プロジェクト ブリーフとは？
プロジェクト ブリーフとは、プロジェクトの基本的な要素をまとめた短い要約のことです。ブリーフを使用すると、チームはプロジェクトの目標、戦略、タイムラインを関係者と共有できます。ブリーフは大まかな概要にし、不要な詳細は省く必要があります。
プロジェクト ブリーフはプロジェクト計画書ほど詳細ではありませんが、同様の情報が含まれています。そのため、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの詳細が最終決定した後にのみブリーフを作成する必要があります。ブリーフはプロジェクト計画の簡単な要約として機能し、クライアントや関係者を対象としています。ブリーフは、より大きなプレゼンテーションから抜粋した短い引用のようなものと考えてください。
プロジェクト ブリーフの長さはさまざまですが、一般的には 1 段落から 1 ページの間です。ブリーフは常に可能な限り最新の状態に保ち、プロジェクトの詳細が変更された場合や変更された場合は最新の情報に更新する必要があります。
プロジェクト ブリーフの目的とは？
プロジェクト マネージャーは、プロジェクト ブリーフを使用して、最も重要な情報をクライアントや関係者と共有します。ブリーフはプロジェクトの目標、タイミング、戦略に関する広範な質問に答えます。プロジェクト計画のすべての詳細を含めるべきものではありません。
プロジェクト ブリーフとは、プロジェクト計画書など、より複雑な文書のスナップショットです。多くの場合、関係者に必要な情報は、チームが達成しようとしていることと、それにかかる時間だけです。同じ理由で、ブリーフはクライアントとコミュニケーションを取る際に役立ちます。クライアントは要求したことの実行に関して、必ずしもすべての詳細を必要とするわけではなく、大まかな内容だけを必要とします。
また、プロジェクト ブリーフは、プレゼンテーションやキックオフ ミーティングで使用できるように調整することもできます。ブリーフを使用してプロジェクトをすばやく要約し、情報を 1 枚のスライドで箇条書きにまとめることができます。ブリーフを過去形に書き直し、完了したプロジェクトに関する証言や迅速なケース スタディを作成し、潜在的なクライアントや投資家と共有しましょう。
プロジェクト ブリーフは誰が書く？
プロジェクト マネージャーは、特定のプロジェクトの詳細について完了を確定した後、ブリーフを書きます。プロジェクト マネージャーはチームや関係者と協力して、プロジェクトの目標、タイミング、戦略を決定する必要があります。次に、それらをプロジェクト ブリーフに要約できます。
プロジェクト ブリーフを書く前に、プロジェクトに関する特定の詳細を知っておく必要があります。プロジェクトの目標、チームがそれらの目標を達成する方法、プロジェクトが会社にもたらす価値、予定されている開始日と終了日を知っている必要があります。
プロジェクト ブリーフの書き方
プロジェクト ブリーフを作成するには、プロジェクトの概要、タイムライン、作業範囲を 1 つのページにまとめます。また、成功指標や背景情報、ターゲット オーディエンスの特定も含めるとよいでしょう。
プロジェクト ブリーフは短い文書で、1 段落から 1 ページの長さにします。情報をラベル付きセクションに分け、誰もが理解できるように、シンプルかつ明確に書きます。ブリーフがデジタルの場合は、プロジェクト計画やプロジェクト スケジュールなど、より詳細なプロジェクト文書へのリンクを含めます。プロジェクト ブリーフのテンプレートを使えば、すぐに作業を開始できます。
独自のプロジェクト ブリーフを作成するには、以下の手順に従います。
- プロジェクト計画の最終決定: プロジェクト ブリーフにはプロジェクト計画の情報が必要であるため、まず計画を完了する必要があります。プロジェクトの概要、スケジュール、作業範囲を含む計画を完成したら、この情報をプロジェクト ブリーフで要約することができます。
- 情報の特定から始める: ブリーフの上部に、プロジェクト名、プロジェクト マネージャー、チーム メンバー、主要な関係者やクライアントの名前を書きます。ブリーフがデジタルの場合は、コミュニケーション計画へのリンクを含めます。
- 短いプロジェクト概要を書く: プロジェクトの概要と付加価値を読者に伝えます。大規模なプロジェクトでは、必要な背景情報や成功指標を含めるとよいでしょう。プロジェクトが顧客向けの場合は、ターゲット オーディエンスを明確にします。
