イベント デザイン会社 Maritz (マリッツ)、クライアントへのサービス提供において競争優位性を確立するために Smartsheet を使用

パンデミックが発生したとき、イベント業界は史上最大の課題に直面しました。

Maritz のチームは、これまで以上に運営を効率化する必要がありました。当時の共同作業ツールと管理システムは、この困難な課題に対応できるものではありませんでした。大半の企業と同様、Maritz も情報の交換と保持に電子メールと共有を多用していました。そのため、情報を見つけて分析し、クライアントや同僚と共有し、クライアントとの関係維持のために保持することが困難でした。さまざまなサード パーティ ツールを使用していたため、Maritz のプロジェクト マネージャーやプロジェクト チームのスペシャリストは、あるクライアント プロジェクトから別のクライアント プロジェクトへの移行に苦労することがよくありました。

シンプルで美しく、幅広くアクセス可能

同社は、社内の効率性とクライアントとの良好な関係の両方を高める新しいツールを求めていました。そこで選んだのが、Smartsheet です。

Maritz の成長マーケティング担当バイス プレジデントである Devon Stiles 氏 (営業とマーケティングの支援に自身のチームでも Smartsheet を使用している) は、次のように説明します。「Smartsheet を選んだのは、使いやすく、データの強力な視覚化機能もあり、誰もが信頼できる唯一の情報源を確認し、それを基に作業できるからです」。

Maritz では、まず Smartsheet のデータ収集フォームを使用し、クライアントが共有サポート モデルを通じて Maritz の従業員からサポートを受けられるようにしました。

同社はパンデミック中およびその後も作業を続け、ほぼすべての種類のイベントとプロジェクトをカバーする 40 のテンプレートを作成しました。クライアント固有のワークスペースや Control Center からアクセスできる動的なタイムラインによって、Maritz は各クライアントの複数のプロジェクトを簡単に管理できるようになりました。同社は一連のオンボーディング テンプレートを使用して、価格モデル、チケット発行済みアイテム、統計情報、ビジネス ルールなど、関連するすべての情報をクライアントからすばやく簡単に取得できるようにしています。

Maritz は Smartsheet のダッシュボードを使用して、カスタマー サービス スタッフやイベント登録者などの内部レポートのメトリックを共有しています。ダッシュボードは、人員配置のニーズ予測、IT のステータス追跡、クライアントとの情報共有に役立ちます。

「膨大な量のクライアント情報は電子メールに埋もれずに Smartsheet に保管されているため、誰もが必要な情報にすぐにアクセスできます」と、Maritz のストラテジック アカウント シニア ディレクターである Aida Campbell 氏は言います。「これははるかに効率的です。Smartsheet を導入する前は、一元化されたダッシュボードがありませんでした」。

効率性の向上を実現

Maritz は、必要性の高い、より高いレベルの効率を実現する共同作業および管理ソリューションを求めていました。そして、Smartsheet を利用することでそのソリューションを手に入れています。たとえば、プロジェクト マネージャーがプロジェクト資産を準備し、クライアントとやり取りするのに必要な時間は、Smartsheet を導入する前と比べて半分になりました。

クライアントのビジネス ルールやイベント仕様の文書化プロセスを Smartsheet に置き換えたことで、Maritz は新しいクライアントや新入社員のオンボーディングをより効率的に行うことができるようになりました。たとえば、従業員のオンボーディングは 3、4 か月早くなりました。

「Smartsheet を使用すれば、より少ない労力でより多くのことを達成できます」と Maritz のプロジェクト管理および登録サービス担当シニア ディレクターである Reene Lee 氏は言います。「オペレーション チームは、社内の効率性を高め、優れたクライアント サービスを提供し続けるための最適な方法を必要としていました。Smartsheet には、その方法があるのです」

競争優位性の獲得

Maritz にとって、Smartsheet は単に効率を高めるためだけのツールではなく、潜在的なクライアントにアプローチし、より多くのビジネスを獲得するための競争優位性ももたらしています。

「Smartsheet を使用することで、競合他社よりも優れた顧客対応ができています」と、Maritz のセールス担当マネージング バイス プレジデントの Erin Dunstan 氏は言います。「営業ではこのことを取り上げ、弊社はこのように多様なサービスを提供していながら、仕事のやりとりがしやすいことをお客様に伝えています。Smartsheet を使用すれば、クライアントは必要とするすべての情報にいつでもアクセスできます」。

その証拠の一つとして、Smartsheet ベースの変更ログによって、Maritz とその顧客の両者が変更を簡単かつ直感的に追跡できるため、クライアントは電子メールを何度もやり取りしなくても、常に最新の情報を把握できるということが挙げられます。

クライアントからも認められています。Maritz が Smartsheet を新規ビジネスを推進する優れたツールとして使用しているだけでなく、同社とプロジェクトに取り組んだクライアントが Smartsheet を採用することが増えています。

人員配置、予算ニーズの予測

Maritz が Smartsheet で管理する、より包括的で信頼性の高い最新の情報は、効率を高めるだけではなく、問題やニーズをより適切に予測するための先見性ももたらします。

「Smartsheet に基づいて分析を行うようになってから、人員配置の必要をより適切に予測できるようになりました」と、Lake 氏は言います。「つまり、適切な人員配置レベルとより良い予算編成を実現できているということです」

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