UMass Memorial Health、Smartsheet でプロジェクト遂行を効率化

UMass Memorial Health (ユーマス メモリアル ヘルス) は、セントラル マサチューセッツ最大の医療システムとして、4 つの病院をはじめ、複数の外来診療施設、検査施設、提携医療機関を通じ、地域の多様な人々に医療を提供しています。2 万人を超える従業員を擁する同組織は、患者中心の公平な医療を使命に掲げています。医療従事者への支援や地域社会との連携、持続可能な未来の実現に取り組むとともに、患者により安全で質の高い医療を提供するため、業務の継続的な改善を進めています。

こうした取り組みを支えているのが、臨床医やスタッフが日々利用するシステム、インフラストラクチャ、デジタル プラットフォームを担う情報サービス部門 (IS) です。IS の中でも、共有サービス プロジェクト管理部門 (PMO) は、戦略を具体的な施策へと落とし込み、実行につなげる重要な役割を担っています。51 人で構成される PMO チームには、マネージャー、プログラム マネージャー、プロジェクト マネージャー、ビジネス アナリスト、品質保証の専門家が所属しています。チームでは、新たな臨床アプリケーションの導入、Epic や Workday の機能強化、インフラストラクチャやセキュリティに関する取り組み、施設関連の IS 業務、さらに拡大を続ける AI 活用プロジェクトまで、多岐にわたるポートフォリオを管理しています。

Smartsheet 導入前は、PMO ではそれぞれ独立した複数のツールを使って業務を進めており、ツール間の連携も十分ではありませんでした。取り込みから日々のプロジェクト計画、スケジュールや予算の管理、各種文書の保管まで、それぞれに異なるシステムを使用していました。その結果、情報が複数のツールや保存場所に分散し、プロジェクトの状況を総合的に把握することが困難になっていました。特に、財務レポートの作成には多くの手間がかかっていました。「私は、チーム メンバーがプロジェクト管理ツールの操作に時間を取られることなく、本来の業務に集中できる環境を常に模索しています」と、UMass Memorial Health のプロジェクト管理部門ディレクター、Jenann Self 氏は語ります。「以前は、日々の業務を効率よく進めることが難しい状況でした。」

プロジェクト、予算、コミュニケーションを Smartsheet で一元化  

共有サービス PMO が求めていたものは明確でした。プロジェクト管理を効率化しながら、組織に必要なガバナンスを確保し、信頼できる情報源が一元化されたシステムです。そのソリューションとして選ばれたのが、インテリジェントな業務管理プラットフォームの Smartsheet です。「効率的で使いやすく、直感的に操作できます」と Self 氏は語ります。同じく重要だったのが、Smartsheet と ServiceNow を併用できることでした。Smartsheet パートナーの SoftwareX の支援を受けて構築した連携により、2 つのプラットフォーム間でプロジェクト データをシームレスにやり取りできるようになりました。ServiceNow は引き続きプロジェクトの取り込みと正式な記録を担い、Smartsheet は計画、実行、レポート作成を支える業務の中核として機能します。

プロジェクト リクエストが ServiceNow で承認され、必要なリソースを割り当てる準備が整うと、自動的に Smartsheet に送られます。その後、PMO は Smartsheet Control Center を使用して、標準化されたプロジェクト ワークスペースをわずか数分で構築します。各ワークスペースには、プロジェクト スケジュール、予算トラッカー、リスクや課題のログ、変更リクエストのワークフローのほか、対象者ごとに最適化されたダッシュボードが用意されます。

予算管理も Smartsheet に一元化され、各プロジェクト マネージャーが専用シートで予算データを管理し、ポートフォリオ全体の財務レポートに自動的に集約されます。 

ステータス レポートの作成も、Smartsheet の自動化されたワークフローによって大幅に効率化されました。これまで 7 つの手順を手作業で行っていたのが、今ではプロジェクト マネージャーが 1 つのステータス行を更新するだけです。その後は Smartsheet がステータスの電子メールを自動で作成、送信し、ダッシュボードをリアルタイムで更新します。さらに、プロジェクトのステータスが赤または黄になると、自動的にアラートが送信されます。「この 1 枚のシートで、さまざまなことができます。アラートを送信し、ダッシュボードにデータを反映するほか、毎週のミーティングでエスカレーションが必要な案件も知らせてくれます」と Self 氏は語ります。

