ダッシュボードとは
ダッシュボードは、KPI、メトリック、およびその他のデータ ポイントを 1 つの視覚的な中央の場所で追跡します。作業の概要を示し、迅速な意思決定を支援し、全員を最新の状態に保つのに役立ちます。ダッシュボードの視覚的な性質は、複雑なデータを簡素化し、現在の状態やパフォーマンスを一目でリアルタイムで表示します。
ダッシュボードは、テーブル、グラフ、ゲージ、および数値で構成されます。それらはほとんどすべてのあらゆる目的のために、あらゆる企業で使用することができます。たとえば、プロジェクト ダッシュボード、財務ダッシュボード、マーケティング ダッシュボードなどを作成できます。
静的スプレッドシートにうんざりしていませんか? 私たちもそうでした。
Microsoft Excel はよく知られていますが、作業を管理することを意図したものではありませんでした。Excel と Smartsheet を、作業管理、コラボレーション、可視性、アクセシビリティ、統合の 5 つの要素で比較してみます。
ダッシュボードを構築する前に: 調査、質問、および考慮すべき事項
ダッシュボードの構築を開始する前に、まず、ダッシュボードが必要な理由、ダッシュボードが果たす目的、データの取得元、および必要な機能と不要な機能について熟考します。
また、Excel ダッシュボードを 1 枚の紙にモックアップすると役立つ場合もあります。各データ型のボックスを描画して、レイアウトを理解し、含めるグラフの種類の簡単なスケッチを追加します。このモックアップは、全員を同じ認識に導き、実際のダッシュボードで時間とお金を費やす前に利害関係者から承認を得るのに役立ちます。
自問自答すべき質問
- なぜこのダッシュボードを作成するのですか? 仮説を証明または反証しようとしていますか? このダッシュボードは、プロジェクトのステータスを表示するなど、特定のタスク用ですか、それともビジネス パフォーマンスの測定など、より広範な目標を達成する必要がありますか? ダッシュボードを構築する理由を理解することは、設計とデータの指針となります。
- 特定の KPI を追跡する必要がありますか? ダッシュボードでは、価値を付加するデータのみを強調表示する必要があります。最も重要な KPI を理解し、それらのメトリックに関するダッシュボードを作成してください。これらの主要な KPI 以外のものは必要ありません。
- ダッシュボードを表示する必要があるのは誰ですか? これは、同僚、マネージャー、利害関係者、外部ベンダー、または C レベルの経営幹部向けですか? これらの人々はどのように情報を消化することを好みますか? このダッシュボードを見るのにどれくらいの時間が必要ですか? ダッシュボードを誰のために作成しているかを考え、そのユーザーの好みを念頭に置いてください。
- データはどこから取得されますか? ダッシュボードにデータを手動でインポートする必要がありますか、それとも統合またはコネクタを使用してデータを自動的に同期および更新しますか? データを収集するために他にどのようなツールを使用していますか?
- ダッシュボードはどの程度最新の状態にする必要がありますか? ダッシュボードを毎週または毎月更新できますか、それとも常にリアルタイムで更新された情報を表示する必要がありますか? 選択した内容に応じて、ダッシュボードの構築方法が変更されます。
- ダッシュボードはどのような形式にする必要がありますか? 静的ダッシュボードを電子メールで送信していますか、それとも動的ダッシュボードへのリンクを提供していますか? ダッシュボードをプレゼンテーションやデッキに埋め込む必要がありますか? 読み取り専用アクセスを共有しますか、それとも特定のユーザーに編集機能を提供しますか?
考慮すべき事項: ダッシュボードを設計する方法
- ダッシュボード要素: ダッシュボードに何を含めますか? 静的テーブル、ピボット テーブル、動的グラフ、Excel ゲージ ウィジェット、または自動シェイプ オブジェクトなどの非チャート オブジェクトから選択できます。小さなグラフをたくさん追加しますか、それとも大きなグラフをいくつか追加しますか? ダッシュボードに追加する要素を特定すると、類似したデータをグループ化し、レイアウトのアイデアを得るのに役立ちます。
- ダッシュボードの背景色: ダッシュボードにどのくらいの色を組み込むか? ダッシュボードの背景色を追加して、ダッシュボード要素をポップにしますか? 類似のチャートを色分けしますか?
