Douglas Pharmaceuticals、マトリクス環境に構造と説明責任を導入

Douglas Pharmaceuticals (ダグラス ファーマスーティカルズ) は、1967 年、ウエスト オークランドの薬局で、より多くの可能性を信じた 1 人の薬剤師によって創業されました。同社はそれ以来、ニュージーランド最大の家族経営のヘルスケア企業へと成長しました。現在、500 人の従業員を擁する Douglas Pharmaceuticals は、50 か国以上に向けて高力価医薬品を開発、製造しています。 

「私たちは、革新的で手頃な価格のヘルスケアを提供することで、人々の生活をより良くすることを目指しています。この使命に、Douglas の全員が情熱を持って取り組んでいます」と、Douglas Pharmaceuticals 最高変革責任者である Michael Ishak 氏は語ります。

規模と複雑さへの対応

Douglas では、複雑な業務が当たり前となっています。同社では、製品の発売から建設プロジェクトまで、年間 400 件を超えるプロジェクトが同時進行しています。中には 5,000 万ニュージーランド ドル規模のプロジェクトもあり、その多くは 1 年以上にわたります。こうしたプロジェクトはマトリクス型の組織体制で進められ、製造、品質、財務など、さまざまな部門の社員が参加します。一方で、各メンバーは所属部門のマネージャーへの報告責任も負っています。そのため、プロジェクト マネージャーには、実際に業務を担うメンバーに対する直接的な指揮権がなく、タスクの調整や進捗状況の把握、責任の明確化が難しくなります。

さらに Douglas は、社内プロジェクトに加えて、医薬品開発製造受託機関 (CDMO) として、グローバル パートナー向けに医薬品の開発から製造まで一貫したサービスを提供しています。こうした CDMO プロジェクトでは、外部の関係者との連携や厳格なスケジュール管理に加え、対象市場ごとに異なるコンプライアンス基準への対応も求められます。

さらに、製薬業界ならではの課題もあります。「市場ごとに規制が異なり、開発のタイムラインが長いため、世界的な政治・経済情勢の変化によって、何年も前に承認されたプロジェクトが突然影響を受けることもあります」と Ishak 氏は説明します。「成功するには、強固な体制と変化に対応できる俊敏性の両方が必要です。」

全面的な構造化を推進

こうした課題に対処するため、Douglas には、ポートフォリオ全体を構造化して可視性を高め、外部の関係者に継続的に情報を提供するとともに、異なるペースで業務を進めることの多いビジネス チームと技術チームを連携させるシステムが必要でした。同社はプロジェクト管理の基盤として Smartsheet を選択し、人材、プロセス、データを 1 か所にまとめました。 

「Smartsheet は、使いやすさ、柔軟性、クラウドベースの環境、費用対効果の高さから、それまで使用していた分散したツールに代わる最適な選択肢でした」と Ishak 氏は語ります。

最初のステップは、全社的に明確なガバナンス モデルを導入することでした。「プロジェクトやプログラムなどについて共通の定義を定めると、全員が共通の認識を持てるようになりました。これは、規模を拡大するうえで大きな転換点となりました」と Ishak 氏は説明します。

成功に向けた準備

次に、Douglas はチーム全体で Smartsheet への関心を高めることに注力しました。ボトムアップの変更管理を推進し、リソースの調整や今後の計画といった日常的な課題に Smartsheet がどのように役立つかを示しました。経営チームからの強力なサポートも大きな後押しとなりました。「経営幹部は、Smartsheet が可視性、説明責任、意思決定をどのように改善できるかを理解し、Smartsheet を私たちの働き方の一部として定着させる後押しをしてくれました」と Ishak 氏は語ります。「Smartsheet チームも大きな支えとなりました。技術的な課題の克服を支援するだけでなく、私たちの成功に真摯に向き合ってくれました。」

やがてチーム全体が Smartsheet をプロジェクト業務の中心的なハブとして採用し、インシデント、変更、タスクを 1 か所で追跡するようになりました。さらなる構造化と一貫性の向上を図るため、Douglas は Control Center を導入しました。これにより、新しいプロジェクトが自動的に作成され、チーム全体にガバナンス基準が適用されます。Douglas 独自のテンプレートとツールキットにより、数百件に及ぶプロジェクトを体系的に管理しながら、データをリアルタイムのポートフォリオ ダッシュボードに集約できます。また、同社は共有の共同作業スペースも導入し、部門横断型のチームや、ベンダーやパートナーなどの外部関係者がリアルタイムで連携し、最新情報を共有したり、プロジェクト ドキュメントを直接更新できるようにしました。

