物理スクラム ボードとSmartsheet オンライン スクラム ボード

By Kate Eby | 2016年9月9日

多くのソフトウェアおよび開発チームは、Scrum を使用して何年も自分の仕事を追跡してきました。他の業界でも、Scrum やアジャイル プロジェクト管理の価値がますます高まっています。すべての Agile 派生物と同様に、Scrum は反復的な作業スケジュールを強調し、チーム メンバーや主要な関係者間の継続的なコミュニケーションとフィードバックに優先順位を付けます。

Scrum 手法の不可欠な側面は、プロジェクトとタスク情報のハブとして機能する Scrum ボードです。この作業を視覚的に表現することで、すべての作業を整理して追跡し、進捗を最新の状態に保ちやすくなります。まず、物理的なスクラム ボードとオンラインの Scrumボ ードのどちらを作成するかを決定する必要があります。どちらもメリットとデメリットがありますが、チームとプロジェクト固有のニーズが最終的に決定要因になります。この記事では、Scrum ボードのセットアップと使用、物理的およびオンラインの Scrum ボードの比較に関する詳細情報を提供し、最後に 1 つのオンライン ツールである Smartsheet でボードを設定する方法を紹介します 。

スクラムとは何ですか?

Scrum は、イテレーション、コミュニケーション、問題解決を重視するアジャイルの傘下にあるいくつかのワークフロー手法の 1 つです。Scrum はソフトウェア開発に最も一般的に適用されますが、他の多くの業界でもプロジェクト管理スタイルが採用されています。

Scrum では、作業は通常ユーザーの視点から書かれた新製品や機能更新の簡単な説明である「ユーザー ストーリー」または「ストーリー」に分けられます。ユーザー ストーリーは、タスク自体だけでなく、タスクの意図 (つまり解決している問題) を伝え、チーム メンバーが作業を完了する際にプロジェクトの全容を念頭に置いておくことができます。ユーザー ストーリーが定義された後、チームは各ストーリーを個々のタスクに分割し、スプリントと呼ばれる一定期間の作業期間の終わりまでに完了する担当の単一のチーム メンバーに各サブタスクを割り当てます。 

スプリントは通常 2 ~ 4 週間続き、チーム メンバーはその時間にタスクを達成するために迅速に作業を行い、チームとして再考し、次の Sprint を計画します。各 Sprint の長さに関係なく、Scrum チームはデイリー スクラム ミーティングを開催し、すべてのチーム メンバーが進捗状況を報告し、障害を特定します。各 Sprint の終わりに、Scrum チームはスプリント レトロ スペクティブを開催し、進捗状況を確認し、今後の Sprint に備えて改善を行います。Scrum は、チーム メンバー間のコミュニケーション、説明責任、フィードバックを増やすことで、チームがより整理され、効率的になるのに役立ちます。Scrum の導入の詳細については、リソースである効率的なプロジェクト管理のための Scrum 手法をご覧ください。 

Scrum チームは、効果的な Scrum 法の中核を成しています。役割には、製品所有者、Scrum マスター、開発チームが含まれますが、それぞれがコミットメント、勇気、オープン性、集中力、尊敬という5つのスクラムのコア バリューを具体化する必要があります。強力な Scrum チームを構築することで、スプリントの計画、実行、レビューを整理し、最終的には生産性を高めることができます。Scrum の役割と責任の詳細な内訳や、Scrum チームを成功させる方法については、この記事をご覧ください。

しかし、Scrum にコミットする前に、その制限を理解する必要があります。Scrum のプロジェクトでは、予算や範囲の変更が行われることが多いため、この変動を事前にクライアントに伝えて期待値を設定することが重要です。さらに、Scrum のイデオロギーは一般的な企業構造と対立する可能性があるため、時間の経過とともに原則を導入して混乱を最小限に抑えるのに役立ちます。Scrum は、チーム全体が同じ場所にある場合にも最適です。リモート チームは確かに Scrum を実装できますが、成功するにはデイリー スクラムとコミュニケーションに特別な規律を持つ必要があります。Kanban や Scrum バン (Scrum と Kanban の組み合わせ) などの他のアジャイル手法は、これらの制限の影響を最小限に抑える可能性があります。さまざまなアジャイル手法とハイブリッド手法の完全な議論については、包括的な比較をお読みください。

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Scrum ボードとは何ですか?

