リソース スケジューリングとは？
リソース スケジューリング は、プロジェクトリソース（人、設備、施設など）の使用を、可用性とプロジェクトのタイムラインに基づいて計画し、整理するプロセスです。リソース スケジューリングには、時間制約型とリソース制約型の2種類があります。
時間制約型リソーススケジューリングは時間を優先し、厳しい締切を守るために、時間を短縮するためにより多くのリソースを投入することを選択することがあります。例えば、現場の許可証が特定の期間のみプロジェクトに取り組むことを許可する場合、完了するために設備や残業により多くの費用をかける必要があるかもしれません。
リソース制約型リソーススケジューリングは、リソースの制約を優先し、締切は利用可能なリソースの最適な使用に基づいてスケジュールされます。例えば、特定のプロジェクトの一部に必要な専門のクレーンオペレーターが数人しかいない場合、プロジェクトの残りのタイムラインは彼らの可用性と希少性に応じてスケジュールされます。
プロジェクト管理におけるリソーススケジューリングとは？
プロジェクト管理におけるリソーススケジューリングは、プロジェクトの制約内で利用可能なすべてのリソースを特定し、整理することから成ります。プロジェクトの予算と締切内に収まるようにリソースの使用を最適化する必要があります。
リソーススケジュールを作成する前に考慮すべき事項
リソーススケジュールを作成するには、プロジェクトの目標、範囲、タイムラインを理解することが重要です。そこから、広告会社dentsuのリソース管理およびクライアントデリバリーオペレーションのシニアマネージャーであるクレア・マケンルーは、スキルの整合性、正確な予測、柔軟性、コミュニケーション、クリーンなデータに焦点を当てることを提案しています。
- スキルの整合性:「適切な人に適切な仕事を割り当てていることを確認し、単にギャップを埋めるだけではないように」とマケンルーは言います。これにより、作業の質が高く保たれます。
- 予測の正確性:リソースの需要をできるだけ正確に事前に予測することが重要です。「チームリーダーと協力して、今後の需要を調整し、最後の瞬間の驚きを避けるように」とマケンルーはアドバイスします。
- 柔軟性:リソーススケジュールに調整の余地を持たせることが重要です。マケンルーは「過剰割り当ては燃え尽きや納品の問題を引き起こす可能性がある」と言います。
- コミュニケーション:マケンルーは「ステークホルダーとの早期の整合性を確保し、リソースの決定が明確で実現可能であることを確認する」ことを提案しています。彼女はまた、財務および人材獲得チームと頻繁に同期し、採用パイプラインを予想されるニーズに合わせ、可能な限り1対1の会話を持つことを提案しています。彼女は「どんなに優れたシステムでも、チームリーダーや人材との直接の対話に代わることはできない」と言います。
- データ衛生: "リソースツールとデータベースを清潔に保つことが重要です" とマクエンルーはアドバイスします。"古い情報は、正確なリソースと労働力の計画に対する一般的な障害です。"
生産スケジュールを作成する際に必要なリソースのメンテナンス時間をスケジュールすることも重要です。2023年の欧州運用研究ジャーナルの研究では、"生産中に必要なリソースの生産性を高め、付加価値のない活動の数を減らし、リソースの効果的な使用を改善することが、企業全体の効率を高める上で重要な役割を果たす"と結論付けられました。"これには、機械のアイドル時間を減らし、総生産性を高めるために、メンテナンス活動、リソース、そして生産の同時スケジューリングが必要です"と研究は主張しました。
リソーススケジュールを作成するにはどうすればよいですか？
リソーススケジュールを作成するには、まずプロジェクトの範囲、目標、タイムラインを確立します。次に、タスクを分割し、それを完了するために必要なリソースを決定します。リソースと労働をスケジュールし、スケジュールのビジュアルを作成し、プロジェクトが開始されたら監視します。
- プロジェクトの範囲を確立する プロジェクトの範囲、目標、タイムラインを定義し、何をする必要があるか、したがって、いつ、どのくらいのリソースが必要かを理解します。主要な利害関係者や関連するすべてのマネージャーまたは部門長と話し、期待、マイルストーン、成果物を理解します。
