Bioforum (バイオフォーラム) は医療データ研究の効率性、可視性、信頼性を高めています。

2008 年、Bioforum (バイオフォーラム) は、臨床試験データの効率的な収集、標準化、レポート作成に重点を置いた、革新的なデータ指向型の臨床研究機関 (CRO) である Data Masters (データ マスターズ) を設立しました。その後、スタートアップ企業から世界的な製薬会社に至るまで、100 社を超える組織を対象に 400 件以上の臨床試験サポートを行ってきました。同社の部門横断的研究チームは、コンサルティング、データ管理、生物統計学、統計プログラミング、メディカル ライティングなどを含むカスタム ソリューションを作成しました。 

同チームでは日々、さまざまなプロジェクト、タイムライン、社外の関係者を管理しています。手作業で予算を管理したりリソースを手配したりするようなタスクによって、本来の仕事から多くの時間が奪われてしまいました。Bioforum (バイオフォーラム) には、プロセスの効率性を高めることができるプロジェクト管理ソリューションが必要でした。「弊社が必要としていたプラットフォームとは、社外のチームと共有でき、プロジェクトの全体的なタイムラインを管理するのに役立ち、チームの日常業務を少しでも楽にできるようなものでした。」と Bioforum (バイオフォーラム) のプロジェクト管理および運用チーム ディレクターである Adri Erasmus 氏は振り返ります。

準備を整える 

最初は、Smartsheet をプロジェクト管理ツールと見なしていたため、チームがソリューションの潜在能力をすべて引き出すまでに時間がかかりました。「Smartsheet の持っている機能すべてを知っているわけではありませんでした。」と Erasmus 氏は説明しています。「弊社では他の会社が何を行っているかを調べ始めました。そして、プロジェクト管理だけではなく、弊社のデータ管理部門の運用管理についても調べ始めました。これによって、大きな世界が広がりました。」 

Bioforum (バイオフォーラム) は、Smartsheet とデジタル ワークフローのコンサルティングを専門にしている Rocket Business Solutions (ロケット ビジネス ソリューションズ) にサービスを依頼し、Werner Wasserman 氏にソリューション コンサルタントのリーダーをお願いしました。Rocket Business Solutions (ロケット ビジネス ソリューションズ) は、データの構造と統合に狙いを絞るというユニークな方法を使用して、企業が困難なプロセスを簡単かつ自律的に乗り切れるようサポートします。10 年以上にわたる Smartsheet 導入の実績、プロフェッショナル認定、および Mission Control と Rocket Dashboards という自社製の 2 つのソフトウェアを駆使して、Rocket Business Solutions (ロケット ビジネス ソリューションズ) ではわずかなコストで簡単に作成できる優れたソリューションで新しいプロジェクトを構築し、古いプロジェクトを再構築できます。

また、同社は Bioforum (バイオフォーラム) が業務上必要になるデータセットのタイプすべてを大まかに把握し、すべてのプロジェクト用に構成要素を考案して、チーム全体における Smartsheet の設定を開始しました。Rocket Business Solutions (ロケット ビジネス ソリューションズ) はソリューション導入のスピードを大幅に加速させ、Bioforum (バイオフォーラム) のユーザーに権限を付与し、共同作業によるユーザー中心型の俊敏なアプローチを採用することで導入範囲を最大化できるようにサポートしました。「体系的なアプローチによって、拡張性を確立し、エンド ユーザー体験を改善することができました。」と Erasmus 氏は述べています。 

「Bioforum (バイオフォーラム) にとって最大の課題の 1 つは、確実に誰もが予算に応じて各プロジェクトに適正な時間を費やすようにすることであるとわかりました。」と Wasserman 氏は述べています。「私たちは山ほどの Excel シートを抱え、それらを手作業で更新する必要がありました。すべてを入力するのに約 3 週間、それを見直すのにさらに 1 週間かけていました。」と Erasmus 氏は振り返っています。この作業負荷を軽減するために、チームで API 統合を実装し、リアル タイムで Smartsheet にデータを取り込み始めました。そのため、プロジェクトのリソース手配に不整合がないか目でチェックする必要がなくなりました。「今では 1 時間もあれば話し合いですべての問題を解決できます。」と Erasmus 氏は述べています。 

簡単なデータの収集と提示

Smartsheet を導入してから、重複、エラー、ノイズなしで関連データとフィードバックをすべて収集することによって、問題がなくなりました。「Smartsheet でアンケートを作成しました。そこでは、従業員が同僚からのフィードバックを送り合えます。」と Bioforum (バイオフォーラム)、臨床データ化学チーム ディレクターの Johan Vermeulen 氏は説明しています。さらに、「Smartsheet によって手作業が減少しただけではなく、よりスマートな作業環境も作られてきました。そのおかげで、ビジネス上の意思決定が改善されました。」Erasmus 氏は次のように賛同しています。「すべてのことを完全に把握できます。問題の追跡、品質の管理、リソースの手配の簡素化を行うことができます。それなしではやっていけないほどのツールに進化しています。」

Wasserman 氏によると、Bioforum (バイオフォーラム) にとっての重要な活動はもう 1 つあり、それは社外の関係者にレポートを提出することです。Erasmus 氏の説明によると、「多くのスポンサーがすでに Smartsheet を使っており、すべてがアクセスしやすく使いやすいと好評です。社外チームの間でもソリューションの導入は好調でした。タイムライン付きのシートにアクセスできるようにし、会議中にシートを更新し、他のシートにその内容を反映させることもできるようにしました。これで、プロジェクト マネージャーの仕事が大幅に楽になりました。」 

効率性、完全性、可視性の向上

Smartsheet で手作業の必要性を減らすことができるため、Bioforum (バイオフォーラム) のチームの共同作業がスムーズになり、時間を節約できるようになりました。「誰もが自分に関係があるシート、メトリック、議事録、アジェンダにアクセスできるようになったため、効率が本当に向上しました。」と Erasmus 氏は説明します。「おそらく時間を 40% から 60% くらい短縮できているはずです。当社の従業員は有意義な仕事に時間を割けるようになりました。ある従業員は扱う臨床試験が 3 つであたふたしていたのに、今では 7 つも扱っています。」

Bioforum (バイオフォーラム) は人為的ミスのリスクも軽減しています。「当社のデータの約 90% が自動的にデータベースに取り込まれるため、重複はなくなりました。」と Erasmus 氏は語ります。「運用サイドから見ると、データの信頼性は 80% 高くなりました。」

またデータが一元化され正確になったため、可視性が向上し、質の高い情報に基づいて採用活動やその他の意思決定ができるようになりました。「経営陣は研究レベル、従業員レベル、月別であらゆることを確認できます。たとえば今では、キャパシティいっぱいの状態で仕事しているかどうかが簡単にわかります。それまで経営陣には、そのレベルの可視性がなかったのです。」と Erasmus 氏は語ります。

絶え間なく続く変化と革新

同社の目標の 1 つは、トレーニング用文書の保管場所を作り、従業員が文書を読めるようにし、プロジェクトへの割り当て前に文書を読んだことがわかるようにすることです。そうすれば、Bioforum (バイオフォーラム) は規制要件に準拠することができます。

Bioforum (バイオフォーラム) は今後も、プロジェクトレベルのダッシュボードやパフォーマンス レビューの自動化など、Smartsheet の他の機能も探求していくつもりです。 「私たちの業界では、変化を受け入れる土壌ができあがっています。これまでのところ、うまく適応してきましたし、今後もそうできると思います。」と Vermeulen 氏は総括します。

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