- ダッシュボード UI の強化: 使いやすさはどの程度重要ですか? ダッシュボード UI の強化に時間を費やしますか? レイアウトに階層を追加して簡単にナビゲーションしたり、ドロップダウン リストを追加したり、自動シェイプ オブジェクトを使用して各グラフにラベルを追加したり、ウィンドウ枠の固定を使用してユーザーがスクロールできないようにしたりできます。
PowerPoint と Excel の使用
また、PowerPointでインタラクティブなダッシュボードを作成することもできます。純粋な Excel ダッシュボードに対話性を追加することは困難な場合があり、通常は Excel で使用されるプログラミング言語であるマクロ (または VBA) が必要です。ただし、Excel で作成したグラフとダッシュボード コンポーネントを PowerPoint に追加すると、対話型要素を簡単に追加できます。
たとえば、5 年間にわたってまったく同じデータを示す円グラフを 5 つ作成できます。PowerPoint スライドごとに円グラフを 1 つ追加すると、これらのスライド間を移動することができ、グラフは動いているように見えます。
PowerPoint と Excel を一緒に使用すると、ダッシュボードを簡単に共有できます。ダッシュボードを PowerPoint 表示として保存し、同僚に電子メールで送信するだけです。
Excel の無料のプロジェクト ダッシュボード テンプレート
Excel の無料のプロジェクト管理ダッシュボード テンプレートをダウンロードするこのテンプレートには、ガント チャートと、リソースの割り当て、オープン アクションと保留中のアクション、およびプロジェクト予算を視覚化するための他の 3 つのチャートが含まれています。また、各プロジェクトのリスクのあるタスクのレベルを示すピボット テーブルもあります。
テンプレートには 2 つのタブがあります。ダッシュボード用の 1 つのタブと生データ用の 1 つのタブです。[生データ] シートで、独自のプロジェクト情報を追加すると、グラフが自動的に更新されます。
注: テーブルに独自の日付を追加すると、ガント チャートはチャートの先頭に多くの空白を追加し、テーブル内の日付よりはるかに前の日付を表示します。これを修正するには、ガント チャートの上部にある日付をクリックし、日付の周囲に表示されるボックスをクリックします。右クリックして、[軸のフォーマット] を選択します。ポップアップ ボックスで、[スケール] を選択します。[最小] というラベルの付いたボックスの数値を調整します。間隔を調整し、自分が望むように見せるために、数字を段階的に入力する必要があります。
Excel でダッシュボードを作成する方法
こちらはステップバイステップの Excel ダッシュボード チュートリアルです:
1. Excel にデータを取り込む方法
Excel でダッシュボードを作成する前に、データを Excel にインポートする必要があります。データをコピーして貼り付けることも、CommCare を使用する場合は、エクスポートする Excel 接続を作成することもできます。しかし、最善の方法は ODBC (またはライブ データ コネクター) を使用することです。ODBC は、アプリを Excel に接続し、アプリから Excel にリアルタイム データを渡すことができます。アプリでデータが更新されると、Excel ダッシュボードも更新され、最新の情報が反映されます。これは、データを別の場所に追跡して保存し、Excel でダッシュボードを作成する場合に最適なオプションです。 データは、フラット ファイルまたはピボット テーブルの 2 つの異なる方法でインポートできます。
2. Excel ダッシュボード ファイルを設定する
データを追加したら、ブックを構成する必要があります。新しい Excel ブックを開き、2 ~ 3 枚のシート (2 ~ 3 枚のタブ) を作成します。ダッシュボード用に 1 つのシートと生データ用に 1 つのシートを使用できます (生データを非表示にできるようにする)。これにより、Excel ブックを整理しておくことができます。この例では、2 つのタブがあります。
3. 生データと nbsp でテーブルを作成します。
- [生データ] シートで、データをインポートまたはコピーして貼り付けます。情報が表形式であることを確認します。つまり、各項目またはデータ ポイントは 1 つのセル内にあります。
- この例では、プロジェクト名、タイムライン、チーム メンバー数、予算、リスク、開いているタスク、保留中のアクションの列を追加します。
- 必要に応じて、数式を使用して、列内のすべての値を自動的に追加できます。これを、[予算]、[リスク]、[オープン]、および [保留中のアクション] の各列に対して行います。列の下部にある空のセルをクリックし、=SUM( と入力します。開いた括弧の後、列の最初のセルをクリックし、マウスを最後のセルまでドラッグします。次に、数式に閉じ括弧を追加します。必要に応じて繰り返します。
4. データを分析する
ダッシュボードを構築する前に、時間をかけてデータを確認し、強調したい内容を把握してください。すべての情報を表示する必要がありますか? どのようなストーリーを伝えようとしていますか? データを追加または削除する必要がありますか?
