リソースの割り当てとは何ですか？
リソース割り当ては、仕事を完了させるために適切な人、時間、予算、ツールを割り当てる実践であり、プロジェクトの開始時と優先順位が変わるにつれて行われます。良いリソースの割り当ては戦略を実行に移し、悪い割り当ては遅延、予算超過、または燃え尽きにつながります。
ほとんどのプロジェクトは、これらのリソースタイプの混合から引き出します：
- 予算: 労働、ソフトウェア、契約者、材料にどれだけの資金が利用可能ですか？
- 材料: 特に生産重視の作業に必要な供給品や部品は何ですか？
- 人: 誰が作業を行うことができ、彼らは適切なスキルと能力を持っていますか？
- 技術インフラ: プロジェクトをサポートするために必要なサーバー、システム、またはネットワークは何ですか？
- 時間: 各タスクは実際にどれくらいの時間がかかりますか？
- ツールと設備: 作業を完了するために必要なデジタルまたは物理的資産は何ですか？
アプリを作成する場合でもコンクリートを注ぐ場合でも、質問は同じです：私たちは何を持っていて、それを最も効果的に使用するにはどうすればよいですか？
プロジェクト管理におけるリソース配分とは何ですか？
プロジェクト管理の大部分は、効果的なリソースの割り当てに帰着します。適切な人、ツール、時間を作業にマッチさせることで、プロジェクトを軌道に乗せ、コストを管理するのに役立ちます。強力な戦略であっても、リソースの使用方法について明確でリアルタイムの決定がなければ失敗する可能性があります。
2018年に発表された研究によると、誤ったリソースの割り当ては、プロジェクトが予算を超過し、締切を逃す最大の理由の一つでした。プロジェクトマネージャーがより構造化されたシナリオベースのアプローチを採用したとき、彼らはタイムラインとコストの両方を劇的に改善しました — 場合によっては、プロジェクトの期間を数週間短縮し、総支出をほぼ半分に削減しました。
リソース管理は非常に重要な役割を果たすため、大企業は通常、専任のプロジェクトマネージャーを雇ってこれを処理します。小規模な企業では、他の誰かが主導するかもしれませんが、彼らは理論だけでなく実践でも機能する計画を立てるために基本を十分に理解している必要があります。
しかし、実際に何が機能するかを見極めることは、挑戦となることがあります。「リソースの割り当ては科学よりも芸術に近い」と、SmartsheetのシニアプロジェクトマネージャーであるLulu Richterは言います。「高度に予測可能な分野で働いていない限り、曖昧さ、遅延、混乱が生じるでしょう。」
幸いなことに、チームはその不確実性を管理し、リソースをより効果的に配分するために、実績のある方法やツールを使用できます。
リソース配分に使用される方法
プロジェクトマネージャーは、企業の目標、プロジェクトの意図、チームの規模とスキルの分布に基づいて、さまざまなリソース配分方法を採用します。彼らは、締切を守るためにクリティカルパス法を使用したり、チームの燃え尽きを避けるためにリソースレベリングを行ったり、タスクを効率的に割り当てるために柔軟なヒューリスティックルールを使用することがあります。
リソース配分方法は一般的に、タイムライン管理、作業負荷のバランス、簡略化されたルール、戦略的優先順位付けの4つのカテゴリに分類されます。
これらのカテゴリを詳しく見て、それぞれに該当する一般的な方法を紹介します：
タイムライン重視の方法
これらのアプローチは、現実の状況を考慮しながら締切を守ることに焦点を当てています。
- クリティカルパス法 (CPM): 締切に敏感なプロジェクトに最適なCPMは、クリティカルパスとして知られる相互依存タスクの最長の連鎖を特定します。クリティカルパス上のタスクは最優先されます。なぜなら、それらの遅延はプロジェクト全体の遅延につながるからです。この実績のある技術については、私たちのクリティカルパス法のガイドで詳しく学んでください。
- クリティカルチェーン法 (CCM): CPMを基にしたCCMは、特に重要なリソースがタスク間で共有される場合に、遅延から保護するために時間バッファを追加します。これは、厳密なシーケンシングとリソースの調整が必要な製造やエンジニアリングプロジェクトで一般的に使用されます。このクリティカルチェーン法に関する記事で、始めるための専門的なヒントやツールを見つけてください。
作業負荷バランス法
これらの方法では、全体の過剰配分を避けるためにタスクやタイムラインを再割り当てできます。
