Howden (ハウデン)、Smartsheet でイノベーションと効率化を推進

顧客の重要なプロセスを最適化するための空気やガスを取り扱うソリューションの設計、エンジニアリング、供給を行う Howden (ハウデン) のような定評のあるグローバル企業にとって、共同作業、効率、革新性は欠かせない要素です。 

しかし、これを達成するのは簡単ではありません。26 か国に拠点を持ち、6,000 人以上の従業員を抱え、電力、化学、インフラなど複雑な業界にまたがり進化するソリューションを提供しているからです。従業員は、動きの速いプロジェクトをたくさんこなさなければなりません。Howden (ハウデン) が認識したように、事業のグローバル化が進むにつれて、全員が共通の理解を持つことは難しくなります。 

グローバルな技術革新を管理するプロジェクト

Howden (ハウデン) では、意欲的なエンジニア、プログラム コントローラー、プロジェクト マネージャー、サポート スタッフを世界各地に配備し、複雑な環境下でも持続可能な空気やガスを取り扱うソリューションを顧客が提供できるよう、全員が一丸となって取り組んでいます。 

Howden Technology (ハウデン テクノロジー) のテクノロジー プロジェクト管理リーダーの Willie Vance 氏は、Howden Technology (ハウデン テクノロジー) 全体で専門的なプロジェクト管理サポートを提供し、世界中の同僚たちと連携を取りながらプロジェクトを進めています。しかしここ数年、Vance 氏と同僚はプロジェクト間で特定の問題や課題が繰り返し発生するのを目の当たりにしてきました。

グローバルな技術革新が進む中、プロジェクト、進捗状況、データを随時把握することが満足にできない状態に陥っていたのでした。「私たちは Excel のスプレッドシートを共有していました。」と Vance 氏は述べます。「ところが、全員が同じファイルを見ているのか、そのファイルが最新版なのかが明確でなかったのです。インドや中国の同僚と 2 週間に 1 回、進捗状況を電話で確認するのですが、意識合わせができているのか明確でないこともありました。」

また、チームは手作業で行われる遅いレポート作成プロセスにも手を焼いていました。プロジェクト マネージャーやエンジニアは、個人の好みに基づいて各自ばらばらのフォーマットでプロジェクト情報を提示していました。

このような問題があったため、従業員の時間を効果的に管理し、プロジェクトを明確に可視化することが難しくなり、作業量を把握したり、バランスを取ったりすることがますます難しくなっていきました。

グローバルな共同作業のためのプラットフォーム

Vance 氏は、Howden (ハウデン) にはよりよい手段が必要であること、各自の好みや地理的な条件を反映させることができる、全員にとって使いやすいソリューションでなければならないことを認識していました。Vance 氏は役に立つソリューションを探し始め、同僚にアドバイスを求めました。採用するかどうかの大きな決定要因は、カンバン ボードなどのさまざまな方法で情報を表示できること、ガントスタイルの表示機能を備え、作業やプロジェクトを明確に視覚的に伝えられることです。 

Vance 氏は市場を調査した後、Smartsheet を候補のソリューションとしてピックアップし、早速試してみたところ、このプラットフォームが同社のビジネスに最適であることがわかりました。 

「すぐにたくさんのメリットがあることがわかりました。たとえば、データを一元的に管理できるため、計画作成が効率的になり、レポート作成が速くなり、タスクが視覚的に把握しやすくなりました。」と Vance 氏は語ります。「従来のプロセスの自動化や企業文化の向上など、多くの革新的な方法で活用できることがわかりました。」 

プロジェクトのための信頼できる共通の情報源 

Vance 氏は、誰もが正確な最新データにアクセスできるように Smartsheet を導入することにしました。今では、チームは標準化された、一貫性のある方法で同じ情報を取得し、共有できるようになりました。誰もが取り掛かる問題に合わせてカスタマイズしたソリューションを使用して、日々の電話会議で正しいデータを効率的にやり取りすることができます。  

Smartsheet は柔軟性の高いプラットフォームであり、同じ情報をさまざまな形で表示できるため、チームのプロジェクト管理方法を改善することもできました。

「Howden (ハウデン) のような企業では、プロジェクト マネージャーからエンジニアまで、さまざまな人たちと一緒に作業することになります。エンジニアが嫌がることといえば、300 行のガント チャートを読み解くことでしょう。そうなると、ターゲット層がまったく見えなくなってしまいます。しかし Smartsheet は柔軟性が高く、誰もが自分に合った方法で情報を見ることができます。」