Smartsheet を最大限に活用

計画をさらに一歩進めるため、Douglas は Smartsheet のデータをエンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムや顧客関係管理 (CRM) システムと組み合わせて活用しています。ERP との連携により、Smartsheet の実際のタイムシート データがプロジェクトや製品メンテナンスの財務情報に正しく反映されるため、チームは予算と実績を 1 か所で確認できます。CRM との連携では、成約の可能性が高い営業案件を把握できるため、今後の見通しも立てやすくなります。これらの情報はすべて社内ダッシュボードに反映され、現在の状況と今後予定されている案件をリアルタイムで把握できるため、チームはより迅速かつ的確な意思決定を行えます。

やがて Douglas のスタッフは、日常的な課題を解決するため、Smartsheet で独自のソリューションを構築するようになりました。たとえば、安全衛生チームは Smartsheet を使用して社内インシデント管理ポータルを構築しました。 

「Smartsheet は初めて使う人にも使いやすく、驚くほど柔軟性があります」と、Douglas Pharmaceuticals のプロジェクト マネージャー Andrei Veloso 氏は語ります。「少し工夫するだけで、非常に便利なビジネス ツールになります。今では製造現場でも広く使われていることが、その価値の高さを物語っています。」

マトリクス型のプロジェクト体制を整備

最後に、Douglas は Resource Management by Smartsheet を導入しました。「従業員はすぐに使いこなせるようになりました。それだけプラットフォームが使いやすいということです」と Veloso 氏は語ります。「現在では、チームの 80% がこのソリューションを使用しています。」複数のプロジェクトにまたがるチーム メンバーを調整するリソース マネージャーは、業務量をより明確に把握できるようになりました。今では、誰が対応可能で、各メンバーが何に取り組んでいるかを一目で確認でき、より的確に先を見越した計画を立て、競合するニーズをスムーズに調整できます。「Resource Management によって、多角的なレポートを活用できるようになりました」と Veloso 氏は付け加えます。「プロジェクト ポートフォリオと製品ライフサイクル活動の両方で、計画した業務と実際の状況を比較できるようになりました。そのため、推測ではなく実際のデータに基づいて、今後の業務をより現実的に計画できます。」これにより、従業員の役割も明確になり、当事者意識と責任感が生まれました。

Smartsheet によって、全体的な可視性も向上しました。「Smartsheet は、人材、データ、テクノロジーを 1 つのシステムに統合します」と Ishak 氏は語ります。「リアルタイムのダッシュボードとポートフォリオのロールアップによって信頼できる唯一の情報源を確立し、先を見越した意思決定と強力なガバナンスを実現します。」このプラットフォームは、Douglas のリスク管理、遅延の把握、リソースの競合の早期検出、ベースラインに対するパフォーマンスの追跡に役立っています。

より少ない労力で、より高度なセキュリティを

その可視性は外部の関係者にも及んでいます。外部の関係者は共有ワークスペースに安全にアクセスし、関連するプロジェクト情報を常に把握できます。これにより、全員が足並みを揃えながら、監査証跡も維持できます。明確性、管理、コンプライアンスが不可欠な規制の厳しい業界では、こうした仕組みが特に重要です。「シングル サインオン (SSO)、ドメイン制限、権限設定など、Smartsheet に組み込まれているセキュリティ機能により、誰が何にアクセスできるかを簡単に管理できます」と Ishak 氏は語ります。「プラットフォームに保存するデータは慎重に管理し、独自の社内プロセス、標準作業手順 (SOP)、定期的なスタッフ トレーニングによって、その管理を徹底しています。」

Control Center では、多数のプロジェクトの設定と管理を効率化することで、多くの時間を節約できるようになりました。 

「以前は、チームのプロジェクト設定を支援するために、1 日の半分を費やしていました」と Veloso 氏は語ります。「今では毎日約 2 時間を節約し、より大きな効果をもたらす変革に集中できるようになりました。コミュニケーションやプロジェクト管理も、より効率的に行えるようになりました。」

継続的改善

今後に向けて Douglas は、特に厳格な品質およびコンプライアンス プロトコルが適用される分野で、変更管理プロセスのデジタル化に取り組んでいます。同社はまた、人工知能 (AI) がワークフローの改善にどのように役立つかについても検討しています。「AI を活用した業務の遂行によって何が可能になるのか、とても期待しています」と Ishak 氏は語ります。「Smartsheet が生成 AI を活用し、実際のデータに基づいてスケジュールの作成やリスクの特定を支援するというアイデアは、大きな変革をもたらすものです。」

Ishak 氏は、Douglas における Smartsheet の役割が今後も拡大していくと確信しています。「新たなユース ケースで Smartsheet を使いたいという従業員が増えています。Smartsheet は、よりスマートな意思決定、より良いコラボレーション、継続的な成長を支え、組織全体をつなぐツールになっていくと考えています」と同氏は語ります。