- リソースレベリング: レベリングは、個人に過負荷をかけないようにプロジェクトのタイムラインを調整することを含みます。たとえば、2つの重要な項目が同時に同じ人を必要とする場合、1つのタスクを後の日付にずらすことがあります。これにより作業負荷がバランスされますが、プロジェクトの期間が延びることがよくあります。
- リソーススムージング:このアプローチでは、プロジェクトマネージャーは元の締切を固定し、利用可能な余裕（フロートとも呼ばれる）がある場合にのみリソースを再配分します。この方法は、最終納品日を逃す余裕がないが、途中で作業負荷の急増を減らしたい場合に役立ちます。場合によっては、レベリングのより適応性のある代替手段です。
これらの技術は、共有リソースや限られた帯域幅を juggling しているプロジェクトマネージャーに特に役立ちます。これらを適用する方法については、このリソーススケジューリング、ローディング、レベリングのガイドで詳しく学ぶことができます。
簡略化されたまたは手動のアプローチ
これらの単純な技術は実装が容易ですが、特に複雑さが増すにつれて欠点があります。
- ヒューリスティック: ヒューリスティックは単に基本的な経験則です。この方法を使用する際、プロジェクトマネージャーは最初に利用可能な資格を持つ人にタスクを割り当てるか、チームメンバー間で作業を均等に分割することがあります。これらのルールは小規模なビジネスや短期プロジェクトには十分ですが、より複雑または層状の環境では崩れやすい傾向があります。
- 手動スケジューリング（Gut + スプレッドシート）： 多くのビジネスで依然として一般的であるこの緩いアプローチは、プロジェクトマネージャーの判断、非公式なチームの意見、およびスプレッドシートに依存しています。小規模ではうまく機能しますが、特に複数のプロジェクトや部門が関与している場合、全員の可用性を把握しないとすぐに管理が難しくなります。
戦略的配分アプローチ
これらの方法は、リソースを作業にマッチさせるための戦略的判断に依存しています。
- 優先順位ベースの配分: この方法では、プロジェクトマネージャーは最も重要で影響力のあるタスクに人とツールを最初に割り当てます。需要がキャパシティを超え、トレードオフが避けられないときに特に役立ちます。
- コスト・ベネフィット配分: この方法を使用する際、チームは各タスクの期待される価値をそのリソース要求と比較し、最も大きなリターンを提供するものを優先します。この方法は製品開発や競合するビジネス目標を管理する際に一般的です。
プロジェクトマネージャーが一般的に使用するリソース配分手法は何ですか？
プロジェクトマネージャーは、クリティカルパス、リソースレベリング、優先順位ベースのアプローチを含むリソース配分方法のミックスを一般的に使用します。選択は業界、プロジェクトの種類、チームのキャパシティ、およびタイムラインの柔軟性に依存します。ほとんどのマネージャーは、現実の制約に基づいて正式な方法と戦略的意思決定の間をシフトします。
建設、エンジニアリング、製造、政府プロジェクトにおいて、プロジェクトマネージャーはしばしばクリティカルパスまたはクリティカルチェーン手法に依存します。これらの分野では通常、正確なシーケンシング、固定予算、厳格な納期が必要であるため、タスクの依存関係やバッファを考慮した計画が重要です。
対照的に、ソフトウェア、クリエイティブ、コンサルティング、非営利、またはマーケティング環境のプロジェクトマネージャーは、より流動的なタイムラインと重複する優先事項で作業する傾向があります。これらの迅速な環境では、リソースレベリングや優先順位に基づく、またはコストベネフィット配分などの価値駆動型アプローチを使用する可能性が高くなります。これらの手法は、すべてを実行できないときに、チームが最も重要なことに集中できるようにします。
「私は優先順位に基づくまたはコストベネフィットのリソース配分の組み合わせを好みます」と、Smartsheetで技術プロジェクトを管理しているリヒターは言います。「一般的に、ほとんどのチームには合理的に達成できる以上の仕事が与えられ、プロジェクトやタスクの影響と優先順位を評価することで、そのカットオフラインがどこにあるかの感覚を得ることができます。一度、私の最も影響力のあるタスクが完全にサポートされていることがわかれば、私は重要度やタイミングが低い作業でギャップを埋めることができます。」
