Orbis Education では Smartsheet を使用して、アンケートの自動化、契約更新の合理化の他、オンライン クラスのスケジュール管理を容易にしました。また、日常業務に不可欠なその他の多くのプロセスの合理化も行っています。

Orbis Education は 2003 年に設立されました。病院や医療システムの人手不足問題を解決するのに役立つ高等教育プログラムを対象とした医療教育ソリューションの開発、販売、管理を行っています。Orbis は大学や医療機関と提携して、免許取得前看護、作業療法、医学検査学、その他の医療教育プログラムを提供しており、実践に向けた準備を終えた何千人もの人々を卒業させ、職場へと導いています。 

Orbis のさまざまなチームが、Smartsheet ソフトウェアを使用して、採用、新人研修、アカウント設定、給与計算プロセス、タスク追跡、プロジェクト管理、成果物のスケジュール、カリキュラム開発、製品開発、情報の一元化とレポートへのアクセスのためのリーダーシップ用ダッシュボード、OKR および KPI の追跡、ローカライズされたイントラネットのように機能するチーム ポータル、予防メンテナンス、品質保証、フォームとデータの収集、ワークフロー トリガー、外部のベンダーやパートナーとのコミュニケーションに至るまで、幅広い活動を管理しています。たとえば、Orbis の経営陣は Smartsheet を使用して情報を合理化し、運営会議を実施しています。看護部門では、Smartsheet を使用して日常的なすべてのプロジェクトを管理し、パートナーへの成果物を追跡し、e ラーニング チームは Smartsheet を活用して、すべてのコースをスケジュールどおりに実施しています。また、ビジネス プロセス チームでは、Smartsheet を使用して新入社員の研修を管理し、一元化された追跡とワークフロー トリガーを通じて職務別にアンケートを自動的に送信しています。

「Smartsheet は、Orbis のすべての部門のそれぞれのニーズを満たしています。」と、Orbis Education のプロダクトおよび e ラーニング担当バイス プレジデント、Mark Gbur 氏は言います。

Smartsheet を導入する前の Orbis は、基本的なプロジェクト管理ソフトウェアとオフライン スプレッドシートを使用して、ベンダーの更新、オンライン クラスのスケジュール、その他の主要なビジネス プロセスを管理していました。「重複したドキュメントやオフライン ファイルを編集するために多くの時間が無駄になり、それらを電子メールで学生、教員、パートナー、ベンダーとやり取りしていました。」と Gbur 氏 は言います。「エラーにつながる手作業によるプロセスを用いていました。送信ボタンを押した直後に重要な情報が古くなり、時代遅れで非効率な働き方であると感じました。」

チームは、時間がかかり、エラーが発生しやすく、人手に依存していたソリューションを改善し、その使用範囲を拡大することができました。もともと、Orbis のビジネス プロセス チームはいくつかのソフトウェア ソリューションを使用して、学期ごとに 20 件以上の満足度調査とネット プロモーターの調査を教員、学術コーチ、e ラーニング プロバイダーに送信していました。アンケートの量が増え始めると、需要に対応するのが困難になりました。小規模なプロジェクトの下準備だけでも一人のチーム メンバーに多大な時間的負担がかかるようになりました。「Smartsheet を導入する前は、毎週月曜日、コピー アンド ペーストに自分の時間を費やしていました。複数のソースをつなぐデータ取り込みソリューションは信頼性が低く、アンケートに応じたさまざまなチームからのデータの 60% が欠落していました。」と、Orbis Education のビジネス プロセス オペレーション担当ディレクターである Gina Smith 氏は話します。

「私たちは、ほとんどのパートナーと社内チームにアンケートを送信していましたが、その数が 20 件から 150 件以上に急速に増えている状態でした。すべてをもっと正確で効率的にするには、データ収集プロセスを自動化し、手作業によるステップをなくす必要があることがわかりました。」

Smartsheet を使用した重要なビジネス プロセスの管理

Orbis では、2010 年に Smartsheet を使用して、オンライン コースに関連するプロジェクトの追跡と管理を開始しました。「他の製品も評価しましたが、個々の従業員に依存せずに持続し、かつビジネス ニーズを満たすことができる機能については、Smartsheet が一番優れていました。」と Gbur 氏は言います。

「Smartsheet でシンプルなチケット システムを構築しましたが、それがナレッジ ベースの信頼できる唯一の情報源となりました。最終的には、データ収集、データ管理、プロセス、プロジェクト管理のニーズが生じるたびに、Smartsheet は明らかなソリューションとなり、組織全体で暫時導入され、今では弊社の文化全体に浸透しています。」

最近では、Orbis はアンケート管理プロセスを自動化するため Smartsheet Control Center の使用を開始しました。Smith 氏とそのチームは Control Center でブループリントを作成し、さまざまな部門間でタスクが調整され、同じデータがプロジェクトのレポート作成に使用されるようにします。Orbis は、自立的かつスケーラブルな方法で、さまざまな関係者からデータを分割するプロセスを簡素化する必要があることに気付きました。

