多いメンバー、作業量が少ないメンバーを可視化することで、負担をできるだけ平等にすることができる。
  • 分析機能や集計機能があるツールを利用することで、データ処理を自動化できる。
  • ファイルの共有機能や掲示板機能を利用して、コミュニケーションがスムーズになる。

プロジェクト管理のキーワード

プロジェクト管理を語る際に、基本となる3つのキーワードをご紹介します。多くのツールでは、専門知識がなくとも直感的にプロジェクト管理が行えるように作られていますが、最低限の知識を持っていることで、マニュアルを読む際や、周囲とのコミュニケーションがスムーズになるはずです。

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトごとの進捗状況をタイムラインとして管理できる、棒グラフの一種です。ガントチャートは個々のタスクやリソース、残りの作業時間、作業完了日などを視覚的に把握できるため、誰でも簡単に、効率良くプロジェクトマネジメントを行うことができます。

ガントチャートのサンプル図

 


詳しくは、ガントチャートについての記事をご覧ください。


WBS

WBS(作業分解構造)は、プロジェクトを小さな作業に分解することで、作業の流れを追跡しやすくするためのツールです。WBSを使用することで、現在取り組んでいる小さな単位の作業に集中できるほか、プロジェクトの進捗状況を確認することができます。

WBSのサンプル図

詳しくは、WBSについての記事をご覧ください。


PMBOK

PMBOKとは、「Project Management Body of Knowledge」の略称で、プロジェクトマネジメントの世界的な標準とも言える知識体系です。アメリカに本部を置き、世界中に支部を持つプロジェクトマネジメント協会(通称PMI・Project Management Institute)が約4年に1度のペースで改訂を行っており、ダウンロード版や冊子版として販売されています。

最新の第6版は2017年に発売され、日本語を含む11の言語に翻訳されました。時代を反映して、プロジェクトマネジメントの戦略、およびビジネスに関連する知識の記述が増補されました。

米PMIの声明によると、最新の第7版改訂は2020年内の発表を目指しているそうです。テクノロジーの進歩や、コロナウイルスの世界的な流行を受けて変わりゆく労働環境を反映した内容になるとしています。なお、プロジェクトマネジメントの国際資格である、PMP(Project Management Professional)の試験内容は、このPMBOKの内容を元に出題されるため、受験を予定されている方は改訂に注意が必要です。


プロジェクト管理の種類

「プロジェクト管理」は広い射程を持つ概念であり、自身のプロジェクトに使う手法を決める際には、それぞれの手法の長所と欠点を確認することが大切です。よく使われる「〇〇管理」という表現と、その内容についてまとめました。

タスク管理

主なツール:WBS、かんばん、To Doリストなど

タスク管理は、一般的に「To Do管理」と同じような意味合いで使われています。例えばiPhoneに基本搭載されている「リマインダー」も、タスク管理ツールの1つだと言えるでしょう。もっともシンプルなタスク管理は、でも、おおよそ以下の4つの要素で構成されています。

  • タスクの内容(例:「請求書を発行する」)
  • タスクの状態(例:「開始前」「完了済」)
  • タスクの完了予定日(例:「12月18日」)
  • タスクの完了日(例:「12月20日」)

ツールによっては、担当者や予算などのリソース情報を追加したり、タスクをグループ分けしたりすることができます。そのような高度な機能を搭載しているツールであれば、比較的規模の大きなプロジェクトでも使える手法になります。この「タスク管理」に関しては、あらゆるプロジェクト管理の根底にある考え方であり、ほぼ全てのプロジェクト管理ツールのベースになっているとも言えるでしょう。

タスク管理のよくある落とし穴として、タスクを分割する際に「どこまで分割すればいいのか?」という疑問が生じることがあります。この疑問に関しては、タスク管理の代表的なツールであるWBSの詳細をまとめたページにも解説を用意しています。

タスク管理全般についての詳しい解説は、こちらのページにまとめています。


スケジュール管理

主なツール:ガントチャート、SERP図、タイムラインなど

スケジュール管理は、タスクを時間軸で管理する手法です。

タスク管理、つまり「To Doリスト」的なタスクの管理方法の欠点は、カレンダーと対応していないため、アクションを起こすタイミングが視覚的に理解しづらいという点にありました。また、「タスクAを完了させないと、タスクBは開始できない」といった相互関係がある場合も、各タスクのスケジュールが関わってくるため、やはりTo Doリスト式のタスク管理では追跡に限界があります。