実際には、ほとんどのプロジェクトマネージャーは状況が変化するにつれて適応します。よく構成された計画は開始を導くかもしれませんが、遅延、優先順位の変化、能力の制限などの現実の制約は、しばしばコース修正や判断を必要とします。手法を切り替えるタイミングを知ることは、強力なプロジェクトリーダーシップの重要な部分です。
リソース配分計画の作成方法
リソース計画は、単一のタスクが割り当てられる前に始まります。まず、必要なことを理解します：作業の内容、誰が利用可能か、どの制限が最も重要か。それは願望的なスケジューリングではなく、現実の世界で成功裏に柔軟に展開できる計画を構築することです。
「リソース配分計画を作成する際、私は可用性ではなく制約を見ます」と、ジャミリン・トレイナー、ミュラーエキスポサービスのシニアプロジェクトマネージャーは言います。「現実は空間、予算、リソースのボトルネックによって形作られます。プロセスの早い段階でそれを理解できれば、過剰な約束と不足の納品を避けることができます。」
制限から始めることで、最初から盲点を避けるのに役立ちます。逆境に直面したときに崩壊しない柔軟な計画を作成するための8つのステップは次のとおりです：
タスクをすべてリストアップする
スプレッドシート、Smartsheet、またはお好みのプロジェクト管理ツールを開きます。すべてのタスクをリストできるテーブルまたはボードを作成します。タスクごとに1行またはカードがあります。
プロジェクトスコープ文書がある場合、それが完璧な出発点です。チームと話し合います。このステップで誰が何をするかを心配しないでください。それは後で来ます。ここでの目標は、すべてのタスクを簡単に更新できる場所にキャプチャすることです。
マイルストーンだけを含めないでください、例えばキャンペーンを開始するまたは最終報告書を提出する。それらを具体的なタスクに分解します、例えばアウトラインをドラフトし、ステークホルダーからフィードバックを得るまたは最終版をプラットフォームにアップロードする。
「私はいつも大きな絵から始めます：何が正確に完了する必要があり、いつまでに」とミッコ・パサネン、Miko LLCの創設者であり、住宅、商業、政府のインフラプロジェクトを管理するゼネラルコントラクターです。「スコープとタイムラインを理解したら、誰が必要か、どの機器を使用するか、すべてのタイミングをどうするかを考えることができます。」
2. 必要な時間を見積もる
シートまたはプロジェクトボードの各タスクに、時間の見積もりを追加します。かかる日数ではなく、タスクを完了するために必要な実作業時間に焦点を当てます。これらの見積もりは、特定の週に何が合理的か、全体のタイムラインが意味をなすかを判断するのに役立ちます。
「私は最初にチームがどのように努力を見積もるかを決定し、これらの見積もりに対して高いまたは低い精度を期待しているかを考えます」とSmartsheetのリヒターは言います。「正確なリソース配分はサポートに時間がかかる可能性があるため、すべてのリソースのキャパシティを分単位で計画する前に、組織の実際のニーズを特定する必要があります。」
3. スキルニーズを特定する
シートやボードの各タスクについて、次のように尋ねてください: これは実際にどのようなスキルを必要としますか？コピーライティング、UXデザイン、データ入力、またはサーバー設定ですか？できる限り具体的にしましょう。
「私たちは、各技術者の認証やさまざまなシステムにおける熟練度を詳細に示したリアルタイムのデジタルスキルマトリックスを維持しています」と、ジェイソン・ロウ、ハローエレクトリカルのディレクター兼創設者が言います。「緊急の仕事が入った場合、私たちは単に誰が空いているかを確認するのではなく、正確な資格と余裕を持っている人を見ます。その整合性は時間を節約し、再作業を避けます。」
4. タスクの依存関係をマッピングする
作業を割り当て始める前に、前提条件のあるタスクに丸を付けてください。一つのタスクは別のタスクの完了に依存していますか？そうであれば、それをシートやプロジェクトツールで明確にしてください。依存関係をマッピングすることは、単に順序を決めることだけではなく、連鎖的な遅延から全体の計画を保護することです。
「依存関係を管理することは、リソース管理における大きな課題です。特に、複数のプロジェクトに同時に割り当てられているリソースで作業している場合は」とリヒターは言います。「プロジェクトマネージャーとしての私の目標は、各リソースのフルキャパシティを活用する実行計画を策定することですが、一つの締切を逃すと、その「完璧な」計画を簡単に台無しにする可能性があります。予期しない遅延を吸収するために割り当て計画に適切なスペースを提供することは、再計画と計画の無限のサイクルを防ぐのに役立ちます。」
