プロジェクトの監視とコントロールとは何か
プロジェクトの監視とコントロールは、プロジェクトのパフォーマンス測定に役立ちます。このプロセスを使用して、プロジェクト計画およびプロジェクトのステータスを確認し、潜在的な問題を特定して、必要に応じ変更を実施します。このフェーズは、プロジェクト ライフサイクルの実行フェーズと一致します。
このフェーズを使用すると、リスクを管理し、要件の変更を回避しながら、プロジェクトをスケジュールどおりに予算内で進めることができます。監視およびコントロール フェーズの終了時に、顧客は完了済みプロジェクト成果物を受け取ります。
プロジェクト管理におけるプロジェクト監視およびコントロールのフェーズの主な目的とは
プロジェクト管理における監視とコントロールの主な目的は、問題が発生する前に特定し、調整を行うことです。このような変更により、プロジェクト計画の再評価と更新が必要になる場合があります。
Project Management Essentials, LLC (プロジェクト マネジメント エッセンシャル) の創設者であり、フォーチュン 100 企業で 25 年以上のプロジェクト リーダーシップと管理の経験を持つ Alan Zucker 氏は、監視とコントロールの目的を次のように説明しています。「プロジェクト マネージャーは、コスト、スケジュール、範囲に重点を置いて、パフォーマンスを定期的に追跡します。プロジェクトが予定から逸脱した場合は、プロジェクト マネージャーが是正措置を講じます」。
プロジェクトの監視とコントロールの重要性
プロジェクトの監視とコントロールは、プロジェクトを予算内かつ範囲内でスケジュール通りに完了するために不可欠です。監視とコントロールのプロセスにより、プロジェクト計画からの逸脱部分が特定されます。プロジェクトの監視とコントロールにより、実行状況が順調かつ効率的で、予定通りであることが保証されます。
Alan Zucker 氏は、プロジェクトを成功に導くためのプロジェクトの監視とコントロールの重要性について次のように述べています。「プロジェクト マネージャーは、完全に計画通りに進行するプロジェクトなど存在しないことを知っています。成功に対する期待に沿っているかどうかを確認するためには、パフォーマンスを入念に追跡する必要があります。期待に沿っていない場合は、プロジェクトを順調に進めるために何が必要かを判断する必要があります」。
プロジェクトの監視とコントロールのプロセス
監視とコントロールのプロセスでは、パフォーマンスのメトリックを追跡して、プロジェクトがスケジュールに従い、予算内および範囲内で進行するようにします。このプロセスにより、プロジェクト チームは問題を事前に発見できるようになります。
- 重要業績評価指標 (KPI) を監視する: KPI を監視することで、プロジェクトの成果物を軌道に乗せ、パフォーマンスを最新の状態に保ちます。プロジェクト マネージャーは、タイムライン、予算、品質に関するデータを活用して、より適切な意思決定を行い、問題を回避するための変更を加え、機会を最大限に活用します。
- 変更リクエストを監視する: プロジェクトのパフォーマンス データを測定することで、プロジェクトが順調に進行しているかどうか、変更が必要かどうかなどを明らかにするのに役立ちます。プロジェクトが予定から外れている場合は、変更リクエストが提出され、軌道修正が行われます。
- プロジェクトの範囲を監視する: この手順により、プロジェクトの範囲が変更される場合は確実に検証と文書化が行われるようになります。プロジェクト範囲指示書や作業分解構成図などの関連文書を更新する必要があります。また、範囲の拡大により戦略の変更が必要になる場合は、関連するタイムラインやコストの調整についての判断も行うことになります。
- リスクを特定する: リスクの特定は、プロジェクト全体を通じて行われることが理想的です。リスク発生時の適切な意思決定に必要な関連情報が利用可能になるためです。
- チーム メンバー、関係者、クライアントとコミュニケーションをとる: 定期的なコミュニケーションを維持することで、プロジェクトを順調に進行させ、時間とコストを要する誤解を回避できます。関係者とチーム メンバーが、すべての関連情報をタイムリーに受け取ることが重要です。
プロジェクトの監視とコントロールの計画の作成方法
プロジェクトの監視とコントロールの計画では、成功、範囲、スケジュール、リソース、リスク、コストなどの要素を統合します。この計画は、プロジェクト ライフサイクルの計画フェーズ中に策定されます。
- プロジェクトの概要を作成する。
プロジェクト計画に従って、ベンチマークの範囲、スケジュール、予算のベースラインを確立します。計画では、プロジェクトの目標、リソース、マイルストーンを定義します。 - プロジェクトをサブタスクや作業単位に分解する。
作業分解構成図は、プロジェクト マネージャーがサブタスクを作成し、作業を管理するために使用できる便利なツールです。この可視化ツールは、プロジェクト マネージャーがパフォーマンスと成果物を追跡および合理化するのに役立ちます。 - プロジェクト計画を実行し、差異を特定するためにレポートと分析を実行する。
差異が許容可能かどうかを判断し、監視を継続します。差異が許容できない場合は原因を突き止め、調整を行います。
プロジェクトの監視とコントロールを実施する方法
プロジェクト マネージャーは、3 ～ 5 個の KPI を使用して、監視データを報告し、プロジェクトを順調に進行させるための目標を定義します。KPI は、具体的、測定可能、達成可能で、関連性が高く、タイムリーなものでなければなりません。
