定義: リソース割り当てとは何ですか、そしてそれはどのように機能しますか?
ほぼすべてのプロジェクト、製品の発売、Web サイトのイメージチェンジなど、組織が作成または更新する可能性のあるものには、リソースを割り当てる必要があります。結局のところ、適切なリソースがなければ、どのようにして何かを成し遂げられるでしょうか? まず、プロジェクトの管理で必要または遭遇する可能性のある基本的な種類のリソースを見てみましょう。
- 人々 – これらのリソースは、ライター、編集者、ユーザー エクスペリエンス (UX) デザイナー、アート ディレクター、アカウント担当者、トラフィック マネージャー、フリーランスまたは契約リソース、開発者、テスター、つまりプロジェクトを完了させるために必要なスキルを持つ人々です。
- 時間 – これは、プロジェクトをフィニッシュラインに進める必要がある合計時間(日、週、月、年)です。プロジェクトの終了日は既に決まっているかもしれませんが、その期間の増分を分割して、プロジェクトが順調に進んでいることを確認できます。
- ツールと資本 – プロジェクトチームが専用の「作戦室」、たとえば特別な機能や製品を作成するために特定の機器にアクセスする必要がある場合は、プロジェクト管理のリソース割り当てフェーズ中に計画し、適切に割り当てる必要があります。
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リソースの割り当てには誰が関与していますか?
最も細かいレベルでは、プロジェクト マネージャーまたはプログラム マネージャーがリソース割り当てを担当します。プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのスケジュール全体を通じて、どのような種類の人、時間、ツールが必要かを評価する必要があります。ただし、ほとんどの組織では、プロジェクト マネージャーには、レポートを作成するリソース スタッフがいません。開発、IT、クリエイティブ、コンテンツなどの部門長や、直属の部下がプロジェクトへの貢献を依頼される他の部門長と協力する必要があります。
一部の企業や代理店には、トラフィック マネージャーまたはリソース マネージャーがいて、問題の時間枠内で誰がどの部門で何をしているのかを大まかに把握できます。その人は、部門長 (仕事の実際のマネージャーをしている人) とプロジェクト マネージャーとの仲介者として行動し、リソースの割り当てを調整するのを手伝います。
小規模な組織では、プロジェクト マネージャーが潜在的なリソース (コピーライターなど) と非公式に話し、「来週のワークロードはどのようなものですか?」と尋ねます。8~10 時間の 4 つのウェブ ページのコピーライティングと編集の依頼を受けました。そのライターは、時間があれば、プロジェクト マネージャーはマネージャーから正式な承認を得て、会社のトラッカーにリソースをマークする必要があると言うことができます。
時折、クリエイティブな人々がクライアントや社内の利害関係者と密接に協力している長いプロジェクトの過程で、クリエイティブなリソースが指名されることがあります。プロジェクトにバナー広告などのミニ キャンペーンが必要で、クライアントが特定のライターがその分野のスキルを持っていることを知っている場合、クライアントはその特定のライターをプロジェクトに割り当てるように要求することができます。これを処理できるかどうかは、そのリソースの他のコミットメントやその他のビジネス要因によって異なります。通常、プロジェクト マネージャーは、どのリソースがプロジェクトに割り当てられるかについて最終的な決定権を持ちます。
リソース割り当てに影響を与える可能性のある 5 つの重要な要素
リソース割り当てに影響を与える要因は、エージェンシーとクライアントの状況にあるか、社内プロジェクトで作業しているかにかかわらず、いくつかあります。リソースの割り当てに課題をもたらす、またはリソースの再割り当てが必要になる可能性がある 5 つの要因を次に示します。
1: タイムラインまたはプロジェクト スコープ
の変更
ハイレベルのエグゼクティブとクライアントは、合意されたスケジュール タイムライン内であっても、できるだけ早くすべてを望む傾向があります。さらに、クライアントのニーズの変化に応じて、プロジェクトの範囲が変わる可能性があります。たとえば、チームが同じクライアントのためにより大きなプロジェクトに取り組んでいるときに小さなプロジェクトが発生し、クライアントは小さなプロジェクトを 3 日で完了させたいと思っています。プロジェクト マネージャーは、スタッフの誰が新しいプロジェクトに取り組む時間があるかを見つけ出し、誰も働かない場合は、仕事をする請負業者をすばやく見つける必要があります。
2: リソースの可用性
自分の代理店が UX プロジェクトのリクエストを受けたものの、自分の最高の UX デザイナーが 3 週間休暇を取っているとします。エージェンシーの唯一のフルタイムの UX 担当者は、すでに別の重要なプロジェクトでパートタイムで働いています。プロジェクト マネージャーは、その担当者が割り当てられた時間内に UX プロジェクトを処理できるかどうか、または請負業者または他のリソースを見つける必要があるかどうかを判断する必要があります。もう 1 つの選択肢は、スタッフの UX 担当者と請負業者が作業を分割できることです。プロジェクト マネージャーは、UX の責任者と協力して、プロジェクトに対して適切な UX リソースを選択し、プロジェクトに割り当てる方法を調べます。
One challenge that often arises is being able to select specific resources. Lynn Kenning, a Chicago-based program and project management expert, says “Project managers don’t often get to pick who the resources are. Resource people don’t report to them. There’s typically a pool of the type of resources – developers, designers – and you will be assigned one.”