アレックス・スミス、Render3DQuick.comの共同オーナー兼マネージャーである彼は、シーケンシングの重要性を強調します。「私が最初に行うのは、重要なプロジェクトの依存関係の特定とシーケンシングを見直すことです」と彼は言います。「3Dアーティストは、CADスペシャリストがクライアントの図面を完成させるまで待つ必要があり、修正には3日から5日かかることがあります。慎重な計画は、プロジェクトのスケジュールを数週間延長させる可能性のある連鎖的な遅延を回避します。」
5. 実際の可用性でリソースリストを構築する
さあ、あなたの人々とツールをリストアップする時間です。他の仕事、会議の時間、または休暇を考慮した後、彼らがどれだけの時間を提供できるかを把握してください。誰かが別のプロジェクトに関与している場合、彼らの週の30パーセントしか得られないかもしれません。それは問題ではありませんが、計画を立てておく必要があります。
ラボスペース、ステージングサーバー、または専門的な機器など、共有リソースを忘れないでください。これらもスケジュールに入れる必要があります。
ジョージ・チャシオティス, デジタルコンサルタントの共同創設者 リスタートは、特に人間が関与する場合、可用性は準備が整っていることとは異なることを学びました。
「ある時、技術的には時間があった誰かに大きなタスクを与えましたが、彼らは別のプロジェクトから精神的に疲れていました」と彼は言います。「紙の上では、理にかなっていました。実際には、裏目に出ました。作業は引き延ばされ、彼らは圧倒されました。それは私に、カレンダーを確認するだけでなく、人々に彼らの気分を尋ねることを教えてくれました。5分のチェックインが後で多くの時間を節約できます。」
6. 作業を割り当てる
人をタスクにマッチさせる時間です。すべての準備作業を使用して、一つずつ、各タスクを適切なスキルと可用性を持つ誰かに割り当てます。スプレッドシートやトラッカーを使用して、誰が何をしているのか、いつそれを行うのか、どれくらいの時間がかかるべきかを記録します。
ジェフ・カイデン, 物流会社 キャパシティのCEOは、彼の全体的な配分プロセスを説明します。「優先順位が決まったら、それを実際に地上に存在するトラック、人、倉庫スペースにマッピングします。その絵が鮮明になるまで、どんなスケジュールやリソースチャートも計画として装飾された推測です。初めてリソースを割り当てる場合は、明らかなタスクリストを超えて見てください。利用可能な人々を知るために時間をかけ、彼らの強みと各タスクが存在する本当の理由を理解してください。スケジュールが衝突すると、トレードオフを行う必要があり、戦略的な「なぜ」を理解することで判断が容易になります。”
このハードな物流と人間の意識の組み合わせが、あなたの任務を地に足をつけたものに保ちます。高価なソフトウェアは必要ありません。シートに色分けをすることはできますが、大局が合計されることを確認してください。
7. 計画を見直し、対立を探す
割り当てを行ったら、一歩引いてください。誰かが過剰に予約されていますか？所有者のいないアイテムはまだ浮いていますか？同じ時間に二人が同じ機材を必要としていますか？
ジャスティン・ウィーラー, 非営利の資金調達プラットフォーム ファンレイズのCEOは、視覚的な作業負荷ツールが彼のチームに大きな違いをもたらすと言います。「全員の帯域幅を視覚的に見ることで、トップパフォーマーの過負荷を避けるのに役立ちました」と彼は言います。「問題になる前にボトルネックを見つけるのがずっと簡単になります。」
ソフトウェアを使用していなくても、チームと計画を見直し、調整してください。プロジェクトの途中で慌てるよりも、早めに問題を見つける方が常に良いです。
8. 計画を最新の状態に保つ
計画は変わります — 出荷が遅れる、タスクが予想以上に時間がかかる、重要な人が病気で休む。あなたの計画は柔軟性を保つ必要があります。
計画を評価するために、毎週のチーム会議をスケジュールしてください。どこで遅れをとっているのか、誰が過負荷になっているのかを特定し、それに応じて計画を更新してください。
どのSmartsheetテンプレートがリソースに最適ですか？