このような事情から、スケジュール管理は以下のようなプロジェクトに適していると言えるでしょう。

  • 長期におよぶプロジェクト
  • 関わる組織や人員が多いプロジェクト
  • 予算や納期の管理が必要なプロジェクト
  • 個々のタスクの実行可否や進捗が、他のタスクのステータスに依存するプロジェクト

スケジュール管理についての詳細は、こちらの記事をご覧ください。


プロセス管理(工程管理)

工程管理は、主に生産管理の一部として製造現場で使われることが多い手法です。生産管理における「工程」は反復が前提とされていることも多く、「プロジェクト」の厳密な定義である「一時的な仕事の集まり」には当てはまりませんが、プロジェクト管理のツールは工程管理に有効なことが多く、実際の現場でも使用されています。

詳しくは、プロセス管理についての記事にまとめています。


工数管理

工数管理とは、プロジェクトの完了までに必要な業務量を表す手法の1つです。プロジェクトにおける重要な2つのリソース、「人」と「時間」で業務量を表します。英語では「Man-Hour Management」と言われており、より直感的に、人と時間のマネジメントであることが分かります。

工数管理の考え方では、たとえば、1人が1日で完了できるタスクの場合、「1人日」のような言い方で表現することができます。3人が1ヶ月で完了できる場合は、「3人月」になります。もっとも、実際の現場においては、このような言い方はあまり一般的ではないため、あくまで考え方の全体像を理解することの方が大切です。

工数管理を活用すると、時間と人員の最適化が可能となります。あるタスクを4人がかりで1週間で終わらせるのか、2人がかりで2週間で終わらせるのかによって、スケジュールはもちろん、予算も変わってきます。

注意点として、工数管理においては、個別のスキルや能力は考慮しません。例えば、エンジニアチームに5人のメンバーがいたとします。1時間で10行のコーディングができるメンバーもいれば、30行のコーディングができるメンバーもいるでしょう。この場合、5人の1時間あたりの作業量を均一化します。メンバーの個別の能力を取り込むためには、他のツールと照らし合わせたり、調整を行ったりする必要があります。

また、「4人」×「1週間」で終わらせることのできる作業が、必ずしも「2人」×「2週間」で終わらせることができるかというと、難しい場合もあります。このあたりのバランスについても別途考慮する必要があります。

詳しくは、工数管理についての記事をご覧ください。


目標管理

日本で一般的に言われる目標管理は、英語では「Management by objectives」、MBOと表現し、直訳すると「目標による管理」となります。「目標を管理すること」ではない点に注意すると、このMBOがプロジェクト管理にも有効な考え方であることがわかるはずです。

目標管理では、適切な目標を設定することで、メンバーの自律的な判断や行動を期待することができます。プロジェクト管理ではタスクを細かく分割したり、期限を設定したりする必要があるため、ともすればメンバーに「やらされてる感」が生まれてしまう可能性もあります。適切な目標管理を行い、管理者と実行者がコミュニケーションを取ることで、チームと個人の双方にとって有益な目標を設定することができるはずです。

目標管理の詳細ページでは、より具体的な内容を紹介しています。


時間管理

時間管理は「タイムマネジメント」とも呼ばれ、上記で述べた「スケジュール管理」に比較的近い手法です。スケジュール管理は週単位や月単位で、複数のチーム・人員の管理までを含めて指すことが多いですが、「時間管理」はより小さな分単位や時間単位で、主に個人レベルでの管理を指していることが多いようです。

プロジェクト管理やスケジュール管理とは異なる性質があり、時間管理ツールには「タイマー」や「ストップウォッチ」など、独自の機能が多数搭載されています。個人での使用であればToggl、チームでの使用であればHarvestといったサービスを利用する方法があります。

詳しくは、時間管理についての記事をご覧ください


プロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントは?

