タスクの優先順位付けとは？
タスクの優先順位付けとは、タスクの緊急度と重要度に基づいてタスクに順序を割り当てるプロセスのことです。完了する必要があるタスクに焦点を当て、整理することで、時間管理と生産性を向上させることが目的です。
タスクの優先順位付では、やりたいタスクに取り組む代わりに、より難しく、困難な責任を果たさなければならないこともあります。 タスクの優先順位付けはプロセスであり、いくつかのステップ、テクニック、ヒントに基づいて、効果的に注意を集中し、時間を管理するのに役立ちます。
タスクの優先順位付けに関する一般的なステップ
タスクに優先順位を付けるには、1 つのタスクに関連するさまざまな要因を認識する必要があります。各タスクの優先順位を理解することで、順序を割り当てて、各タスクをいつ、どのように達成するかを決定できます。
- リストを作成する: 現在の未処理のタスクを文書化します 。思い浮かぶタスクや割り当てを書き留めて、するべき仕事の程度を視覚化できるようにします。
- 締め切りを把握する: タスクの締め切りをリストに追加します。これにより、緊急のタスクを緊急度の低い項目から効果的に分離できます。
- 時間と労力を見積もる: 各タスクを完了するために必要なリソースを理解することで、タスクの優先度をより効果的に特定し、リストに取り組むための行動指針を計画できます。
- 優先度の高いタスクを決定する: タスクの締め切りと完了までの推定時間に基づいてランキングを決定します。緊急度と重要度に基づいて優先度の高いタスクを特定することで、最も注意が必要なものを明確にできます。
- 優先度の高いタスクを最初に完了する: 一番大変なタスクが最も優先度の高いタスクである場合があります。好きなタスクよりも優先度の高いタスクを先に完了することで、優先度と時間の管理の効率を高めることができます。
- 柔軟性を保つ: タスクのニーズは、予想外に変化する可能性があり、締め切りが延長されたり短縮されたり、割り当てが急に減少したりする可能性があります。重要なのは、柔軟に対応することにより、タスクの優先度を調整し、To-Do リストに最も効果的に取り組めるようにすることです。
- 時々タスクをレビューし、再評価する: タスクと締め切りを追跡します。To-Do リストを管理することは、優先度を決定し、重要なタスクを見落とさないようにし、緊急でも重要でもなくなったタスクを削除するのに役立ちます。
職場のタスクに優先順位を付ける方法
職場のタスクに優先順位を付けるには、何をすべきか、いつそれを行う必要があるかを認識してください。別に取り組みたいタスクがあっても、そのタスクの優先度を高くするのが難しい場合もあります。
作家であり、生産性の専門家であるフィービー・ギャビン (Phoebe Gavin) 氏はキャリア、人生、生産性のコーチングを通じて人々の生活のバランスを取るための支援をしていて、次のことを推奨しています。
- すべてのタスクの締め切りを設定する: タスクの大小に関係なく、締め切りを設定します。作業項目にまだ明確な締め切りがない場合は、同僚に意見を求める必要があるかもしれません。
たとえば、同僚からメールが送られ、時間があるときにプレゼンテーションのレビューをしてほしいと頼まれるとします。締め切りが指定されていないため、同僚と協力して、プレゼンテーションの期日やリスト上のその他の未処理のタスクを考慮する必要があるかもしれません。 - 5 分間、意志の力を使う: 始めることは、生産性と集中力を維持することに対する最大の課題の 1 つです。困難な (または個人的に興味の持てない) タスクから始めるのは、気が進まないことが多く、先延ばしにつながる可能性があります。5 分間をタスクに集中するために使うことで、その 5 分がより多くの時間になり、より多くの進歩をもたらし、タスクを完了させることができるでしょう。
たとえば、長期の割り当てに恐怖を感じるかもしれませんが、期日は急速に近づきつつあります。未作成の文書の前で、「あと 5 分だけこれに取り組もう」と決心します。5 分間注意を向けてみると、割り当ての計画が完成し、より多くのことを終わらせる準備ができていることがわかります。 - 一度に 1 つのタスクに焦点を当てる: マルチタスクは、シングルタスクに焦点を当てるほど効果的でも生産的でもないため、避けてください。マルチタスクは効果的な時間の使い方のように思えるかもしれませんが、複数のタスクに対するパフォーマンスが低下し、最終的には時間を無駄にしてしまう可能性があります。
あなたが会議に参加していて、未処理のメールに返信しなければならないと感じているとします。メールを書いていると、会議の会話は背後でぼんやり聞こえるだけになります。そのため、同僚からの質問を聞き逃し、再度答えを求められることになります。また、会議の後、送信したメールの 1 つの送信先を間違えていて、内容にも誤りがあったため、修正して再送しなければならないことに気付きます。 - 「理由」を理解する: タスクに優先順位を付けるには、それが特定の仕事を持っている理由であっても、達成したい目標であっても、個人的な価値観であっても、自分の「理由」を知ることが重要です。リストのタスクを深く理解できていて、それが自分の目的やアイデンティティに適合しているほど、どのタスクを To-Doリストで上位に位置付けるべきかを理解しやすくなります。