Orbis では、Smartsheet のドキュメント ビルダーを使用して、シートから PDF への差し込み印刷を自動化し、契約書への署名や契約書の更新を自動で行っています。「人員が必要になり採用が増えるにつれ、契約や給与計算プロセスを簡単に管理する方法を見つけ出すことが必要になりました。」と Smith 氏は述べます。Orbis は、Smartsheet のドキュメント ビルダーを使用して、各学期ごとに発生する新しい契約への署名を自動化するための簡単な PDF を作成しました。Smartsheet は DocuSign 電子署名ソフトウェアと統合されているため、スタッフは雇用契約書に署名でき、データは自動的に Smartsheet に送信されます。「今では、Smartsheet を一目みれば、契約書の最新のバージョンがそこにあるので、各契約のステータスをすぐに確認できます。」と Smith 氏は言います。Orbis では、同じプロセスを使用して、学生の臨床スキル評価を自動で管理しています。

これらの事例に加えて、Orbis は Smartsheet Dynamic View を使用して、給与計算処理の情報をマネージャーと共有し、彼らが編集できるようにしています。「Dynamic View を使うと、それぞれの人に応じて、表示するものと表示しないものを私たちのほうでコントロールすることができます。」と Smith 氏は言います。「ワークスペースやアセット レベルで私たちが権限を管理する必要がなくなりました。」

また Orbis では、Smartsheet WorkApps を使い、新しい割り当て、登録プロジェクト、および人員配置レベルを管理するための簡単なアプリを構築しています。「Dynamic View を使用して、看護サービスのディレクターの給与計算管理の合理化を行っています」と、Smith 氏は説明します。「また、WorkApps を使って、マネージャーは変更された給与控除を確認できます。更新されたデータはすべて、報告のために親会社に送信する Smartsheet レポートに反映されます。」

アンケートの自動化とベンダー契約更新の合理化

Smartsheet Control Center で満足度アンケートを自動化することにより、Orbis は各学期に送信するアンケートの数を大幅に増やしました。「Smartsheet Control Center による自動化の結果、各学期に送信するスタッフ満足度アンケートを 20 件から 150 件以上に増やすことができました。」と Smith 氏は言います。「これによってより多くの関係者にリーチできるため、プログラムを設計する際にフィードバックを考慮することが今までよりも容易になりました。」

また、Smartsheet のドキュメント ビルダーを使用して、人員配置契約の生成、ステータスの追跡、プロセス全体の合理化を行うことで、時間を大幅に節約することができました。以前、Orbis の財務担当者は契約管理を電子メールで行っていましたが、このような手作業によるプロセスには時間がかかりすぎます。

「以前は 1 件の契約を更新するのに 5 ～ 10 分かかっていましたが、今では Smartsheet を使用して 5 分以内に 50 件以上の契約に対してアクションを起こすことができます。」と Smith 氏は言います。「Smartsheet は、財務部門に変革をもたらしました。」

Smartsheet による自動化の結果、Orbis では、契約件数が増えても、契約更新の送信と追跡のためにスタッフを追加で雇用する必要がなくなりました。  

「Smartsheet を使用することで、ビジネス管理プロセス全体がより効率的になり、最適化され、相互につながり、信頼性が高まりました。今では、面倒な個々のプロセスの管理ではなく、自分たちの仕事に集中することができます。」と Smith 氏は述べます。

データ精度の向上とコミュニケーションの簡素化

Smartsheet を使用することで、Orbis では、登録傾向を簡単に確認できる過去データなど、プロジェクト データの可視性が向上しています。「以前は、登録データに対する私たちの基本的なニーズを満たすために、単一の Smartsheet を使用し、前の週のデータを毎週上書きしていました。」と、Smith 氏は言います。「WorkApps を使うと、過去データすべてを確認して、特定の期間の傾向を確認できます。たとえば、レポート機能を実行して、登録予測がどの程度正確かを確認することができます。」

また Orbis では、社内でのコミュニケーションや外部のパートナーとのコミュニケーションも簡素化されました。「ほとんどのコミュニケーションにおいて、Smartsheet は電子メールよりも確実に優れています。」と Gbur 氏は言います。「自動的にリクエストを更新できるよう設定したため、変更があった場合に通知が届くようになりました。そのため教員やスタッフのトレーニングや新人研修セッションの最新ステータスを確認するために、電話や電子メールで人にコンタクトをとらなくても済むようになりました。」

Orbis は、事業の成長に合わせて、Dynamic View や WorkApps などの Smartsheet ツールの使用を拡大する予定です。「ダッシュボード、シート、レポートなど、日常業務のすべての機能を Smartsheet で管理しています。」と Gbur 氏は言います。

「Smartsheet が私たちが抱えていた問題に対する答えであることを何度も実感しています。」と Gbur 氏は言います。