プロジェクト管理ツールを選んで、いざプロジェクトの実行となった段階で、思ったよりも作業効率が上がらなかったり、できないことが多くて不便だと感じたりするのは避けたいところです。そこで、プロジェクト管理ツールを選ぶ際、これだけは気に留めておきたい7つのポイントを解説します。

データを複数のビュー(方法)で見ることができるか?

同じデータをさまざまな方法で可視化することで、スケジュールを直感的に理解したり、新たな気づきを得たりすることができます。

具体的には、ガントビューやグリッドビュー、カードビュー、カレンダービューなどに切り替えることができれば良いでしょう。


リアルタイムでのレポーティングが可能か?

プロジェクト管理においては、最新の状況をレポーティングし、適宜必要な修正を行うことが不可欠です。そのためには、メンバーの全員が同一のバージョンを利用している必要があります。リアルタイムで進捗管理を実行して、レポーティングできる機能があるかどうか確認しましょう。


セキュリティ・アクセスコントロールは万全か?

意外と見落としがちなのが、セキュリティの問題です。優れたプロジェクト管理ツールは、チャット機能、画像やドキュメントの添付・保存機能などを有していますが、外部からのアクセスに対する堅牢性はもちろん、内部メンバーにおけるアクセス権限の管理まで考慮する必要があります。


ワークフローや反復アクションの自動化は可能か?

プロジェクト管理を行っていると、進捗に関連するデータを収集して反映させたり、フォームを利用して情報を取り込んだりする場面が出てくるはずです。そのような場合、面倒な手作業が発生してしまう事態は避けたいところ。ワークフローや反復アクションの自動化ができれば望ましいです。


他のアプリとの統合(インテグレーション)は可能か?

われわれは日々の仕事の中で、GoogleドライブやSlack、セールスフォースなどの数多くのツールを使用しています。他のアプリとの統合機能があれば、わざわざ別のアプリを立ち上げて変更を反映させたり、メールを送信したり、画像を書き出したりといった手間のかかる作業から解放されます。


社内の人はもちろん、社外の人とも簡単に共同作業ができるか?

コラボレーションが重要なプロジェクトにおいて、共同作業者を、いつでも、追加料金なしで招待できるかどうかも大切なポイントです。ツールによっては、閲覧はできるが編集ができない設定になっていたり、外部の共同作業者の招待が上位プランのみの特典になっていたりします。契約の前に、よく確認しましょう。


ログや資料を1箇所に保存できるか?

タスクに関連する会話や、進捗状況のログなどを、ツール内で保存・管理ができるかどうか確認しましょう。ツール内で保存することで、紛失を防ぐだけではなく、組織内の可視性が向上するメリットもあります。新しいスタッフが参加した場合も過去の会話を見ることができたり、他のチームの会話から新しいアイデアが生まれることもあるでしょう。アクセス権限の管理機能と合わせて確認しましょう。


プロジェクト管理の事例

プロジェクト管理は、主に以下のような業界で使われています。代表的な例を上げますが、プロジェクトを本来の定義である「目的と範囲、リソース、および期間が定めらており、1つの目標を達成するために様々なメンバーが垣根を越えて取り組む一時的な仕事の集まり」として考えると、使用できる業界はこの限りではありません。

  • 建設・建築のプロジェクト
  • ソフトウェア開発
  • イベント開催
  • マーケティングおよびセールスチーム
  • 映像・デザインなどのクリエイターチーム
  • 新薬開発

プロジェクトマネジメント職の現状と今後の展望は?

米PMIが公開した、プロジェクトマネジメントを取り巻く環境の変化を示した資料では、2017年から2027年にかけて、プロジェクトマネジメントに関連した仕事の数の予測が示されています。

 

世界の求人数は2027年までに33パーセント増の予想

各国におけるプロジェクトマネジメント職の予測求人数

2017年から2027年にかけて、世界ではプロジェクトマネジメントに関連する仕事が約33%増加すると予想されています。増加量が大きい国としては、中国が3490万件から4500万件、インドが1470万件から2170万件ですが、日本も340万件から380万件と、堅調な増加が予想されています。


日本はプロジェクトマネジメント大国!

