プロジェクト管理とは?
プロジェクト管理知識書 (PMBOK) で定義されているように、プロジェクト管理とは、「プロジェクト要件を満たすために、知識、スキル、ツール、テクニックをプロジェクト活動に適用すること」です。この定義では、プロジェクト管理には、構想と開始、計画、実行、パフォーマンス/監視、プロジェクト終了の 5 つのフェーズがあります。これらの活動は、開始日と終了日が指定された一時的なプロジェクトに適用されます。
プロジェクト マネージャーとは?
プロジェクト マネージャー (PM) の職務は組織やプロジェクトによって異なる場合がありますが、その役割は管理ライフサイクルの 5 つのフェーズ (上記で定義) を実行する役割を特徴付けることができます。
これらのフェーズの目標を達成するために、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの開始時に目標を設定し、チームをマーシャリングして成果物を定義し、タスクを分解します。プロジェクト全体を通じてチームを管理し、目標を達成し、チーム メンバーと関係者に情報を提供し、満足させましょう。プロジェクト マネージャーは、変化する状況に適応し、成功への障害を予見し軽減し、必要に応じて次のマネージャーが取り組みを取り上げ、継続できるようにプロジェクトをまとめる必要があります。
プロジェクト マネージャーは、プロジェクト マネジメント協会 (PMI) を通じてプロジェクト マネジメント プロフェッショナル (PMP)としての資格を得たり、他のコース、ブログ、書籍でスキルセットを向上させるなど、さまざまな方法でスキルを磨きます。
しかし、日々の取り組みの中で、現代のプロジェクト マネージャーが頼りにしていることは、ソフトウェアです。優れたプロジェクト管理プラットフォームは、透明性を構築し、リモート チームが共同作業を可能にし、分析とレポートのためのチャートを簡単に生成するのに役立ちます。
アジャイル プロジェクト管理とは
特にソフトウェア開発では、機能する製品を顧客に継続的に提供することに重点を置く Agile などの新しい手法によって、従来のプロジェクト管理が強化されています。アジャイルは、無駄を減らすために 1940 年代に日本で開発されたリーン手法の起源を持っていますが、2001 年に Agile マニフェストでソフトウェア開発方法として初めて提案されました。今日、アジャイル マネジメントは総称であり、いくつかの派生手法が登場しています。最も注目すべきサブ手法は、短いスプリントで計画された作業を強調する Scrum と、成果物の継続的なリリースにつながる小さな作業項目の流れに注目するカンバンです。
継続的なリリース (反復型作業スプリントによって可能) は、作業製品を顧客に頻繁に納品します。さらに、顧客レビューを含むこれらの頻繁な製品リリースにより、チームは開発プロセスの早い段階で要件やその他の問題からの逸脱を表面化することができ、コストやリソースの超過を避けることができます。
アジャイルを選ぶ理由
アジャイル開発手法には、次のようないくつかの利点があります。
- アジャイル開発手法は、製品の開発に伴って問題が発見され、修正されるため、低コストを提供します。
- 顧客は開発を通じて関与しており、成果物が仕様を満たし、最終的な結果に対する満足度を高めるのに役立ちます。
- 開発パッケージが小さい場合、評価が容易になり、変更が迅速化され、実行可能な製品の迅速な納品が可能になります。
- この手法は、毎日および毎週のチーム ミーティングを通じて透明性を高め、対面でのコミュニケーションに重点を置き、ダッシュボードなどのリアルタイム コミュニケーションツールの使用を支援します。
スクラムとは何ですか?
