Pro AV Solutions (プロ AV ソリューションズ): 世界的パンデミックの課題にもかかわらず急増するクライアント インストール案件を、Resource Management by Smartsheet でリソース管理

オーディオ ビジュアル インテグレーターである Pro AV Solutions (プロ AV ソリューションズ) は、企業への導入を専門としています。シドニーをはじめとするオーストラリア全土で本社を新設したり、既存のオフィスを改装したりする大企業が増加していますが、それに伴って Pro AV (プロ AV) のビジネスは飛躍的に成長し、100 万ドル規模の新規導入やリピーターも増えています。Pro AV (プロ AV) は、需要に合わせてスケジューリングをしたり、スタッフのリソースを更新したりするための、より柔軟なソリューションを必要としていました。Resource Management by Smartsheetは、Pro AV (プロ AV) がリアルタイムで更新を行い、顧客の拠点で作業を開始する前に時間と予算の超過を特定するのに役立っています。

「私たちは Smartsheet を使用してリソース計画を管理していました。」と、Pro AV Solutions (プロ AV ソリューションズ) のニュー サウス ウェールズ オフィスのプロジェクト管理マネージャーである Chris Georgiou 氏は述べています。「現在、シドニーだけで約 35 名の技術者が在籍しており、その管理には日々の努力が必要でした。現在、Resource Management by Smartsheet に移行して、リソースの管理方法を改善することができました。」

世界的なパンデミックの中で、急速なビジネスの成長を管理する

最近ではシドニー最大手の銀行が新たに建設した 2 棟の複合ビルへの導入など、大口顧客からの契約が増加しており、Georgiou 氏とそのチームは、リソース管理のより良い方法を模索していました。COVID-19 パンデミックでは、さらに多くの不確定要素に対処しなければなりませんでした。Pro AV (プロ AV) の拠点がある州では、制限付きのロックダウンが行われ、顧客のビジネスが閉鎖されたこともありました。ニュー サウス ウェールズ州などの他の州では、ビジネスのペースが変わらないか、さらには速くなったため、職場や旅行の安全に関する新しい手順を導入する必要がありました。

「今回の COVID 危機で、いくつかのことにブレーキがかかりましたが、シドニーでは乗り切ることができました。」と Georgiou 氏は言います。「私たちのビジネスは全く止まっていません。他の州のいくつかでは、特にビクトリア州ではパンデミックの影響を強く受けており、そこでのビジネスは今のところ少し減速しています。一部のオフィスでは社内で仕事をしており、規模はかなり縮小されていますが、全体的な人員数は増え続けています。私たちはリソースを管理するためのより良いソリューションを見つける必要があり、そこに Resource Management by Smartsheet が登場したのです。」

Pro AV (プロ AV) では数年前から Smartsheet を使用しており、複数のビジネス プラットフォームからデータを統合してレポートを作成したり、テンプレートを使用してプロジェクト管理を簡素化しています。Resource Management by Smartsheet は、同社のプロセスを最適化するための次のステップでした。

「Pro AV (プロ AV) では、プロジェクトごとにプロジェクト計画シートを作成し、チームで特定の人を割り当てていました。」と Georgiou 氏は言います。「プロジェクトの調整は毎日、プロジェクトによってはほぼ 1 時間ごとに行われており、手作業での多くの編集が必要でした。現在は Resource Management by Smartsheet 内で複数の方法を使用して、より迅速に実現できます。誰がどこに割り当てられていて、競合がどこで発生し始めているのかが、プロジェクト マネージャーにとってわかりやすくなりました。変更の影響は即座に確認可能です。」

リソーシングの課題を早期に把握することができる柔軟なプラットフォーム

Resource Management by Smartsheet により、Pro AV Solutions (プロ AV ソリューションズ) ではリソース管理の柔軟性が飛躍的に向上しました。このプラットフォームにより、マネージャーは変更をリアルタイムで追跡し、予算、期限、またはキャパシティを超えないように追加の調整を行うことができます。Georgiou 氏は、レポート作成も大きなメリットだと言います。このプラットフォームでは、実行中および完了済みのプロジェクトを確認したり、労働時間と使用時間を比較したり、月、四半期、会計年度ごとの傾向を確認したりすることが容易になります。

「プロジェクトの進行中、またはプロジェクトが開始される前でさえ、実際の数字を見ることができ、本当に目を見張る体験でした。」と、Georgiou 氏は述べています。「以前はこのような可視性はありませんでした。可視性はありましたが、チームが自分たちで追跡するようなものではありませんでした。しかし今では、すぐ目の前にあります。必要な情報が画面に表示され、それを見て意思決定をすることができるのです。これまでのプロジェクトでは、終わった後に「まあ次の機会に活かせばいい」と振り返っていました。今では、何が起きているかをよりよく把握し、実際にリアルタイムで調整することができます。」

正確なデータ レポート作成で、より良いプロジェクト開発を実現

Georgiou 氏によると、Resource Management by Smartsheet は習得が簡単で使いやすいため、自分の部署に導入したところ、予想以上にうまくいったそうです。エンジニアリング製図チームなどの他の部門も試しており、以前は簡単にアクセスできなかった貴重なデータが生成されています。

「誰もが好意的に受け止めています。何の反発も受けませんでした。」と Georgiou 氏は言います。「現場でタイムトラッキングシステムを使用している技術者から、レポート作成やスケジューリングにシステムを使用しているオフィスのチームまで、これまでのところ全員がポジティブな印象を持っています。」

その使い勝手の良さが、入札や収益性の向上につながる可能性があります。Pro AV Solutions (プロ AV ソリューションズ) のレガシー CRM システムは、チームが重要な意思決定を行うために必要なデータを簡単に提供できませんでした。また、レポートの作成が難しければ、チームはレポートの作成に時間をかけることができず、プロジェクト計画に違いをもたらすインサイトを得ることができないかもしれません。もし営業チームが、ある特定のオフィス環境にシステムを統合するのに必要な時間数について不正確なデータを持っていたとしたら、プロジェクトの入札額を下げて、契約の最終利益を減らしてしまうかもしれません。

「私たちが使用する CRM システムでは、レポートを作成しても、実際に読んで使えるデータを作成するためには多くの操作が必要でした。」と Georgiou 氏は言います。「Resource Management by Smartsheet は、それをリアルタイムで提供してくれます。新しいプロジェクトが作成されると、時間、ドル、労働配分予算などの基本情報を取得して Resource Management by Smartsheet に入力します。プロジェクトが始動する前に、誰かが現場に足を踏み入れたり、クライアントとミーティングを行ったりする前に、どのようなパラメーターで仕事をしなければならないのか、予算を超過するのか下回るのかをすぐに確認できます。また、時間が超過するような状況を修正することができます。同様の将来のプロジェクトに対してそれを考慮に入れることができるので、私たちの労働力が過小評価されないようにすることができます。」

このストーリーの詳細については、事例をご覧ください。