Microsoft Word 用の無料の議事録テンプレート

議題、発言内容、結論など、会議の経過を「議事録」として記録し共有することは、正式な理事会や取締役会、委員会だけでなく、スタッフ ミーティングのようなインフォーマル会議や打ち合わせでも非常に役立ちます。会議の質を高めるためにも、組織や団体において議事録を作成することは大変重要ですが、会議に出席できなかった人も理解できる効果的な議事録を効率的に作成するのは意外と困難です。そこで書記担当者にお勧めしたいのが、既成のテンプレートの使用です。
ここでは、議事録用の Word テンプレート (ダウンロード用リンク付き) を調べてまとめました。これらのテンプレートは誰でも簡単に使用できるだけでなく、ニーズに合わせてカスタマイズしたり、PDF として保存・共有したりすることも可能です。また、Word よりももっと簡単で効率的に議事録を作成でき、プロジェクト管理や共同作業も実行できる、スプレッドシート風の作業管理ソリューション「Smartsheet (スマートシート)」についても紹介します (Smartsheet にも、使いやすい議事録テンプレートが用意されています)。

 


議事録を読みやすく作成するコツ

大組織に影響を与える政策を決定する場合でも、各スタッフ メンバーに担当タスクを割り当てる場合でも、会議目標の大小に関わらず、議事録をわかりやすく作成することは非常に重要です。せっかく議事録を作成しても、何が決定して、何が先送りになって、いつまでに誰が何をしなければならないのかが明確かつ正確に書かれていないと、読み手は理解できず、混乱を招くことにもなりかねません。初めて書記を任された人も、これまでに書記の経験がある人も、以下のヒントを参考にして、読み手に伝わりやすい議事録を効率良く作成することを心がけましょう。

  • アジェンダを活用する: 会議をうまく進めるために欠かせないのが、アジェンダです。議題とスケジュールが記載されているアジェンダに基づいて、決定事項や未決事項を書き込んでいくと、効率的に議事録を作成できます。
  • ロバート議事法 (Robert’s Rules of Order) を参考にする: 国際会議などで世界的に採用されているこの会議運営方法を知っていると、会議の進行から議論、プレゼンテーションまで、色々な場面で役立つはずです。日本ではあまり馴染みがないかもしれませんが、こちらで詳細をご覧ください。
  • 出席者を到着時点で記録する: 会議が始まる前に出席者を記録しておけば、会議中は最も重要な内容の書記に集中できます。また、後で議事録に欠席者を記載するのも簡単です。
  • 会議終了後すぐにでも、議事録作成に取り掛かる: 時間が経てば経つほど、会議の内容を思い出すのに苦労し、議事録を効率的に作成できなくなるだけでなく、不備が出る可能性もあります。適切な議事録テンプレートを使用して、分かっている情報は事前に埋めておき、必要な情報だけを埋めるようにすれば、時間の短縮につながります。 
  • 要点を押さえてメモをとる: 後で自分がわかるようスピーディーにメモをとるようにして、会議の内容を逃さないように注意しましょう。会議中の内容をすべて議事録に含める必要はないのです。 
  • ほかの会議参加者に確認してもらう: 議事録を作成し終わったら、読みやすさと内容を自分で確認するのはもちろんですが、ほかの会議参加者にも確認してもらうようにしましょう。

 

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シンプルな議事録 (ロバート議事法)

 

このシンプルな議事録テンプレートは、特にロバート議事法に従って行われる会議の議事録作成に適しています。次に紹介するフォーマルな議事録の簡易版として、誰でも簡単に使用できます。


 シンプルな議事録 (ロバート議事法) テンプレートをダウンロードする

 

 

 


フォーマルな議事録 (ロバート議事法)

 

上で紹介したシンプルな議事録テンプレートと同じく、このフォーマルな議事録テンプレートでも、ロバート議事法に従った形式が採用されています。必要に応じて詳細を追加する余白が十分にとってあります。


フォーマルな議事録 (ロバート議事法) テンプレートをダウンロードする

 

 

 


スタッフ会議議事録

 

会議前に事前準備として作成されるアジェンダと、会議後の備忘録として作成される議事録では、別の書式を使うのが一般的かもしれませんが、このテンプレートのように、アジェンダに決定事項や未決事項を追加する形式であれば、議事録の作成が楽になります。また、議題とスケジュールに沿ってスタッフ会議が行われたかどうかを確認するのにも役立ちます。


>スタッフ会議議事録テンプレートをダウンロードする

 

 


基本的な議事録

 

会議結果のアクション アイテムに焦点を当てたこのテンプレートを使用すると、誰がいつまでに何をしなければならないのかがはっきりします。ビジネスだけでなく、学校やクラブ、非営利団体や委員会など、さまざまな場面で使用できる基本的なテンプレートです。


基本的な議事録テンプレートをダウンロードする


詳細な議事録

 

このテンプレートは、議題、決定内容、アクション アイテムをいくつでも簡単に入力できるようになっています。また、追加事項を入力するためのセクションも設けられています。会議の内容を詳細に記録できるからといって、最終的な議事録があまりにも事細かに記述されていると、読みにくくなるため注意しましょう。


詳細な議事録テンプレートをダウンロードする

 

 

 


プロジェクト会議議事録

 

プロジェクト会議のように繰り返し行われる会議には、同じ形式で議事録を作成するようにすることをお勧めします。このテンプレートを使用すると、シンプルで見やすく、会議に欠席した人でも理解できる議事録を作成できます。アクション アイテムだけでなく、次回の会議日程も入力できるようになっています。


プロジェクト会議議事録テンプレートをダウンロードする

 


簡易議事録

 

ここで紹介するテンプレートの中で最もシンプルですが、会議の内容が複雑でない場合は、議事録として十分に機能します。議題と関連アクション アイテムを簡潔に記述するだけで、議事録ができあがります。


簡易議事録テンプレートをダウンロードする

 

 

 


委員会・理事会・取締役会議事録

 

委員会、理事会、取締役会、株主総会などの議事録は、会社や団体/組織の重要な意思決定の経過や議事を記録した資料として、作成、保管、および配布することが通常は必要とされます。上長と副長の承認用の欄も設けられています。


委員会・理事会・取締役会議事録テンプレートをダウンロードする

 

 


社内・組織内会議議事録

 

ほかのテンプレートとは形式が異なっていますが、使いやすさと見やすさの点では引けを取らないテンプレートです。審議事項、決議事項、アクション アイテムを議題ごとに分けて簡単に記録できます。社内や組織内での配布用に適した形式です。


社内・組織内会議議事録テンプレートをダウンロードする

 

 

 


インフォーマル会議議事録

 

上で紹介した社内・組織内会議議事録に似ていますが、アジェンダとしても使用できるように、参加者が各自用意する物を入力するための欄があります。特別な会議運営方法に縛られないインフォーマルな会議の議事録作成に役立つテンプレートです。議事録の長さは必要に応じて簡単に調節できます。


インフォーマル会議議事録テンプレートをダウンロードする

 

 


議事録フォーマット (サンプル)

 

議事録作成に慣れていない、毎回違う人が書記を担当するなどの理由で、議事録のフォーマットや記述内容にばらつきが生じることがあります。そんな場合は、例文付きで議事録フォーマットが設定されているテンプレートを使用するようにしましょう。ニーズに合わせて独自の議事録フォーマットを作成しておけば、質が一貫していて読みやすい議事録を誰でも簡単に作成できるようになります。


議事録フォーマット (サンプル) テンプレートをダウンロードする

 

 

 


Smartsheet のシンプルな議事録テンプレート

ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。

 

 

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