Smartsheetのプロジェクトおよびリソース管理テンプレートセットを使用して、タスクを割り当て、誰が何をしているかを追跡し、全体のプロジェクトの進捗を一箇所で監視できます。シンプルなテンプレートを求める中小規模のチームは、自分たちで構築することなく、作業とキャパシティを管理するためにこれを使用できます。
シンプルなプロジェクトおよびリソース管理テンプレートセットには、シート、レポート、ダッシュボードの組み合わせが含まれています。これらは連携して、タスクの状況、チームの割り当て、今後の作業負荷をリアルタイムで可視化します。プロジェクト構造に合わせてそれらをカスタマイズすることも、すぐに使える状態でそのまま使用することもできます。
すべてのレポートとダッシュボードは、ソースシートにすでに接続されているため、プロジェクトが進行するにつれて自動的に更新されます。
テンプレートセットに含まれているものは次のとおりです：
- タスクトラッカー：これはプロジェクトタスクの中央リストです。タスク名、期限、所有者、ステータスのための列が含まれています。優先度や作業見積もりなどのカスタムフィールドを追加して、計画をサポートすることもできます。
- 今後の期限切れタスクレポート：このレポートはタスクトラッカーから情報を引き出し、期限が過ぎているものや締切が近づいているものを強調表示します。フルリストをスクロールする必要がないように、フィルタリングされたビューを提供します。これを使用して、週次のスタンドアップやチェックインミーティングを行うことができます。
- オープンタスク割り当てサマリー：このレポートは、タスクがチーム全体にどのように分配されているかを示します。誰かが多すぎるか、十分でないかを見つけるのに役立ちます。作業負荷がバランスを保つようにし、マイルストーンが軌道を外れる前に作業を再割り当てするために使用できます。
- プロジェクトおよびリソース概要ダッシュボード：このダッシュボードは、すべてのシートとレポートからデータを引き出し、単一のビューにまとめます。全体のプロジェクトの状況、個々の作業負荷、締切に対する進捗を示します。ダッシュボードウィジェットをカスタマイズして、チームやステークホルダーにとって最も有用な情報に基づいて、チャート、カウント、またはタスクの要約を表示できます。
リソース配分の利点
効果的なリソース配分は、適切な人々、ツール、時間が適切なタスクにマッチすることを保証します。それは、プロジェクトがスケジュール通りに、予算内で、優先順位に沿って進行し、過負荷や混乱を避けるのに役立ちます。うまく行えば、明確さ、バランス、そして作業が変わったときに調整する余地を生み出します。
これは、アジャイル開発サイクルを管理している場合でも、部門間でリソースを最適化している場合でも、または生産性ソフトウェア、タスク管理ツール、または労働力管理システムを使用して作業を追跡している場合でも当てはまります。強力な配分計画は、チームのコラボレーションを強化し、より賢いキャパシティプランニングをサポートします。これは、すべてを含むキャパシティプランニングのガイドでさらに学ぶことができます。
リソース配分の最適化の利点は次のとおりです：
- 締切を現実的に保つ:適切な人々が適切なタスクを引き受け、同時にあまり多くのことを抱え込まないと、重要な日付を達成する可能性が高くなります。
- 問題を早期に発見する:誰が何をいつやっているのかを明確に把握することで、誰かが過負荷になっているか、タスクが未請求であるか、複数のチームが同時に同じリソースを必要としているかをすぐに確認できます。これにより、燃え尽き症候群を避け、コストのかかるダウンタイムを防ぎ、予算内に留まり、問題がエスカレートする前に調整できます。
- 誰が何をしているかを明確にする:全員がタスクの横に自分の名前を見ると、所有権についての混乱が少なくなり、詳細を見逃すことが少なくなります。
- 持っているものを最大限に活用する:時間、ツール、または人が不足している場合でも、あなたの計画はチームを疲弊させることなくリソースを伸ばすのに役立ちます。
- その場で調整しやすくする:物事が変わるとき — そして変わるでしょう — あなたはすでに何が柔軟で何がそうでないかを知っています。それにより、ペースを保ちながらアイテムを移動しやすくなります。
- 計画に対する人々の自信を与える:詳細を明確にマッピングすると、人々はプロセスを信頼し、作業にコミットする可能性が高くなります。
プロジェクト管理におけるリソース配分の例