Scrum はアジャイル手法の管理フレームワークです。Scrum は、スプリントと呼ばれるイテレーション (1 ～ 2週間で 30 日以下の作業期間) 内の段階的製品開発を提唱しています。Scrum では、作業はユーザー ストーリーから始まることがよくありますが、これはシンプルなユース ケースを所定の形式で表現します。[ユーザー] として、[目標] を設定し、[利益を得る] ようにします。ユーザー ストーリーはバックログで収集され、スプリントに優先順位が付けられます。スプリントを作成する前に、Scrum チーム (部門を超えた役割を持つ約 7 人で構成) は、アイテムの完了にかかる時間を見積もります。スプリント中、毎日のスタンドアップ ミーティングは、チーム内のコミュニケーションを促進します。
短い作業期間では、チームは頻繁なフィードバック (より使いやすい製品を奨励する) を受け取り、スプリント後のふりかえりミーティングでは、改善の提案を行う機会を提供します。
アジャイル内の Scrum フレームワークとカンバン フレームワークには、継続的なワークフローを持つチーム (バックログ計画に取り組むサービス組織など) のためのカンバンであるカンプラン スタイルのプランニングと、進行中の作業に焦点を当てた固定スプリント (WIP) を提供する Scrum バンという 2 つの追加の変形 (混合手法とも呼ばれます) が用意されています。
Jira by Atlassian for Project Management
人気のあるプロジェクト管理プログラムの 1 つに、アトラシアンの Jira があります。ソフトウェア アドバイスのプロジェクト管理技術調査アイリーン・オローリンは、「Jira は適切なタイミングで適切な場所にあったツールの素晴らしい例です。15 年前、アジャイル チーム向けに設計されたツールは市場に存在していませんでした。その結果、従来とは別の、ウォーターフォール以外のワークフローに従うチームの製品となりました。
最近、Jira は開発コミュニティ以外でも以下の点を獲得しています。「この最良の例は、Honest Company の女優で創設者のジェシカ・アルバが、コーディング方法は知らないが、Jira でチケットを開く方法を知っていたと有名にコメントしたことです。」と O'Loughlin 氏は付け加えます。
以下のセクションでは、Jira のメリット、ユースケース、機能について説明し、プロジェクトのセットアップ方法を説明します。
Jira のメリット
Jira は、共同チームとリモート チームのメリットを提供します。効率的な作業領域とプロジェクト ステータスの可視性を高めることで、締め切りの問題を簡単に予測できます。マイルストーン、最新情報、リマインダーなど、チーム全体が必要とするすべての情報を 1 か所で利用できます。
Jira の力の多くは、カスタマイズ可能な移行、検証、通知を提供し、開発プロセスを微調整できる構成可能なワークフローにあります。
この効率的な作業環境では、REST と Java API を活用し、1,300 以上のプラグインが拡張機能を提供します。Jira 課題追跡を接続して、BitBucket と GitHub のビルドおよびテスト環境に接続し、Jira クエリ言語 (JQL) を通じてユーザーと課題の特徴を堅牢に検索できます。Jira は、すべてのデータを 1 か所に保管し、コンプライアンス監査の証拠を提供し、カスタマイズ可能で事前にパッケージ化されたチャートとレポートを通じて統計分析を可能にします。
プロジェクト管理のための Jira の実行可能性について話す最も重要な要因の 1 つは、プログラムが次のアジャイルの原則を念頭に置いて開発されたということです。
- 個人およびプロセスやツールを介したやり取り
- 包括的なドキュメントを使用したソフトウェアの使用
- 契約交渉に関する顧客との共同作業
- 計画に沿った変化への対応
Jira は、スプリント計画と時間見積り機能を備えたカンバン ボードとスクラム ボードを作成する機能など、さまざまな理由でアジャイル開発プロジェクトに適しています。ユーザーは、簡単に生成されるバーンダウン チャートと累積フロー図を頻繁に推奨しています。すぐに使えるワークフローを使用したり、独自の Jira ボードをカスタマイズしたりできます。さらに、問題のキャプチャと追跡に使用されるフィールドや画面をカスタマイズすることもできます。
Agile では、バックログはプロジェクトを完了するために必要なタスクのリストであり、長い正式な要件文書を置き換えます。バックログ項目は簡潔で、技術的な観点から、またはユーザーの視点から (ユーザー ストーリーとして) 書くことができます。バックログの管理は、バックログ グルーミングと呼ばれます。Jira では、ドラッグ アンド ドロップ機能を使用するとバックログの整理が簡単になり、フィルターを適用して主要な問題や属性を強調表示できます。
Jira ダッシュボードを使用すると、チーム メンバーと関係者はプロジェクトの最新情報を表示できます。フィールド レベルのセキュリティ設定を使用すると、ダッシュボードを共有しながら、誰が何を確認できるかを管理できます。Jira の Android および iOS 用モバイル アプリを使用して、外出先で作業項目を追跡および更新し、Atlassian の HipChat を使用して共同作業を行います。企業レベルの概要は、プロジェクト全体のタスクやリソースの全体像を確認できるポートフォリオ管理アドオンを備えた Jira でも可能です。
SaferVPN の開発責任者であるオイゲン・ブロドスキー氏は、こう言います。「Jira をプロジェクト管理に使用することは、複数の企業プラットフォーム間で簡単に統合できる点です。さらに、Jira は他の 4 つまたは 5 つのスタンドアロン製品の代わりに使用されるため、多くの層と相互接続された可動部分を持つ大規模な組織に適しています。」
サラ・メアーシャエルトは、ハードウェアとソフトウェアの両方の開発経験とアジャイルチームの経験を持つPMP認定プロジェクトマネージャーです。彼女は Jira ユーザーでもあります。「複数のプロジェクトに取り組む複数のチームを管理するための素晴らしいツールです。」と彼女は言います。「透明性を生み出すのも素晴らしいことです。各時間を慎重に追跡し、わかりやすい視覚的なチャートで表現できます。欠点はコストです。
Jira の費用はいくらですか?