たとえば、あなたが新しい仕事を始め、上司や同僚の間で熱心で信頼できる人材だとみなされたいとします。完了するタスクは数多くあり、その中には同僚に完了を約束したタスクも含まれます。まずは、そのタスクを完了させることにします。そうすることで、熱心で信頼できる人材だとみなされたいという個人的な価値観を実現できるためです。
タスクの優先順位付けのためのテクニック
タスクの優先順位を付けるには、To-Do リストの作成、気が散る要素の制限など、多くのテクニックを利用でき、これによって生産性とパフォーマンスを向上させることができます。以下のテクニックは、未処理のタスクを適切に整理し、完了するためのガイドとして役立ちます。
To-Do リストの作成
未処理のすべてのタスクを特定し、概要を示す To-Do リストを作成します。このことは、遂行する必要のあるタスクを追跡し、視覚化するのに役立ちます。毎日の To-Do リストを作成することは、集中力を維持し、締め切りを守るために不可欠です。
例: 頭の中では、タスクのリストが際限なくどこまでも続いているように見えます。このリストに取り組むのは不可能に感じられ、さまざまなリクエストや割り当てを思い出すためには、記憶をたどる必要があります。考えを整理し、タスクを 1 つずつ書き留めてください。リストを作成することで、タスクには終わりがあり、進捗状況を視覚化できることがわかります。
To-Do リストに着手する前に、これらのいずれかの無料タスク リスト テンプレートをチェックしましょう。
アイゼンハワー優先度マトリクス
アイゼンハワー優先度マトリクスは、緊急度と重要度に基づいて、どのタスクを最初に行うべきかを選択するのに役立つ方法です。マトリクスは、タスクの優先度を視点に入れて設計された 4 分割の表で構成されています。
例: 今日完了すべきタスクの膨大なリストがあり、その量に圧倒されているとします。アイゼンハワー優先度マトリクスを使用して各タスクを配置し、最も重要で緊急のタスクを特定します。そうすることで、どのタスクに対処して計画する必要があり、どのタスクを他の人に割り当てる必要があるかが明確になります。また、一部のタスクは完全に削除できることがわかることもあります。
優先度マトリクス テンプレートの一部をご覧ください。
ABCDE メソッド
ABCDE メソッドでは、各タスクに文字を割り当てます。A 評価は優先度が最も高く、最初に対処する必要があるもので、E 評価は優先度が最も低く、後で対処できるものです。
例: 今日は月曜日の朝で、注意が必要なタスクのリストがあります。そのうちの 1 つは、短い文書を作成することです。これは別の仕事のためにずっと延期してきたものです。しかし、締め切りが近づいている上に、会議の開催を求められていて、そのために多くの準備が必要です。会議は金曜日の予定で、短い文書の期限は火曜日です。ABCDE メソッドを使用する際には、短い文書に A を割り当てます。会議の準備は、後で対処しても問題ないため、B を割り当てます。
チャンキング
チャンキング技法では、To-Do リストの各タスクの類似点を特定することで、時間と生産性を有効に活用します。類似するタスクをまとめることで、マルチタスクによってではなく、より多くの作業をより迅速かつ効果的に進めることができます。これは、To-Do リストのタスクを完了するための、集中的で管理されたアプローチです。
例: 職場では、完了する必要のある一連のタスクがあり、同僚やマネージャーから追加のリクエストを受けています。チャンキング技法を使用して、すべてのリクエストとタスクを書き留めます。リストを確認し、タスク間の類似点を特定します (たとえば、タスクでクライアントへのメッセージ送信、別のクライアントへの電話、クライアントとのミーティングの設定など、クライアントとのコミュニケーションが必要であること)。これらのタスクをまとめることで、より集中し、クライアントとのコミュニケーションに重点を置き、タスクをより迅速かつ簡単に完了することができます。
1-3-5 メソッド
1-3-5 メソッドを使うと、毎日のTo-Doリストを見直し、明快に集中してタスクを引き受けるのに役立ちます。まず、その日に完了させるべきタスクを 9 つ書き留めます。これら 9 つのタスクのうち、1 つは大きなタスク、3 つは中規模のタスク、5 つは小さなタスクとする必要があります。1-3-5 メソッドを使って To-Do リストを整理することで、仕事の時間をより効果的に管理し、タスクの要件を満たすことができます。