ダッシュボードの目的がわかったら、使用できるさまざまなツールについて考えます。オプションは次のとおりです。
- SUMIF、OFFSET、COUNT、VLOOKUP、GETPIVOTDATA などの Excel の数式
- ピボット テーブル
- Excel テーブル
- データ検証
- 自動シェイプ
- 名前付き範囲
- 条件付き書式
- グラフ
- Excel ダッシュボード ウィジェット
- マクロ
心配しないでください、これらの Excel ツールのすべてを使用する方法を知る必要はありません。グラフとピボット テーブルに関する基本的な知識があれば、美しい Excel ダッシュボードを作成できます。
5. ダッシュボードを構築する
ガント チャートを追加する
プロジェクトのタイムラインを視覚的に表示するためにガント チャートを追加します。
- ダッシュボード シートに移動し、[挿入] をクリックします。
- [グラフ] セクションで、棒グラフ アイコンをクリックし、2 番目のオプションを選択します。
- 次に、この棒グラフを [生データ] シートの [プロジェクト名]、[開始日]、および [期間] 列にリンクする必要があります。
- Excel でガント チャートを作成する方法に関する詳細な手順については、ここをクリックしてください。
グラフの作成と書式設定
- ダッシュボード シートで、[挿入] をクリックし、作成するグラフの種類を選択します。この最初の例では、縦棒グラフを作成します。
- グラフを右クリックし、[データの選択] をクリックします。
- [凡例エントリ (系列) に追加] をクリックします。
- [シリーズ名] フィールドで、[生データ] シートに追加する列のタイトルをクリックします。Enter キーをクリックします。
- [系列値] フィールドで、 対応する列のすべてのデータを選択します。Enter キーを押してから、[OK] をクリックします。
- X 軸が正しくラベル付けされていないことがわかります。これを修正するには、[水平 (カテゴリ)] 軸のラベルで [編集] をクリックし、[生データシート] で X 軸に表示するものを選択します。
- グラフにタイトルを追加するには、グラフを選択し、[デザイン] タブをクリックします。
- [グラフ要素の追加] > [チャート タイトル] > [チャートの上] の順にクリックします。
- グラフのテキスト フィールドにタイトルを入力します。
- 作成する他のグラフについても、このプロセスを繰り返します。
ピボット テーブルの挿入
ピボット テーブルを使用すると、大規模なデータ セットから最も重要な情報を抽出して強調表示できます。
ピボット テーブルを挿入する方法は次のとおりです。
- ダッシュボード シートに移動し、[挿入] タブで [ピボットテーブル] ボタンをクリックします。
- ポップアップ ボックスが表示されます。[テーブル/範囲] フィールドで、末尾のアイコンをクリックし、[生データ] シートからデータ テーブル全体を選択します。[OK] をクリックします。
- ピボット テーブルのフィールド リストが画面の右側に表示されます。ボックスをクリックして、ピボット テーブルに含めるデータのサブセットを選択します。
- ダッシュボードに別のピボット テーブルを含める場合は、手順 1 ~ 3 を繰り返します。
6.マクロ、色、その他
でカスタマイズします。
ダッシュボードの要素が整ったので、次はレイアウト、色、文字体裁をカスタマイズし、快適に感じる場合はアニメーションを追加します。
グラフの色とフォントのカスタマイズ
- 色を変更するグラフのセクションをクリックします。
- [ホーム] タブの [フォント] グループで、ペイント バケット アイコンをクリックし、追加する色を選択します。
- グラフに背景色を追加する場合は、グラフを右クリックし、[グラフの書式設定] を選択します。 [塗りつぶし] で、[塗りつぶし] をクリックし、[フォント] グループのペイント バケット アイコンから背景色を選択します。