Scrum ボードは、行う作業を視覚的に表現します。ほとんどの Scrum チームは Scrum ボードを使用して、タスクを分離して整理し、チーム メンバーに特定のタスクを割り当て、ライフサイクルを通じて各タスクを追跡するのに役立ちます。 

Scrum ボードには、ストーリー、To-Do、進行中の作業 (WIP)、完了の列が常に含まれます。タスクのステータスについてより詳細を求めているチームは、開始されていない、指定済み、迅速化、確認など、列を追加できます。選択する列に関係なく、スプリントの終わりまでにすべてのストーリーを完了することが目標であるため、各ストーリーの「完了」を明確に定義することが重要です。

チーム メンバーはそれぞれスプリント計画セッション中にタスクを割り当てられ、割り当てられた作業の完全な所有権を引き受けます。各 Sprint の開始時には、すべてのタスクが最も左の列に配置され、完了に向かって移動する際に他の列を左から右に移動します。 

ここでは Scrum ボードが Sprint の途中でどのような外観になるかの例を示します。

 

scrumboard example

スプリントの終了時に、Scrum マスターはスプリント レトロスペクティブを開催して全体的な進捗を評価します。すべてのストーリーが「完了」列にある場合、スプリントは成功します。その後、ボードは完了したタスクをクリアし、次の Sprint の準備をします。経験豊富な Scrum チームは、スプリント中に予想される時間と実際の勤務時間を記録する Sprint バーンダウン チャートを作成して、スプリントの効率を評価します。バーンダウン チャートは、Scrum マスターがチーム メンバー間の非効率または過剰を特定し、将来の帯域幅をより正確に予測するのにも役立ちます。これは、チームが製品や機能リリースに取り組む際の勤務時間を調べるリリース バーンダウン チャートと似ています。

Scrum ボードを使用することで、チームは透明性の高いワークフローを構築し、チーム メンバー間の説明責任を高めることができます。Scrum チームは、製品所有者でも開発者でも、すべてのチーム メンバーに現在のタスクのステータスを把握させることで、項目を見落とされないようにし、プロセスやスケジュールに必要な変更を特定できます。Scrum ボードだけではチームは完璧なパフォーマンスを発揮できませんが、タスクのボトルネックを防ぎ、全体的な効率を高めるのに役立つ可能性が高いです。 

チームが Scrum の実装を決定した場合、最初のステップは物理的またはオンラインの Scrum ボードを使用するかどうかを選択することです。どちらもメリットとデメリットがありますが、特定のスタイルに取り組む前にチームのニーズを評価することが重要です。以下のセクションでは、物理的なスクラム ボードとオンライン スクラムボードの両方をセットアップして使用する方法について詳しく説明し、1 つのオンラインツール Smartsheet が Scrum 目標の達成にどのように役立つかを見てみましょう。次に、2 種類の Scrum ボードの比較機能を並べて提供します。 

物理的なスクラム ボード

当初の Scrum チームは物理的な Scrum ボードを使用してストーリーを追跡し、多くのチームは今日も物理的なボードを使用しています。物理的な Scrum ボードは、地元のチームや小規模なチームに最適です。物理的な Scrum ボードを選択する場合は、タスクを見落とさないようしっかりとしたコミュニケーション戦略を立て、そのタスクのステータスが常に最新であることを確認してください。これを行う方法の 1 つは、スプリント プランニング セッションとふりかえりの価値を活用し、Daily Scrums に規律を守ることでもあります。幸い、物理的なボードは対面での会話を促進する傾向があり、スクラムは頻繁にコミュニケーションを取り、仕事に責任を持つタイトなチームに依存しているため、重要です。それでは、物理的な Scrum ボードの設定方法を見てみましょう。 