- プロジェクト目標を特定する: プロジェクトの目標、成果物、期待される結果を記載します。
- スケジュールを要約する: プロジェクトの時間枠を読者に知らせます。プロジェクトの開始日と終了日、主要なプロジェクト フェーズや成果物の期限を明記します。
- 追加要素を含めることを検討する: スポンサーや関係者がブリーフに追加の情報を含めるように求めている場合は、必ずそうしてください。その他の項目には、予算情報、会社やプロジェクトの背景情報、その他、一般の読者にも役立つようなプロジェクトの詳細を含めるとよいでしょう。
- その他のリソースの共有: 読者がより詳細な情報を見つけられるようにします。関連性に応じて、プロジェクト計画、チーム ダッシュボード、スケジュールへのリンクを含めます。これにより、詳細を知りたい関係者からの質問に答える時間を減らすことができます。
プロジェクト ブリーフ見本
プロジェクト ブリーフ見本をダウンロードする
Microsoft Excel | Microsoft Word
このプロジェクト ブリーフ見本テンプレートには、ブリーフに含まれる情報の文脈を理解するのに役立つ例文があらかじめ記入されています。テンプレートは 1 ページで、完全に編集・カスタマイズ可能なので、プロジェクト概要に必要な情報をすべて盛り込むことができます。このテンプレートには、プロジェクトの目的と目標の概要、期間と予算に関する情報、その他のコメントやリンクを挿入するスペースが含まれています。
プロジェクト ブリーフ スターター キット
プロジェクト ブリーフ スターター キットをダウンロードする
このスターター キットは、短くても綿密なプロジェクト ブリーフを作成するために役立ちます。ブリーフの最も重要な要素を作成するために必要なものをすべて集めました。このテンプレートはすべて、ビジネス ニーズに合わせて完全にカスタマイズ可能です。各テンプレートを個別にダウンロードするか、セットでダウンロードしてください。
このキットには以下が含まれています。
- プロジェクト概要と範囲のテンプレート (Microsoft Word): プロジェクトの目標、主要なタスク、範囲を明記します。
- プロジェクト タイムライン テンプレート (Microsoft Excel): 成果物のプロジェクト タスク、フェーズ、期日をマッピング・計画します。
- プロジェクト概要テンプレート (Microsoft Word) 白紙コピー: 情報をすべて共有可能な 1 ページの文書にまとめます。
あらゆる種類のプロジェクトのプロジェクト計画とブリーフの詳細については、プロジェクト計画とプロジェクト ブリーフ テンプレートのコレクションをご覧ください。
優れたプロジェクト ブリーフを作成するためのベスト プラクティス
優れたプロジェクト ブリーフを書くには、すべてのプロジェクト情報を知ることから始まります。簡潔で明確な言葉を使い、オーディエンスがプロジェクトを理解するために必要なすべての情報を提供します。より詳細な文書へのリンクを記載しましょう。
優れたプロジェクト ブリーフを作成するためのベスト プラクティスを以下に概説しました。
- 最初にプロジェクトの詳細を最終決定する: プロジェクト ブリーフには、プロジェクトの運営方法と理由に関する情報を含めます。これは必ず、プロジェクトの詳細が確定した後に行います。
- 簡潔にする: プロジェクト ブリーフは 1 ページ以下にまとめるようにします。要望に応じて、追加の詳細を含む文書を作成することもできます。
- 大まかにする: ブリーフは、プロジェクトの最上位の要素をまとめたものです。表面の情報のみを記載し、不要な詳細には触れないようにします。
- 文脈を提供する: 何気なく読んだ人がプロジェクトの概要を理解できるようにします。文脈が必要な要素については、1 ～ 2 文で説明しましょう。
- クリアな書式を使用する: テンプレートを使用するか、文書の書式設定で読みやすくします。各セクションを明確に記し、ページ上で情報を見つけやすくします。
- オーディエンスを知る: プロジェクト ブリーフは、想定するオーディエンスに応じて変えることができます。マーケティング目的のブリーフであれば、プロジェクトの成功と革新を強調するのに対し、社内の関係者向けのブリーフはスケジュールと予算情報を優先するでしょう。