各国における人口1000人あたりのプロジェクトマネジメント職の求人数

2017年における、日本のプロジェクトマネジメントに関連する仕事の求人数は340万件でした。この数字を人口1000人あたりの求人数に置き換えると「26.7件」となり、中国やオーストラリア、ドイツなどの先進国を上回ります。日本は2027年に向けてすでに人口減少が始まっているため、人口比でのプロジェクトマネジメント職の求人件数はさらに増加すると言えそうです。


プロジェクト管理の注意点

 

ここまでプロジェクト管理の機能やメリットについて述べてきましたが、プロジェクト管理は必ずしも万能なツールではありません。個別のプロジェクトマネジメント手法における注意点は、ガントチャートやWBSの解説ページで記載していますので、ここでは、プロジェクトマネジメント全体におけるよくある失敗と注意点を確認します。

納期ありきで実現不可能なスケジュールを立ててしまう

 

現代のプロジェクトマネジメントにおいて、最も陥りやすいミスだと言えるでしょう。大抵のプロジェクトには与えられた時間が決められており、用意されたリソースにも限界があります。このような場合、最善のプロジェクトマネジメントを行っても、プロジェクトは失敗に終わります。

この記事の冒頭において、プロジェクト管理においては、プロジェクトの「計画立案」と、「成功」の定義付けも重要であると述べました。したがって、与えられた時間とリソースでは実現不可能だという判断を下すのも、プロジェクトマネージャーの責務であるべきです。ただし実際には、プロジェクトを行う現場には色々な圧力があり、「納期ありき」で実現不可能なスケジュールを作成してしまう危険性があります。

ガントチャートやWBSなどのツールにおいて、「実現不可能な計画」と「実現可能な計画」を見分ける機能はありません。むしろ、どんなに「実現不可能な計画」であったとしても、いちど見栄えのいいガントチャートに落とし込んでしまうと、「なんとなくできそう」な気がしてしまうものです。

プロジェクトの計画立案を行う際には、必要に応じて納期の延長や人員の増補、予算の上乗せなどを検討する必要があります。「実現可能なプロジェクトの計画立案も、プロジェクト管理の重要な要素」だと肝に銘じておくようにしましょう。


計画に固執してしまう

どんなに優秀な人でも、いちどスケジュールが決まると「締め切りまでにやればいい」と考えて、仕事の効率が低下してしまうものです。パーキンソンの法則などを持ち出す必要もなく、誰にでも身に覚えがあるはずです。

「プロジェクト管理の目的」の章でも見たように、当初の計画に従うだけでなく、進捗状況に応じて柔軟に計画を変更して、付加価値を付けることも進捗管理の重要な目的です。一人ひとりのチームメンバーが、計画に固執せず、臨機応変に仕事を進めていくという意識を持つことが重要です。


計画の修正に時間をかけてしまう

 

プロジェクトが、すべて当初の計画通りに進むことは極めて稀です。大抵の場合、実際の進捗状況が予定とズレてきたり、事前に予想していなかった新たなタスクが浮上したりします。

このような場合、スケジュールやタスクを更新する必要がありますが、無闇やたらに修正を繰り返してしまうと、計画の修正にばかり時間が費やされることになります。また、一部のチームメンバーは最新のスケジュールを使っているのに、また別のチームは古いスケジュールを使っていて、作業に齟齬が生じる、といったケースにも発展します。

このような計画の修正については、プロジェクトマネジメントのツールを使うことで負担を軽減できます。修正が簡単に反映されるツールを使って、いつでも全員が、最新のスケジュールで仕事を進めることが大切です。


まとめ:ツールを有効活用して、プロジェクト管理を成功させよう

 

この記事では、プロジェクトの定義から、プロジェクト管理の目的や種類、さらにプロジェクト管理ツールの選ぶ際のポイントを解説しました。

プロジェクト管理は、計画の立案から進捗の管理まで、幅広い範囲をカバーすることになります。セキュリティやアクセスコントロール、デザインの使いやすさ、他のアプリとの連携、ログやファイル保存の機能、チーム内のコラボレーション機能など、ツールを選ぶ際のポイントをしっかりと確認したいところです。プロジェクト管理は奥が深く、習熟するには知識と経験が重要になりますが、PMBOKなどのマニュアルはもちろん、優良なツールもガイドとして役に立ちます。


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