ステップ 1: 物理的なボードを作成する

  1. まず、ホワイトボードなどの大きな空白のボードから始めます。すべてのチーム メンバーが最新情報を作成できるように、ボードが中央にあり、アクセスしやすいスペースにあることを確認します。
  2. ボード上にグリッドを描画します。最初の Sprint で完了しなければならないストーリーの数に十分なセルを含めます。
  3. 列を作成します。最低限、ストーリー、To-Do、WIP、完了の列があります。
  4. この時点で、列ヘッダーを除き、ボードは完全に空白になります。

ステップ 2: ユーザー ストーリーを作成する

  1. ボードのストーリー列に各ストーリーを縦に書きます(各ストーリーは独自の行になります)。各ストーリーは 1 ~ 2 文で、ストーリーの望ましい結果を記述する必要があります。
  2. ストーリーは通常、より小さなタスク セットに分割できます。これらの各タスクをストーリー行の To-Do 列に書き込みます。多くのチームが Post-itⓇ メモやその他のカードにこれらのタスクを書いているので、Scrum ボードを渡って簡単に移動できます。
  3. 各タスクをチーム メンバーに割り当て、タスクに自分の名前を書きます。各チーム メンバーは通常 1 つのタスクにのみ割り当てられ、各タスクには通常1人の担当者しかいません。これにより、作業者は Sprint 中に複数のタスクにエネルギーを分割する必要はなく、1 つのタスクに焦点を当てることで、タスクが期限内に完了する可能性が高くなります。

ステップ 3: タスクをボード上で移動する

  1. スプリントが開始されると、作業者は割り当てられたタスクを Scrum ボードの左から右に移動して進捗を示します。
  2. 作業者がタスクを完了し、完了列に移動すると、To-Do 列に戻り、スプリント中に作業する別のタスクを選択します。
  3. スプリントが成功したら、すべての個々のタスクが [完了] 列に表示されます。
  4. プロセスを継続的に改善するために、最後の Sprint のパフォーマンスを評価するために Sprint レトロスペクティブを開催することを忘れないでください。

ここでは、物理的な Scrum ボードの例をいくつか紹介します。

 

物理的なボードは、物理的で手書きのボードを視覚化して理解しやすいため、Scrum を初めて使用する人にとってはオンライン ボードよりも直感的であることが多いです。ただし、更新が必要な場合でも、チーム メンバーは Scrum ボードを頻繁にチェックする必要があります。これにより、全員がユーザー ストーリーの全体的なステータスを最新の状態に保ち、スプリントの終わりに近づくにつれてチーム メンバーのモチベーションを高めるのに役立ちます。最終的に、物理的な Scrum ボードは、チーム メンバーに手動での更新を強制することで、タスクのステータスやその他のプロジェクト情報を盛り込みます。

オンライン スクラム ボード

また、オンラインの Scrum ボードを作成してスプリントを管理することもできます。オンライン ボードのメリットには、ライブ アップデート、カスタマイズ、柔軟性などがあります (成果物や締め切りを変更した場合に役立ちます)。さらに、多くのオンライン ツールを使用すると、ドキュメントをボードに直接添付できるため、すべてのプロジェクト情報を簡単に集計できます。オンライン ボードは、ソフトウェア/テクノロジー チーム、ペースの速いチーム、リモート ワーカーを持つチーム、または外部の関係者 (管理、クライアント) がプロジェクトの進捗状況を把握する必要がある場合に適している傾向があります。オンライン ボードは、物理的な Scrum ボード ユーザーが感じるハードルの一部を緩和できますが、オンライン ボードによってチームのすべてのコミュニケーション問題が自動的に解決されるわけではありません。むしろ、Daily Scrum を維持し、従業員間のコミュニケーションに優先順位を付けるのが、各 Sprint の終わりまでにすべてを完了させる最良の方法です。 

JIRA、Trello、VersionOne など、Scrum ボードの作成に使用できる人気のあるオンライン ツールがいくつかあります。次に、1 つのオンライン ツール( Smartsheet) を Scrum ボードとして使用する方法の概要をご紹介します。Smartsheet で Scrum ボードを構築するためのステップバイステップの内訳については、こちらのハウツー記事をご確認ください。 