リソース配分の例は、プロジェクト管理を使用する任意の業界から来ることができます。マーケティングでは、デザインチームが過負荷のときにフリーランサーを呼び込むことを意味するかもしれません。建設では、2つのクルーが同時に同じ機器を必要としないようにタスクを間隔を空けて配置することが含まれるかもしれません。
プロジェクトマネージャーはどこでもリソースの問題に直面していますが、彼らがどのように対応するかがすべての違いを生み出します。ここに、さまざまな業界での良いリソース配分の実例があります：
- デザインチームが拡張されたマーケティングキャンペーン: マーケティングチームは製品の発売に向けて準備を進めていますが、リードデザイナーはすでに忙しいです。無理に進めるのではなく、プロジェクトマネージャーはデザイン重視のタスクをスケジュールの最初に移動させ、軽い作業をカバーするためにフリーランサーを呼びます。これにより、コアチームは少し余裕ができ、発売のタイムラインを維持できます。
- 1台の機器を使った建設プロジェクト: 現場では、2つのタスク — グレーディングとコンクリート作業 — が同じ掘削機を必要としています。プロジェクトマネージャーは問題になる前にそれに気づき、タスクを数日間隔を空けて配置します。別の機械をレンタルするのは高すぎるため、この簡単な変更でスケジュールと予算を維持できます。
- 重複する割り当てのある開発スプリント: ソフトウェアチームは、両方ともフロントエンド作業が必要な2つの大きな機能を持つスプリントを開始します。しかし、利用可能なフロントエンド開発者は1人だけです。プロジェクトマネージャーは1つの機能を次のスプリントに移動させ、すでに完了している作業に早めにQAを呼びます。これは小さな調整ですが、誰も疲れさせることなく計画を進めることができます。
- 3つの仕事を1人でこなす非営利イベント: 小さな非営利団体では、1人が大きな会議の会場のロジスティクス、スピーカーの招待、プロモーションを担当しています。それは多すぎます。プロジェクトリーダーはスピーカーのアウトリーチを1人のチームメイトに、マーケティングを別のチームメイトに割り当てます。これで全員が明確な焦点を持ち、イベントが遅れません。
- 予約が過密なインフルエンザ予防接種クリニック: 地域のクリニックでは、看護師がワクチンを接種し、同時に患者を診る予定です。それはうまくいきません。クリニックのマネージャーは、いくつかの定期的な予約を翌日に移動させ、ワクチン接種を手伝うためにパートタイムの看護師を呼びます。
- 急ぎの仕事を抱えるクリエイティブエージェンシー: 大手クライアントが急いでリブランドを必要としています。アカウントマネージャーは内部の作業を一時停止し、目立たないクライアントから2人のデザイナーを再割り当てします。早めに調整することで、リブランドは時間通りに出され、誰も最後の瞬間に慌てる必要がありません。
- 需要に基づく配分による高齢者ケアスタッフ: EnableU、高齢者ケアおよび障害者サービスの提供者である、マネージングディレクターコンラッド・ワンは、コストを抑えるために需要駆動型モデルを使用しています。「私たちは、リソース配分のためにジャストインタイムコンピュート方式を採用しており、これにより、実際の需要に基づいてスタッフ、技術、コンプライアンスのワークフローを調整でき、単なる過剰なスタッフ配置や技術能力の過剰購入を避けることができます。」と彼は言います。「このアプローチにより、サービスの質を維持しながら、アイドルスタッフコストを18％削減することができました。」
リソース配分の課題とその解決方法
リソース配分の課題には、不明確なキャパシティ、過剰配分、優先順位の変化が含まれます。これらの問題に対処するためには、単に可用性だけでなく、作業負荷やスキルの可視性を提供するツールを選択してください。柔軟性とバッファを組み込み、プロジェクト間で調整し、リスクを積極的にフラグ付けします。チームは、クロストレーニングと明確なコミュニケーションで適応性を保つこともできます。
課題：キャパシティ制限の確認
適切なツールがなければ、誰が利用可能で何を処理できるかを把握できないかもしれません。カレンダーに基づいて誰かが空いていると思うかもしれませんが、それがその仕事に必要なスキルを持っていることを意味するわけではありません。
何が役立つか: プロジェクトの共有ビューを使用してください。たとえそれが基本的な作業負荷トラッカーであっても。チームリーダーに毎週レビューを依頼してください。プラットフォームにキャパシティダッシュボードがある場合は、それをステータス会議の準備の一部にしてください。