Atlassian は、クラウドベース バージョンの 7 日間の無料トライアルを提供しています。受け入れ、加入する場合は、チームの規模に応じて、段階的な処方箋スケールが利用できます。
誰が Jira を使用する必要がありますか?
Jira のパワーと柔軟性は、ソフトウェア開発チームだけでなく、テクノロジーや金融会社、さらには小規模企業など、他の企業のさまざまな役割にも最適な選択肢です。たとえば、Jira の課題追跡機能を使用すると、編集チームは同じプロジェクトのライターやグラフィック デザイナーに仕事を割り当て、マネージャーや C レベルの役員は作業ステータスを可視化できます。
Jira for プロジェクト管理プラグインとユースケース
プラグインを使用して Jira の機能を拡張できます。プラグインには、タイムシート、あなたと同じ問題を見ている人を確認する機能、外部エディターで作業項目のリストを作成し、Jira にそれぞれの問題を作成させる機能など、さまざまな機能が用意されています。一部のプラグインは無料で、多くは Atlaslasian マーケットプレイスから入手できます。
Jira は当初、バグと問題の追跡を目的としていましたが、プラグインを使用して機能を他のさまざまなビジネスの役割に拡張できます。
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マーケティング:単一の調達能力は、複数の方向性を 1 つのプロジェクトから異なるチーム メンバーに送信できることを意味します。
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コンプライアンス: ワークフローとデータ アーカイブは、規制対象の組織に監査証跡を提供します。
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リモートワーク: 締め切り、メモ、ワークフローなどはすべて、 1つの中央クラウドベースのハブで利用できます。
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モバイル開発: 各バリエーションに分割されたコンポーネントを含む 1 つのプロジェクトを使用します。
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製品管理: Jira は、ユーザーがバグや提案を記録できるようにするなど、開発チームとユーザーの間でダイアログを開くことで顧客満足度を向上させます。
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DevOP: Jira のカスタマイズ可能な画面、チャートとレポート、ダッシュボードは、作業ステータスを把握できます。
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サポート: Jira はヘルプデスク ポータルとして機能し、ユーザーはチケットを送信し、解決の更新を受け取ることができます。
プラグインによって Jira の汎用性が向上するにもかかわらず、O'Loughlin 氏は、Jira をニーズに合わせるのは面倒だと警告しています。「Jira の長所と短所は、それが専門的なタスク、問題、プロジェクト追跡ツールであり続けているということです。それ以外の機能が必要な場合は、Atlassian マーケットプレイスのアドオンを使用するか、追加のツールを購入する必要があります。」と彼女は言います。「要件を満たすためにソリューションの設定にかなりの時間を費やします。たとえば、Jira Software を ALM プラットフォームとして使用する場合は、Confluence、HipChat、ポートフォリオ管理アドオンで Jira を補足する必要があります。」
Jira プロジェクト マネジメントのベスト プラクティス
成熟するプラットフォームとして、Jira はベスト プラクティスの体系を蓄積してきました。カテゴリ別にグループ化されたその一部を次に示します。
プロジェクトの設定:
- プロジェクトを開始する際には、Jira のクラシック テンプレートを選択して、後で機能を制限できるすぐに使えるスキームを排除します。Jira Classic は Jira のデフォルト スキームを使用しており、ニーズに合わせてカスタマイズできます。
- 各作業項目に優先順位を付けて、どの項目にすぐに注意が必要かをチームが把握し、担当者がタスクに優先順位を付けられるように、課題に期日を追加します。
- 2 つの課題を結び付けることで、組織の力をさらに高めることができます。そうすることで、複数のスプリントを完了させるサブタスクの処理方法の問題を克服するのに役立ちます。
役割
- Jira 管理者の役割に複数のチーム メンバーを含め、Agile ボードと Confluence 管理者として含めるのが有料です。これにより、1 人のチーム メンバーがいなくても、すべての機能にアクセスできます。
