LU-VE: 高度なプロジェクト管理とアイデア収集を可能にする Smartsheet で従業員を支援

イタリアの LU-VE (ルーベ) は、冷蔵・空調ソリューションの最前線に立つ大手メーカーであり、事業成功の中心に従業員を据えています。同社では、企業で最も重要なのは従業員とアイデアである、という原則を指針にして、マネージャーが体系的なワークフローを構築します。これによって、従業員の提案を集め、正式なプロセスでそれらを評価し、最も成果の見込める提案をプロジェクト化します。提案は、欧州、米国、アジアで働く 3,500 人以上の従業員が理解し、受け入れ、非常に意義があると考える基準を使い評価されます。

「以前は、各グループ会社が独自の方法で、従業員のアイデアを集め、体系化し、プロジェクト化していました」。Injenia (インジェニア) でプロジェクト マネージャー兼展開スペシャリストを努める Stefano Mongardi 氏は、そう説明します。Injenia は、デジタル変革を手がけており、LU-VE の Smartsheet 導入を支援しています。同氏はこう続けます。「そのため、経営陣にとって、工場や機能的領域のそれぞれでプロジェクトがどのように進行し改善されているかが、必ずしも明確ではありませんでした」

2 つの事業体の完全統合を実現

LU-VE では、新しいアイデアの収集、分類、評価、共有から、承認済みプロジェクトの立ち上げと管理までを統合できる戦略が求められていましたが、熱伝導、遠心分離、流体処理の分野で世界を代表する大手企業 Alfa Laval (アルファ ラバル) の熱交換器部門を 2019 年に買収した後、それがさらに顕著になりました。

「Alfa Laval と LU-VE は、異なる国で運営される別個の事業体であり、言語、ワークフロー、体系、組織文化も異なっています」。LU-VE の IT プロジェクト チームとともに導入に取り組んでいた、独立系コンサルタントの Ugo Ceppi 氏はそう語ります。

「この 2 つが一体化するには、従業員のアイデアを全社的に集められる標準戦略に加え、全子会社に散らばる多数のプロジェクトを統合できるツールが必要でした」

1 つのツールですべてのアイデアを管理

LU-VE は、こうした目的を達成できるプロジェクト管理ツールの検討を開始しました。「ありとあらゆるソフトウェアを調査し、試用版のテストにかなりの時間をかけました」。LU-VE で IT プロジェクト マネージャーを努める Alvio Bernard 氏は、そう明かします。

「私たちは、こう結論付けました。Smartsheet なら、サポートとガイダンスのバランスが良く、プロジェクト マネージャーが特定のプロジェクトのニーズに応じてツールをカスタマイズできると」

同社は、Smartsheet プラチナ パートナーの Injenia と提携して、Smartsheet Control Center の円滑な実装を目指しました。このプロジェクトおよびポートフォリオ管理ツールを導入すると、プロジェクト情報の一元化、分析、自動化が容易になります。「Injenia の支援は不可欠でした。戦略の策定や関連データを収集するワークフローの確立を最初から支えてくれましたし、当社のビジネス ユース ケース、目標、プロセスも把握していました。当社だけでは、完了できなかったでしょう」と Ceppi 氏は語っています。

即座に新規プロジェクトを立ち上げる

Injenia のスペシャリストが、Smartsheet とプロジェクト管理の専門知識を活用して、一連のテンプレートを作成しました。このテンプレートは、計画から実行に至るプロジェクトの全段階 (LU-VE ではこれを「ゲート」と呼ぶ) に利用できます。各プロジェクトのフェーズと詳細は、普段使っているようなガント チャートにプロットされます。Ceppi 氏は、こう話します。「製品、製造、サプライ チェーン、販売、マーケティング、インフラストラクチャという 6 つのカテゴリを作成して、プロジェクトのアイデア出しを行えるようにし、カテゴリごとに、その領域を Smartsheet で管理できるマネージャーを割り当てました」

各テンプレートには、必須の手順と成果物が指定された具体的な段階が収められていますが、活動の追加、予算の設定、責任者の割り当ては柔軟に行えます。「ワンクリックでプロジェクトを有効にできます」と Bernard 氏は語り、Mongardi 氏もこう話しています。「シンプルなシートでプロジェクト体系を作成して、さまざまなレベルの社内ステークホルダーを簡単に参加させることができます」

小さな変化が大きな成果に

LU-VE では、Control Center をプロジェクト進捗と予算の監視に役立てています。Bernard 氏はこう言います。「Smartsheet を使うと、各タスクにかかったコストの情報を収集し集計できるので、特定の時期にどれほどの金額と時間がかかっているかを把握できます」

プロジェクトの詳細を一元的に確認でき、チャットや添付ファイルで簡単に情報共有できるため、電話や電子メールよりも、効率的で適切な共同作業を行えます。用語集のようなちょっとしたアドインを使うだけでも、プロジェクトの共同作業がはるかに簡単になります。Ceppi 氏は、こう語っています。「国、バックグラウンド、子会社が違えば、それぞれの従業員が、同じ事柄を違う言葉で表すことになるでしょう。用語集を使うと、異なる表現によって生じかねない誤解や混乱を避けられます。用語集のおかげで、私たちのチームでは、お互いの理解を深め、円滑なコミュニケーションを行えています」

すべての情報を 1 か所に集め、オンラインで管理

Smartsheet の導入後、LU-VE のチーム内では、プロジェクト管理が大きく変わり、従業員がアイデアを共有できるようにもなりました。

「Smartsheet は、共同作業の進め方を大きく変えました。利用している LU-VE の従業員は、タスクの共有、進捗状況の報告、管理の維持にいかに役立つかを実感しています」と Ceppi 氏は語ります。

オンラインで利用できるのも、従業員にとって、このツールが使いやすい理由です。「インストールが不要で、メンテナンスも非常に簡単かつ迅速に行えます」と Bernard 氏は言います。 

このプラットフォームのポータビリティ、柔軟性、利便性に納得した LU-VE は、導入範囲の拡大を検討しています。Bernard 氏はこう語ります。「他のツールとの統合など、膨大な数の要望が同僚から寄せられています。当社では、データの透明性を最大限に高め、経営陣にとって最適なツールセットを作成しようと、Smartsheet のポートフォリオ、ダッシュボード、ポートフォリオ レポートなどの機能をシステムに実装する作業も進めています」