- タスクを分割する プロジェクトの全体的な範囲を見た後、それをフェーズに分割し、各フェーズを完了するために必要な個々の活動とタスクを明確に定義する作業分解構造を作成します。タスクを関連する部門に割り当てます。
- 必要なリソースを決定する< 各タスクについて、必要なリソース、数量、そしていつ必要かを決定します。部門長、チームリーダー、マネージャー、リソース計画チームと話し、割り当てられたタスクを完了するために必要な時間、予算、人員、スキル、設備、スペース、材料を決定します。プロジェクトに必要な人を特定し、彼らのスキルセットと可用性を決定し、スキルをタスクにマッチさせます。すべての部門とタスクオーナーが割り当てられたタスクを完了するために必要なリソースを持っていることを確認します。
- リソースをスケジュールする リソースの可用性を決定したら、リソースの使用をスケジュールし、リソーススケジュールに基づいて特定のチームメンバーにタスクを実行させることができます。前のステップで決定された人の可用性と、このステップで決定されたリソースの可用性を調整し、材料、予算、時間、スペースを含む人と他のリソースを特定の割り当てにマッチさせます。各リソースに使用時間が割り当てられ、割り当てには開始日と終了日があることを確認します。このステップには、スケジュールの競合を避けること、過剰または不足の割り当てを避けるための作業負荷のバランスを取ること、休暇や許可の制約などの計画された欠席を考慮すること、必要に応じてバッファ時間を追加することが含まれます。リソース割り当ての紹介について、ベストプラクティスや専門家のヒントを含めて、さらに学びましょう。
- スケジュールを視覚化する タイムラインに沿ったスケジュールの視覚化を作成し、タスク、リソースの可用性、チームメンバーの割り当てを表示します。このタスクにはガントチャートやリソース管理ソフトウェアを使用できます。これにより、プロジェクトに誰がいつ利用可能かを視覚化し、効率的に整理できるようにし、正確なプロジェクト時間の見積もりを助けるために時間追跡を利用します。
- プロジェクトを監視する プロジェクトを開始し実行する際、タスクが完了する速度に基づいてスケジュールを調整し、変更があれば更新します。リソースの利用状況を追跡して、タスクに割り当てられた時間、労力、予算、その他のリソースと、実際にかかる時間との整合性を確保します。プロジェクトリーダーや部門長と連絡を取り、期待される時間にリソースの可用性を確認し、関与するすべての人がプロジェクトにどのようにスケジュールされているかに自信を持てるようにします。これを使用する Excel用のプロジェクトリソーススケジューリングテンプレート リソース、時間、予算、タスクオーナーを整理するために
リソーススケジューリングスターターキット
この無料のスターターキットを使用して、リソーススケジューリングのニーズをサポートします。このキットには、リソーススケジュールを作成するのに役立つさまざまなリソースおよび作業スケジューリングテンプレートが含まれています。
このキットには以下が含まれています。
- A Excel用のプロジェクトリソース計画テンプレート プロジェクトを完了するために必要なリソースを追跡し視覚化するためのものです。
- A Microsoft Word用のシンプルな作業分解構造テンプレート プロジェクトに利用可能なさまざまなリソースとリソースのカテゴリを俯瞰するためのものです。
- An Excel用のアジャイルリソース計画テンプレート ガントチャートがあり、アジャイルスプリントタスクと期間を視覚的なタイムラインで表示するのに役立ちます。
リソーススケジューリングツールとヒント
リソーススケジューリングツールには、リソース分解構造、リソース配分マトリックス、リソース計画テンプレート、ガントチャート、またはSmartsheetのようなリソース管理ソフトウェアが含まれます。
- リソース分解構造:リソース分解構造は、特定のプロジェクトのリソースカテゴリを表すためにツリーチャートを使用し、さらに特定のリソースに分解されます。