- プロジェクトでは、常に Jira Administrators グループを管理者ロールに含めます。そうすることで、管理者は予期しない問題、変更、機能の発生を支援できます。
- プロジェクトにアクセスできるすべての Jira ユーザーが、自分の役割の能力と構成を最大化する方法を理解していることを確認します。
コミュニケーション
- チームに Jira にプロフィール写真を追加するよう促しましょう。写真はリモート チームに特に役立ちます。
- すべての Jira プロジェクトには、コンフルエンス スペースが含まれています。チームやプロジェクトに関する一般的な項目について話し合い、他のコンテンツにリンクして詳細な議論を行います。
- レポート作成には、カスタム Jira ダッシュボード、スケジュールされた電子メールで送信されたレポート、Confluence サイトのスクリプトに加えて、Jira の Kanban ボードと Scrum ボードも検討してください。
- 課題の説明またはコメント欄に「@[ユーザー]」を使用することで、チームの定期的なコミュニケーション外で問題やディスカッションについて Jira ユーザーに通知できます。
- コメントの追加や時間の記録など、ユーザーにアクティビティの実行を求めるプロンプトを表示するには、ワークフローで移行画面を設定します。
- 完成したアイテムに完了マークを付けて、ストーリーを今後のスプリントに転送できるようにします。
- Jira アクセスを必要としなくなったユーザーを定期的に削除し、問題を再割り当てします。Jira 管理者は、任意のアクセス許可からユーザーを削除し、グループからユーザー名を削除し、無効にすることができます。
ワークフロー
ワークフローは作業項目を Jira システムを通じてプッシュします。Jira ワークフローは、ワークフローのスキームや条件、検証ツール、投稿関数、その他のワークフロー プロパティをカスタマイズすることで、パワーと柔軟性を提供します。ワークフローが合理化され、プロジェクトのニーズに合っていることを確認し、ユーザーが参照する最終的なワークフロー図がクリーンで効果的であることを確認することで、ワークフローを最大限に活用できます。詳細については、「自分に合った Jira ワークフローを作成する方法」をご覧ください。
さらに、SaferVPN の開発責任者である Jira パワー ユーザーのオイゲン・ブロドスキーは、分析ツールを早期かつ頻繁に使用することを推奨しています。分析ツールは、開発者が複数のプロジェクトの中でも、従業員のコミュニケーションと追跡に役立ちます。
PMP の Sarah Meerschaert 氏は、こう言います。「バックログは常に最新の状態に保ち、十分なグルーミングを行います。あなたとあなたのプロジェクト関係者が最も価値のある指標を慎重に検討し、プロジェクトを構造化してそのデータを収集します。」
プロジェクト管理に Jira を使用する方法
この Jira プロジェクト管理チュートリアルでは、プロジェクトを作成し、アプリの開発進捗を追跡できるように構成します。このチュートリアルでは、Scrum ボードを使用して Jira Cloud を使用します。
Jira プロジェクトの作成
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Jira の [プロジェクト] で、[プロジェクトの作成] をクリックします。
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必要なプロジェクトの種類を選択します。チュートリアルでは、Scrum ソフトウェア開発ツールをクリックします。[次へ] をクリックします。
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Jira には、選択に使用できるデフォルトのワークフローと課題が表示されます。[次へ] をクリックします。
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プロジェクトの名前を入力します。
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キーは、課題のプレフィックスとして作成され、番号付けされる際に使用される略語です。Jira は、入力した名前に基づいてキーを提案する場合があります。また、変更することもできます。[Submit (送信)] をクリックします。プロジェクトが作成されます。
Jira プロジェクトの構成
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[プロジェクト設定] をクリックします。
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[サマリー] をクリックします。プロジェクトの作業項目に関するすべての構成可能な要素が表示されます。