ステップ 1: Smartsheet でオンラインボードを作成する

  1. Smartsheet で、[ホーム] タブに移動し、[テンプレートの参照] をクリックします。オプションからカンバン テンプレートを選択し、[シートの作成] をクリックしてシートに名前を付けます。これは技術的にはカンバンテン プレートですが、Scrum のニーズに合わせてボードを簡単に調整できます。
  2. テンプレートは、Smartsheet の 4 つのビュー タイプのうちの 1 つであるカード ビューで開きます。
  3. テンプレートには、バックログ、計画、進行中、完了というラベルの付いた列がすでに含まれています。これらのレーン タイトルは、ヘッダーをダブル クリックして入力することで編集できます。(従来の Scrum 法では、バックログには「ストーリー」が、計画には「To-Do」が記載されている必要があります。

 

ステップ 2: ユーザー ストーリーを作成する

  1. 左側の列で 、[+カードの追加] をクリックします。Smartsheet のカードは、物理的な Scrum ボードの付箋の代わりに使用され、タスクに関するすべての情報を保持します。
  2. カードのフィールドにタスクに関する関連情報を入力します。これには、説明、優先度、添付ファイルが含まれます。
  3. [割り当て先] フィールドに自分の名前や電子メール アドレスを入力して、カード上で直接タスクをチーム メンバーに割り当てます。
  4. また、ボードの右上にある [フィールド] をクリックして、カードのフィールドを追加または削除することもできます。さらに、色を使用してカードをカスタマイズして分類することで、見やすくなります。

 

ステップ 3: カードをボード上で移動する

  1. オンライン ボードは物理的なボードと同じ仕組みを保持します。チーム メンバーはドラッグ アンド ドロップを使用してカードをボード上で左から右に移動し、作業が必要なときに To-Do 列から新しいタスクを選択します。
  2. オンライン ボードを使用すると、チーム メンバーにアラートやリマインダーを設定し、電子メールの更新を受け取ることもできます。自動更新は、チーム メンバーがプロジェクトのステータスについて同じ情報を把握し、真実の中心的な記録を 1 つ確保するのに役立ちます。
  3. オンライン ボードをチーム メンバーや外部の関係者と共有する場合は、共有アイコンを選択し、チーム メンバーのメールを追加し、共有権限を調整します。Scrum ボードの更新を行う必要がある人 (おそらく Scrum チームのメンバーのみ) にのみ編集者のステータスを付与するようにします。

 

機能的にも機械的にも、オンラインの Scrum ボードは物理的なボードと同じように機能します。しかし、オンライン ボードでは、変更履歴、ドキュメント ストレージ、自動リマインダー、共有設定、カスタマイズの強化など、いくつかの追加機能があります。さらに、クラウドベースのツールを使用すると、リモート チームの共同作業や進捗の追跡が容易になります。最終的に、オンライン ツールはチームを整理し、物理的な Scrum ボードがサポートしない可能性のある柔軟性を与えることで、貴重な時間を節約できます。

機能比較: 物理的とオンライン スクラム ボード

物理的またはオンラインの Scrum ボードを実装したいかどうかわかりませんか? ここでは、意思決定に役立つ並べて比較します。

 

physical vs online scrum board comparison

どちらのオプションも、Scrum 手法に客観的に適しています。代わりに、チームのニーズに最も合ったバージョンを選択すれば、ボードが最も効果的です。たとえば、チームが Scrum に初めて参加し、全員が 1 つの場所にいた場合、ワークフローを容易にし、労働者間の会話を促進するために物理的なボードが最適な場合があります。一方、大規模なリモート チームと協力していて、ボードに加えられたすべての変更を追跡してレビューする必要がある場合は、変更履歴機能を備えたオンライン ツールがよりうまく機能します。したがって、Scrum を実装する最初のステップは、チーム固有のニーズ、強み、弱みを分離してから、進行中の作業を整理して追跡する方法を選択することです。

Smartsheet を使用してスクラムで作業を開始する

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