13の無料ベンダーテンプレート

By Diana Ramos | 2017年6月27日

「ベンダー」という用語は、企業や他の組織に製品やサービスを提供する個人または企業を表しています。 また、結婚式やイベントで商品やサービスを販売する人や企業を指すこともあります。 大規模な組織では、テクノロジー製品や機械部品から食品や清掃サービスまで、複数のベンダーやサプライヤーと契約を結んでいる場合があります。 ベンダーと顧客間のパートナーシップタイプの方が、提供される製品やサービスよりも重要です。

業界や特定の状況に応じて、提供される製品やサービスの詳細、支払い、その他の法的拘束力のある契約締結条件を含む、業務範囲を文書化するベンダー契約が作成されることがあります。 ベンダー契約は両当事者に法的保護を提供し、明確な目的、決まり事、規制を定義することにより、誤解や対立の可能性を減らします。

以下に、ベンダー管理プロセスを合理化する、さまざまな無料のベンダーフォームとテンプレートをご紹介します。 テンプレート形式のオプションには、Microsoft ExcelとWordだけでフォームも含まれます。 すべてのテンプレートをカスタマイズして印刷でき、すべて無料でダウンロードできます。 これらのテンプレートは、ベンダー管理ソフトウェア やその他の高度なツールに依存する必要のない企業向けのシンプルな代替ツールです。 ベンダー契約テンプレート、ベンダースコアカード、結婚式および食品ベンダー向けのテンプレート、登録フォーム、ベンダーリストからご選択ください。

ベンダー契約テンプレート

ベンダーRFPテンプレート - Excel

 RFPベンダーテンプレート

ベンダーRFPテンプレートのダウンロード - Excel

この提案依頼書(RFP)は、現在の業者または新規ベンダーにご使用ください。 リクエストフォーム テンプレートを使用すると、企業はプロジェクトの要件とベンダー提案に対する要請事項を指定できます。 ベンダーに一貫したRFPを提供することで、プロジェクト当初から関係を成功に導くことができます。

ベンダー登録フォームテンプレート - Excel

ベンダー登録フォームテンプレート

ベンダー登録フォームテンプレートのダウンロード - Excel

新しいベンダーを選択したら、この登録フォームテンプレートを社内ドキュメントまたは申請フォームとして使用できます。 このテンプレートを編集すると、あなたの組織、業界、ベンダーの種類に関連する詳細を追記できます。

ベンダー契約テンプレート - Excel

ベンダー契約テンプレート

ベンダー契約テンプレートのダウンロード - Excel

あなたがイベントプランナーでも、大企業のマネージャーでも、ベンダー契約を使用して契約条件をまとめ、ベンダーと顧客の両方に明確な文書を残せます。 この テンプレートには、完全なサービスの範囲、作業タイムライン、支払い条件、その他の情報など、ベンダー契約に含まれる一般的な項目が盛り込まれています。

ベンダー注文内容変更テンプレート - Excel

ベンダー変更注文テンプレート

ベンダー注文内容変更テンプレートのダウンロード - Excel

ベンダーに注文内容変更を依頼する必要がある場合は、このテンプレートを使用して包括的なリクエストを作成し、必要に応じて補足資料と組み合わせることができます。 変更の理由、タイミングと支払いの条件の改訂、その他の重要な情報について詳細を記載します。 このExcelテンプレートでは、コストの決定に役立つ自動計算を行います。

食品ベンダーアプリケーションテンプレート

食品ベンダーアプリケーションテンプレート

食品ベンダーアプリケーションテンプレートをダウンロード

Excel

レストランや食品ベンダーは、祭りや他のイベントの一般的な開催日に利用されることが多いです。 このベンダーアプリケーションフォームテンプレートには、基本的な登録情報が含まれており、決まり事や規制、ライセンス要件、またはその他の詳細に合わせて変更できます。 取引する可能性のあるベンダーにシンプルなフォームを提供することで、申請プロセスを合理化できます。

ベンダー評価とスコアカード テンプレート - Excel

 ベンダースコアカードテンプレート

ベンダー評価とスコアカードテンプレートのダウンロード - Excel

このスコアカードは、ベンダーを選択するテンプレートのスタイルに設計されています。 データを集めてスプレッドシートに入力したら、スコアリングシステムを使ってベンダーのパフォーマンスを比較し、それに応じてベンダーを選択できます。 また、このスコアカードテンプレートを使用して、現在のベンダーを比較したり、単一のサプライヤーを評価したりすることもできます。 ビジネスニーズに合わせて、基準チェックリストを簡単に編集できます。

ベンダー比較テンプレート - Excel

ベンダー比較テンプレート

ベンダー比較テンプレートのダウンロード

Excel

このベンダー比較スプレッドシートを使用すると、ビジネス属性や選択した基準に基づいて複数のベンダーを簡単に比較できます。 この方法により、背景情報と各ベンダーの現在の統計を簡単にまとめることができます。

ベンダー評価テンプレート

ベンダー評価テンプレート

ベンダー評価テンプレートのダウンロード

Excel | WORD

評価プロセスに焦点を当てて、このスコアカードテンプレートには、所見と是正措置に関するセクションが含まれています。 この情報を1ヵ所にまとめると、記述されたコメントと番号付きスコアリングシステムを簡単に組み合わせることができます。 また、ベンダーがパフォーマンスレビューに関する独自のコメントを加える余地もあります。