- 情報が変更されたら更新する: ブリーフは常にプロジェクトを正確に反映する必要があります。プロジェクトの詳細が変更された場合は、ブリーフにそれらの変更を確実に反映させましょう。
- 詳細な情報へのリンク: ブリーフがデジタルの場合は、より詳細なプロジェクト情報へのリンクを含めます。これにより、あなたの作業を中断することなく、読者がより多くの情報にアクセスできます。
プロジェクト ブリーフとクリエイティブ ブリーフ
プロジェクト ブリーフはプロジェクトの大まかな詳細を概説し、クリエイティブ ブリーフはクリエイティブ チームに要件の詳細を提供します。クリエイティブ ブリーフにはクライアントからの意見が含まれることがよくあるのに対し、プロジェクト ブリーフはプロジェクト計画の要約です。
通常、顧客はクリエイティブ ブリーフの作成に協力し、それをチームまたはクリエイティブ エージェンシーが承認します。一方、プロジェクト ブリーフは、プロジェクト マネージャーがドキュメントを作成し、それをクライアントに送信することで、チームがプロジェクト目標をどのように達成するかを把握してもらいます。
プロジェクト ブリーフとエグゼクティブ サマリー
プロジェクト ブリーフは一般的なオーディエンス向けの要約であり、エグゼクティブ サマリーはエグゼクティブ レベルの関係者にとって重要な詳細に焦点を当てます。この文書には、予算情報、リソースの使用、プロジェクトのメリットなどの詳細が含まれています。
プロジェクト ブリーフとエグゼクティブ サマリーは似ています。大きな違いは、想定するオーディエンスです。大規模なプロジェクトや、1 人以上のエグゼクティブが特に関心を持つプロジェクトに取り組んでいる場合は、エグゼクティブ サマリーを作成します。しかし、プロジェクトの範囲が小さく、エグゼクティブが気にかけているプロジェクトではない場合は、一般的なプロジェクト ブリーフの方が適切でしょう。
プロジェクト ブリーフとプロジェクト計画
プロジェクト ブリーフは、チームが関係者と共有するプロジェクト計画の簡潔で大まかな要約です。ブリーフには、重要なプロジェクト情報のみが含まれます。しかし、プロジェクト計画には、すべてのプロジェクト要素に関する詳細な情報が含まれています。
プロジェクト計画とは、プロジェクト全体の概説と定義を記した複数ページの文書です。これには、予算、必要なリソース、締め切りと成果物のスケジュール、タスクの割り当てなどに関する詳細な情報が含まれています。プロジェクト ブリーフは、プロジェクト計画の最も重要で大まかな情報を概説し、スキャン可能な形式でパッケージ化したものです。
プロジェクト ブリーフとビジネス ケース
ビジネス ケースは、プロジェクトを引き受ける理由と、それがビジネスにどのような利益をもたらすかを概説するものです。プロジェクト ブリーフには、プロジェクトのタイムライン、目標、範囲に関する情報に加えて、これらの詳細が含まれる場合があります。
ビジネス ケースは、主にビジネス全体への影響に関心を持つエグゼクティブにプロジェクト情報を提示するのに便利です。ブリーフはより身近にプロジェクトに接する関係者にとって便利です。
プロジェクト ブリーフとプロジェクト憲章
プロジェクト憲章には、まだ承認されていない、または完全なプロジェクト計画に発展していない詳細なプロジェクト情報が含まれています。プロジェクト ブリーフは、最終決定されたプロジェクト計画に含まれる概要、範囲、タイムライン情報をまとめたものです。
プロジェクト憲章は、プロジェクト計画の開始段階で、プロジェクトのスポンサーによる正式なレビューを行うためのプロジェクトのアウトラインです。これには、まだ確定していないプロジェクト情報が含まれます。プロジェクト ブリーフには、プロジェクトの進め方に関する客観的に真実で最終決定された情報のみを含める必要があります。
プロジェクト ブリーフとプロジェクト ロードマップ
プロジェクト ロードマップは、プロジェクトの主要な成果物とタイムラインに焦点を当てたものです。プロジェクト ブリーフには、タイムライン情報と、プロジェクトの戦略や目標の概要が含まれます。
プロジェクト ロードマップは、プロジェクトの締め切りと成果物を視覚化するのに便利なツールです。
詳細については、プロジェクト管理におけるプロジェクト ロードマップの作成と使用ガイドをご覧ください。
Smartsheet を使用してプロジェクト ブリーフを最大限に活用する
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