例: 最近、あなたは仕事の配分が良くないと感じています。完了するタスクはバランスが悪く感じられます。大きなプロジェクトにばかり取り組み、等しく重要であっても小さなタスクはなおざりにしているような気がします。1-3-5 メソッドに基づいて仕事の優先度を調整するため、大規模なプロジェクトに割く時間を制限し、あらゆる規模のタスクに確実に対処できるようにします。大規模なプロジェクトに丸一日を費やすのではなく、1 つの大きなプロジェクト、3 つの中規模のタスク、5 つの小さなタスクに対応できるようその日のスケジュールを設定します。このメソッドは、圧倒されている感覚を抑え、生産的な感覚を高めるのに役立ちます。
Getting Things Done (GTD) メソッド
生産性コンサルタントのデイビッド・アレン (David Allen) 氏が開発した Getting Things Done (GTD) メソッドには、把握、見極め、整理、更新、選択の 5 つの柱があります。把握とは、タスクを To-Do リストに書き込むことにより、頭の中でタスクを整頓するプロセスです。次に行うタスクの見極めでは、大きなタスクを分解し、重要でないタスクを破棄します。次に行うリストのタスクの整理では、類似点と緊急度に基づいてタスクを分類し、チャンク化します。作業しながら、リストの頻繁な更新により、項目を更新し、修正します。最後に、 タスクの選択により、タスクを完了させます。
例: 職場で新しい役割を開始し、教育・研修タスク、新しい部門のすべての領域の調査、ガイダンスのために複数の人とミーティングを行うなど、さまざまな項目を完了する必要があり、ストレスを感じています。GTD メソッドを使用して、To-Do リストに取り組みます。まず、各タスクを書き留め、大きなタスクの一部をより小さく、管理しやすい項目に分割します。次に、類似点に基づいてリストのタスクを分類します。自分の役割はペースが速く、絶えず変化しているため、タスクが要件に対応するように、頻繁にリストを修正する必要があります。仕事に対する明確な計画があれば、タスクにもっと集中し、完了することができます。
カエルを食べる
「カエルを食べる」とは、他のすべての作業の前に最も困難で重要なタスクを終わらせてしまうことを指します。これは、最も恐ろしく、先延ばしされることの多いタスクと考えられます。最も困難で優先度の高いタスクを最初に終わらせれば、生産性が向上する可能性が高くなります。
例: その日の初めに、同僚から草稿のレビューについてのリマインダーが送信されます。長い草稿を読むのは気が進まず、小さなタスクを終わらせる方がいいと考えます。しかし、レビューに取り組むことにします。レビューが完了すれば、(同僚と同様に) 安心して、残りの時間を小さなタスクに割くことができます。
気が散る要因を知る
主に 2 種類の気が散る要因により、生産性が低下する可能性があります。環境的な気が散る要因は最も制御しやすいもので、職場で携帯電話を目の届かない場所にしまったり、デスクを片付けたりするような簡単な行動で克服できます。先延ばしの気が散る要因は、環境的な気が散る要因がさらに顕著になった状況で発生し、ストレスに対する不健康な対処メカニズムとして機能します。先延ばしは、効果的な方法で仕事を完了する上での妨げとなり、さらにストレスを感じることになる可能性があります。
まず、環境的な気が散る要因を認識し、制限することにより、先延ばしを防ぐことができます。
例: レポートを仕上げようとしているときに、携帯電話が鳴ります。携帯電話はコンピュータのすぐ横に置かれていて、通知があるたびに目に入ります。レポートを中断してニュース通知を確認していると、突然、電話の画面を長時間スクロールしていたことに気付きます。携帯電話を手から放しても、気が散ってレポートに集中できません。投稿をスクロールし続ける代わりに、携帯電話の電源を切って、見えない場所に置きます。これで、気が散ることなく仕事に集中できます。
ウォーレン・バフェット (Warren Buffett) 氏の 2 つのリスト戦略
Warren Buffett (ウォーレン・バフェット) 氏の 2 つのリスト戦略 に従い、現在頭の中にある最も重要な 25 の目標を書き留めます。25 の目標のうち、自分の人生で最も重要だと考えている 5 つの目標を円で囲みます。これらの目標は、自分の人生、キャリア、その他の分野が対象となります。
このリストを使用して、2 つのリストを作成します。
- 最重要の目標: 自分の人生にとって最も価値のある目標を強調する
- なんとしても回避: 長期的な優先事項を達成するのに役立たない目標を特定する