3: プロジェクトの依存関係
ほとんどのプロジェクトでは、開始する前に完了している他の作業に依存する作業の段階があります。たとえば、一般的なデジタル プロジェクトでは、クリエイティブやコンテンツの作業を行う前に、開発者のグループが特定の機能のコードやスクリプトを記述する必要がある場合があります。
「開発が遅れれば、ライターや UX の人々がいつ始めることができるかに影響します - そしてそのタイミングの変化は、誰が利用可能かにも影響する可能性があります」とケニングは言います。プロジェクト マネージャーは、これらの依存関係と、それらがプロジェクトにどのように影響するかを認識して、プロジェクトの適切な部分にリソースを割り当てる必要があります。
4: 成果物のタイミングが不確実
“Resource allocation is part science and part art,” says Kimberley Kelly, an Atlanta-based marketing expert and principal at MasonKelly. “A lot of times, decisions need to be made to get a project off the ground, when the timing of certain deliverables isn’t yet known,” she notes.
たとえば、6 か月のプロジェクトに 60 時間のコピーライティング時間が割り当てられているとします。コピーライターは、コンテンツ戦略の作業を開始するためにキックオフやその他の会議に出席する必要がありますが、コピーライティングの大部分を開始する前に、Web サイトのワイヤーフレームを構築し、コンテンツ モデルを作成する必要があります。
状況によっては、プロジェクト マネージャーが 12 週間にわたってライターに週に5時間割り当て、その執筆がいつ起こるかを推測することがあります。プロジェクトの初期の数週間では、そのライターが実際のコピーを作成する必要がある可能性はかなり低いでしょう。「バランスの取れた行動になるかもしれません」とケニングは言います。なぜなら、その作家はプロジェクトの後半まで飛び込むことができず、その後、コピーに集中して書くことができるようにするために 2 つの 30 時間の労働週を捧げる必要があるからです。
5. 他のプロジェクトと比較した緊急性
多くのエージェンシーでは、最も重要なクライアントやプロジェクトは、多くの場合、小さなリクエストを切り捨てます (あるいは少なくともスケジュールを遅らせます)。小規模で迅速な設計要求は、リード デザイナーを数か月にわたる製品発売プロジェクトから引き離すようなものではないでしょう。プロジェクト マネージャーと部門長は、各プロジェクトの緊急性と重要性を比較検討し、それに応じてリソースを割り当てる必要があります。ターンアラウンド タイムが速い小規模なプロジェクトの場合、請負業者は良い解決策になります。
リソース割り当てでリスクを特定し、それらに対処する方法
プロジェクトの成功は、リソース割り当ての成功にかかっており、これには柔軟性があり、必要に応じてリソースを再割り当てする機能が含まれます。「リソース割り当てに関する会話で確実に言えるのは、変化が起こるということです」と Kelly 氏は言います。「リソースをめぐる競争は常にあり、『カーブボール』が当たり前です。」
プロジェクトの開始時に策定された最善の計画は、おそらく変更が必要であり、それはもちろん、リソースの割り当てに影響します。割り当てられたリソースをシフトできる要因には、次のようなものがあります。
- クライアントのレビュー: クライアントのレビューには、プロジェクト計画で割り当てられたよりも時間がかかる場合があり、プロジェクトの完了に時間がかかる場合があります。場合によっては、計画したリソースが使用できなくなることがあります。プロジェクト マネージャーは、「必要に応じてタップするバックアップ担当者を含む、常に緊急時対応計画を立てておく必要があります」と Kelly 氏は言います。