- グラフのタイトルを変更する場合は、グラフのタイトルをクリックし、[フォント] グループでフォントの種類、サイズ、および色を選択できます。
- ダッシュボードにタイトルを追加するには、右上のセル (A1) にカーソルを置いて右クリックし、[挿入] > [行全体] の順のクリックします。タイトルを追加するスペースができるまで、これを数回行います。次に、最初の空の行でいくつかのセルを選択し、[配置] グループで [結合] と [中央揃え] をクリックします。これで、ダッシュボードのタイトルを追加するためのスペースができました。
ダイナミック チャートを作成する
ダッシュボードに対話機能を追加する場合は、いくつかの異なるオプションがあります。
- ドロップダウン リスト/データ検証リスト: Excel の高度な知識があり、VLOOKUP と数式を理解している場合は、ドロップダウン リスト (データ検証リストとも呼ばれます) を使用して対話型のグラフを作成できます。このドロップダウン リストを使用すると、閲覧者はフィルター処理する条件を選択でき、グラフはその条件を反映するように自動的に変更されます。VLOOKUP を使用したデータ検証リストの作成の詳細については、ここをクリックしてください。
- マクロ: Excel のコーディング言語 (Visual Basic と呼ばれる) を使用してマクロを作成し、タスクを自動化できます。たとえば、大量のデータを手動でふるいにかけ、データを別のシートに移動する代わりに、マクロによってプロセスを自動化できます。マクロを使用して、ダッシュボードにボタンを作成することもできます。そのボタンをクリックして特定の条件を選択すると、すべてのグラフが自動的に変更され、その特定の条件を表します。
- スライサー: ピボット テーブルにフィルター処理の別のレイヤーを追加する場合は、スライサーを使用できます。スライサーは視覚的なフィルターであり、ワンクリックでピボット テーブル レポートをフィルター処理できます (レポート フィルターはフィルター処理に数回のクリックが必要です)。スライサーには、データをフィルター処理したり、表示しているフィルターを表示したりできる一連のボタンが含まれています。これらのスライサーを使用して、対話型のグラフを作成できます。ピボット テーブルを設定し、特定のフィルター/条件のスライサーを追加します。ピボット テーブルからグラフを作成し、グラフの横にあるスライサーを移動します。これで、スライサーでさまざまなボタンを選択すると、グラフが動的に変化します。
最適なダッシュボード テンプレートの包括的な一覧については、「ダッシュボード テンプレートのまとめのサンプル」を参照してください。
Smartsheet でダッシュボードを作成する方法
Smartsheet は、チーム、リーダー、およびビジネスが業務を遂行する方法を根本的に変えるエンタープライズ作業管理プラットフォームです。74,000 を超えるブランドと何百万人ものインフォメーション ワーカーが、Smartsheet を作業の計画、追跡、自動化、レポート作成に最適な方法として信頼しています。
適切なビジネス上の意思決定を行うには、適切な情報を適切なタイミングで利用できるようにする必要があります。Smartsheet のダッシュボードを使用すると、作業の進行状況をリアルタイムで可視化して、より的確な意思決定を行い、チームのすべてのステップで同じ認識を維持できます。
構成可能なウィジェット駆動型のダッシュボードにより、ユーザーはテクニカル サポートを必要とせずに、ビジネスに最も関連性の高い情報を強調表示できます。ビジネスの状況を一目で把握し、洞察を得て、チームのイノベーションを加速するすべてを 1 つのプラットフォームで実現します。
ダッシュボードの構築を開始する前に、3 つの要因を決定する必要があります。
1. 目的: このダッシュボードは、単一のプロジェクト、複数のプロジェクト、または一般的な情報ハブ用ですか?
2. オーディエンス: 自分、チーム、中間管理職、または経営幹部のためにダッシュボードを構築していますか?
3. 自分のデータ: 自分のオーディエンスにとって最も役立つデータと情報は何ですか?
