コンテストで受賞したソリューションを MedPOINT (メッドポイント) で使用してチームを俯瞰的に見る
MedPOINT (メッドポイント) はチームの可視性を高める必要があったため、従業員の休暇を共有、分類、追跡する Smartsheet ソリューションを作成し、人員の割り振りに関する通知やスケジュール決定が強化されました。チーム PTO & 出退勤管理ソリューションは、Smartsheet テンプレート ギャラリーからダウンロードできます。
業界
- 保健医療
組織/団体規模
- 中規模企業 (200 人～ 1,999 人)
地域
- 北米
Platform Capabilities
「社内で起きていることの全体像を把握できます。特定のプロジェクトで人手が足りていないチームを特定することがとても簡単になりました。」
MedPOINT Management (メッドポイント マネジメント)、事業運営部シニア スーパーバイザー
MedPOINT Management (メッドポイント マネジメント) は、マネージド ケアに関する専門知識を活かして、開業医協会 (IPA) と病院が医療費を削減し、医療の質を向上できるように支援しています。同社は家族経営の企業で、優れた顧客サービスを提供し、医療業界における革新を進めることを目標に掲げ、医師の負担を軽減する管理サービスを提供しています。
規模が大きく複雑なチームや時間に厳しいプロジェクトを抱えている企業にとって、シームレスな共同作業と透明性は最も重要です。「私たちの部署には異なるサブチームが 12 チームあるため、従業員の稼働状況を追跡することが困難です。」と MedPOINT Management (メッドポイント マネジメント) の事業運営部門シニア スーパーバイザーである Melanie Corbin 氏は説明しています。「有給休暇 (PTO) の日数を共同カレンダーで追跡していましたが、少し煩雑になってしまいました。そこで、どのチーム メンバーを特定のプロジェクトに割り当てられるかをすぐに調べられる、一元化された場所について検討し始めました。」
ヒントを探す
Corbin 氏は以前から Smartsheet を使用して、ワークフローの自動化、アラートとリマインダーを設定することで、反復するタスクを減らし、ダッシュボードで各プロジェクトを全面的に可視化してきました。Smartsheet で「Overachiever (偉大な功績者)」(革新的な功績を挙げた人に Smartsheet から授与する称号) を 2 回受賞したことがある Corbin 氏は、Smartsheet テンプレートに大きな信頼を寄せています。
「テンプレートは、ソリューション作成にちょうどよいスタート地点です。」と述べています。「土台から作り直すことはありません。ヒントを得るため、頻繁にテンプレート ギャラリーを使用して、他のチームが共通の問題にどう取り組んでいるかを確認し、他のチームから学んでいます。」
Corbin 氏は、MedPOINT (メッドポイント) で合理化されたワークフローを作成するために、PTO の日数とチームの稼働状況を追跡するソリューションを作成することにしました。
そのため、チーム メンバーはこの新しいソリューションを使用して、欠勤日を素早く入力して分類できるようになりました。MedPOINT (メッドポイント) のマネージャーは、マネージャー レベルのビュー、部門レベルのビュー、カレンダー ビュー、色分けされたチームを使用して、サブチームおよび従業員ごとに過去の傾向と今後の稼働状況を確認できるようになりました。
「使い方がとても簡単なため、スタッフ全員がすんなりと受け入れてくれました。」と Corbin 氏は述べています。
意思決定の明確性の向上
このソリューションは MedPOINT (メッドポイント) の IT 部門全体にすぐに採用され、従業員は直属の上司と同僚の稼働状況に関する最新情報を確認できるようになりました。「ある人が不在かどうか、およびその人が休暇中か通院中かなどの理由を確認できます。オフィスに連絡をしてみても応答がない場合は、これらの情報を知っていると役立ちます。」と Corbin 氏は述べています。
「部門全体のワンストップ ショップになったため、部門内で行われていることを確認できます。また、特定のプロジェクトで人手不足になっているチームを特定でき、人員配置の必要性の根拠として使用することもできます。」
その他にも、従業員は Pivot のような Smartsheet アプリを使用して、大量のデータを要約し、各従業員の作業傾向の有意義な比較を行うことができます。
コンテストで受賞したテンプレート
その成果を証明するものとして、Corbin 氏のチームが設計したソリューションは、Smartsheet’s ENGAGE’22 Template Contest (Smartsheet の ENGAGE’22 テンプレート コンテスト) で受賞しました。これは、シンプルかつ効果的な方法で職場を強化してきた 4 つのソリューションに与えられる賞です。他のユーザーが職場を強化し、仕事の計画、管理、視覚化の方法を改善できるようにサポートをするために、Corbin 氏はソリューションをテンプレートに変換したので、ユーザーが Smartsheet テンプレート ギャラリーからダウンロードできるようになりました。
イノベーションの推進
MedPOINT (メッドポイント) は今後も前進し、チームの可視性を強化し続けます。「弊社では常にプロセスを改善するよう努めています。」と Corbin 氏は述べています。「今は新しい人員配置モデルを作成しており、集計されたデータが表示されます。たとえば、停電や従業員の欠勤で何時間分ロスしたかというようなデータです。自動化機能が備わっており、Smartsheet を使用して生産性やレポート作成を改善するためにできることはたくさんあります。だからこそ、常に他のチームに物事を掘り下げてこのソリューションで達成できることを探求するように求めています。」