例: あなたは自分の人生で達成したいことの長いリストを常に持っていましたが、その多くは達成のために何年もの時間を必要とします。復学して MBA を修了し、ビジネスの教授として働き、現在の仕事に移ってマーケティング ディレクターになりたいと思っていますが、医療分野でのキャリアについても考えています。同時に、家庭を持ち、別の多くの個人的な目標の中で、できるだけ家族とも関わっていたいと考えます。ウォーレン・バフェット氏の 2 つのリスト戦略に基づいて、人生の主要な目標のうち 25 個を書き出します。25 個を決定した後、より大きな目標と最も密接に関連している 5 つを円で囲みます。MBAを取得すること、マーケティング ディレクターに昇進すること、家庭を持つこと、退職後の生活のために貯蓄すること、週 4 日勤務にして家族と過ごす時間を増やすことを円で囲みます。 これにより、「なんとしても回避」リストに挙げた目標に費やす時間をできるだけ減らすことにしました。これで、最も重要な 5 つの目標に向かって進むための時間が確保されます。
アイビー・リー メソッド
アイビー・リー メソッドでは、100 年以上前に生産性コンサルタントの Ivy Lee (アイビー・リー) 氏が開発した一連のルールに従って、一日の優先順位を付ける必要があります。アイビー・リー メソッドのルールは次のとおりです。
- 1 日の最後に、翌日に完了すべき最も重要な 6 つのタスクを書き留めます。
- 重要度別に 6 つのタスクを整理して、最も優先度の高いタスクが明日の To-Do リストの最初にくるようにします。
- 翌日、可能であれば、各タスクを順番に完了させます。
- 各タスクに集中し続け、目前のタスクを完了する前に次のタスクに移行しないようにします。
- 仕事の最後に、翌日に完了すべき 6 つのタスクの新しいリストを作成します。タスクが完了しない場合は、必ず翌日のリストに追加してください。
- プロセスを繰り返します。
例: あなたは仕事中の割り当てやタスクの数に圧倒されています。できるだけ早くスライドを完成させ、数日後に行われる顧客とのミーティングの準備をし、次回の会議に向けて参加者を調査して集める一方で、新しいトレーニング コンテンツに関するいくつかの説明を書く必要があります。タスクを再評価し、最も重要な優先事項を完了させる必要があります。
アイビー・リー メソッドを試し、最も重要だと思われる 6 つのタスクを書き出し、翌日の仕事の計画を立てます。優先順位に基づいて、タスクを整理します。スライドの完成を最優先事項として割り当て、参加者の調査を 2 番目の優先事項とし、参加者への連絡を 3 番目の優先事項とし、顧客とのミーティングの準備を 4 番目の優先事項とします。最後の 2 つについては、書く必要があるいくつかの説明のうち 2 つを書き出すことに重点を置くつもりです。翌日の仕事では、各タスクを 1 つずつ順に進め、マルチタスクや複数タスクの並行処理はしないようにします。1 日の最後にには、6 つのタスクのうち 5 つが完了し、前日よりもはるかに多くの成果を実感していることがわかります。翌日用の 6 つのタスクの新しいリストを作成し、完了できなかった説明の仕事を含めるようにします。
タスクの優先順位付けに役立つ専門家のヒントとコツ
タスクの優先順位付けに役立つヒントやコツは数多くあります。フィービー・ギャビン (Phoebe Gavin) 氏が提案した次のヒントとコツを実践して、時間を最大限に活用し、リストのタスクを達成しましょう。
- 感情的な認識を促進する: 感情は、すべきことを完了する上で障壁となる場合があります。自分の感情 (一般的な感情と目の前のタスクに対する感情の両方) を認識し、先延ばしにつながる対処メカニズムを回避するようにします。感情的な認識を高めることは、タスク、さらには最も困難なタスクに集中するための、より強力で健康的な対処メカニズムを生み出すのに役立ちます。
- 大規模なタスクを分割する: タスクをより小さく、管理しやすいタスクに分割して、対処しやすくします。そうすることで、目の前の大きなタスクの進捗も明確になります。大規模なワークロードの管理の詳細 については、包括的なガイドをご覧ください。
- 環境的な気が散る要因を制限する: 外部の気が散る要因があると、タスクの完了が不可能に感じられる可能性があります。携帯電話、IM チャット ウィンドウ、メールなど、目の前のタスクの代わりに手を伸ばしてしまう可能性のある、気が散る要因を避けるようにしてください。環境的な気が散る要因を取り除くことで、優先度の高いタスクへの集中の度合いを高めることができます。
その他の有益な専門家のヒントやコツは次のとおりです。
- パレートの法則を活用する: パレートの法則では、結果の80%が自分の努力の20%から生じると提案しています。この法則を念頭に置くことで、目標と結果に合わせてタスクをより効果的に優先順位付けできます。
- スケジューリング ツールを採用する: そうすることで、タスクと期日を追跡し、緊急のタスク、重要なタスクを見落とさないようにします。タスクを整理しておけば、生産性を維持し、時間に優先順位を付けることができます。
- タスクの委任: To-Do リストが追加され、仕事で重要なことに時間を費やせなくなる場合は、タスクの完了を人に委任するようにします。これにより、自分の役割で最も重要なタスクに取り組む時間が確保できます。
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