Smartsheet ダッシュボードを使い始める方法を学びましょう。
ダッシュボードの注意点と禁止事項
ダッシュボードの一般的なアドバイスとヒントを次に示します。
- シンプルに、愚かなこと (KISS): シンプルでわかりやすいダッシュボードは、「きれいな」ダッシュボードよりもはるかに効果的です。3D 効果、グラデーション、余分な図形、その他の鐘や笛を追加したいという誘惑を避けてください。代わりに、マガジンの書式設定を使用します。ビジネス雑誌のチャートや表を見て、そのシンプルさと読みやすさを採用してください。
- 固定ペインを使用する: 固定ペインを使用すると、ダッシュボードをより簡単にナビゲートできるようになります。すべての行を固定して、閲覧者がスクロールせずにダッシュボード全体を 1 つのビューで表示できるようにすることができます。また、ダッシュボードを下にスクロールしても見出しが表示されるように、一番上の行の見出しを固定することもできます。
- 重要な情報のアラートを追加する: ダッシュボードの特定の側面を強調表示したり、ステータスをすばやく伝えたりする場合は、アラート (または赤、黄、緑のボール) を追加します。これらの信号シンボルを条件付き書式で使用すると、テーブル内の値に基づいて自動的に更新されます。
- 図形とグラフを一緒に使用する: 同じボックス レイアウトに複数のグラフがある場合、ダッシュボードのレイアウトが繰り返される可能性があります。ダッシュボードに視覚的な関心と階層を追加するには、図形 (四角形、円など) を挿入し、その図形の上にグラフを配置します。
- 異なるタブを使用する: さまざまな項目に対して異なるシートを使用して、ダッシュボードを整理します。たとえば、あるタブにはダッシュボード自体が含まれ、別のタブにはダッシュボードに入力される生データが含まれます。
Excel チャートとダッシュボードでやってはいけないこと
- 大胆で明るい色: ダッシュボードをより「楽しく」見せるために、ダッシュボードに虹をテーマにしたカラー パレットを追加しないでください。これらの明るい色は、重要な情報から気をそらします。代わりに、ミュートされた色を使用し、より強い色を追加してキー項目を強調表示します。
- 混雑したレイアウト: 考えられるすべてのデータ セットまたはグラフをダッシュボードに含めないでください。データが多すぎると、視聴者を圧倒し、本当に重要な情報が隠されてしまいます。ダッシュボードが混雑してしまった場合は、一歩下がって、すべてが必要かどうかを再評価してください。すべてのデータは、ダッシュボードの単一の目的をサポートする必要があります。
- 焦点の欠如: 混雑したレイアウトと焦点の欠如は、通常、密接に関連しています。すべてのチャートが同じ目的または仮説をサポートしていることを確認し、すべてのエキストラを切り取ります。データは同じストーリーを伝える必要があります。
ダッシュボードに関するよくある質問
Q: Excel ゲージ/スピードメーター チャートを使用する必要がありますか?
ゲージ チャート (またはスピードメーター チャート) は、ドーナツ チャートと円グラフを 1 つにまとめたもので、車のスピードメーターに似ています。ただし、単純すぎる傾向があり、コンテキストが欠如する可能性があります。また、1 つのメトリックの状態を視覚化するのが苦手です。ゲージ チャートの代わりに、箇条書きチャート (または温度計チャート) を試してください。箇条書きグラフには、すべて同じ情報が表示されますが、コンテキストは多くなります。箇条書きグラフは、消化しやすい線形グラフで、小さなスペースに大量のデータを表示します。
Q: データに基づいて適切なチャートを選択するにはどうすればよいですか?
グラフの目的を特定します。グラフを作成する必要がある理由がわかったら、その理由に最適なグラフの種類を選択できます。必ず 1 つのメッセージだけに焦点を合わせてください。1 つのチャートであまりにも多くのことを伝えようとすると、読みにくくなります。
比較する場合は、棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ、または散布図を選択できます。分布を表示したい場合は、縦棒グラフ、散布図、折れ線グラフを使用できます。時間の経過に伴う傾向を表示する場合は、折れ線グラフが最適なオプションです。または、全体の一部を表す場合は、円グラフが適しています。
Q: 円グラフを使うべきですか?