Hello Electricalのロウによって主導されたプロジェクトは、この種の盲点を示しています。彼のチームは、一般的な経験が十分であると仮定して、スマートホーム統合プロジェクトに4人のシニア技術者を割り当てました。
「これは人や時間の不足ではなく、隠れたスキルのギャップでした。」とロウは言います。「私たちは、複雑なスマートホーム統合のために4人の経験豊富な技術者を予定していましたが、10日後に、彼らの誰もがヨーロッパのシステムのプログラミングを知らないことがわかりました。私たちはすぐに2人のシニア技術者を再配分し、専門知識を持つ外部コンサルタントを1週間雇いましたが、予期しないコストは5,000ドルでした。その後、私たちはチームをクロストレーニングしました。このプロジェクト中の再配分は、20,000ドルを超える可能性のある遅延、クライアントの不満、再作業コストというはるかに大きな問題を防ぎました。
この経験は、可視性が可用性を超える必要がある理由を示しています。能力とカバレッジのギャップについての洞察も必要です。
課題：過剰配分とそれに伴う燃え尽き
タイムラインが厳しいとき、最も優秀な人にタスクを積み重ねたくなるのは理解できますが、それがプロジェクトをオーバータイムに引きずり込み、チームを疲弊させる原因になります。
役立つこと: 常に85〜90パーセント以上の時間が予約されている人に注意してください。高負荷のタスクを分散させ、締切をずらし、負荷の問題を早期に指摘してください。誰かが常に余分な負担を抱えている場合は、計画を調整してください。
特にクリエイティブな専門家は、最高の仕事をするための余裕が必要です。賢い配分は、燃え尽きる前にそのスペースを確保します。
課題：不明確な優先順位または変化する要求
プロジェクトは静的な状態を保つことはほとんどありません。範囲の突然の変更や新しいステークホルダーのリクエストは、配分計画を狂わせる可能性があります。
役立つこと:可能な限り時間とリソースのバッファを追加し、再スタートせずに再配分できるように計画を柔軟に保ってください。変更リクエストを評価するプロセスを確立し、優先順位が変わり始めたときにチームが警告を発する方法を知っていることを確認してください。
課題：競合プロジェクト
チームが複数のイニシアチブに取り組んでいる場合、競合するプレッシャーを感じている可能性があります。調整がなければ、それは隠れた過負荷とスケジュールの混乱を生み出します。
役立つこと: マスターカレンダーまたはプロジェクト間のビューを使用して、対立を見つけてください。可能な限り締切を調整してください。どの作業が固定されていて、どの作業が柔軟であるかを明確にしてください。
課題：最後の瞬間の変更
人々は病気になります。ベンダーが撤退します。必要なときにツールが正しく動作しなくなります。計画が理想的な条件でしか機能しない場合、常に回復モードにいることになります。
役立つこと：重要なタスクを一人の人やリソースに頼らないでください。バックアッププランがない限り。クロストレーニングが役立つことがあります。
「効率だけに焦点を当てるのではなく、適応性に焦点を当てるべきです」とジャッキー・チャウ、精密部品メーカーファストプレシのCOO兼プロジェクトディレクターは言います。「プロジェクトは計画通りに進むことは稀なので、完璧な配分だけでなく、勢いを失わずにピボットする準備ができていることが重要です。」
アジャイル計画は贅沢ではなく、生存戦略です。柔軟なシステムとメンタリティを構築すると、最後の瞬間の変更が管理可能になり、壊滅的ではなくなります。
課題：リモートチーム
人々が同じ場所にいない、あるいは同じタイムゾーンにいない場合、リソース計画は難しくなります。誤解、重複作業、または引き渡しの遅延が進捗を妨げることがあります。
役立つこと：リソース計画を可視化し、アクセスしやすくしてください。誰が何を所有しているかを文書化してください。共同作業タスクを割り当てる際に、重複するタイムゾーンを考慮してください。週次のチェックインを使用して、埋もれる前にブロッカーを浮き彫りにします。
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ソフトウェアがリソース割り当てにどのように役立つか