- プロジェクト パラメータを監視する: プロジェクト計画には、プロジェクトの範囲と成功の測定が含まれます。プロジェクト マネージャーは、KPI を使用してスケジュール、労力、コストを追跡し、それらがプロジェクト計画と必ず一致するようにします。
- 関係者の関与を監視する: プロジェクト チーム、経営陣、クライアントの配置を行い、それぞれとコミュニケーションを図ることで、全員が関与し、タスクに集中できるようにします。
- リスクを監視する: プロジェクトのライフサイクル全体のリスク評価を完了すると、問題を回避し、プロジェクトのタイムラインと予算への悪影響を低減できます。
- プロジェクトのパフォーマンスを監視する: プロジェクト マネージャーは KPI ダッシュボードを使用して、問題を特定し、作業の進捗状況を測定します。
- 進捗管理に必要な是正措置を講じる: プロジェクト マネージャーは、プロジェクト計画をベースラインとして使用して、解決が見られるまで、またはプロジェクトが終了フェーズに入るまで、進捗を管理し変更を追跡します。
- データの文書化の監視と管理を行う: プロジェクトのパフォーマンスと変更を文書化することで、関係者の関与を継続させ、問題を軽減し、将来のプロジェクトのために情報を提供できます。
プロジェクトの監視とコントロールのベスト プラクティス
プロジェクトの監視とコントロールのベスト プラクティスでは、細部に常時注意を払う必要があります。このようなベスト プラクティスにより、プロジェクト マネージャーとチームは、時間、コスト、予算のバランスをとることができます。
- プロジェクト管理チームの役割を定義する: 期待事項と守るべきタイムラインをチーム メンバーに確実に知らせます。
- 連絡先を特定する: 問題が発生した際に、問題点を追跡、文書化、監視する専任の担当者を配置する必要があります。
- KPI レポートの頻度を決定する: プロジェクト計画の作成時は、KPI レポートを実施する頻度を決定し、そのスケジュールに従うようにします。このデータはパフォーマンスの監視とコントロールに不可欠です。
- スケジュール、予算、コストの差異しきい値を定義します: 許容可能な変更の割合と、変更を必要とする差異のしきい値を決定します。
- スケジュール差異 (SV) の場合は、出来高 (EV) から計画値 (PV) を差し引きます。
- 予算差異 (BV) の場合は、各項目の計画予算から支出額を差し引き、それを元の予算で割って割合を算出します。
- コスト差異 (CV) の場合は、実際のコスト (AC) を出来高 (EV) から差し引きます。
- 差異の原因が一般的なものか、独自のものかを判断する: 差異が想定の範囲内で、許容可能であれば、作業は変更することなく続行できます。差異が想定外の原因によって発生した場合は、適切な変更を特定して実装します。
- 変更に対するオーダーを精査する: 文書化された変更の要求をプロジェクト チームと共に確認して、承認または却下します。
- 要件の変更に対する監視とコントロール: 要件の変更を低減し、プロジェクトのパラメーターを維持して、プロジェクトの変更が結果に影響を及ぼす可能性があることを認識します。
- 完了時に厳格な承認プロセスを実施する: すべての承認プロセスを適切に文書化し、提出します。
Zucker 氏は、次のように付け加えています。「ソフト スキルは見落とされがちですが、コミュニケーションと関係者の関心を効果的に維持することに重点を置きましょう。プロジェクトは新たな視点から恩恵を受け、専門家による諮問委員会がプロジェクト マネージャーに全体像とガイダンスを提供できるようになります」。
プロジェクトの監視とコントロールのテクニック
プロジェクト マネージャーは、監視とコントロールによってプロジェクトのパフォーマンスの追跡、レビュー、レポートを実行します。マネージャーはこのフェーズを利用して、情報に基づいた意思決定を行い、危機を回避し、パフォーマンスと機会を最大化します。
プロジェクトの監視とコントロールの手法は、プロジェクト管理の 3 つの領域に対応しています。
- プロジェクト計画の監視: クリティカル パス法 (CPM) を使用して、プロジェクトの重要なマイルストーンを特定し、成果物のスケジュールを維持します。
- プロジェクト予算の監視: アーンド バリュー マネジメント を使用して、コストに応じてプロジェクト タスクを割り当てます。
- プロジェクト ステータスの監視: プロジェクト ステータス レポートを使用してレポートのプロセスを標準化し、完了済みタスク、重要なポイント、リスク、リアルタイムの進捗状況を特定します。
プロジェクトの監視とコントロールの戦略
プロジェクトを成功させるには、監視とコントロールを入念にかつ正確に行う必要があります。したがって、適切な戦略を立てることで大きな違いが生まれます。適切な監視とコントロールのアプローチでは、品質、リスク、関係者の関与レベルを考慮し、プロジェクトの成果をすべて伝えます。
以下のヒントは、プロジェクトの監視とコントロールの戦略を遵守するのに役立ちます。
- 変更要求を管理するためのサイクルと、明確に定義されたプロセスを確立する。
- プロジェクトのニーズに合わせて、パフォーマンス レポートをカスタマイズする。
- 情報を要求することで、プロジェクト チームに負担をかけ過ぎないようにする。
- 専門知識に応じて、関係者を最も必要とされる場所に配置する。
- 実行可能であり、意思決定が要求されるパフォーマンス データを優先する。
- 意思決定が、スケジュール、予算、範囲にどのように影響するかを考慮する。
- 透明性の高い意思決定プロセスを確立し、結果を伝達および文書化する。
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