Galenicum (ガレニカム) のチーム、簡素化されたワークフローと追跡可能なインタラクションで作業スピードを向上

バルセロナを拠点とする薬剤の貿易業者として 2003 年に創業した Galenicum (ガレニカム) は、現在では医薬品のバリュー チェーン全体を扱う多国籍エンタープライズへと発展しました。2013 年に 27 人だったチームは、現在 50 か国以上を拠点に計 500 人以上の従業員を擁するグローバル企業になっています。

それから 10 年経ち、Galenicmu (ガレニカム) の創業者たちは、さらなる成長を目指してクラウドベースのプラットフォームを買収しました。この拡大の過程でプロジェクト管理の一元化と、部門間のコミュニケーションの改善が必要になりました。 

各部門での問題解決を促進

「弊社のビジネスはますます発展しています。ここ 3 年間で規模が 2 倍になりました」と、Galenicum (ガレニカム) の R&D イノベーションおよび IP グローバル部長である Javier Torrejon 氏は言います。「成長し始めたとき、全部門のすべてのデータとコミュニケーションを連携させ、なおかつ各部門固有のニーズに簡単に応えてくれるツールが必要になりました。そこで、2013 年に Smartsheet を導入しました。Smartsheet を選んだ主な理由の 1 つは、すでにクラウドで利用できたということです」と Torrejon 氏は言います。

Smartsheet はノーコードで利用できるプラットフォームであるため、導入以来従業員たちは業務で必要なツールを簡単に作成できるようになりました。Torrejon 氏はこう説明します。「プロセスの支援に必要なツールがあれば、自分たちですぐに構築できます。ある部門では、Workapps とフォームを使ってソリューション全体を 1 時間で設定しました。」

Smartsheet は更新も頻繁に行われ、進化するニーズや使用事例に応じて絶えず進歩を続けています。「1 年半前は、ダッシュボードの構築はなかなか大変なことでした。それが今では 5 分で追加できます」と Torrejon 氏は言います。

クリック数回でワークフローを管理

Galenicum (ガレニカム) のチームは、Smartsheet のプラットフォームを使用することで複数のプロセスを向上させています。たとえば、Smartsheet フォームを使えばラボの分析や治験のリクエストや追跡が合理化されます。

「以前は、治験に使う共有器具を予約するために各従業員が Excel ファイルにリクエストを入力していました。そのあとで、そのファイルを他の従業員に電子メールで共有していたのです。全員が回答し終わってから更新された Excel ファイルをダウンロードし、週次の会議で器具を決定し、担当者を割り当てていました。行ったり来たりのプロセスで KPI の達成が非常に困難でした」と Torrejon 氏は言います。 

ダッシュボードが簡素化されたことで、今ではチーム メンバーがリクエストを作成して担当者に転送するプロセスが数回のクリックで完了します。「誰が何をするのか、いちいち知る必要はありません。自分が必要な器具さえ知っていればいいのです。あとはフォームを使って依頼するだけです。本当に便利です」と Torrejon 氏は言います。 

電子メールをやめて行動する

Galenicum (ガレニカム) のチームでは毎月 150 ～ 250 のドキュメントをレビューします。Smartsheet ダッシュボードは、重要なプロジェクト情報を整理して概要を示すことで、作業を円滑にし迅速化させます。「これまでは電子メールでそれぞれのレビュー リクエストを送信していました。しかしこの方法では、電子メールが届いていないとか、迷惑メール フォルダーに入っていた、などということがときどき起こります。今では Smartsheet でファイルを送信すれば、プラットフォームで自動的に通知がレビュー担当者に送信され、レビュー担当者は確認の「OK」をクリックするだけで済みます。ステータスの変更もすべてアプリケーションで見ることができます」と Torrejon 氏は言います。 

Smartsheet によって電子メールの読み込み時間が減り、全プロセスの流れがスムーズになったことで、1 人の担当者が 1 個のファイルにかける時間が少なくとも 5 分は短縮しました。「ダッシュボードを使うことで、ドキュメントのレビューに費やす時間が少なくとも年間 300 時間節約できています。おかげで大事な作業に集中できるので、すばらしいツールだと思います」と Torrejon 氏は言います。

わかりやすい場所にデータを置く

Smartsheet は Galenicum (ガレニカム) の大きな課題である「コミュニケーションと説明責任の文化を築く」ことも解決しました。Torrejon 氏は言います。「私は、ほとんどのプロジェクトの失敗はコミュニケーション不足にあると考えています。各プロジェクトには多くの関係者がいるため、チームはさまざまなマネージャーやディレクターに報告することになります。プロジェクトの作業が複数のアプリや電子メール、データベースなどを介して行われると、コミュニケーションの流れが中断します。」

Smartsheet に移行してから、Galenicum (ガレニカム) には全部門のデータを格納する一元的な場所ができました。「データの格納場所が 1 つになったことで、従業員は総合的なデータを基に意思決定ができ、タスクの優先順位をつけやすくなります。クエリを実行するだけで、あとはシステムが自動的に作業してくれるので、データ探しに時間を取られることなく、目の前のことに集中できるのです」と Torrejon 氏は説明します。 

すべての情報が 1 か所で利用できるため、インタラクションも追跡できます。「これにより責任を押しつけ合う無駄な時間もなくなり、手違いや過失、遅延が起きた場合の職場の軋轢も避けられます」と Torrejon 氏は言います。 

現在、Torrejon 氏のチームは Galenicum (ガレニカム) のデータをプラットフォーム内でさらに連携させることを計画中です。そのために、Smartsheet にさらに機能を追加する新たな統合オプションを追求しています。「今後、弊社ではいくつかのツールの使用をやめて Smartsheet に移行しようと考えています。そうすればワークフローを向上し続けられますから。」

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