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課題の種類: 特定の課題タイプに個別のワークフローを追加できます。このチュートリアルでは、デフォルトのワークフロー スキームを使用します。
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バージョン: バージョンを追加すると、マイルストーンの作成や項目の整理に役立ちます。[バージョンの追加] をクリックします。
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コンポーネント: コンポーネント設定を使用して、製品の各部によって課題にラベルを付けます。この例では、UI、コンテンツ、コードのコンポーネントを追加します。[コンポーネントの追加] をクリックします。
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ワークフロー: カスタム ワークフローを追加できます。このチュートリアルでは、既定のワークフローを維持します。
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役割: Jira プロジェクト内でチーム メンバーに特定の役割を割り当てることができます。デフォルトの役割には、開発者と管理者が含まれます。
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画面: 課題画面は変更できます。チュートリアルでは、デフォルトの画面のままにします。
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権限: 権限を使用すると、Jira プロジェクトでユーザーが表示および実行できる内容を詳細に制御できます。使用できる設定の種類は、プロジェクト、課題、有権者とウォッチャー、コメント、添付ファイル、時間追跡です。
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フィールド: Jira には、画面コンポーネントと、各画面のレンダリング方法が一覧表示されます。フィールドの非表示や、フィールドの使用を必須にするなど、フィールドを変更できます。
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通知、設定、開発ツール: メールの送信に使用するプロジェクトのデフォルトの電子メール アドレスを変更します。プロジェクトと他のプロジェクトやプログラム間のリンクを構成し、BitBucket などの開発ツールへの接続を構成します。
Jira を超えたプロジェクト管理のためのリソース
どのソフトウェアを使用しているか、どのような管理手法を採用しているかに関係なく、プロジェクト マネージャーとして、スキルを鋭く保つ必要があります。以下に役立つリソースをいくつかご紹介します。
ソフトウェア アドバイスのアイリーン・オローリンが提案:
Sarah Meerschaert の提案、PMP:
- 第 5 の規律: ピーター・センゲによる学習組織の芸術と実践
- 目標: エリヤフ・M・ゴールドラットによる継続的改善プロセス
- フェニックス・プロジェクト: IT、DevOps、そしてジーン・キム、ケビン・ベア、ジョージ・スパフォードによるビジネスの勝利を支援する小説
Jira とSmartsheetを使用してプロジェクトを管理する、より透明性の高い方法
Jira を定期的に使用している人にとっては、アジャイル ソフトウェア開発や IT プロジェクトを管理するための優れたツールとなります。しかし、このプログラムは技術チーム向けに構築されているため、部門を超えたプロジェクトで技術的関係者と非技術的関係者の共同作業が必要な場合、Jira で行われている作業の可視性に問題が発生する可能性があります。
ここでは、Smartsheet for Jira コネクタが役立ちます。Smartsheet は、企業やチームの働き方を根本的に変えるエンタープライズ ワーク マネジメント プラットフォームです。使いやすさを追求して設計された Smartsheet のインターフェイスは、組織/団体で広くすばやく受け入れられます。Jira データをSmartsheetの新規または既存のシートに簡単にリンクでき、ビジネス ユーザーは Jira で追跡されたプロジェクト タスクを即座に可視化できます。
ユーザーは Jira と Smartsheet の間でリンクされた一連の課題を表示、共有、編集でき、すべてのデータは両方のシステムでリアルタイムで更新されます。Smartsheet for Jira コネクタを使用したプロジェクト管理の詳細については、以下までお問い合わせください。
詳細については、Smartsheet にお問い合わせください。
Smartsheet でアジャイル プロジェクト管理を改善する
シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。