リソースソフトウェアは、プロジェクトマネージャーに作業負荷、キャパシティ、そして対立をリアルタイムで把握させます。これらのツールは、しばしばより広範な労働力管理、キャパシティ計画、またはタスク管理システムの一部であり、チームが誰が何をいつ行うかについてより賢明な決定を下すのを助け、推測、過剰予約、そしてアイドル時間を減らします。
Tomas Melian、DiabetesTeamのマーケティング担当SVPにとって、スタッフとインフラを実際の需要に合わせる能力は不可欠です。
「私たちが最初に行うステップは、需要と供給を予測自動スケーリングでマッピングすることです。これにより、リソースは実際の作業負荷に一致し、願望的な見積もりではなくなります。」と彼は言います。「私たちは実際のエンゲージメントデータを使用して、人、予算、ツールをどこに配置するかを決定します。これにより、私たちは低迷期に過剰提供を防ぎ、忙しい時期に備えることができます。」
このようなデータに基づく柔軟性が、スプレッドシートの操作と真のリソース計画を分けるものです。ソフトウェアは、以下のすべてを簡単にします：
- バーンアウトが始まる前に、過剰予約されたチームメンバーを特定します。
- 未割り当てのタスクを特定し、早期にギャップを埋めます。
- 状況が変わったときにリアルタイムで作業を再割り当てします。
- 複数のプロジェクト間で調整します。
ソフトウェアはまた、構造を強制し、チーム全体で努力、スキル、可用性がどのように追跡されるかを標準化するのに役立ちます。
リソース管理ソフトウェアのROI
スプレッドシートはしばらくは機能しますが、チームが成長したりプロジェクトが複雑になるにつれて、詳細を追跡するのにかかる時間が生産性を低下させる可能性があります。
ここでソフトウェアが役立ちます：
- 遅延と最後の瞬間の変更の減少：対立を早期に見ることができれば、早期に修正できます。
- チームの活用度の向上：リソース計画ツールは、人々のスキルと可用性を適切なタスクにマッチさせるため、チームメンバーは過剰予約されることなく生産的でいられます。
- 変化への迅速な対応:優先順位が変わったり新しい作業が発生したりすると、ソフトウェアはタスクの再割り当て、タイムラインの更新、チームメンバーへの通知を支援します。
- より良い予測:時間、コスト、リソースの使用状況を複数のプロジェクトにわたって追跡すると、その履歴データを使用して、より自信を持って予算を立てたり計画を立てたりできます。
軽量なプラットフォームでも、プロジェクトの遅延を減らしたり、引き継ぎを改善したり、過負荷による再作業を防いだりする場合、強力なリターンを提供できます。
リソース割り当てソフトウェアを比較するための無料マトリックス
Smartsheetがリソース割り当てを支援する方法
リソース計画ツールを比較している場合、Smartsheetは、既製のテンプレートからより高度なソリューションまで、柔軟性と深さの両方を提供します。複数のプロジェクトを管理し、タイムラインが変動し、リソースが分散しているチームにとって、Smartsheetによるリソース管理は、リアルタイムで自信を持って割り当ての決定を行うために必要な可視性と制御を提供します。
「さまざまなリソース割り当てツールを使用してきましたが、Smartsheetによるリソース管理が私が使用した中で最も柔軟なツールです」とSmartsheetのリヒターは言います。「それは私のプロジェクト計画に直接接続し、私が割り当て計画に同期させたいタスクを選択する能力を持っています。個人、チーム、または機能レベルでの報告をサポートする複数のビューがあり、データはリソース管理または私のプロジェクト計画のいずれかで直接変更できます。」
すべてのツールがこの柔軟性を提供するわけではありません。「他のツールを使用しているとき、リソース割り当てをサポートするためにワークフローを大幅に適応させなければならず、時にはエントリや努力を重複させる必要がありました」と彼女は言います。「リソース管理は、私の既存のプロジェクト計画にうまく接続し、私の使用ケースに合った方法でタスクやグループを定義する柔軟性を提供します。
複数のプロジェクトにわたって人、時間、予算を調整する必要があるチームには、Smartsheetによるリソース管理を試してみてください。特にSmartsheetで作業している場合は、強力なオプションです。
Smartsheet でリソース管理の取り組みを改善する
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。