Smartsheet ダッシュボードは、今ではプロジェクトのコミュニケーションに重要な存在となっています。プロジェクトごとのダッシュボードでは、運営委員会や関係者が、マイルストーン、予算、リスク、変更リクエストの状況をリアルタイムで把握できます。プログラムレベルのダッシュボードでは、複数のプロジェクトの情報を集約し、IS ディレクターに提供しています。一方、エンタープライズのポートフォリオ ダッシュボードでは、常時平均 93 件にのぼる進行中のプロジェクト全体の状況を、経営チームが一目で把握できます。

業務効率の向上 

Smartsheet の導入後、PMO の業務効率は大幅に向上しました。Self 氏によると、PMO スタッフ全体で管理業務にかかる時間を週 152 時間削減できたと推定されています。そのうち、ステータス レポートの作成だけでも大幅な時間削減につながっています。Smartsheet の導入前は、ステータス レポートを作成して送信するまでに、3 つのシステムをまたいで 7 つの手順を踏む必要がありました。Smartsheet の導入により、ステータス レポートの更新から送信までのプロセスが大幅に簡素化されました。プロジェクト マネージャーは必要に応じていつでもステータス レポートを作成でき、送信準備が整ったらチェックボックスをオンにするだけで、あとは自動化機能が処理します。

「Smartsheet のおかげで、プロジェクト マネージャーの時間を節約できています」と Self 氏は語ります。「その分、プロジェクトを期限どおりに完了させることに集中でき、次のプロジェクトにも早く着手できるようになりました。」

薬局サービスの変革

UMass Memorial Health は、新しい処方薬宅配サービスの管理にも Smartsheet を活用しています。このプロジェクトは 4 年間、4 つのフェーズにわたって進められ、建設、インフラストラクチャ、アプリケーション、臨床システムの各分野で緊密な連携が求められます。12 の IS チームに加え、さまざまな部門から複数のプロジェクト マネージャーが関与しています。このソリューションには、高度な自動化、ロボットによる調剤、自動在庫管理が導入されています。
Smartsheet では予算を 1 つのトラッカーに集約し、支出が予算内に収まっているかを継続的に確認できます。リスクや課題、関連文書は 1 つのダッシュボードに集約され、経営層はプロジェクト全体を一元的に把握しながら、進捗や課題をすぐに確認できます。

問題の早期発見と戦略目標の達成を支援

リアルタイムのダッシュボードと自動アラートにより、チームは小さな問題が大きな遅延につながる前に、早期に対応できるようになりました。「Smartsheet を導入する前は、把握できる指標が限られていました」と Self 氏は語ります。「今では、より多くの指標を活用して傾向を把握し、根本原因を特定して、問題の解決に向けた対策を講じられるようになりました。問題をより早く把握できるようになり、計画どおりに進むプロジェクトも増えています。ステータスが赤や黄になれば、すぐにダッシュボードに表示されます。それを見たメンバーから『何かできることはありますか？』と声が上がります。こうした可視性によって、すべてが変わりました。」

さらに、ダッシュボードの活用によって、会議時間も大幅に短縮されました。以前は 1 時間半かかっていた週 1 回のリソース管理とリスクに関する会議も、今ではわずか 30 分に短縮され、事前準備にかかる時間もほぼゼロになりました。「必要なデータはダッシュボードですぐに確認できます」と Self 氏は語ります。「もう手作業でデータをまとめる必要はありません。」

財務面の可視性も向上しました。財務チームは、複数のスプレッドシートを統合することなく、プロジェクト全体の支出額をリアルタイムで確認できます。IS 内の各コスト センター責任者も、予算の状況を 1 か所で把握できるため、より迅速な意思決定が可能になりました。また、IS の財務部門では、月次決算にかかる時間も短縮されています。

「Smartsheet は、非常に頼りになるツールです」と Self 氏は語ります。「時間を節約し、さまざまな業務をつなげて一貫性を確保しながら、プロジェクト チームに必要な柔軟性も維持できます。」