ベンダーリスク評価テンプレート - Excel

ベンダーリスク評価テンプレート

ベンダーリスク評価テンプレートのダウンロード - Excel

ベンダーのリスク評価は、特定のベンダーと提携する際にどのようなリスクが存在するかを判断するのに役立ちます。 これらのリスクを特定することで、ベンダーがリスクを取り除き、解決不可能なリスクを監視し、関連するリスクのレベルに基づいてあなたの会社がベンダーと提携したいかどうかを判断することができます。 このリスク評価テンプレートには、特定の状況に合わせて調整できる一連の質問が表示されます。

他の無料のリソースについては、「無料ベンダーリスク評価テンプレート」をご覧ください。

ベンダー連絡先リストテンプレート - Excel

ベンダー連絡先リストテンプレート

ベンダー連絡先リストテンプレートのダウンロード - Excel

この空白のベンダーリストテンプレートには、連絡先情報だけでなく、他の会社や製品の詳細に関するセクションも用意されています。 業績評価、現在のスコア、契約日などを追跡し、包括的な参照として機能する、マスターベンダーリストテンプレートを作成することもできます。

ベンダー価格リストテンプレート - Excel

ベンダー価格表テンプレート

ベンダー価格リストテンプレートのダウンロード - Excel

この価格表テンプレートを使用して、1 つのサプライヤーの価格を追跡したり、複数のベンダーを比較したりできます。 このシンプルなスプレッドシートテンプレートを使用して、購入するアイテムの量に基づいて価格を評価します。 製品ではなくサービスのコストを比較したい場合は、時間賃率やその他の価格体系を入力できます。

承認ベンダーリストテンプレート - Excel

承認されたベンダーリストテンプレート

承認ベンダーリストテンプレートのダウンロード - Excel

適したベンダーが決まったら、このテンプレートを使用して、重要な連絡先情報を含む承認ベンダーリストを作成します。 承認されたすべてのベンダーが1つのリストに登録されているこの情報により、連絡先が更新され、コミュニケーションの簡素化と効率向上につながります。 もう1つの使い方は、このテンプレートを使用して、上位ベンダーのみを含む優先ベンダーリストを作成することです。

結婚式のベンダーリストテンプレート

結婚式のベンダーリストテンプレート

結婚式のベンダーリストテンプレートのダウンロード

Excel   |   WORD

このコンタクトリストテンプレートを使って、結婚式のベンダーを管理します。 ケータリング、写真、会場、花、装飾コーディネートのベンダーや、その他必要なカテゴリーを追加できます。 また、価格、在庫状況、その他の詳細に関するリマインダーが必要な場合に備えて、各ベンダーに関するメモも追加できます。 結婚式のベンダーリストを整理することで、大規模または小規模のイベントをより簡単に管理できます。

ベンダー関係の評価

複数のベンダーと提携したり、複数のベンダーの間で選択したりしている企業は、スコアカードを使用して各ベンダーのパフォーマンスを比較し、評価することがあります。 ベンダーのスコアカードには、パフォーマンスを測定するための基準がリストされ、結果を評価するために加重スコアリングシステムが使用されます。

スコアカードの評価プロセスでは、あなたのビジネスニーズに基づいて理想的なベンダーの特徴や要件を定義し、測定可能なパフォーマンス指標を選択し、重要度に基づいて指標を加重し、指標を使用して各ベンダーにスコアを割り当てます。 サプライヤーに対し、サプライヤーを評価する理由、何を求め、何を達成したいかについてコミュニケーションを取る機会となります。 これにより、ベンダー間の前向きな競争が促され、改善の動機に結びつく可能性があります。

また、顧客としてのビジネスの改善方法に関するフィードバックを募って、より良い業務上の関係を築くこともできます。 ベンダー管理 101: ベンダー関係管理の決定的なガイドでは、ベンダーとの関係づくりをマスターする方法についてのヒントを提供していますので、ぜひお読みください。 

ベンダーのパフォーマンスを追跡して管理するメリットには、信頼できる業者のリストが作成できることが含まれます。 ベンダーリストは、連絡先情報やその他の詳細を参照用に作成するため、特定のベンダーを見つけやすくなり、効率的に購買プロセスを進めることができます。 優先ベンダーのマスターリストの管理は、マネージャーが仕事を整理し、時間を節約するのに役立ちますが、管理することが重要です。 マスターベンダーリストを持つことの潜在的なデメリットの1つは、現行のパフォーマンスに適切な注意を払わずに業者と提携関係を続けることです。 ビジネスニーズの拡大や変化に合わせて、ベンダーを定期的に評価し、適切な関係を維持することが重要です。

ベンダー管理を成功に導く1つのツール

複数のベンダーと協力する場合は、何も見落とさないことが重要です。 成功するベンダー管理には、適切なプロセスとツールの導入が重要なのです。 そのようなツールの1つが、企業やチームがより良く業務を進められるワークマネジメントと自動化プラットフォームであるSmartsheetです。 

カスタマイズ可能で、使いやすいスプレッドシートのインターフェイスと強力なコラボレーション機能により、プロジェクトやプロセス管理を合理化し、全員が確実に情報を共有できるようにします。 さらに、Smartsheetのベンダー管理テンプレート を使用してベンダー情報を保存し、複数のベンダーとの関係を同時に表示したり管理したりできます。

多くのビュー(グリッド、ガント、カレンダー、カード)のいずれかを使用して進捗を視覚的に追跡し、チームメンバーを素早く割り当てて、特定のタスクやベンダーを管理します。 ベンダーマネージャーには、チームに情報を提供し、最新の状態に保つリアルタイムの通知と電子メールアラート機能が便利です。Smartsheetのモバイルアプリでは、ベンダーやチームメンバーがどこからでも、どのデバイスからでも簡単に重要な詳細にアクセスできます。

ベンダー管理の実践におけるSmartsheet

ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。

 

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