タスク管理とは？
タスク管理は、ToDo管理とも呼ばれ、1つの大きな仕事を小さなタスクに細分化して管理することです。
通常、会社が顧客から依頼されたプロジェクトを完了するには、いくつかのチーム/部署、または担当者にそれぞれ専門分野の仕事を割り当て、スケジュールを調整するケースが多いでしょう。
納期までに全てのタスクを完了する必要があり、そのために様々なタスク管理手法が存在します。
ビジネスにおけるタスク管理の重要性
タスク管理をきちんと行っていれば、プロジェクトの進行具合が明確に分かります。逆に、うまく行っていない場合でも、どこで問題が生じているのかを迅速に判断できます。
また、タスク内に小さなタスクが多く存在することも考えられます。一つ一つのタスクをきちんと書き留めておくことで、見落としを避けることができます。
ビジネスでよく使われるタスク管理方法の種類
ビジネスでタスク管理、プロジェクト管理に使われる表には以下のようなフォーマットがあります。
ガントチャート
ガントチャートとは、プロジェクトのスケジュール、進捗状況などをグラフで表したチャートで、プロジェクト担当者、開始日、終了日などが記載されています。
スケジュールがグラフで表示されており、全体像を視覚的に把握できて分かりやすいので、ビジネスシーンで幅広く使われています。
WBS(Work Breakdown Structure)
WBSとはプロジェクトを小さなタスクに分割して管理しやすいようにするテクニックで、50年以上の歴史があります。
プロジェクトの全体像を視覚的に把握できるので、プロジェクト・マネージャーが好んで使っています。
WBSの使い方と作り方、テンプレートの選び方を学んで下さい。
タスク管理方法の種類
タスク管理を行う方法は様々ありますが、ここでは主に3種類ご紹介します。それぞれの方法と、メリット・デメリットを見ていきましょう。
アナログ管理
会社でタスク管理をするには、紙、付箋紙で充分な場合も多いでしょう。または、オフィスで掲示板、ホワイトボードなどを設置しておけば、必要がある時に確認できます。
メリット
- コンピューターが苦手な人でも実行できる
- 特に費用はかからない
デメリット
- 部署が違う部屋やフロアにある場合は見逃してしまう
- 情報をアップデートした場合、他のメンバーに自動的に通知されない(口頭、電話、メールなどで通知 → 忘れやすい)
Excelでのタスク管理
Excelで簡単なタスク管理表を作るのは難しいことではありません。しかし、少し複雑な表を作るとなると、他所はスキルが必要になります。そのような場合は、すでにできあがったテンプレートを配布しているサイトも多いので最大限に利用しましょう。
メリット
- 会社の共有サーバーでメンバーと共有できる
- シンプルな表なら簡単に作成できる
- テンプレートが配布されている
デメリット
- 複雑な関数などがあると編集にスキルが必要
- モバイル端末のシェアには対応していない場合も多い
- チームメンバーに通知が自動で届くわけではない
Excelの無料タスク管理おすすめテンプレート
シンプルなタスク管理表であれば簡単に作成できますが、少し込み入った表を作るとなるとExcelのスキルが必要になります。
そこで便利になるのがテンプレート。Excelのテンプレートを無料で配布しているサイトもありますので利用しましょう。
Smartsheet
Excel用のガントチャート、プロジェクト追跡管理、タスクリスト、問題追跡管理などのテンプレートをダウンロードできます。
クラウドツール
テクノロジーが発達した現代ではGoogleのスプレッドシートに記入して共有すれば、チームのメンバーがクラウド上で閲覧、編集できます。
その他、便利なスケジュール管理、タスク管理ツールは数多くあり、無料で使用できるオプションもありますので、最大限に活用したいところです。
メリット
- 無料から利用可能
- プロジェクト情報をチームメンバーと簡単に共有できる
- スマートフォンアプリやメール経由で外出中でもチェックできる
- タスク管理に変更を加えた際にメンバーへの通知がしやすい
デメリット
- 費用(月額/年払い)がかかる場合もある
タスク管理ツールを利用して成功しているビジネスの事例
米ニューヨーク、ウエストビレッジにあるMagnolia Bakery(マグノリア・ベーカリー)は、その古風な雰囲気が独特な存在を持った洋菓子屋さんです。
1996年に第1号店をオープンし、「カップケーキ旋風」を巻き起こしたお店でもあり、アメリカ各地にファンがいます。
CNNで紹介されただけでなく、Sex and the City、「プラダを着た悪魔」といった映画にも出てきたことがあるほどの知名度を持つお店です。
Magnolia BakeryのプロジェクトマネージャーAmy Tuckerさんは、仕事を依頼していたウェブデザイン会社からプロジェクト管理ツールのSmartsheetを紹介され、すぐさまその実用性に気づかされました。
そして、世界各地に店舗をオープンしようとしていたMagnolia Bakeryには相性のよいツールになりました。
世界のどこでも同じ味、同じ雰囲気を
Magnolia Bakeryは現在アメリカ国内で11の店舗、海外に10店舗を持っています。しかし、Tuckerさんは国内、国外、どの店舗に行っても、ニューヨークの第1号店のような、古き良きアメリカを体験できるような雰囲気、店舗デザインと家庭の味を再現することにこだわりを持っていました。
それを実現するためには、あらゆる詳細にこだわった計画が必要でした。
タスク管理はSmartsheetで
Tuckerさんは海外に店舗をオープンする前に、下記のような情報に関してSmartsheet上で現地の商業用店舗コンサルタント、PR会社、店舗スタッフなどと綿密に情報交換をします。
- ガントチャートを作成して店舗工事のスケジュールチェック
- 外装、看板、フロアプランに関する情報
- レシピ詳細
- 商品、ディスプレイ用の写真
- オープニングイベントの詳細
- プロモーション用の広告
- 会社の製造基準、ポリシー
あらゆる業務管理がスムーズに
国内外に店舗を持つMagnolia Bakeryは450人以上のスタッフを抱える会社です。
すべての店舗で同じ味、デザイン、外観を再現するには事前の綿密な準備が必要です。Smartsheetのようなプロジェクト管理ツールは、各店舗とのコミュニケーションにおいて必要不可欠なツールになりました。
Tuckerさんは、「Smartsheetを利用していなければ、Magnolia Bakeryはこれほど成長できなかった」と言います。
まとめ
今回の記事では、タスク管理の重要性、3種類のタスク管理手法について解説しました。
効果的なタスク管理により、全てのタスクを納期内に完了することが可能になります。
あなたが関わっているプロジェクトの種類、予算に合った方法を選んで効率的にタスク管理を行いましょう。
Smartsheetでは、プロジェクト管理の種類や目的についての解説もしていますので、そちらの方も参考にして下さい。
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