Iron Mountain (アイロン マウンテン) は、Smartsheet の最新ポートフォリオとプロジェクト管理を使用して IT プロジェクトを一元化し、より優れた意思決定を行い、年間 400 万ドル以上を節約しています

Iron Mountain は 1951 年以来、世界中のお客様に記録管理、保管、データ サービスを提供してきました。同社は 58 か国で 22 万以上のお客様にサービスを提供しており、世界中の 1,000 か所以上の倉庫でデータ記録を保管しています。

Iron Mountainは Smartsheet の最新ポートフォリオとプロジェクト管理 (PPM) を使用して、すべての IT プロジェクトを管理し、調達プロセスを自動化し、各プロジェクトのステータスを表示したダッシュボードを介して、正確かつタイムリーで実用的なポートフォリオのインサイトをリーダーに提供します。

「プロジェクト、プログラム、ポートフォリオをまたぐ戦略目標の達成を支援するため、私たちは Smartsheet を毎日使用しています。」と Iron Mountain の PMO ツールおよびリソース マネージャー、Brian Richardson 氏は言います。「Smartsheet は、リーダーシップにさまざまな種類のメトリックを提供し、より優れたガバナンスと意思決定を実現するのに役立っています。」

Smartsheet を使用し始める前、Iron Mountain の IT チームには一元化された PPM ソリューションがなく、6 つの異なるツールを使用してプロジェクトを管理したり、社内コミュニケーションやお客様とのコミュニケーションを図ったりしていました。「リソース管理、データ、ダッシュボード向けに異なるツールを使っていました。」と Richardson 氏は言います。「プロジェクト情報が分散していて、データを包括的なビューにまとめるのが極めて困難でした。」PPM ツールがなかったため、リーダーシップ向けにプロジェクトを可視化するのが困難でした。「一貫したレポート機能がなかったので、役員チームは常に IT プロジェクトの状況を深く理解できていたわけではありませんでした。」と Richardson 氏は言います。

Smartsheet の最新 PPM を導入してプロジェクト管理の一元化とワークフローの自動化を実現

Iron Mountain は Smartsheet の最新 PPM を導入し、プロジェクトのワークフローを自動化してすべての IT プロジェクトを一元管理しました。

「Smartsheet で、従業員の仕事を楽にするプロジェクト管理ソリューションを簡単に立ち上げることができました。」と Richardson 氏は言います。「その結果、PPM ソリューションをサポートして構築するための、専任の技術リソースに投資する必要がなくなりました。」

IT チームは Smartsheet 最新 PPM を使用してプロジェクトを管理し、コスト削減、収益、カスタマー エクスペリエンスなどの企業戦略イニシアチブと整合させます。各イニシアチブには、Smartsheet が収集し、カテゴリ別にフィルターを適用し、レポートとダッシュボードに表示する、詳細なアクション ステップとタイムラインを備えた複数のプロジェクトが含まれています。Smartsheet Control Center を使用して、Iron Mountain はプロジェクト テンプレートにスケジュール情報、更新済みステータス、リスクや問題を入力します。「Control Center は PPM ソリューションの中心的な存在です。」と Richardson 氏は話します。「私たちはそれを使ってすべてのプロジェクト データを収集し、それぞれのレポートやダッシュボードのサマリーにまとめています。」また、IT チームはすべてのプロジェクト ダッシュボードを Smartsheet WorkApps にまとめています。これは戦略的なカテゴリや重要なマイルストーンを含むすべてのポートフォリオレベルのデータを一元化します。Iron Mountain のチーム リーダーは Smartsheet Calendar アプリも使っています。これは Smartsheet データとフォームを接続してイベントを表示します。さらに、Iron Mountain の IT 部門は Bridge を活用しています。これは会社の調達ツール、アジャイル管理ツール、ServiceNow チケット発行・サポート ソフトウェアを統合しています。 

Iron Mountain は、Smartsheet のワークフロー自動化も大いに利用して、プロジェクトの承認を更新したり、重要なマイルストーンをプロジェクト所有者に自動的に通知したりしています。また、Iron Mountain の IT 部門は、編集可能なプロジェクト データを共有するために Smartsheet Dynamic View を使用して自動アラートも含め、さらに同社は、Smartsheet Modern PPM を組織の JIRA プロジェクト追跡ソフトウェアと統合しています。

Iron Mountain は、Smartsheet を活用して調達と顧客への実装プロセスも合理化しています。たとえば、それぞれ新規の調達リクエストは Smartsheet で入力と承認され、新規導入の場合はソフトウェア内で管理されます。導入のお客様は、ダッシュボードで最新のステータス情報を受け取ることができます。Iron Mountain の施設チームは、倉庫のセキュリティとコンプライアンスに関する重要な情報を、Smartsheet オフライン フォームを使用してモバイル アプリでオフライン更新できるようになりました。

同社はまた、PPM の他にも Smartsheet の使用を拡大し、安全監査の管理、検証への対応、戦略的プランニング、資産管理、タイムシート、リソース管理に Smartsheet を使用しています。Iron Mountain はさらにアプリの合理化に移行し、それらのアプリの機能を直接 Smartsheet に組み込むことで、複数のアプリを使用する必要性を排除、または回避しています。

向上したプロジェクトの可視性と意思決定の改善

Smartsheet 最新 PPM を使用して異なるプロジェクト情報を単一プラットフォームに統合することで、Iron Mountain は、リーダーシップ チームに対してすべての IT プロジェクトのステータスをより可視化させて提供しています。「Smartsheet の最新 PPM を使用すると、すべてのプロジェクト情報を一元管理できます。つまり、リーダーの前に Smartsheet ダッシュボードを置き、すべてのプロジェクトの包括的なビューを提示するとともに、それらのプロジェクトを戦略目標に直接結び付けることができます。」と Richardson は言います。 

「どのプロジェクトが緑でスケジュールと予算に従って進行しているか、どのプロジェクトが赤でより注意が必要かを示すことができます。今では、リーダーが計画上の意思決定を行う際に、何を行う必要があるのか、どのように対応時間を改善してカスタマー サービスを向上させることができるのかがわかります。」

年間 200 時間の節約とユーザーあたり 8,000 ドルを節約

Smartsheet 最新 PPM の自動化により、Iron Mountain は以前は手作業だったプロジェクト管理と更新プロセスを排除し、管理タスクに費やす時間を大幅に短縮することができました。

ビジネス プロセスとプロジェクトのマイルストーンに対する認識の向上

Iron Mountain は、Smartsheet の自動化されたワークフローを使用して、ビジネス全体の主要なプロジェクト所有者にプロセスの分かりやすい進捗を提供します。「自動化は PPM ソリューションの重要なポイントであり、プロジェクト マネージャーは通知と承認のアラートを自動的に受け取ります。」と Richardson 氏は言います。 

「たとえば調達プロセスには、IT リーダーや財務など、複数のグループが関与しています。全員が承認プロセスに沿ったステップで作業する必要があるので、自動化されたワークフローを使用して各ステップを通知し、各プロジェクトがどの程度進んでいるかも表示します。」

Iron Mountain は数年前に Smartsheet を導入して以来、プロジェクト管理を簡素化するための社内ソリューションを 50 個近く作成してきました。「このツールの価値はすぐにわかりました。」と Richardson 氏は言います。「さまざまなプロジェクト管理ツールを試す長い道のりでしたが、ついに私たちのビジネスに適したソリューションを見つけました。」

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