多くのビジュアライゼーションの専門家は円グラフを嫌います。複数の要因を比較する場合、データはすぐには理解できず、消化もできません。円グラフには 10 個のデータ ポイントがあり、円グラフの最大のチャンクを特定できる場合でも、他のすべてのデータ ポイントがどのように関連しているかを理解するのは困難です。私たちは円のスライスを比較するのが苦手です。一方、棒グラフでは、端点を比較します。それらはすべて共通のベースラインに整列しており、相対的なサイズを理解するのは簡単です。どのセグメントが他のセグメントよりも大きく、どのくらい大きいかを確認できます。
これは、円グラフを 100% 避けるべきだという意味ではありません。ただし、円グラフをデフォルトに設定するのは非常に簡単であることに注意してください。円グラフは、情報量が大きく異なる 2 ~ 3 つの異なるデータ ポイントを比較する場合にのみ使用してください。
Q: 予算と実績はどのように表示しますか?
チャートで予算と実際のパフォーマンスを表示するには、さまざまな方法があります。箇条書きグラフ、面グラフ、折れ線グラフ、マーカー付きの縦棒グラフ、表内の RYG (赤、黄、緑) ボール、または表の円グラフを使用できます。
Q: Excel ダッシュボードを Web に公開したり、ダッシュボードを他のユーザーに送信したりするにはどうすればよいですか?
Excel ダッシュボードを静的な Web ページに保存したり、Excel シートを PDF として保存して会社のイントラネットにアップロードしたり、Dropbox や他のクラウド ストレージ ツールにファイルを追加してリンクを共有したりできます。
Excel ダッシュボードを Web 上で使用するために必要ない場合は、電子メールで送信できます。
さまざまな種類のダッシュボード テンプレート
ダッシュボードは、ほとんどすべてのものに対して作成できます。今日の組織で最も一般的な種類のダッシュボードの例を次に示します。
- ウェブ分析ダッシュボード: ウェブ分析ダッシュボードを使用して、ウェブサイトのパフォーマンスをリアルタイムで追跡します。訪問者、直帰率、サイトの平均滞在時間、平均ページビューなどの指標を含めることができます。紹介トラフィック データ (ソーシャル、オーガニック、検索、紹介、有料) を追加することもできます。
- 売上追跡ダッシュボード: すべての営業活動と進捗状況の全体像を把握できます。販売パイプラインの活動、主要なメトリック、状態を追跡し、売上予測グラフなどのグラフを追加できます。すべての販売指標を 1 か所にまとめたら、パイプライン ステージまたは営業担当ごとに分析して、潜在的なギャップを早期に特定できます。
- HR 分析ダッシュボード: すべての HR アクティビティ、プロジェクト、タイムラインをダッシュボード付きの 1 つのビューに統合します。雇用とオンボーディング、従業員プログラム、および部門の支出に関するステータスを確認できます。
- SEO 分析ダッシュボード: SEO 分析ダッシュボードを使用して、キーワード、オーガニック訪問、有料検索用語、内部検索、収益などを追跡します。このデータの大部分 (すべてではないにしても) は Google アナリティクスから取得されるため、Google アナリティクスからリアルタイムの指標を取り込むことができるダッシュボード ソリューションを探してください。
- 製品メトリック ダッシュボード: 製品ダッシュボードを使用して、開発ステータス、収益、市場投入までの時間、勝敗分析などの製品メトリックを追跡およびレポートします。また、製品ロードマップの公開ダッシュボードを作成し、Web サイトに公開することもできます。
- BI ダッシュボード: ビジネス インテリジェンス (BI) ダッシュボードは、企業の KPI を視覚化します。BI ダッシュボードでは、予約総額、総損失額、目標と実績額、新規顧客、顧客のキャンセルなどを追跡できます。
- ソーシャル メディア ダッシュボード: ソーシャル メディア ダッシュボードを使用すると、すべてのソーシャル チャネルを 1 か所で簡単に確認できます。Twitter、Facebook、LinkedIn のフォロワー/ファン、すべてのチャンネルでのエンゲージメント、ソーシャル メディアからの紹介トラフィック、コンテンツが共有された回数を追跡できます。