ローレンス バークレー国立研究所による世界会議の運営方法
ローレンス バークレー国立研究所が毎年 3,000 人を超える科学者を会議に派遣する際に、Smartsheet をどのように使用して承認、予算、払い戻しなどを追跡しているかを見ていきましょう。
「バークレー研究所の多くの部門が何年にもわたって Smartsheet を使用し、さまざまなプロセスやプロジェクトを調整してきました。Excel では十分な共同作業ができず、Google Sheets には必要な制御が欠けていたため、Smartsheet は私たちのニーズにも合うと思いました。Smartsheet には柔軟性と制御が完璧に組み合わされています。」
Lawrence Berkeley National Laboratory ローレンス バークレー国立研究所、物理科学部門上級管理監督者
ローレンス バークレー国立研究所 (LBL) は、カリフォルニア大学が管理するエネルギー省の科学研究所です。3,200 人を超える科学者とエンジニアが雇用されており、核エネルギーや高分子画像化など、幅広い科学分野にわたって未分類の研究を行っています。そういった科学者が毎年出席する会議は、複数階層での承認プロセス、日当制限、出張ガイドライン、費用の見積もり、払い戻しポリシーを必要とします。複雑で込み入ったプロセスを通過しなければなりません。
LBL では、会議のリクエストと承認、予算、および会議への出席を記録して、連絡が取れないときに科学者を追跡するための合理的な方法を必要としていました。Smartsheet はそういったすべてのニーズとその他のことに対応しました。
会議のリクエストや高レベルの詳細事項を収集するために、LBL では Smartsheet の一元化されたリポジトリを使用しました。
「承認プロセスを開始する前に、すべての関連情報が必要です。」と、物理科学部門の上級管理監督者である Tom Gallant 氏は語ります。「Smartsheet は必要なものを伝えるためのコントロールとガイド レールを提供してくれます。」
さらに LBL は、会議の予算を処理する方法も必要としていましたが、Smartsheet の予算追跡と見積もりのソリューションが問題を解決しました。
「ドロップダウン リストの列と数式を使用して、出席者の数やイベントで希望する軽食に基づいてコストの見積もりを計算しています。」と Gallant 氏は言います。「数時間かかっていた模擬予算を数分で作成できるため、より迅速かつ適切な意思決定が行えます。また、Smartsheet を使用して会議の経費を記録し、それらを許容される経費または許容されない経費として分類します。Smartsheet では、かつてないレベルの透明性と一貫性が得られています。」
最後に、LBL は Smartsheet の信頼できる唯一の情報源を使用して管理と承認を処理し、誰がどこへ、いつ、どのように向かうかを記録しました。
「私たちの部門では、議論、承認ステータス、関連するコストなど、すべてが Smartsheet に記録されるようになりました。」と Gallant 氏は言います。「この情報を別々の 50 個の Excel ファイルではなく 1 つの場所に記録できるので、最新の情報であることが確信できます。」
Smartsheet を導入する前は、LBL の従業員が Excel ファイルを電子メールで転送していたため、詳細が混迷の中で失われていました。Smartsheet は、会議の登録プロセスを管理し、問題が発生する前に回避するためのより良い方法を提供してくれました。