- プロジェクトの要素の作成の遅れ: 特定の成果物、特に技術的な機能を必要とする成果物では、特定のアプリの開発に正確に X 時間の開発時間が必要になるとは言い切れません。開発者がアプリをビルドしてテストを開始して初めて、開発者とプロジェクト マネージャーは、アプリにかかる時間を認識します。
場合によっては、ワークロードの一部にかかる時間が少なくなり、時間の過剰割り当てが発生することがあります。多くの場合、何かに時間がかかり、時間の割り当てが不足することになります。どちらの場合も、プロジェクト マネージャーはコースを修正し、個人とチームがプロジェクトに取り組むために必要な時間を適切に調整する必要があります。 - 個人的な緊急事態: 割り当てられたリソースに医療上の緊急事態があり、予期せず外出する場合は、バックアップ リソースを割り当てる必要があります。
- 競合するプロジェクト: 上記のように、より大きく、より顕著なプロジェクトが優先されることがよくあります。「プロジェクト マネージャーは、人々が何に取り組んでいるかを常に知らされるとは限らないため、より大きな製品発売プロジェクトに突然再割り当てする必要があるリソースを計画するかもしれません」と Henning 氏は言います。
これらすべてのケースで、ケリーとヘニングは、クライアントと上層部がループにとどまる必要があることに同意します。変更が発生し、プラン C と D をプラン A にする必要がある場合があります。プロジェクト マネージャーの仕事は、経営陣、クライアント、およびプロジェクトに取り組んでいる人々を最新の状態に保つことです。
リソース割り当てに関する考慮事項
ケリーが大規模なコンテンツ プロジェクトのために請負業者を必要とするとき、彼女はすでに計画を立てています。「複雑なコピーをゼロから書き直したり、クライアントからの整理されていないコピー デッキを上から下にやり直す必要がある場合は、1 つまたは 2 つのリソースを念頭に置いています」と彼女は言います。「最初の人がそれをすることができない場合は、すぐに 2 番目の人に連絡します。
ケリーがリンク戦略を必要とするならば、それは 3 人目、すでにかなりきれいに仕上がっている文書を徹底的に校正するのは 4 人目です。「すべての部下を整列させ、必要に応じて進んでピボットする必要があります」とケリーはアドバイスします。
ヘニング氏にとって、特に大企業では、強力なプロジェクト マネージャーが不可欠です。「自分の仕事が 2 週間で何かを成し遂げることであるならば、自分はそれを行う方法を理解する必要があります。それは部門長と交渉することを意味します。それはまた、時にはパウロに支払うためにペテロを奪うことを意味しますが、ペテロとパウロの両方が同じパーティーに出席することを知っておく必要があります。つまり、有限のプールからリソースを割り当てることは、創造的な展開と柔軟性を意味します。
「他に考慮すべきことは、必要なリソースのレベルです。たとえば、1 つのプロジェクトに 2 人の上級担当者を割り当てると、より多くの費用がかかります」と Henning 氏は提案します。「『先輩 1 人と後輩 1 人でこれを成し遂げられますか』と尋ねてください。」
資源管理のための教育機会
リソース管理は、通常、ビジネス スクールや大学の優れたプロジェクトまたはプログラム管理分野で教えられています。ビジネスでマネージャーになりたい人は誰でも、少なくともリソース割り当てに関する実用的な知識を持っている必要があります - たとえば、マーケティング エージェンシーのコンテンツ ディレクターは、直属の部下がどのように活用されるべきか、そしてどのように活用されるかを絶対に理解する必要があります。
プロジェクト マネジメント協会 (PMI) もチェックできます。1969 年に設立された PMI は、プロジェクト マネジメント プロフェッショナル (PMP) ® やプログラム マネジメント プロフェッショナル (PgMP) ® など、専門的なビジネス認定プログラムのリーダーとして認められています。インスティテュートは、認定試験を受ける前に、プロジェクトまたはプログラム管理に数千時間の作業を必要とします。リソース割り当ては、そのプログラムで詳細にカバーされています。
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