Johnson & Johnson (ジョンソン・エンド・ジョンソン)、Smartsheet でコンテンツのレビューを大幅に高速化

過去 130 年にわたり、Johnson & Johnson は革新的なアイデア、製品、サービスをもたらし、人々の健康と幸福を促進してきました。多様なヘルスケア企業として、医療機器から医薬品、市販薬まで、あらゆるものに特化しています。Johnson & Johnson は 60 か国にわたり、265 社で 13 万 4,000 人以上の従業員を持ち、イノベーションを通じて人々の健康に良い影響を与えることを目標としています。 

Johnson & Johnson が消費者や医師向けに作成する教育コンテンツは、それぞれ米国食品医薬品局が管理する厳格な法律、規制、医療レビュー プロセスを経る必要があります。Johnson & Johnson Surgical Vision (ジョンソン・エンド・ジョンソン サージカル ビジョン) のグローバル ラーニング & 開発部門 エディトリアル コンプライアンス スペシャリストである Colleen Hulshof 氏は、レビュー プロセス管理の責任者です。 

Hulshof 氏がそのポジションを引き継いだとき、レビュー プロセスの障害を特定し、管理し、会社の期限を守ることを任されました。

「自分の作業を追跡する仕組みが必要でした。」と Hulshof 氏は言います。「レビュー プロセスの各段階にかかった時間を簡単に分析し、遅延があればその理由を確認したいと考えました。」

ワンストップ ショップの設置

6 か月前、Hulshof 氏はコンテンツのレビュー プロセスの追跡に Smartsheet を利用することにしました。「Smartsheet を知ったのは、別の同僚がプロジェクト管理に Smartsheet を使っていたからです。」と彼女は言います。「非常に優れていると思いました。機能がかなり多いので、『レベル違いのスプレッドシート』と呼んでいました。情報、コメント機能、添付ファイルなど、すべてがそこにありました。すぐに ENGAGE 2022 カスタマー カンファレンスにサインアップし、そこで Smartsheet を使って効率を上げる方法を学びました。」

Hulshof 氏はまず、著者から教育コンテンツの情報を取得し、対象となるオーディエンスから、特定された製品、その背後にあるストーリーに至るまで、すべての詳細を Smartsheet に読み込みました。そこから、Hulshof 氏はレビュー プロセスの各セクションの期日を簡単に追跡でき、遅延が発生した場合は医療、法律、規制に関するそれぞれのレビュー担当者にメモを送信しました。全員が常に情報を入手できるように、対象分野の専門家は全員、レビュー プロセスの各段階で自動化された通知を受信しました。 

可視性とコントロール

その結果、レビュー プロセスの各段階の進捗状況を明確にし、必要に応じて作業をスピードアップできる全体的なシートを Hulshof 氏は手にしました。

「Smartsheet の優れている点の 1 つとして、誰が何をしているのかを可視化し、解決に向けて取り組むことができることが挙げられます。」と彼女は言います。「これはワンストップ ショップであり、信頼できる唯一の情報源です。自動化は間違いなく、プロセスのお気に入りの部分です。おかげで時間を節約できます。」

Johnson & Johnson は、レビュー プロセスの明確さと制御性を高めることで、遅延を解消しました。

「Smartsheet は、危機を回避し、レビュー プロセスをスピードアップさせるのに役立っています。」と Hulshof 氏は言います。「以前は 72 日間かかっていましたが、今では平均 32 日間でできるようになりました。」

たとえば、最初のレビューにかかる時間は 4 日間短縮され、材料の修正と再提出にかかる時間は 30 日早くなりました。 

模範を示す

効率性が向上したことで、Hulshof 氏のチームは他の部門からの信頼と尊敬も得るようになりました。「社内で多くの賞を受賞しています。この 6 か月だけで 4、5 回表彰されました。」と Hulshof 氏は言います。「組織の誰もが、コンテンツのレビューが効率化したことをとても喜んでいます。」

今後、Johnson & Johnson では、ソリューションから得たインサイトをより幅広く組織で共有していく予定です。「Smartsheet を使用すると、障害や課題をより詳細に追跡できます。」と Hulshof 氏は言います。「発見したことを、ベンダーやコーディネーターなど、他の関係者に提供したいと考えています。誰もがこの複雑なレビュー プロセスと利害関係にあるので、何がうまくいき、何がうまくいかないかを明確にする必要があります。私はいつも Smartsheet を賞賛して、皆にも勧めています。必要な場所にたどり着くことができるからです。」