リソース管理は人材管理: 原則、システム、計画

リソース管理では考慮すべき要素がたくさんあるため、プロジェクトをさらにコントロールできるテクニックを持っていると便利です。 以下は、プロセスを進めるために役立つツールと戦略です。

フィッシュボーン図: プロジェクトで問題が発生した場合は、その根本的要因を特定する必要があります。そうすることで、そこから学び、解決策に取り組むことができます。 根本的要因を理解するには、日本の品質管理の専門家である石川馨が考案したフィッシュボーン図 (別名「石川ダイアグラム」) を活用するのもよいでしょう。

この図に取り組むことで、目に見えている大きな問題に対処するだけの解決策で終わる事態を避けやすくなります。 これは、試行錯誤に時間がかかりすぎる場合や、問題が非常に複雑な場合、根本的要因を理解したい場合、潜在的な原因が数多く考えられる場合に、便利です。 この図を使用するメリットの1つは、その視覚的なレイアウトにあります。これにより、情報を集積して視覚化し、異なる要素を結ぶ関係性を把握しやすくなります。

‌ ‌フィッシュボーン図テンプレートをダウンロードする (Excel)

複雑性、柔軟性、未知の事態への備え: リソース管理では、未知の事態に対処することが一般的であり、そのためマネージャーには柔軟性と、複雑さに対処する力が必要であると、Remley は述べています。

「たとえば、クライアント サービス チームがどんなに努力をしても、すべての成果物を提供するために 6 か月の契約社員が必要なのか、12 か月の契約社員が必要なのか、明確な見込みが立たないとします。 この問題の一部は人員配置計画ですが、実際に仕事を開始してみないことには、彼らが適切な人材かどうかは判断できません。 この場合、私たちなら、最初の時点では契約社員の役割の 50% に人員を割り当て、仕事の増加に合わせてさらに 25% を追加することにします。 残りの 25% は、不測の事態が発生したときのため、また成果物の期間にのみ契約する特別なスキルを持った人員用に、確保することにします」

リスク管理: 「リソース管理は、毎日直面する問題であるため、リスクの高い側面があります」と、Remley は述べています。 「リソースは、新しいプロジェクトや可視性の高いプロジェクト、新しいビジネスに取り組むために、既存のチームから「借りてくる」存在であり、リソース マネージャーは、チームを『再編成』することを余儀なくされます。 同じ人材をめぐってチーム間で交渉が発生することも多く、その交渉の中心にはリソース マネージャーがいます。 クライアント サービスのリーダーがこの交渉に加わることも少なくありません。人材を特定の取り組みから別の取り組みに移すには、納期の後ろ倒しが必要になることもあるためです。

変更管理: プロジェクトによって職場に変化が生じることもあります。 そのためマイルストーンでは、必ず、プロジェクトだけでなく全体的な職場環境に対しても、プラスとマイナスの両面を評価する必要があります。 影響を測定してモニタリングし、プロジェクトのスポンサーやチーム メンバーに報告しましょう。 一方で、企業は常にプロセスやシステム、スタッフの役割、責任を常に変革し、効率性向上のために新しいテクノロジーを活用しています。したがってリソース マネージャーも組織の変化と無関係ではいられません。

リソース管理の KPI: 「目標をしっかりと理解できたら、その目標を達成するためのプロセスを進めていきます」と、Zuckerは説明します。 「プロセスを形にしていくと、『このステップやプロセスからはどのように価値が生み出されるのだろう？』という問いが生まれてくるはずです。その際は、現在使用している指標から現実的な情報が提供されているかどうかを確認することが重要です。 そして『これらの指標や KPI は、戦略目標に沿った行動の動機付けになっているだろうか？』と問うのです」

Zuckerは、リソース管理組織が間違った行動を動機付けする指標を作成してしまうことも少なくないといいます。 「たとえば、経営陣が、その年のプロジェクトにリソースを完全に割り当てるという目標を立てたとします。 ほとんどのプロジェクトは 3 ～ 4 か月しかかからないため、リソース マネージャーは現在の割り当ても、次に予定されている割り当ても、把握しています。 しかし、8 ～ 9 か月先にメンバーがどのようなプロジェクトに取り組むかはわかりません。 その場合、組織の目標に沿っているように見せるために、存在しないプロジェクトに人を割り当て、彼らが解雇されたり、他に割り当てられたりしないようにする可能性もあります」

Remley が懸念しているのは人員配置です。 「リソース管理の KPI はエンゲージメントの種類によって異なります。 大規模な人員契約の場合、確保したチームの活用状況を監査し、合意されたスコープで成果物が創出されることを確認することが重要です。 その活用状況報告の正確性を示すのが KPI ということになるかもしれません。 逆に、チームが複数のプロジェクトに取り組んでいる場合、KPI は偶発的なスタッフ コストの管理に集中することになるかもしれません。 効果的なリソース管理とは、必要とされるチームのタイプを把握し、それらのチームとスキル セットをマッピングすることです。 臨時スタッフを探す際には、適切な人材を適切な料金で見つけ、それにより約束した成果物の提供と利益の確保を実現することになります。 その臨時スタッフが 1 時間に 150 ドルを請求する人材で、その同額しかクライアントに請求できないのなら、その人材は事実上ゼロ利益の人材となるため、適切ではありません」

ソフト スキルとスタッフのモチベーション: ほとんどの「リソース」は人であり、最終的にプロジェクトの成功を左右するのも人です。 「リソース マネージャーとプロジェクト マネージャーには高度な交渉スキルが必要です。プロジェクト管理チームはそれぞれ、(当然のことながら) 自プロジェクトが最優先されるものと考えており、そうしたチームの間で交渉を行う必要があるからです」と、Remley は述べています。 「マネージャーは、各チームやプロジェクトの (しばしば相反する) ニーズのバランスをとり、進路を決めていく必要があります。 その結果、ときには全員が均等に不満げに見えることもあります。完了すべきすべての事柄を完了するために、各プロジェクトの優先順位を下げることもあるからです」

Hunter もこの意見に同意し、次のように述べています。 「リソース マネージャーは、実際的でありながら、人々への共感の心も持つ必要があります。 リソース マネージャーへのプレッシャーはあらゆる方面から寄せられ、優先事項が競合する場合には、感情的な迷いを捨てて、仕事にとって、クライアントにとって、組織にとって何が最善かに基づいて意思決定を下す必要がある場合もあります」

アジャイルを適用する: アジャイルの支持者である Zucker は、この手法は人を重視するものであるため、技術的なプロジェクトにも、非技術的なプロジェクトにも適した、リソース管理ツールだと考えています。 「アジャイルは、部門を横断した強力なチームを作ることを重視しています。 この場合のチームは常に連携して、高いパフォーマンスを発揮できるようにします。 業務に優先順位を付け、プロダクト バックログに従って、最も価値の高い項目から着手します。 このモデルではチームが設定されます。 毎月のラン レートは共有され、一定です。 そのため、アジャイル型のプロジェクト管理では、リソース計画も見積りも非常に簡単です。 人数と毎月のレートを掛け合わせれば済むからです。 チームは、取り組むべき仕事がある限り、強力なチームであり続けます」