よりスマートで迅速なレポート作成 

Smartsheet を導入する前は、Vance 氏と同僚は毎月の重要なプロジェクト レビュー会議に備えてプロジェクト情報と最新ステータスの照合に多くの時間を費やしていました。手作業に頼っていたため、Excel スプレッドシートや PDF などのさまざまな形式で過去の情報を収集するのに何時間もかけていました。このようなデータをまとめたとしても、ファイルの添付、コメントの追加、コンテキスト情報の提供を一貫して行う手段がありませんでした。 

「月次報告書では、4 つのブロックに分けて、プロジェクト関連情報を示しています。その情報には主要なマイルストーン、リスクや潜在的な問題、財務状況、プロジェクトを計画通りに進めるために必要な軽減措置などがあります。これらの情報はすべて PowerPoint に取り込まれますが、以前はスライド 1 枚あたり 30 分から 40 分以上の時間をかけていました。」と Vance 氏は語ります。「Smartsheet では、これらの情報を自動的に取り込んでスライドに反映させるアプリケーションを開発しました。そのおかげで、スライド 1 枚あたりにかかる時間を 10 分以内に短縮できました。時間節約の効果は抜群で、効率が本当に向上しました。」

より効果的なリソース管理 

Howden (ハウデン) のチームは、動きの速いプロジェクトを多く抱え、常に多忙を極めています。とはいえ仕事を上手に管理できるということは、単にプロジェクトを迅速かつ効率的に完了させることだけではありません。Howden (ハウデン) は、従業員が活躍するのに必要な時間と余裕を確保したいと考えています。 

リソースにかかっている負荷を可視化し、適切な担当者がプロジェクトに参加しているかどうかや、その担当者に十分な作業時間が確保されているかどうかを見極めるうえで、Smartsheet のリソース管理機能が非常に重要な役割を果たせることがわかりました。その結果、Howden (ハウデン) はアジャイル式のプロジェクト管理手法に基づいて作業を行い、問題を迅速に解決し、適切なソリューションを開発できるようになりました。 

「Smartsheet でプロジェクト計画を作成し、そのデータを Smartsheet のリソース管理機能に取り込むことで、本当の意味での可視性を手に入れることができました。」と Vance 氏は述べます。「リソースのプロファイルだけでなく、遠く離れた場所のプロジェクト予算についても同じです。このソリューションのおかげで、今までになかった大きな力を得ることができました。」

Vance 氏と彼のチームは、Smartsheet を使用して、効果的なリソース管理で重要な部分を占める休暇申請といった一般的な人事プロセスも改善しました。以前は、紙の用紙を使って手作業で休暇申請を処理していました。これは、Vance 氏も「正直言って古臭いシステム」と認めていたやり方です。 

そこで、Vance 氏は自動化された休暇申請シートを開発しました。従業員が休暇を申請すると、自動的に上司に電子メールが送信され、上司はその内容を確認して承認します。休暇申請シートはプランナーとリンクしているため、誰がいつ休暇を取るのかを上司は視覚的に確認できます。現時点では、Renfrew (レンフルー) チームに導入されていますが、デンマークとオランダの Howden Technology (ハウデン テクノロジー) チームへの展開も検討されています。

力強い企業文化の構築

上記で述べた事柄すべてが組み合わさって、ビジネスでの共同作業とコミュニケーションにおける良い文化が生まれました。しかし、Howden (ハウデン) は COVID-19 のパンデミックの中、力強い企業文化を育むため Smartsheet を活用し、従業員が最新情報を投稿したり、ちょっとした楽しみを共有したり、お互いの都合や居場所を追跡したりできる社内プラットフォームを作成しました。 

「ロックダウンが始まった後、COVID-19 ダッシュボードを開発しました。」と Vance 氏は述べます。「このダッシュボードを活用することで、人々が他の国のさまざまな状況 (その地域における規制など) を理解し、よりうまく協力して働くことができるようになりました。しかし、本当に重要なのは、私たちがコミュニティとして結束を高めることができたことです。それこそが大変なロックダウン中に私たち全員が必要としていたものだったのです。」 

この言葉は、Smartsheet が Howden (ハウデン) にとっていかに重要な役割を果たしていたのかを物語っています。Vance 氏は、世界中にいる彼の同僚に Smartsheet のメリットを伝え、必要に応じて関連するアプリケーションを開発し、カスタマイズされた機能を使用できるようにすることを計画しています。 

「弊社のグローバル コミュニティに関わる人々は、Smartsheet の力を理解し始めています。」と Vance 氏は付け加えます。「新しいプロジェクトや試みを計画する際は、Smartsheet を活用するというのが弊社では当たり前になっています。これが、私たちに素晴らしい方向性をもたらしてくれるのです。」 

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