これらの無料の分解構造テンプレートを使用して、カテゴリごとにすべてのリソースを視覚化します。 - リソース配分マトリックス:リソース配分マトリックスは、すべてのプロジェクトリソースをすべてのプロジェクトタスクにマッピングします。マトリックス内のチームメンバーは、特定の時間に特定のタスクを割り当てられ、その責任のレベル（このプロジェクトにどれだけの時間を費やしているかなど）が記録されます。
- リソース計画テンプレート:リソース計画テンプレートは、リソースを構造化し割り当てるために使用されます — いつ、何のために、どれだけの期間必要か、タスクとリソースの流れをよりよく見るためのタイムラインを含みます。クレア・マケンルーは、過剰または不足の利用を簡単に見つけるために、色分けされた視覚化を使用することを提案しています。
- ガントチャート:ガントチャートは、プロジェクトタスクとその期間をカレンダーに視覚的にマッピングするために水平バーを使用し、リソースの可用性を含むことがよくあります。
リソーススケジューリングは、適切なソフトウェアツールやリソース管理ソリューションを使用することで大幅に改善される可能性があります。 Smartsheetによるリソース管理は、タスクの割り当てと作業負荷の追跡を可能にし、プロジェクトのリソースを最適化し、作業負荷をバランスさせ、生産性を向上させ、プロジェクトに関するより情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちます。
このリソース管理の深堀りとこのキャパシティプランニングの完全ガイドをチェックして、正確で効率的なリソーススケジューリングを確保する方法についてもっと理解しましょう。
リソース スケジューリングのメリット
リソーススケジューリングは、タイミングと予算の両方の効率を改善することで無駄を防ぎます。ボトルネック、遅延、リスクを減少させます。適切なチームを作成し、予測の精度を向上させ、生産性を向上させるのにも役立ちます。
以下は、リソーススケジューリングのいくつかの利点です:
- ビジネス情報の傾向を促進します: プロジェクト管理は、ビジネスが作業を行うために必要な時間と予算に関する重要な情報を提供します。
- より自信を持ったプロジェクト計画を可能にします: 有能なプロジェクト管理インフラストラクチャとプロジェクト管理プロトコルの歴史を持つ企業は、過去の経験を考慮して成功の確率についてより良い仮定を行うことができます。
- 正確な人員配置モデリングを可能にします: さまざまな種類のプロジェクトに異なるリソースが費やす時間を見ることで、採用担当者とマネージャーはスタッフがどのように時間を費やしているかを明確に把握できます。
- 従業員の士気を高めます: リソーススケジューリングが現実的で慎重に計画され実行されると、従業員は忙しく、挑戦的な環境に置かれますが、ある程度のプレッシャーにもかかわらず、ストレスを経験するよりも成功する可能性が高くなります。リソース スケジューリングは、プロジェクトに固有のリスクをより計算されたリスクに変え、より良い確率で実現します。
- 予測を改善します: 過去の計画は将来の予測を導きます。プロジェクトマネージャーがチームのオンとオフを繰り返す中、アーカイブまたはクラウドベースのリソーススケジューリングメカニズムにより、過去のプロジェクトの成功を繰り返し、持続可能にすることができます。
- 予算管理を改善します: 予算を管理しているかどうかにかかわらず、プロジェクトマネージャーはリソーススケジューリングを使用して、必要なリソースが何で、いつ、どのくらいの期間必要かを正確に判断できます。下請け業者がプロジェクトに貢献するために雇われたり、請求可能な時間が関与したりする環境では、予算内に収めるために特定の事前設定時間が重要です。
- プロジェクトの実現可能性を決定します: すべてのビジネスにはプロジェクトのアイデアがありますが、すべてが実行可能であるとは限りません。リソースが利用できない場合や、優先度の高いプロジェクトに結びついている場合は、新しいプロジェクトに足がない、またはそれを実現するために外部のリソースが必要になる可能性があることを示します。
- 生産性を最大化します: リソーススケジューリングは、従業員や契約者がプロジェクトに費やす正確な時間を示すことができます。また、異なるリソース間の生産性の変動を示すこともできます。
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